Für Inhaber*innen von Unterkünften, die kein Front-Desk- oder Direktbuchungssystem haben, kann sich die Erstellung von Reservierungen komplex gestalten. Es kann bedeuten, dass Gäste über eine Online-Reisevermittlung (Online Travel Agency, OTA) buchen und eine Provision zahlen müssen oder aber zu anderen Anbietern abwandern. Mit Little Hotelier können Sie Reservierungen selbst erstellen und so Geld sparen und den Kontakt zu Gästen eigenständig verwalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Reservierungen erstellen und welche Angaben dafür nötig sind. Außerdem werden die einzelnen Registerkarten beschrieben, die bei allen Reservierungen vorkommen.
💡 Sie können Reservierungen über die Kalender- und die Reservierungen erstellen.
Wann muss ich manuelle Reservierungen erstellen?
Da Little Hotelier mit OTAs (sogenannten Portalen) und einem Direktbuchungssystem verbunden ist, werden die meisten neuen Reservierungen automatisch erstellt und Ihrem Kalender hinzugefügt. Möchte ein Gast eine Buchung jedoch direkt per Telefon oder E-Mail vornehmen, müssen Sie diese Reservierung manuell über das Front-Desk-System von Little Hotelier erstellen.
Bei der Erstellung einer Reservierung können Sie für den Gast ein Zimmer auswählen und reservieren. Ihre Verfügbarkeit wird außerdem automatisch in Ihren vernetzten Portalen aktualisiert und dort angezeigt. Indem Sie sicherstellen, dass zu diesen Buchungen Reservierungen in Ihrem Front-Desk vorliegen, vermeiden Sie Überbuchungen.
➕ Ist den folgenden Fällen müssen Sie möglicherweise eine manuelle Reservierung erstellen:
Wenn ein Gast direkt bei Ihnen fragt, ob sofort ein Zimmer verfügbar ist
Wenn Gäste Sie direkt per Telefon oder E-Mail oder über Ihre Website oder Social-Media-Profile kontaktieren
Wenn Sie Vereinbarungen mit physischen Reisevermittlungen (nicht OTAs) geschlossen haben, die Sie möglicherweise kontaktieren, um Zimmer für Gäste zu buchen
Wenn Sie Teil einer Unterkunftskette sind oder Vereinbarungen mit anderen Unterkünften getroffen haben, die überbucht sind und ihre Gäste anderweitig unterbringen müssen
💡Wussten Sie, dass es eine Little Hotelier-App für Mobilgeräte gibt?
Wie erstelle ich eine Reservierung?
Es gibt drei Möglichkeiten, um Reservierungen in Little Hotelier manuell zu erstellen:
Direkt auf den Kalender klicken und durch Ziehen auf Ihrer Kalenderseite ablegen
Die Schaltfläche +Reservierung verwenden (ebenfalls auf Ihrer Kalenderseite)
Ihre Reservierungen verwenden
Wie erstelle ich eine Reservierung auf meiner Kalenderseite?
Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, um Reservierungen manuell auf Ihrer Kalenderseite zu erstellen:
Über die Schaltfläche +Reservierung
Rufen Sie die Kalenderseite auf.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche +Reservierung.
Das Pop-up-Fenster Neue Reservierung wird angezeigt, wo Sie die Reservierungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe hierzu den Abschnitt „Wie füge ich Reservierungsdetails hinzu?“
Durch Klicken auf den Kalender und Ziehen
Rufen Sie die Kalenderseite auf.
Suchen Sie das Anreisedatum zu der neuen Reservierung.
Klicken Sie auf die Zelle für das Zimmer, für das Sie diese Reservierung erstellen möchten, und ziehen Sie nach rechts über die Tage, für die das Zimmer gebucht werden soll.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster Neu erstellen ... auf +Reservierung.
Das Pop-up-Fenster Neue Reservierung wird angezeigt, wo Sie die Reservierungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe hierzu den Abschnitt „Wie füge ich Reservierungsdetails hinzu?“
Wie erstelle ich eine Reservierung auf meiner Buchungsseite?
