Dieser Artikel behandelt, wie Sie eine Buchung erstellen, welche Details Sie eingeben müssen, und eine Beschreibung der einzelnen Registerkarten, die alle Buchungen enthalten. Sie können Buchungen über die Kalenderseite und die Buchungsseite im Front Desk erstellen.
Wann muss ich manuelle Buchungen erstellen?
Buchungen von OTAs und Ihrem Buchungssystem werden automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt. Wenn ein Gast jedoch per Telefon oder E-Mail bucht oder als Walk-In erscheint, müssen Sie diese Buchung manuell in Ihrem Little Hotelier Front Desk erstellen.
Erstellen Sie manuelle Buchungen für:
Walk-In-Gäste, die Last-Minute-Buchungen anfragen
Direktkontakte per Telefon, E-Mail, Website oder soziale Medien
Anfragen von physischen Reisebüros (nicht OTAs)
Verlagerungen aus Hotelketten oder Partner-Unterkünften
Durch das Erstellen einer Buchung können Sie ein Zimmer für Gäste auswählen und reservieren. Ihre Verfügbarkeit wird auch automatisch auf Ihren verbundenen Portalen aktualisiert. Indem Sie sicherstellen, dass diese Buchungen eine Reservierung in Ihrem Front Desk haben, helfen Sie, Überbuchungen zu vermeiden.
Wie erstelle ich eine Buchung?
Gehen Sie zu Meine Apps > Front Desk. Es gibt drei Möglichkeiten, eine Buchung manuell in Little Hotelier zu erstellen:
Klicken und ziehen Sie direkt auf dem Kalender auf Ihrer Kalender-Seite
Verwenden Sie die Schaltfläche +Buchung (ebenfalls auf Ihrer Kalenderseite)
Verwenden Sie Ihre Buchungen-Seite
Wie erstelle ich eine Buchung auf meiner Kalenderseite?
Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, eine Buchung manuell auf Ihrer Kalenderseite im Front Desk zu erstellen:
Option 1: Über die Schaltfläche +Buchung
Gehen Sie im Front Desk zur Kalenderseite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche +Buchung in der oberen rechten Ecke.
Ein Pop-up-Fenster für eine neue Buchung wird angezeigt, in dem Sie die Buchungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe Abschnitt: Details für neue Buchungen hinzufügen.
Option 2: Klicken und Ziehen auf dem Kalender
Gehen Sie im Front Desk zur Kalenderseite.
Suchen Sie das Check-in-Datum der neuen Buchung.
Klicken Sie in der Zelle, die dem Zimmer entspricht, in dem Sie diese Buchung erstellen möchten, und ziehen Sie nach rechts über die Tage, für die die Buchung erforderlich ist.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster „Neu erstellen" auf die Schaltfläche +Buchung.
Ein Pop-up-Fenster für eine neue Buchung wird angezeigt, in dem Sie die Buchungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe Abschnitt: Details für neue Buchungen hinzufügen.
Wie erstelle ich eine Buchung auf meiner Buchungsseite?
Sie können Buchungen auch über die Buchungen-Seite erstellen. Folgen Sie diesen Schritten:
Gehen Sie im Front Desk zu Buchungen.
Klicken Sie auf +Buchung erstellen, direkt unter den Suchfiltern.
Ein Pop-up-Fenster für eine neue Buchung wird angezeigt, in dem Sie die Buchungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe Abschnitt: Details für neue Buchungen hinzufügen.
Details für neue Buchungen hinzufügen
Sobald Sie eine Buchung erstellt haben, müssen Sie einige Felder auf der Registerkarte Details der Buchung ausfüllen. Diese Registerkarte enthält die wichtigsten Daten einer Buchung, einschließlich allgemeiner Informationen zum Aufenthalt, zum Hauptgast und zur Zahlungsübersicht.
Allgemeine Buchungsdetails
Geben Sie Check-in- und Check-out-Datum ein. Die Aufenthaltsdauer und der Buchungsstatus werden rechts neben diesen Daten angezeigt.
Wählen Sie die gewünschte Zimmerkategorie und Zimmerrate aus.
