Wie erstelle ich eine Rechnung?
Nachdem Sie eine Reservierung angelegt haben, können Sie eine Rechnung für die neue Buchung erstellen.
Bevor Sie eine Rechnung erstellen:
Bitte stellen Sie sicher, dass alle Buchungsdetails in der Registerkarte Details korrekt sind.
Sie sollten Rechnungen erst dann ausdrucken oder per E-Mail versenden, wenn Sie überprüft haben, dass alle Buchungsdetails korrekt sind. Wenn Sie eine Rechnung drucken oder per E-Mail versenden, wird auch eine Rechnung für die Reservierung erstellt (falls diese noch nicht erstellt wurde).
So erstellen Sie eine Rechnung:
Finden Sie Reservierungen über die Kalender- und die Buchungsseite.
Klicken Sie auf die Reservierung. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer Übersicht.
Gehen Sie zu Rechnungen.
Für Reservierungen, für die noch keine Rechnungen erstellt wurden, wird die Option Rechnung erstellen angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, nachdem Sie überprüft haben, dass alle Angaben in der Registerkarte Details korrekt sind.
⚠️ Die Bearbeitung der Buchungsdetails, nachdem die Rechnung erstellt wurde, erfordert möglicherweise eine Rechnungsaktualisierung. Beachten Sie, dass durch die Aktualisierung einer Rechnung eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt wird.
Wie aktualisiere ich eine vorhandene Rechnung?
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, ist für folgende Änderungen ein Update von Little Hotelier erforderlich:
Check-in- oder Check-out-Datum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmerkategorie für ein gebuchtes Zimmer
Ratenplan für ein gebuchtes Zimmer
Anzahl der Gäste für ein gebuchtes Zimmer
Zusatzleistungen (hinzugefügt oder entfernt)
Zahlung (aufgezeichnet, verarbeitet oder erstattet)
Gästeangaben
Status der Reservierung
⚠️ Es wird empfohlen, eine Rechnung nur dann zu aktualisieren, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da dadurch eine neue Rechnung erstellt wird. Vermeiden Sie es, eine große Anzahl ungültiger Rechnungen in Ihrem System zu haben.
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, indem Sie die Buchungsdetails bearbeitet haben, können Sie eine andere Rechnung mit den aktualisierten Informationen erstellen:
Finden Sie Reservierungen über die Kalender- und die Buchungsseite.
Klicken Sie auf die Buchungsmarkierung, um sie zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Buchungsdetails.
Überprüfen Sie nochmals, dass alle Angaben in der Registerkarte Details korrekt sind und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu aktualisieren.
Gehen Sie in der Reservierung zu Rechnungen.
Dort sehen Sie:
Die aktuelle Rechnungsnummer.
Die Option Rechnung ist veraltet. Klicken Sie hier, um sie zu aktualisieren.
Das aktuelle Ausstellungsdatum der Rechnung.
⚠️ Wenn Sie auf „Rechnung ist veraltet“ klicken, wird eine weitere Rechnung mit den aktualisierten Details erstellt. Die aktuelle Rechnung wird dadurch als ungültig markiert.
Nachdem Sie auf Rechnung ist veraltet klicken, sehen Sie mehr als eine Rechnung in der Registerkarte „Rechnungen“ Ihrer Reservierung.
⚠️ Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Das System erstellt eine neue Rechnung und bewahrt die vorherigen Versionen der Rechnung auf, falls Sie diese benötigen. Je nach Land, in dem sich Ihre Unterkunft befindet, kann das Löschen oder Ändern einer Rechnung ohne Änderung der Rechnungsnummer als illegal gelten.
💡Nur die letzte Rechnung ist gültig. Alle vorherigen Versionen werden mit einem Wasserzeichen mit dem Wort" Ungültig" zweimal in großen Buchstaben versehen.
Was geschieht nach der Aktualisierung mit der Nummerierung von Rechnungen?
Wenn Sie eine aktualisierte Rechnung ausstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnung ist veraltet. Klicken Sie hier, um sie zu aktualisieren“ klicken, erhält die neue Rechnung dieselbe Rechnungsnummer wie die letzte plus eine weitere Zahl am Ende. Diese Nummer gibt an, wie oft die Rechnung aktualisiert wurde.
