Wenn eine Überbuchung vorliegt, Sie die Gastdaten jedoch nicht in Little Hotelier finden können, gehen Sie wie folgt vor, um die Buchung zu finden und die Abweichung zu beheben.
Fehlende Buchung finden
Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie im Kalender Ihres Front-Desk-Systems das richtige Datum und Jahr anzeigen.
Prüfen Sie das Extranet des Buchungskanals: Melden Sie sich direkt auf der Buchungswebsite, z. B. Booking.com, an. Suchen Sie nach der Buchung anhand des Gastnamens oder der Reisedaten. Wir können den Buchungskanal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Prüfen Sie Direktbuchungen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Website erfolgt ist, gehen Sie zu Meine Apps > Direktbuchungen > Buchungen, um die Details zu finden. Ist die Buchung unbestätigt, wird sie nicht im Front-Desk-System angezeigt. Suchen Sie oben auf der Seite nach einer Benachrichtigung mit dem Hinweis Aktion erforderlich.
Prüfen Sie Zuordnungsprobleme bei Portalraten: Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Buchungskanäle > Konfigurieren. Suchen Sie nach Raten mit dem Hinweis „Dieses Zimmer ist derzeit nicht zugeordnet“ oder nach deaktivierten Raten.
Kontaktieren Sie den Buchungskanal: Wenn Sie die Buchungsdetails nicht finden können, wenden Sie sich direkt an den Buchungskanal. Little Hotelier kann Buchungskanäle nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Wenn die Buchung des Buchungskanals nicht im Front-Desk-System von Little Hotelier angezeigt wird:
Wahrscheinlich handelt es sich um eine nicht zugeordnete Portalrate. Prüfen Sie, ob nicht zugeordnete Raten vorhanden sind.
Prüfen Sie Probleme mit dem Buchungskanal: Wenn ein Buchungskanal den Status „Deaktiviert“ hat, werden keine Aktualisierungen mehr empfangen. Der Buchungskanal verkauft Zimmer dann auf Grundlage veralteter Verfügbarkeitsdaten.
Prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme den Buchungskanal beeinträchtigen.
Wenn die Benachrichtigungen des Channel Managers aktiviert sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Gast eine nicht zugeordnete Portalrate bucht.
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden können, prüfen Sie die Buchungsquelle. Melden Sie sich direkt im Extranet des Buchungskanals an, suchen Sie nach dem Gastnamen oder den Reisedaten und notieren Sie, welcher Ratenplan verwendet wurde. Um zu sehen, von welchem Buchungskanal die Buchung stammt, prüfen Sie die E-Mail-Benachrichtigung, die an Ihre Unterkunft gesendet wurde und den Betreff „Bestand für [Name des Buchungskanals] nicht aktualisiert“ trägt.
Ursachen von Überbuchungen
Überbuchungen entstehen, wenn das System den Bestand, also die Verfügbarkeit, für nicht zugeordnete oder getrennte Raten nicht aktualisieren kann.
Zuordnungsprobleme: Wenn Zimmerraten nicht zugeordnet oder der falschen Portalrate zugeordnet sind, kann die Buchung nicht an Ihr Front-Desk-System übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit auf allen Buchungskanälen aktualisiert wird. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Deaktivierter Status: Wenn ein Buchungskanal oder eine Rate den Status „Deaktiviert“ hat, sendet Little Hotelier keine Bestandsaktualisierungen mehr. Der Buchungskanal verkauft weiterhin auf Grundlage der zuletzt bekannten Daten. Dadurch steigt das Risiko von Überbuchungen erheblich.
Fehlende Direktbuchungen: Wenn manuelle Buchungen oder Walk-ins nicht sofort in den Kalender eingetragen werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch. Tritt beim Bezahlvorgang einer Direktbuchung ein Zahlungsproblem auf, kann die Buchung unbestätigt bleiben und wird nicht im Front-Desk-System angezeigt.
Verbindungsprobleme des Buchungskanals prüfen
Wenn Sie plötzlich keine Buchungen mehr erhalten oder ein bisher ordnungsgemäß funktionierender Buchungskanal plötzlich keine Buchungen mehr übermittelt, prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme vorliegen.
