Little Hotelier ermöglicht es Ihnen, eigene Buchungen zu erstellen. So sparen Sie Kosten und können die Beziehung zu Ihren Gästen selbst verwalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Buchung erstellen, welche Angaben erforderlich sind und welche Registerkarten in jeder Buchung enthalten sind. Sie können Buchungen über die Seite Kalender oder Buchungen im Front-Desk-System erstellen.
Wann muss ich manuelle Buchungen erstellen?
Buchungen von Online-Reisevermittlern (OTA) und Ihrem Buchungssystem werden automatisch in Ihren Kalender übernommen. Wenn ein Gast jedoch telefonisch oder per E-Mail bucht oder ohne Buchung erscheint, müssen Sie die Buchung manuell in Ihrem Front-Desk-System erstellen.
Erstellen Sie manuelle Buchungen für:
Walk-In-Gäste, die kurzfristig ein Zimmer buchen möchten.
Direkte Anfragen per Telefon, E-Mail, über Ihre Website oder soziale Medien.
Buchungen über stationäre Reisebüros, die nicht von einem Online-Reisevermittler (OTA) stammen.
Verlegungen von Gästen in eine andere Unterkunft Ihrer Hotelkette oder in eine Partnerunterkunft.
Wenn Sie eine Buchung erstellen, können Sie ein Zimmer für den Gast auswählen und reservieren. Ihre Verfügbarkeit wird außerdem automatisch auf den verbundenen Buchungskanälen aktualisiert. Indem Sie diese Buchungen in Ihrem Front-Desk-System erfassen, vermeiden Sie Überbuchungen.
Wie erstelle ich eine Buchung?
Gehen Sie zu Meine Apps > Front-Desk-System. In Little Hotelier gibt es drei Möglichkeiten, manuell eine Buchung zu erstellen:
Klicken Sie auf der Seite Kalender direkt in den Kalender und ziehen Sie den gewünschten Zeitraum auf.
Verwenden Sie die Schaltfläche + Buchung auf der Seite Kalender.
Verwenden Sie die Seite Buchungen.
Wie erstelle ich eine Buchung auf der Seite „Kalender“?
Auf der Seite Kalender im Front-Desk-System können Sie eine manuelle Buchung auf zwei einfache Arten erstellen.
Option 1: Über die Schaltfläche „+ Buchung“
Öffnen Sie im Front-Desk-System die Seite Kalender.
Klicken Sie oben rechts auf + Buchung.
Das Pop-up-Fenster Neue Buchung wird angezeigt. Geben Sie die Buchungsdaten in die entsprechenden Felder ein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Details für eine neue Buchung hinzufügen“.
Option 2: Durch Klicken und Ziehen im Kalender
Öffnen Sie im Front-Desk-System die Seite Kalender.
Suchen Sie das Anreisedatum der neuen Buchung.
Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Zimmers auf das entsprechende Feld und ziehen Sie den Cursor über die für die Buchung benötigten Tage nach rechts.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster Neu erstellen auf + Buchung.
Das Pop-up-Fenster Neue Buchung wird angezeigt. Geben Sie die Buchungsdaten in die entsprechenden Felder ein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Details für eine neue Buchung hinzufügen“.
Wie erstelle ich eine Buchung auf der Seite „Buchungen“?
Sie können Buchungen auch auf der Seite Buchungen erstellen:
Öffnen Sie im Front-Desk-System die Seite Buchungen.
Klicken Sie direkt unter den Suchfiltern auf + Buchung erstellen.
Das Pop-up-Fenster Neue Buchung wird angezeigt. Geben Sie die Buchungsdaten in die entsprechenden Felder ein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Details für eine neue Buchung hinzufügen“.
Details für eine neue Buchung hinzufügen
Nachdem Sie eine Buchung erstellt haben, müssen Sie die Felder auf der Registerkarte Details ausfüllen. Diese Registerkarte enthält die wichtigsten Buchungsdaten, darunter allgemeine Angaben zum Aufenthalt, die Daten des Hauptgasts und eine Zahlungsübersicht.
Allgemeine Buchungsdaten
Geben Sie die An- und Abreisedaten ein. Die Aufenthaltsdauer und der Buchungsstatus werden rechts neben diesen Daten angezeigt.
Wählen Sie die gewünschte Zimmerkategorie und Zimmerrate aus.
Wählen Sie im Drop-down-Menü einen bestimmten Zimmernamen oder eine Zimmernummer (Zimmer) aus, um der Buchung ein physisches Zimmer zuzuweisen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Buchung in Ihrem Kalender als nicht zugewiesen angezeigt. Ihre Verfügbarkeit wird dennoch reduziert. Bei Buchungen, die Sie über die Seite Kalender erstellen, werden die Felder Anreise, Abreise, Zimmerkategorie und Zimmer automatisch ausgefüllt. ⚠️ Wenn das Drop-down-Menü Zimmer leer ist, sind für diese Zimmerkategorie keine Zimmer mehr verfügbar. Prüfen Sie vor dem Erstellen der Buchung, ob die betreffenden Daten vollständig ausgebucht sind, Zimmer gesperrt wurden oder Buchungskonflikte bestehen. So vermeiden Sie Überbuchungen.