➕ Zum Beispiel:
Wenn Ihre Rechnungen „abc“ als erste Zeichen und „xyz“ als die letzten Zeichen enthalten, haben Sie zum Beispiel folgende Rechnungsnummer: „abc-100-xyz“.
Nach der ersten Rechnungsaktualisierung würde die Rechnungsnummer der neuen Version dann also „abc-100-xyz-1“ lauten.
Wenn dieselbe Rechnung zehnmal aktualisiert werden würde, wäre die Rechnungsnummer „abc-100-xyz-10“.
Die Nummer zeigt an, wie viele Änderungen an der Rechnung vorgenommen wurden, nicht wie viele Versionen der Rechnung existieren. „abc-100-xyz-1“ ist genau genommen die zweite Version der Rechnung, obwohl sie die Nummer „1“ hat, und „abc-100-xyz-10“ ist eigentlich die elfte Version der Rechnung, hat aber die Nummer „10“.
Welche Informationen sind in einer Rechnung enthalten?
Kopfzeile (falls auf „Rechnung anpassen“ eingerichtet)
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Daten der Unterkunft:
Logo (falls auf „Rechnung anpassen“ hochgeladen)
Name
Adresse
Telefonnummer der Unterkunft
Hauptkontaktnummer
E-Mail-Adresse für Anfragen
Steuernummer (unten auf der Rechnung)
Zahlungsrichtlinie (unter der Aufschlüsselung „pro Nacht inbegriffen“)
Daten der Gäste:
Vorname
Nachname
Adresse
Stadt
Bundesland/Kanton
Postleitzahl
Land
Daten aus der Reservierung:
Status der Zahlung: wird als Bezahlt oder Unbezahlt angezeigt
Reservierungsnummer
Status der Reservierung
Anreise
Abreise
Übernachtungen
Erwachsene
Kinder
Kleinkinder
Aufschlüsselung pro Nacht inbegriffen
Datum
Beschreibung (zeigt den Ratenplan an)
Zimmernummer
Menge (für Zusatzleistungen)
Einzelpreis
Gesamtpreis (Artikelsumme x Menge)
Zahlungen
Zwischensumme
Gesamtbetrag
Restbetrag
💡 Ihre Rechnungen können individuell angepasst werden. Erfahren Sie mehr: Gästerechnungen anpassen
Warum sollte ich Rechnungen ausdrucken und per E-Mail versenden?
⚠️ Bitte überprüfen Sie Ihre lokalen Gesetze, da in einigen Regionen möglicherweise immer eine Rechnung ausgestellt werden muss. Je nach örtlichen Gesetzen müssen Sie möglicherweise auch eine Kopie (gedruckt oder digital) aufbewahren.
Aus den folgenden Gründen ist es wichtig, Rechnungen auszudrucken und per E-Mail zu versenden:
Damit Ihre Gäste die Zahlungsübersicht und alle ihre Gebühren sehen können.
Damit die Buchhaltungsabteilung Ihres Hotels das Einkommen für Buchhaltungszwecke und Umsatzaudits aufzeichnen kann.
Wie kann ich eine Rechnung für eine bestimmte Reservierung ausdrucken?
Sie können eine Rechnung innerhalb einer Reservierung ausdrucken, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Finden Sie Reservierungen über die Kalender- und die Buchungsseite.
Klicken Sie auf die Reservierung. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer Übersicht.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie Rechnung im Drop-Down-Menü aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster, um die Rechnung auszudrucken.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Drucken.
💡Wenn Sie möchten, können Sie die Rechnung auch als PDF auf Ihrem Computer speichern, indem Sie Als PDF speichern auswählen.
Wie kann ich eine Rechnung für eine bestimmte Reservierung per E-Mail senden?
⚠️ Die E-Mail-Rechnung ist nicht anpassbar.
⚠️ Bevor Sie eine Rechnung senden, stellen Sie bitte sicher, dass die Rechnung in der Registerkarte Rechnungen aktualisiert wurde.
Sie können eine Rechnung innerhalb einer Reservierung per E-Mail senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Finden Sie Reservierungen über die Kalender- und die Buchungsseite.
Klicken Sie auf die Reservierung. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer Übersicht.
Klicken Sie auf E-Mail.
Wählen Sie Rechnung im Drop-Down-Menü aus. Die Rechnung wird nun an die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts gesendet.