Sie können Reservierungen auch auf der Seite Reservierungen erstellen. Führen Sie dazu einfach diese Schritte aus:
Öffnen Sie Reservierungen.
Klicken Sie direkt unter den Suchfiltern auf +Reservierung erstellen.
Das Pop-up-Fenster Neue Reservierung wird angezeigt, wo Sie die Reservierungsinformationen in die entsprechenden Felder eingeben können. Siehe hierzu den Abschnitt „Wie füge ich Reservierungsdetails hinzu?“
Wie füge ich Reservierungsdetails hinzu?
Wenn Sie die Reservierung erstellt haben, müssen Sie bestimmte Felder auf der Registerkarte Angaben der Reservierung ausfüllen. Diese Registerkarte enthält die Hauptinformationen einer Reservierung wie allgemeine Informationen zum Aufenthalt und zum Hauptgast und eine Zahlungsübersicht.
Allgemeine Reservierungsdetails
Geben Sie die Daten für die Anreise und Abreise ein.
💡Die Aufenthaltsdauer und der Buchungsstatus werden rechts neben diesen Daten angezeigt.
Wählen Sie die Zimmerkategorie und den Tarifplan wie gewünscht aus.
Wählen Sie aus der Drop-down-Liste einen Zimmernamen oder eine bestimmte Nummer (Zimmer #) aus, um der Buchung ein physisches Zimmer zuzuweisen (und zu wissen, welcher Schlüssel bei der Anreise übergeben werden soll).
💡Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Reservierung in Ihrem Kalender als nicht zugewiesen angezeigt. Ihre Verfügbarkeit verringert sich trotzdem.
⚠️ Wenn im Drop-down-Menü Zimmer # keine Zimmernummer auswählbar ist, sind für diese Zimmerkategorie keine Zimmer mehr verfügbar. Warum? Mögliche Gründe:
Möglicherweise müssen Sie die Buchungen neu organisieren, um die Reservierungen für Ihre Gäste vornehmen zu können.
Möglicherweise ist die Zimmerkategorie bereits vollständig ausgebucht.
Möglicherweise sind alle physischen Zimmer der betreffenden Zimmerkategorie gesperrt.
Überprüfen Sie in jedem Fall, warum in der Drop-down-Liste keine physischen Zimmer angezeigt werden, bevor Sie die Reservierung erstellen, um die Überbuchung Ihrer Unterkunft zu vermeiden.
💡Die Felder Anreise, Abreise, Zimmerkategorie und Zimmer # werden bei Reservierungen, die über die Kalenderseite erstellt werden, automatisch ausgefüllt.
Wählen Sie die Anzahl der in der Reservierung enthaltenen Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder aus.
⚠️ Wenn für in den Zimmerkategorie-Einstellungen Erwachsene als erforderlich festgelegt sind, muss die Anzahl der Erwachsenen immer größer als 0 sein.
Im Feld Zimmer wird der Gesamtpreis für das Zimmer ohne Gebühren für zusätzliche Personen oder Rabatte angezeigt, die Sie möglicherweise anwenden möchten. Wenn das Feld Tarifplan ausgefüllt ist, ist der Zimmerpreis ausgegraut.
⚠️ Der Zimmerpreis wird automatisch anhand der ausgewählten Daten und der Rate ausgefüllt, die aktuell in Ihrem Bestand für den Tarifplan angezeigt wird.
💡Um manuell eine andere Rate anzuwenden, wählen Sie im Feld Tarifplan die leere Option aus, um den Zimmerpreis zu bearbeiten.
Das Feld Zusätzliche Person zeigt den Gesamtpreis für alle zusätzlichen Personen an, die nicht im Betrag unter Zimmer, Gesamtsumme enthalten sind.
⚠️ Das Feld „Zusätzliche Person“ wird automatisch anhand der Belegung ausgefüllt, die im ausgewählten Tarifplan festgelegt ist. Wenn Sie das Feld „Tarifplan“ leer lassen, kann das Feld Zusätzliche Person nicht bearbeitet werden. In diesem Fall müssen Sie alle zusätzlichen Gebühren in den Zimmerpreis einschließen.