Wählen Sie die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder aus, die zu dieser Buchung gehören. ⚠️ Wenn in den Einstellungen der Zimmerkategorie die Option aktiviert ist, dass mindestens ein Erwachsener erforderlich ist, muss die Anzahl der Erwachsenen immer größer als 0 sein.
Das Feld Zimmerpreis zeigt den Gesamtpreis für das Zimmer ohne Aufpreise für zusätzliche Gäste und Rabatte. Wenn das Feld Zimmerrate ausgefüllt ist, wird der Zimmerpreis ausgegraut und automatisch anhand Ihrer Bestandsraten berechnet. Um einen anderen Preis manuell einzugeben, wählen Sie im Feld Zimmerrate die leere Option aus.
Das Feld Preis für zusätzliche Gäste zeigt den Preis für alle zusätzlichen Gäste, die nicht im Gesamtpreis des Zimmers enthalten sind. Dieser Preis wird automatisch anhand der Belegungseinstellungen der Zimmerrate berechnet. Wenn Sie das Feld Zimmerrate leer lassen, müssen Sie alle zusätzlichen Gebühren im Feld Zimmerpreis berücksichtigen.
Fügen Sie gegebenenfalls einen Rabatt hinzu.
Sie können einer Buchung weitere Zimmer hinzufügen. Klicken Sie dazu auf + Weiteres Zimmer hinzufügen.
Hauptkontakt
Im Abschnitt Hauptkontakt werden die Daten des Hauptgasts erfasst – in der Regel der Person, die die Buchung vorgenommen hat oder die Zahlung leistet. Wenn mehrere Gäste zur Buchung gehören, können Sie auf der Registerkarte Gäste weitere Gäste hinzufügen.
Hinweis: Die Kontaktdaten des Hauptkontakts, einschließlich Name und Ausweisdokument, werden auf der Rechnung angezeigt. Alle Kontaktdaten werden auf der Seite Gäste gespeichert.
Pflichtfelder:
Optionale Felder:
E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Adresse – in Deutschland sind Stadt und Land Pflichtangaben
Zahlungsdaten, einschließlich Kartennummer, Ablaufdatum und Name des Karteninhabers
Ankunftszeit
Angaben zur Geschäftsquelle
Art und Nummer des Ausweisdokuments – an einigen Orten, darunter Spanien, gesetzlich vorgeschrieben
Zustimmung zum Erhalt von Marketing-E-Mails
Wichtig:
Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, um Buchungsbestätigungen, Buchungsübersichten und Rechnungen zu versenden.
Kreditkartennummern werden nach dem Speichern verschlüsselt. Nur Administrator*innen können sie anzeigen.
Prüfen Sie die örtlichen gesetzlichen Anforderungen an Ausweisdokumente.
Im Abschnitt Gästekommentare können Sie besondere Wünsche des Gasts eintragen, zum Beispiel „Ich bevorzuge ein Zimmer mit Aussicht“ oder „Bitte geben Sie mir ein barrierefreies Zimmer im Erdgeschoss“. Diese Kommentare werden in der Bestätigungs-E-Mail angezeigt. Für interne Hinweise verwenden Sie die Registerkarte Notizen.
⚠️ Geben Sie keine Kreditkartendaten in den Feldern Gästekommentare oder Notizen ein. Das System verschlüsselt solche Daten automatisch, sobald es sie erkennt.
Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um die Buchung zu erstellen.
Nach dem Speichern wird eine Bestätigungsnummer generiert, die mit „LH“ beginnt. Außerdem werden die folgenden Registerkarten verfügbar: Gäste, Inklusivleistungen, Zusatzartikel, Zahlungen, Notizen und Rechnungen.
⚠️ Für manuell erstellte Buchungen werden Bestätigungs-E-Mails nicht automatisch an den Gast gesendet. Klicken Sie in der Buchung manuell auf die Schaltfläche E-Mail, um die Bestätigung an den Gast zu senden.
Hinweis: Im Abschnitt Hauptkontakt können Sie ein benutzerdefiniertes Feld für zusätzliche Fragen hinzufügen, zum Beispiel zu Allergien oder einem Treuecode des Gasts.
Buchungsübersicht
Die Buchungsübersicht auf der Registerkarte Details bietet eine schnelle Übersicht über die Gesamtkosten:
Zimmersumme: Gesamtpreis des Zimmers ohne Aufpreise für zusätzliche Gäste und Rabatte
Summe für zusätzliche Gäste: Preis für zusätzliche Gäste, die nicht in der Zimmersumme enthalten sind
Summe der Zusatzartikel: Preis für alle auf der Registerkarte Zusatzartikel hinzugefügten Zusatzartikel
Rabattsumme: Im Feld Rabatt eingegebener Wert
Kreditkartenzuschläge: Zusätzliche Gebühren für bestimmte Kreditkarten
Gesamtsumme: Insgesamt zu zahlender Betrag einschließlich aller Gebühren, Steuern und Zuschläge abzüglich der Rabatte
Erhaltener Gesamtbetrag: Bereits gezahlter Betrag
Ausstehender Gesamtbetrag: Noch zu zahlender Betrag
Prozentuale Steuern: Je nach Steuereinstellungen als „enthalten“ oder „gesamt“ angezeigt (Einstellungen > Steuern einrichten > Einstellungen)
Zahlung erfassen: Schaltfläche zum manuellen Erfassen von Zahlungen und Rückerstattungen
Hinweis:
Die verschiedenen Zahlungsstatus werden in Ihrem Kalender als farbige Markierungen angezeigt.