Wählen Sie eine bestimmte Zimmernummer (Zimmer-Nr.) aus der Dropdown-Liste aus, um der Buchung ein physisches Zimmer zuzuweisen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Buchung auf Ihrem Kalender als nicht zugewiesen angezeigt, aber Ihre Verfügbarkeit wird dennoch reduziert. Die Felder Check-in, Check-out, Zimmerkategorie und Zimmer-Nr. werden für Buchungen, die über die Kalenderseite erstellt werden, automatisch ausgefüllt. ⚠️ Wenn das Dropdown-Menü Zimmer-Nr. leer ist, haben Sie für diese Zimmerkategorie keine Zimmer mehr verfügbar. Überprüfen Sie auf vollständig ausgebuchte Daten, Zimmersperrungen oder Buchungskonflikte, bevor Sie die Buchung erstellen, um Überbuchungen zu vermeiden.
Wählen Sie die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder aus, die in dieser Buchung enthalten sind. ⚠️ Die Anzahl der Erwachsenen sollte immer mehr als 0 sein, wenn in den Einstellungen der Zimmerkategorie Erwachsene erforderlich ausgewählt ist.
Das Feld Zimmerpreis zeigt den Gesamtzimmerpreis ohne Gebühren für zusätzliche Personen und Rabatte an. Wenn das Feld Zimmerrate ausgefüllt ist, wird der Zimmerpreis ausgegraut und automatisch basierend auf Ihren Bestandsraten berechnet. Um manuell eine andere Rate anzuwenden, wählen Sie die leere Option im Feld Zimmerrate aus.
Das Feld Zusätzliche Person zeigt den Preis für alle zusätzlichen Gäste an, die nicht im Gesamtzimmerpreis enthalten sind. Dieses Feld wird automatisch basierend auf den Belegungseinstellungen der Zimmerrate berechnet. Wenn Sie das Feld Zimmerrate leer lassen,
müssen Sie alle zusätzlichen Gebühren in den Zimmerpreis einbeziehen.
Fügen Sie einen Rabatt hinzu, falls zutreffend.
Sie können einer Buchung weitere Zimmer hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche +Weiteres Zimmer hinzufügen klicken.
Hauptkontakt
Der Abschnitt Hauptkontakt enthält Details für den Hauptgast (normalerweise die Person, die die Buchung vorgenommen hat oder die zahlt). Wenn mehr als ein Gast enthalten ist, können Sie weitere Gäste auf der Registerkarte Gäste hinzufügen.
Hinweis: Die Hauptkontaktdaten (Name und Ausweisdokument) werden auf der Rechnung angezeigt. Alle Kontaktdaten werden auf der Gästeseite gespeichert.
Pflichtfelder:
Vorname und Nachname
Optionale Felder:
E-Mail und Telefonnummer
Adresse (Stadt und Land sind in Deutschland Pflichtangaben)
Zahlungsdetails (Kartennummer, Ablaufdatum, Name des Karteninhabers)
Ankunftszeit
Empfehlungsinformationen
Ausweisdokumenttyp und Ausweisnummer (an einigen Standorten gesetzlich vorgeschrieben, einschließlich Spanien)
Einwilligung für Marketing-E-Mails
Beachten Sie:
Eine E-Mail-Adresse ist wichtig für das Versenden von Buchungsbestätigungen, Zusammenfassungen und Rechnungen.
Kreditkartennummern werden nach dem Speichern verschlüsselt. Nur Administrator-Benutzer können sie einsehen.
Überprüfen Sie die lokalen Gesetze für Anforderungen an Ausweisdokumente.
Der Abschnitt Gastkommentare ist für besondere Gastwünsche gedacht, wie z. B. „Ich bevorzuge ein Zimmer mit Aussicht" oder „Bitte geben Sie mir ein barrierefreies Zimmer im Erdgeschoss." Diese Kommentare werden in der Bestätigungs-E-Mail angezeigt. Für interne Mitarbeiternotizen verwenden Sie die Registerkarte Notizen.
⚠️ Vermeiden Sie es, Kreditkarteninformationen im Abschnitt Gastkommentare oder auf der Registerkarte Notizen aufzunehmen, da das System diese automatisch verschlüsselt, wenn sie erkannt werden.