➕ Angenommen, es geht um ein Doppelzimmer. Die Standardrate für zwei Erwachsene beläuft sich bei diesem Tarifplan auf 100. Zusätzliche Kinder zahlen jeweils 20. Bei einer Reservierung für 2 Erwachsene und 2 Kinder werden im Feld „Zimmer“ 100 und im Feld „Zusätzliche Person“ 40 angezeigt. Solange ein Tarifplan ausgewählt ist, kann keines der beiden Felder bearbeitet werden.
Bei Bedarf können Sie einen Rabatt hinzufügen. Möglicherweise möchten Sie Ihrem Gast einen Sonderrabatt gewähren, der auf seiner Rechnung ausgewiesen wird.
💡 Um mehr über die Anwendung von Rabatten zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt unten: „Wie wende ich auf eine Reservierung einen Rabatt an?“
Sie können einer Reservierung weitere Zimmer hinzufügen, indem unter dem Feld „Rabatt“ auf die Schaltfläche Ein weiteres Zimmer hinzufügen klicken. In diesem Fall können Sie alle Felder wie in Schritt 2 zu den allgemeinen Reservierungsdetails beschrieben ausfüllen.
Hauptkontakt
Direkt unter den allgemeinen Reservierungsdetails auf der Registerkarte Angaben befindet sich der Abschnitt Hauptkontakt. Der Hauptkontakt ist der Hauptgast einer Reservierung. Das ist in der Regel die Person, die die Buchung vorgenommen hat oder zahlt.
Wenn eine Reservierung mehrere Gäste enthält, können Sie im Reservierungsfenster auf der Registerkarte Gäste weitere Gäste hinzufügen.
⚠️ Die Hauptkontaktdaten (Name und Ausweisdokument) werden in die Rechnung aufgenommen.
💡 Die Hauptkontaktdaten und die Daten anderer Gäste werden auf der Little Hotelier-Gästeseite gespeichert.
Die folgenden Hauptkontaktdaten sind Pflicht:
Vorname und Nachname
Weitere Hauptkontaktdaten sind nicht erforderlich, um eine Buchung erfolgreich zu speichern:
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Rufnummer
Adresse (einschließlich Feldern für Ort und Land, die in Deutschland Pflichtfelder sind)
Zahlung: Möglichkeit, die Kreditkartendaten Ihrer Gäste hinzufügen, darunter die Kartennummer, das Ablaufdatum (MM/JJJJ) und den Namen des Karteninhabers
💡 Eine E-Mail-Adresse ist unerlässlich, um Gästen ihre Buchungsbestätigung, Buchungsübersicht, Rechnungen usw. zu senden.
💡 Die Kreditkartennummer wird verschlüsselt, sobald die Zahlungsdetails und die Reservierung gespeichert sind. Nur Admin-Benutzer können diese dann anzeigen.Ankunftszeit
Verweisinformationen
💡 Es empfiehlt sich immer, Gäste zu fragen, wie sie von Ihrer Unterkunft erfahren haben.ID-Typ und Ausweisnummer – in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben
⚠️ Überprüfen Sie, ob Sie diese Informationen nach den örtlichen Vorschriften von Ihren Gästen verlangen müssen. In Spanien sind Inhaber*innen von Unterkünften verpflichtet, Polizeiberichte zu erstellen und zu exportieren, die Angaben zu den Ausweisdokumenten der Gäste und weitere Informationen enthalten.
Marketing-E-Mails – Möglicherweise besteht nach den Datenschutzvorschriften eine Pflicht, von Gästen die Zustimmung zum Erhalt Ihrer Marketing-E-Mails einzuholen. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, müssen Sie möglicherweise die DSGVO-Einwilligung in Ihren Anzeigeeinstellungen für Gäste aktivieren.