Wenn diese Funktion konfiguriert ist, werden möglicherweise Steuern als Festbetrag angezeigt.
Wenn Sie Little Hotelier Zahlungen verwenden, wird die Schaltfläche Zahlung verarbeiten angezeigt.
Wenn Sie Ihre Buchung noch nicht gespeichert haben, klicken Sie unten rechts auf Speichern.
Wie wende ich einen Rabatt auf eine Buchung an?
Sie können auf der Registerkarte Details einen Rabatt für eine manuelle Buchung entweder auf Zimmerebene oder pro Nacht anwenden. Sie können jeweils nur eine Methode verwenden.
Rabatt auf Zimmerebene:
Klicken Sie auf das Symbol für Betrag/Prozentsatz, um zwischen einem festen Betrag und einem prozentualen Rabatt (%) zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
Rabatt pro Nacht:
Klicken Sie auf den Pfeil neben Rabatt, um die Preise pro Nacht anzuzeigen. Bei Buchungen mit einer Übernachtung ist diese Option nicht sichtbar.
Klicken Sie auf das Symbol für Betrag/Prozentsatz, um zwischen einem festen Betrag und einem prozentualen Rabatt (%) zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
Hinweis: Für verschiedene Nächte können Sie eine Kombination aus Betrags- und prozentualen Rabatten verwenden. Prozentuale Rabatte werden auf die Zimmersumme angewendet, nicht auf die Gesamtsumme der Buchung.
Was ist nach dem Erstellen einer Buchung verfügbar?
Nachdem Sie auf Speichern geklickt und die manuelle Buchung erstellt haben, sind folgende Elemente verfügbar:
Bestätigungsnummer: Beginnt mit „LH“, gefolgt von einer Zahl
Neue Registerkarten: Gäste, Inklusivleistungen, Zusatzartikel, Zahlungen, Notizen und Rechnungen
Neue Optionen auf der Registerkarte „Details“: Raten für bestehende Daten beibehalten, Aufenthaltsdauer, Buchungsstatus, Gäste hinzufügen, Drucken und E-Mail
Wie dupliziere ich eine Buchung?
Sie können eine frühere Buchung duplizieren, einschließlich Buchungen, die über einen Buchungskanal beziehungsweise einen Online-Reisevermittler (OTA) eingegangen sind. So können Sie einen wiederkehrenden Gast schnell erneut buchen, ohne dessen Daten erneut eingeben zu müssen. Die neue Buchung enthält den ursprünglichen Gast, das Zimmer, die Zimmerrate und die Notizen. Vor dem Speichern können Sie die Daten oder andere Felder anpassen.
So duplizieren Sie eine Buchung:
Öffnen Sie die Buchung, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie unten links in den Buchungsdetails auf Buchung duplizieren.
Wählen Sie die An- und Abreisedaten für die neue Buchung aus.
Wählen Sie die Informationen aus, die übernommen werden sollen: Hauptkontakt, Zahlungen, Gäste, Inklusivleistungen, Zusatzartikel und Notizen.
Klicken Sie auf Duplizieren.
Klicken Sie auf Zur neuen Buchung, um die neue Buchung zu öffnen und zu bearbeiten.
Die neue Buchung erhält eine eigene Buchungs-ID. Unter Gästedetails wird außerdem Dupliziert aus angezeigt. Dadurch bleibt die neue Buchung mit der ursprünglichen Buchung verknüpft.
Hinweis:
Kreditkartendaten werden aus Sicherheitsgründen nicht in die duplizierte Buchung übernommen.
Verfügbarkeit und Preise werden für die neuen Daten erneut geprüft. Das ursprüngliche Zimmer, die ursprüngliche Zimmerrate oder die ursprünglichen Zusatzartikel sind daher möglicherweise nicht verfügbar.
Zusatzartikel werden nur übernommen, wenn sie für die neuen Daten noch vorhanden und verfügbar sind. In diesem Fall gilt der aktuelle Preis.
Inklusivleistungen sind in Little Hotelier datumsabhängig. Die Inklusivleistungen der duplizierten Buchung werden daher anhand der neuen Buchungsdaten festgelegt und nicht aus der ursprünglichen Buchung übernommen.
Zum Duplizieren einer Buchung müssen Sie die Desktopversion von Little Hotelier verwenden.
Wenn eine Buchung von einem Buchungskanal beziehungsweise Online-Reisevermittler (OTA) dupliziert wird, wird die neue Buchung zu einer direkten Buchung in Little Hotelier. Die ursprüngliche Buchung vom Buchungskanal bleibt unverändert. Die duplizierte Buchung wird nicht an den Buchungskanal zurückgesendet.