Prüfen Sie, ob die Verbindung des Buchungskanals unter Meine Apps > Channel Manager > Buchungskanäle aktiviert ist. Eine deaktivierte Verbindung kann verhindern, dass Buchungen an Little Hotelier übermittelt werden.
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Buchungskanäle, klicken Sie auf den Namen des Buchungskanals und anschließend auf Konfigurieren. Prüfen Sie, ob die Zimmerraten des Buchungskanals zugeordnet und aktiviert sind.
Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungen auf Statusmeldungen oder Warnungen zur Verbindung des Buchungskanals.
Wenn keine Buchungskanäle oder Raten deaktiviert sind, die Buchung jedoch weiterhin nicht eingegangen ist, kontaktieren Sie den Buchungskanal und fragen Sie nach dem Übermittlungsstatus.
Wenn der Buchungskanal bestätigt, dass die Buchung gesendet wurde, bitten Sie um das XML der Buchungsübermittlung und teilen Sie es unserem Support mit, damit wir den Vorgang prüfen können.
Hinweis: Wenn Ihre Raten korrekt zugeordnet sind, Buchungen jedoch weiterhin nicht übermittelt werden, kann die Ursache beim Buchungskanal liegen, beispielsweise bei einem vorübergehenden Ausfall oder einer eingeschränkten Leistung. Wenden Sie sich an unseren Support, wenn das Problem weiterhin besteht.
Zeitpunkt der Zuordnung prüfen
⚠️ Wichtig: Wenn Sie eine Portalrate kürzlich aktiviert oder zugeordnet haben, werden Buchungen, die vor der Aktivierung der Zuordnung erstellt wurden, nicht automatisch mit Ihrem System synchronisiert oder erneut gesendet. Sie müssen diese Buchungen manuell unter Front-Desk-System > Kalender hinzufügen.
So prüfen Sie, ob der Zeitpunkt die Ursache ist:
Datum der Aktivierung ermitteln: Klicken Sie im Channel Manager auf die Portalrate, wählen Sie Audit aus und suchen Sie den „Hotellier-Zeitstempel“, der angibt, wann die Rate aktiviert wurde.
Daten vergleichen: Wenn das „Erstellungsdatum“ der Buchung vor dem Audit-Zeitstempel liegt, kann das System die Buchung nicht in Ihren Kalender übertragen. Sie müssen die Gastdaten manuell hinzufügen.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit auf allen Buchungskanälen synchronisiert wird. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Nicht zugeordnete blaue Buchungen bearbeiten
In Little Hotelier wird eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile Nicht zugeordnet im Kalender Ihres Front-Desk-Systems angezeigt.
Was sind nicht zugeordnete Buchungen? Nicht zugeordnete Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte und keine Fehler. Sie zählen als echte Buchungen und haben Ihre Verfügbarkeit bereits reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Buchungen neu anordnen: Prüfen Sie, ob Gäste während ihres gesamten Aufenthalts im selben Zimmer bleiben können. Suchen Sie für die nicht zugeordnete Buchung nach aufeinanderfolgenden Nächten, die in einem physischen Zimmer verfügbar sind.
Platz schaffen: Verschieben Sie bestehende Buchungen im Kalender des Front-Desk-Systems per Drag-and-drop zwischen Zimmern, um Platz zu schaffen. Sie können auch eine Buchung öffnen und im Feld Zimmernummer ein anderes Zimmer zuweisen.
Buchung zuweisen: Sobald Sie zusammenhängenden Platz geschaffen haben, ziehen Sie die blaue Buchung aus der Zeile Nicht zugeordnet per Drag-and-drop in das verfügbare Zimmer.
Buchungen innerhalb derselben Zimmerkategorie verschieben: Suchen Sie in der betreffenden Zimmerkategorie nach freien Bereichen zwischen den Zimmern, in die Sie die blaue Buchung verschieben können.
Fehlende Buchung bearbeiten
Sofortige Maßnahmen:
Buchung manuell hinzufügen: Gehen Sie zu Front-Desk-System > Kalender, klicken Sie auf das Check-in-Datum und wählen Sie Buchung hinzufügen. Geben Sie die Gastdaten ein, die Sie im Extranet des Buchungskanals gefunden haben. Erstellen Sie die Buchung manuell im Front-Desk-System von Little Hotelier und passen Sie den Bestand an.