Im Bereich Anmerkungen des Gastes können Sie Kommentare hinzufügen oder besondere Gastwünsche notieren. Beispiele: „Ich möchte ein Zimmer mit Aussicht“ oder „Bitte geben Sie mir ein barrierefreies Zimmer im Erdgeschoss oder in der Nähe eines Aufzugs.“
💡Die hier hinzugefügten Kommentare werden in der E-Mail-Bestätigung angezeigt, die an den betreffenden Gast gesendet wird. Wenn Sie Kommentare hinzufügen möchten, die nur für Ihre Mitarbeiter sichtbar sind, können Sie dies nach Erstellung einer Reservierung auf der Registerkarte Anmerkungen tun.
⚠️ Bitte geben Sie in das Feld Anmerkungen des Gastes oder auf der Registerkarte Anmerkungen keinesfalls Kreditkarteninformationen ein, da das System diese bei Erkennung automatisch verschlüsselt.
Möglicherweise möchten Sie Ihre Reservierung mit den aktuellen Informationen speichern. Klicken Sie unten rechts auf Speichern.
➕ Nach dem Speichern wird eine Buchungsreferenznummer generiert. Manuelle Reservierungen und Buchungen, die über Ihr Direktbuchungssystem erfolgen, haben immer eine Buchungsreferenz (oder auch Reservierungsnummer), die mit „LH“ beginnt, gefolgt von einer Nummer. Außerdem werden nun weitere Registerkarten angezeigt: Gäste, Inklusivleistungen, Zusatzleistungen, Zahlungen, Anmerkungen und Rechnungen.
💡Wussten Sie, dass Sie im Abschnitt „Hauptkontakt“ ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen können? Damit können Sie allen Gästen eine Frage stellen, die nicht über andere Felder erfasst wird. Sie können zum Beispiel nach Allergien fragen oder Gästen einen Treuecode bereitstellen.
Buchungsübersicht
Wenn Sie eine Reservierung erstellen oder bearbeiten, wird auf der Registerkarte Angaben eine Buchungsübersicht angezeigt, die Ihnen einen schnellen Überblick über die Gesamtkosten für die Reservierung gibt. Die einzelnen Komponenten der Buchungsübersicht werden nachfolgend erläutert:
Zimmer, Gesamtsumme: Hier wird der Gesamtpreis für das Zimmer ohne Gebühren und Rabatte für zusätzliche Personen angezeigt, die Sie möglicherweise anwenden möchten.
Zusätzliche Person, Gesamtsumme: Dies ist der Preis für alle zusätzlichen Personen (Erwachsene, Kinder und Kleinkinder), die nicht im Gesamtpreis des Zimmers enthalten sind.
Zusatzleistungen, Gesamtsumme: Dies ist der Preis für alle Zusatzleistungen, die auf der Registerkarte „Zusatzleistungen“ der Reservierung hinzugefügt wurden.
Rabatt, Gesamtsumme: Das ist der Wert, der im Feld „Rabatt“ eingegeben wurde.
Kreditkartengebühr: Hier werden alle weiteren Gebühren angezeigt, die Sie Gästen bei Zahlung mit bestimmten Kreditkarten möglicherweise in Rechnung stellen.
Gesamtpreis: Dies ist die Gesamtsumme, die ein Gast schuldet, einschließlich Zusatzleistungen, Steuern und Gebühren und abzüglich etwaiger Rabatte.
Erhaltener Gesamtbetrag: Dies ist der Betrag, den ein Gast bereits bezahlt hat. Der Betrag unter Erhaltener Gesamtbetrag ändert sich mit jeder Verarbeitung oder Erfassung einer Zahlung.
💡Möglicherweise möchten Sie eine Anzahlung konfigurieren, die Gäste bei der Buchung zahlen müssen.
Ausstehend: Dies ist der Differenzbetrag, der zwischen Gesamtbetrag und Erhaltener Gesamtbetrag verbleibt. Der Betrag unter „Ausstehend“ zeigt den Betrag an, für den die Zahlung durch den Gast noch aussteht. Der Betrag unter Ausstehend ändert sich mit jeder Verarbeitung oder Erfassung einer Zahlung.
💡 Die verschiedenen Zahlungsstatus zeigen Reservierungen auf Ihrer
Kalenderseite mit unterschiedlichen Farbkennzeichnungen an, je nachdem, ob sie vollständig bezahlt sind oder noch ein Betrag aussteht.
