Wenn Sie eine Überbuchung haben, aber die Gastdaten in Ihrem System nicht finden können, befolgen Sie diese Schritte, um die Buchung zu finden und die Diskrepanz zu beheben.
Fehlende Reservierung finden
Überprüfen Sie vor der Fehlerbehebung, dass Sie das korrekte Datum und Jahr in Ihrem Front-Desk-Kalender anzeigen.
Überprüfen Sie das Portal-Extranet: Melden Sie sich direkt auf der Buchungsseite an (z. B. Booking.com). Suchen Sie die Buchung anhand des Gastnamens oder der Daten. Wir können das Portal nicht für Sie kontaktieren.
Überprüfen Sie Direktbuchungen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Webseite erfolgt ist, gehen Sie zu Meine Apps > Direktbuchung > Reservierungen, um die Details zu finden.
Identifizieren Sie Zuordnungsprobleme: Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Portale > Konfigurieren. Suchen Sie nach Tarifen mit der Meldung „Dieser Raum ist derzeit nicht zugeordnet" oder nach deaktivierten Tarifen.
Kontaktieren Sie das Portal: Wenn Sie die Buchungsdetails nicht finden können, kontaktieren Sie das Portal direkt. Little Hotelier kann Buchungsportale nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Handhabung von „nicht zugeordneten" (blauen) Buchungen
In Little Hotelier erscheint eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile Nicht zugeordnet Ihres Front-Desk-Kalenders.
Was sie sind: Nicht zugeordnete Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte – es handelt sich nicht um Fehler. Sie zählen als echte Buchungen und haben bereits Ihre Verfügbarkeit reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Ordnen Sie Ihre Buchungen neu an: Prüfen Sie, ob Gäste für die gesamte Dauer ihres Aufenthalts im selben Zimmer bleiben können. Suchen Sie nach aufeinanderfolgenden freien Nächten in einem physischen Zimmer für die nicht zugeordnete Buchung.
Schaffen Sie Platz: Verschieben Sie vorhandene Buchungen, um Platz zu schaffen, indem Sie sie im Front-Desk-Kalender zwischen Zimmern per Drag & Drop verschieben. Sie können auch eine Buchung öffnen und das Feld Zimmer-Nr. bearbeiten, um ein anderes Zimmer zuzuweisen.
Ordnen Sie die Buchung zu: Sobald Sie aufeinanderfolgenden Platz geschaffen haben, ziehen Sie die blaue Buchung aus der Zeile Nicht zugeordnet in das verfügbare Zimmer.
Verschieben Sie Buchungen innerhalb derselben Zimmerkategorie: Suchen Sie nach freien Plätzen zwischen Zimmern dieser spezifischen Zimmerkategorie, um zu prüfen, ob Sie die blaue Buchung in ein verfügbares Zimmer einfügen können.
Überprüfen Sie den Zuordnungszeitplan
⚠️ Wichtig: Wenn Sie kürzlich einen Portal-Tarif aktiviert oder zugeordnet haben, werden Reservierungen, die erstellt wurden, bevor Sie die Zuordnung aktiviert haben, nicht automatisch synchronisiert (erneut an Ihr System gesendet). Sie müssen diese Reservierungen manuell zu Front Desk > Kalender hinzufügen.
So überprüfen Sie, ob das Timing das Problem ist:
Finden Sie das Aktivierungsdatum: Klicken Sie im Channel Manager auf den Portal-Tarif, wählen Sie Audit und finden Sie den „Hotelier-Zeitstempel" für die Aktivierung.
Vergleichen Sie die Daten: Wenn das „Erstellungsdatum" der Buchung vor dem Audit-Zeitstempel liegt, kann das System sie nicht an Ihren Kalender senden. Sie müssen diese Gastdaten manuell hinzufügen.
Synchronisierungsverzögerung: Die Aktualisierung der Verfügbarkeit kann bis zu 5 Minuten dauern, um über alle Portale synchronisiert zu werden. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Seiten buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Was verursacht Überbuchungen?
Überbuchungen entstehen, weil das System Ihr Inventar (Verfügbarkeit) für nicht zugeordnete oder nicht verbundene Tarife nicht aktualisieren kann.
Zuordnungsprobleme: Wenn Zimmertarife nicht zugeordnet sind oder mit dem falschen Portal-Tarif verknüpft sind, kann die Buchung nicht an Ihren Front Desk übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit über alle Portale aktualisiert wird. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Seiten buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Deaktivierter Status: Wenn ein Portal oder Tarif „Deaktiviert" ist, sendet Little Hotelier keine Inventaraktualisierungen mehr. Das Portal verkauft weiterhin auf Basis der zuletzt bekannten Daten, was ein hohes Überbuchungsrisiko schafft.
Fehlende Walk-ins: Wenn manuelle Buchungen oder „Walk-ins" nicht sofort zu Ihrem Kalender hinzugefügt werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch.
Schritte zur Behebung
Fehlende Reservierung lokalisieren
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden können, müssen Sie die Buchungsquelle überprüfen.
Überprüfen Sie das Portal-Extranet: Melden Sie sich direkt im Portal-Extranet an.
Suchen Sie die Buchung: Verwenden Sie den Gastnamen oder die Daten, um die Reservierung zu finden, und notieren Sie, welcher Tarif verwendet wurde.
Fehlende Reservierung handhaben
Sofortmaßnahmen:
Manuelle Eingabe: Gehen Sie zu Front Desk > Kalender, klicken Sie auf das Check-in-Datum und wählen Sie Reservierung hinzufügen. Geben Sie die Gastdaten ein, die Sie im Portal-Extranet gefunden haben.
Inventar reduzieren: Senken Sie Ihre Verfügbarkeit manuell, um weitere Buchungen zu verhindern.
Gast umbuchen: Wenn Sie voll belegt sind, kontaktieren Sie das Portal, um die Umbuchung des Gastes zu verwalten.
Zuordnung und Einrichtung korrigieren:
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Portale > Konfigurieren > ordnen Sie alle nicht zugeordneten Tarife zu und korrigieren Sie alle Portal-Tarife oder Portale, die deaktiviert sind.
⚠️ Wenn ein Portal-Tarif oder ein gesamtes Portal deaktiviert oder nicht zugeordnet ist, werden keine Inventaraktualisierungen an das Portal gesendet, was das Risiko für Überbuchungen erhöht. Wenn ein Portal-Tarif oder Portal aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie den Fehler und aktivieren Sie dann das Portal oder den Portal-Tarif erneut.
So vermeiden Sie Überbuchungen
Maßnahmen zur Reduzierung des Überbuchungsrisikos:
Überprüfen Sie regelmäßig, dass Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Zimmertarife korrekt Ihren Portalen zugeordnet sind.
Wenn Sie nur noch ein Zimmer frei haben und Sie wissen, dass Sie wahrscheinlich eine Buchung für dieses Zimmer erhalten werden, könnten Sie einen Verkaufsstopp auf Portalen mit niedriger Performance setzen und das letzte Zimmer nur Ihren leistungsstarken Portalen anbieten.
Überwachen und korrigieren Sie Portal-Tarife oder Portale, die möglicherweise deaktiviert wurden.