Bestand reduzieren: Durch das Erstellen der Buchung wird Ihre Verfügbarkeit automatisch reduziert. Beachten Sie, dass Sie spätere Änderungen oder Stornierungen dieser manuell erstellten Buchung ebenfalls manuell im Front-Desk-System aktualisieren beziehungsweise stornieren müssen.
Gast umquartieren: Wenn Sie ausgebucht sind, kontaktieren Sie den Buchungskanal, damit dieser die Unterbringung des Gasts in einer anderen Unterkunft organisiert. Little Hotelier kann den Buchungskanal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Zuordnung und Einrichtung korrigieren
Um künftige Überbuchungen zu vermeiden, müssen Sie alle nicht zugeordneten Raten den verbundenen Buchungskanälen zuordnen und deaktivierte Buchungskanäle oder Raten wieder aktivieren.
Nicht zugeordnete Raten zuordnen:
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Buchungskanäle > Konfigurieren.
Ordnen Sie alle nicht zugeordneten Raten zu und korrigieren Sie deaktivierte Raten oder Buchungskanäle.
Prüfen, ob alle Raten zugeordnet sind:
Prüfen Sie oben rechts auf der Seite den Hinweis „Raten zugeordnet: X/Y“. Stellen Sie sicher, dass alle Zimmerraten des Buchungskanals zugeordnet sind, indem Sie bestätigen, dass die Werte für X und Y übereinstimmen, z. B. 44/44. Stimmen die Werte nicht überein, müssen noch nicht zugeordnete Raten konfiguriert werden.
Beachten Sie, dass einige Raten des Buchungskanals möglicherweise vorhanden sind, aber nicht im Filter für nicht zugeordnete Raten angezeigt werden. Um diese Raten zu identifizieren, klicken Sie bei einer bereits zugeordneten Rate auf Konfigurieren. Das Dropdown-Menü zeigt alle auf dem Buchungskanal vorhandenen Raten an.
Deaktivierte Raten oder Buchungskanäle wieder aktivieren:
⚠️ Wenn eine Portalrate oder ein ganzer Buchungskanal deaktiviert oder nicht zugeordnet ist, werden keine Bestandsaktualisierungen an den Buchungskanal gesendet. Dadurch steigt das Risiko von Überbuchungen. Wenn eine Portalrate oder ein Buchungskanal aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie den Fehler und aktivieren Sie anschließend den Buchungskanal oder die Portalrate wieder.
XML-Protokoll anfordern: Wenn die Zuordnung korrekt ist, bitten Sie den Buchungskanal um das XML-Protokoll der Buchungsübermittlung und teilen Sie es unserem Support mit, damit wir die Übermittlung untersuchen können.
Hinweis: Inklusivleistungen können sich zwischen dem Buchungskanal und Little Hotelier unterscheiden
Wenn die Buchung übermittelt wurde und die Zuordnung korrekt ist, aber einige Details, beispielsweise das Frühstück, fehlen, beachten Sie, dass manche Buchungskanäle nicht alle Inklusivleistungen oder Angaben zum Verpflegungsmodell in der Buchungsnachricht an Ihre Little-Hotelier-Plattform übermitteln. Kontaktieren Sie den Buchungskanal, um zu bestätigen, welche Inklusivleistungen eingerichtet sind und was der Gast gebucht hat.
Überbuchungen vermeiden
Mit den folgenden Maßnahmen können Sie das Risiko von Überbuchungen reduzieren:
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Raten korrekt Ihren Buchungskanälen zugeordnet sind.
Wenn nur noch ein Zimmer verfügbar ist und Sie davon ausgehen, dass dieses Zimmer wahrscheinlich bald gebucht wird, können Sie einen Verkaufsstopp für weniger leistungsstarke Buchungskanäle einrichten und das letzte Zimmer nur auf leistungsstarken Buchungskanälen anbieten.
Überwachen und beheben Sie deaktivierte Raten oder Buchungskanäle.