Prozentsatz inkl. Steuern/Steuern, Gesamtsumme in Prozent: Dies ist der Gesamtbetrag der Steuern, die in der Reservierung enthalten sind. Dieser Betrag wird in der Buchungsübersicht je nach Steuerkonfiguration auf eine von zwei Arten angezeigt:
Wenn die Option Zimmerraten inklusive Steuern und Gebühren anzeigen unter „Einstellungen > Steuern einrichten > Einstellungen“ aktiviert ist, wird in der Buchungsübersicht unter „Ausstehend“ der Wert für „Prozentsatz inkl. Steuern“ angezeigt.
Wenn die Option Zimmerraten inklusive Steuern und Gebühren anzeigen unter „Einstellungen > Steuern einrichten > Einstellungen“ deaktiviert ist, wird in der Buchungsübersicht unter „Kreditkartengebühren“ der Wert für „Steuern, Gesamtsumme in Prozent“ angezeigt.
💡 Wenn Sie eine Festbetrag-Steuer eingerichtet haben, wird in der Buchungsübersicht eventuell auch ein Fester Steuerbetrag angezeigt.
Zahlung aufzeichnen: Mit dieser Schaltfläche können Sie alle Zahlungen und Rückerstattungen manuell erfassen.
💡Wenn Sie Little Hotelier Payments (unser Zahlungsportal) verwenden, wird zusätzlich die Schaltfläche Zahlung verarbeiten angezeigt.
Wenn Sie Ihre Reservierung nicht gespeichert haben, klicken Sie zum Speichern unten rechts auf Speichern.
Wie wende ich auf eine Reservierung einen Rabatt an?
Rabatte können bei allen Reservierungen auf der Registerkarte Angaben angewendet werden. Sie können wählen, ob Sie einen Rabatt auf Zimmerebene oder pro Nacht anwenden möchten.
⚠️ Sie können Rabatte nur auf eine Art anwenden.
So wenden Sie einen Rabatt auf Zimmerebene an:
Klicken Sie auf das Betrags-/Prozentsymbol, um für die Anwendung des Rabatts zwischen einem Betrag und einem Prozentsatz (%) zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
So wenden Sie einen Rabatt pro Nacht an:
Klicke auf den Drop-down-Pfeil neben „Rabatt“. Daraufhin wird der Preis pro Nacht angezeigt,
⚠️ Der Drop-down-Pfeil wird bei Buchungen für eine Nacht nicht angezeigt.Klicken Sie auf das Betrags-/Prozentsymbol, um zwischen einem Betrag und einem Prozentsatz (%) zu wählen.
Geben Sie den Rabattwert ein.
💡Für verschiedene Nächte kann eine Mischung aus Betrags- und Prozentrabatten angewendet werden.
➕ Wenn Sie einen prozentualen Rabatt (%) anwenden, wird dieser von der Gesamtsumme für das Zimmer abgezogen, nicht vom Gesamtpreis für die Reservierung.
Meine Reservierung wurde erstellt. Was sind die neuen Optionen, die mir angezeigt werden?
Ihre neue Reservierung wird erstellt, wenn Sie auf Speichern klicken. Im Reservierungsfenster werden neue Informationen und Optionen angezeigt:
Eine Buchungsreferenznummer (oder Reservierungsnummer) wird generiert und oben im Reservierungsfenster angezeigt. Manuelle Reservierungen und Buchungen, die über Ihr Direktbuchungssystem erfolgen, beginnen immer mit „LH“, gefolgt von einer Nummer.
Neben der Registerkarte Angaben werden neue Registerkarten angezeigt, in die Sie die folgenden zusätzlichen Informationen eingeben können:
Gäste
Inklusivleistungen
Zusatzleistungen
Zahlungen
Anmerkungen
Rechnungen
Auf der Registerkarte Angaben werden außerdem neue Optionen und Schaltflächen angezeigt:
Raten für vorhandene Daten beibehalten
Aufenthaltsdauer
Buchungsstatus
Schaltfläche „Gäste hinzufügen“
Schaltfläche „Drucken“
Schaltfläche „E-Mail-Adresse“