Klicken Sie auf Speichern in der unteren rechten Ecke, um die Buchung zu erstellen.
Nach dem Speichern wird eine Buchungsreferenznummer (beginnend mit „LH") generiert, und neue Registerkarten werden verfügbar: Gäste, Inklusivleistungen, Zusätzliche Artikel, Zahlungen, Notizen und Rechnungen.
⚠️ Bestätigungs-E-Mails für Buchungen werden bei manuell erstellten Buchungen nicht automatisch an den Gast gesendet. Sie müssen auf die Schaltfläche E-Mail in der Buchung klicken, um die Bestätigung manuell an den Gast zu senden.
Hinweis: Sie können ein benutzerdefiniertes Feld im Abschnitt Hauptkontakt für zusätzliche Fragen hinzufügen, wie z. B. Allergien oder Gast-Treuecodes.
Buchungsübersicht
Die Buchungsübersicht auf der Registerkarte Details bietet einen schnellen Überblick über die Gesamtkosten:
Zimmersumme: Gesamtzimmerpreis ohne Gebühren für zusätzliche Personen und Rabatte
Summe zusätzliche Personen: Preis für zusätzliche Gäste, die nicht in der Zimmersumme enthalten sind
Summe Extras: Preis für alle auf der Registerkarte Zusätzliche Artikel hinzugefügten Extras
Summe Rabatte: Wert, der im Feld Rabatt eingegeben wurde
Kreditkartenzuschläge: Zusätzliche Gebühren für bestimmte Kreditkarten
Summe: Gesamtbetrag, der geschuldet wird, einschließlich aller Gebühren, Steuern und Zuschläge, abzüglich Rabatte
Summe erhalten: bereits gezahlter Betrag
Summe ausstehend: verbleibender zu zahlender Betrag
Prozentuale Steuern: werden als „enthalten" oder „gesamt" angezeigt, abhängig von Ihren Steuereinstellungen (Einrichtung > Steuern einrichten > Einstellungen)
Zahlung erfassen: Schaltfläche zum manuellen Erfassen von Zahlungen und Rückerstattungen
Hinweis:
Verschiedene Zahlungsstatus werden auf Ihrem Kalender als farbige Markierungen angezeigt.
Möglicherweise sehen Sie Festbetragssteuern, falls konfiguriert.
Wenn Sie Little Hotelier Zahlungen verwenden, sehen Sie eine Schaltfläche Zahlung verarbeiten.
Wenn Sie Ihre Buchung noch nicht gespeichert haben, klicken Sie unten rechts auf Speichern.
Wie wende ich einen Rabatt auf eine Buchung an?
Sie können Rabatte auf die manuelle Buchung auf der Registerkarte Details auf Zimmerebene oder pro Nacht anwenden. Sie können jeweils nur eine Methode verwenden.
Rabatt auf Zimmerebene:
Klicken Sie auf das Betrags-/Prozentsatzsymbol, um zwischen einem Betrag oder einem prozentualen (%) Rabatt zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
Rabatt pro Nacht:
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Rabatt, um die Preise pro Nacht anzuzeigen (nicht sichtbar bei Buchungen für eine Nacht).
Klicken Sie auf das Betrags-/Prozentsatzsymbol, um zwischen Betrag oder Prozentsatz (%) zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
Hinweis: Verschiedene Nächte können eine Mischung aus Betrags- und Prozentsatzrabatten haben. Prozentsatzrabatte gelten für die Zimmersumme, nicht für die Buchungssumme.
Was ist nach dem Erstellen einer Buchung verfügbar?
Sobald Sie auf Speichern klicken und die manuelle Buchung erstellen, werden folgende Elemente verfügbar:
Buchungsreferenznummer: beginnt mit „LH" gefolgt von einer Nummer
Neue Registerkarten: Gäste, Inklusivleistungen, Zusätzliche Artikel, Zahlungen, Notizen, Rechnungen
Neue Optionen auf der Registerkarte Details: Raten für bestehende Daten beibehalten, Aufenthaltsdauer, Buchungsstatus, Schaltfläche Gäste hinzufügen, Schaltfläche Drucken, Schaltfläche E-Mail