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Gäste hinzufügen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Gäste manuell hinzufügen und Gästedaten verwalten.

Vor über einem Jahr aktualisiert

💡 Wichtig zu wissen:

  • Zum manuellen Hinzufügen von Gästen gehen Sie zu Gäste > Gästeliste und klicken dort auf Hinzufügen. Geben Sie dann die erforderlichen Gästedaten ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Abhängig von Ihrer Auswahl kann die Gästeliste Reservierungsdaten entweder von unserer Plattform oder Ihren Integrationen beziehen – z. B. einem Hotelverwaltungssystem (Property Management System oder PMS), Revenue-Management-System (RMS) oder einem zentralen Reservierungssystem (Central Reservation System oder CRS). Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf Anfrage von unserem Support-Team.

  • Unsere Plattform empfängt nur Reservierungen von Portalen, nicht von Integrationen, daher kann sie keine Gästedaten aus Reservierungen erfassen, die in Ihren Integrationen erstellt wurden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Gäste manuell hinzufügen und Gästedaten verwalten, von der Aktualisierung der Gästeliste bis zum Testen von Gast-E-Mails.

Einführung zur Gästeliste

💡Zum Öffnen der Gästeliste gehen Sie zu Gäste > Gästeliste.

Die Gästeliste ist eine Liste der Gäste, die ab dem aktuellen Datum anreisen (reicht standardmäßig bis zu 30 Tage in die Zukunft). Falls eine Reservierung in der Quelle geändert oder storniert wird, aus der die Reservierungsdaten stammen, wird die Liste automatisch aktualisiert.

⚠ Hinweis:

  • Abhängig von Ihrer Auswahl kann die Gästeliste Reservierungsdaten entweder von unserer Plattform oder Ihren Integrationen beziehen – z. B. einem Hotelverwaltungssystem (Property Management System oder PMS), Revenue-Management-System (RMS) oder einem zentralen Reservierungssystem (Central Reservation System oder CRS).

  • Unsere Plattform empfängt nur Reservierungen von Portalen, nicht von Integrationen, daher kann sie keine Gästedaten aus Reservierungen beziehen, die in Ihren Integrationen erstellt wurden.

Gästeliste filtern

Klicken Sie auf der Seite Gästeliste auf Filter, um beliebige der folgenden Filter anzuwenden:

  • Anreisedatum – Dieser ist standardmäßig aktiviert, wobei Von und Bis beide auf das aktuellen Datum eingestellt sind (was jedoch angepasst werden kann).

  • Abreisedatum

  • Erstelldatum

  • Aktualisierungsdatum

  • Name

  • Buchungsnummer

  • Nur E-Mailbare Gäste anzeigen – Dieser Filter wird standardmäßig angewendet und auf Ja gesetzt, sodass Reservierungen mit gültigen E-Mail-Adressen angezeigt werden. Wird er auf Nein gesetzt, werden stornierte Reservierungen, duplizierte Reservierungen und Reservierungen von Gästen angezeigt, die sich von Ihren Mailinglisten abgemeldet haben.

  • Eingecheckt

Auf der Seite Gästeliste können Sie außerdem die folgenden Aktionen ausführen:

  • Push an Abonnent*innen – Zum Hinzufügen einer Auswahl von Gästen zu Ihrer Liste von Abonnent*innen klicken Sie auf die Schaltfläche Push an Abonnent*innen (die nur sichtbar ist, wenn Sie das Modul Kampagnen aktiviert haben). Dies muss allerdings gemäß den Datenschutzgesetzen Ihrer Region geschehen, z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

  • Exportieren – Zum Exportieren einer Gästeliste (unter Verwendung der ausgewählten Filter) in eine Excel-Tabelle klicken Sie auf Exportieren.

Gästeprofil anzeigen

Das Gästeprofil enthält wichtige Informationen über Gäste, beispielsweise ihre Namen und E-Mail-Adressen.

Zum Anzeigen eines Gästeprofils gehen Sie zu Gäste > Gästeliste und klicken auf den Namen eines Gasts.

Jedes Gästeprofil ist wie folgt aufgebaut.

Informationen zum Gast

Der Abschnitt Informationen zum Gast des Gästeprofils enthält Informationen zum Gast. Diese können abhängig von der von Ihnen verwendeten Quelle der Reservierungsdaten variieren, sei es unsere Plattform oder Ihre Integrationen.

💡Zum Löschen eines Gasts klicken Sie auf Entfernen im Abschnitt Informationen zum Gast des Gästeprofils.

Verwandte Reservierungen

Unter Verwandte Reservierungen werden die verwandten Reservierungen der Gäste angezeigt (die anhand ihrer E-Mail-Adresse zugeordnet werden), einschließlich des Anreisedatums, der Anzahl der Übernachtungen, des Check-in-Status (Ja/Nein), der Bewertung (falls anwendbar) und des Umsatzes.

E-Mails und Aktivitäten

Rechts von den Informationen zum Gast werden die Registerkarten E-Mails und Aktivitäten angezeigt:


  • E-Mails – Auf dieser Registerkarte werden alle geplanten E-Mails angezeigt, die bereits gesendet wurden oder deren Versand an die Gäste aussteht. Von hier können Sie manuell E-Mails an Gäste senden (z. B. wenn Sie eine geplante E-Mail erneut senden müssen). Um weitere Hilfe zu diesem Thema zu erhalten, halten Sie sich an die Schritte im Abschnitt unten mit dem Titel Manuell E-Mails an Gäste senden.

  • Aktivitäten – Auf dieser Registerkarte finden Sie Aufzeichnungen aller digitalen Interaktionen zwischen Ihnen und den Gästen. In einem Zeitstrahl werden Daten für Aktivitäten wie Gast erstellt, das Versenden von E-Mails oder das Öffnen des Concierge durch den Gast angezeigt.

💡Für jede abgeschlossene Gastaktion können zusätzliche Registerkarten angezeigt werden – zum Beispiel das Ausfüllen Ihrer Feedback-Umfrage.

Auf der Seite Gästeprofil können Sie außerdem die folgenden Aktion ausführen:

  • Von allen E-Mails abmelden – Zum manuellen Abmelden von Gästen von all Ihren E-Mails an Gäste wechseln Sie zur Registerkarte E-Mails und klicken unten auf dem Gästeprofil auf Von allen E-Mails abmelden. (Gäste können sich von Ihrer Mailingliste abmelden, indem sie auf den Link in Ihren E-Mails klicken.)

Gäste zur Gästeliste hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Gäste > Gästeliste.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  3. Geben Sie die erforderlichen Gastinformationen ein:

    • Vorname

    • Nachname

    • E-Mail-Adresse

    • Telefonnummer

    • Anreisedatum

    • Abreisedatum

    • Land

    • Sprache

4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Ihren Concierge und Ihre Formulare aus Sicht der Gäste betrachten

Klicken Sie auf der Seite Gästeprofil im Abschnitt Informationen zum Gast auf das Auslassungssymbol (…), um das Folgende aus Sicht potenzieller Gäste anzuzeigen:

  • Concierge

  • Check-in-Formular

  • Formulare für Feedback nach Aufenthalt und Feedback während Aufenthalt

Gast-E-Mail testen

Zum Testen von E-Mails an Gäste (nützlich zum Testen des Check-in-Formulars, des Formulars für Feedback nach Aufenthalt oder das Formular für Feedback während Aufenthalt) fügen Sie sich selbst als Gast hinzu und senden eine E-Mail an sich selbst. Halten Sie sich dazu an folgende Schritte:

  1. Gehen Sie zu Gäste > Gästeliste > Hinzufügen.

  2. Geben Sie Ihre Daten ein, einschließlich der E-Mail-Adresse, an die die Test-E-Mail gesendet werden soll, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  3. Klicken Sie im Gästeprofil auf Senden für eine E-Mail, die Sie erstellt haben.

  4. Die E-Mail wird an die im Gästeprofil angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

Manuell E-Mails an Gäste senden

Zum manuellen Senden einer E-Mail an Gäste (z. B. wenn Sie eine geplante E-Mail erneut senden müssen) gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zu Gäste > Gästeliste.

  2. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um das zugehörige Gästeprofil zu öffnen.

  3. Klicken Sie für eine von Ihnen erstellte E-Mail auf Senden, um Sie an die E-Mail-Adresse zu senden, die im Gästeprofil aufgeführt ist.

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