Wenn Sie eine Überbuchung haben, aber die Gästedaten in Little Hotelier nicht finden können, gehen Sie wie folgt vor, um die Buchung zu finden und die Abweichung zu beheben.
Fehlende Reservierung finden
Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie im Front-Desk-Kalender das richtige Datum und Jahr anzeigen.
Kanal-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt auf der Buchungsplattform (z. B. Booking.com) an. Suchen Sie anhand des Namens des Gastes oder der Aufenthaltsdaten nach der Buchung. Wir können den Kanal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Direktbuchung prüfen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Website eingegangen ist, gehen Sie zu Meine Apps > Direktbuchung > Reservierungen, um die Details zu finden. Wenn die Reservierung unbestätigt ist, wird sie nicht im Front Desk angezeigt. Achten Sie oben auf der Seite auf eine Benachrichtigung mit dem Hinweis Aktion erforderlich.
Mapping-Probleme bei Kanalraten erkennen: Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle > Konfigurieren. Suchen Sie nach Raten mit dem Hinweis „Dieses Zimmer ist derzeit nicht zugeordnet“ oder nach deaktivierten Raten.
Kanal kontaktieren: Wenn Sie die Buchungsdetails nicht finden können, wenden Sie sich direkt an den Kanal. Little Hotelier kann keine Buchungskanäle in Ihrem Namen kontaktieren.
Wenn die Kanalbuchung nicht in Ihrem Little-Hotelier-Front-Desk angezeigt wird:
Wahrscheinlich handelt es sich um eine nicht zugeordnete Kanalrate. Prüfen Sie, ob nicht zugeordnete Raten vorhanden sind.
Kanalprobleme prüfen: Wenn ein Kanal den Status „Deaktiviert“ hat, empfängt er keine Aktualisierungen mehr und verkauft Zimmer auf Grundlage veralteter Verfügbarkeitsdaten.
Prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme den Kanal beeinträchtigen.
Prüfen Sie außerdem, ob die Buchung unter dem richtigen Unterkunftscode des Kanals vorgenommen wurde, da eine Buchung unter einem anderen Unterkunftscode nicht an Little Hotelier übertragen wird.
Wenn Benachrichtigungen des Channel Managers aktiviert sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn ein Gast eine Buchung mit einer Kanalrate vornimmt, die Little Hotelier nicht zugeordnet ist.
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden können, prüfen Sie die Buchungsquelle. Melden Sie sich direkt im Extranet des Kanals an, suchen Sie anhand des Namens des Gastes oder der Aufenthaltsdaten und notieren Sie, welcher Ratenplan verwendet wurde. Um festzustellen, über welchen Kanal die Buchung eingegangen ist, prüfen Sie die E-Mail-Benachrichtigung, die an Ihre Unterkunft gesendet wurde und den Betreff „Inventar für [Kanalname] nicht aktualisiert“ trägt.
Der Kanal bestätigt, dass die Buchung gesendet wurde, sie wird aber weiterhin nicht in Little Hotelier angezeigt
Wenn ein Kanal bestätigt, dass eine Buchung vorgenommen wurde, Sie sie aber nicht in Little Hotelier finden können und Ihre Kanalverbindung sowie die Zimmerraten zugeordnet und aktiviert sind, prüfen Sie als Nächstes den Unterkunftscode des Kanals.
So prüfen Sie den Unterkunftscode des Kanals:
Ermitteln Sie im Extranet des Kanals (z. B. in Ihrem Booking.com-Inserat), unter welchem Unterkunftscode die Buchung vorgenommen wurde.
Vergleichen Sie ihn mit dem Unterkunftscode des Kanals, der in Little Hotelier verbunden ist.
Little Hotelier kann pro Kanal nur mit einem Unterkunftscode verbunden werden, beispielsweise mit einem einzigen Booking.com-Inserat. Eine Buchung, die unter einem anderen Unterkunftscode vorgenommen wurde, wird nicht an Little Hotelier übertragen.
Wenn die Buchung unter einem anderen Unterkunftscode vorgenommen wurde, wenden Sie sich an den Kanal, um das zusätzliche Konto zu schließen, damit alle zukünftigen Reservierungen über Little Hotelier eingehen.
Wenn die Buchung unter dem richtigen Unterkunftscode vorgenommen wurde, bitten Sie den Kanal um die XML-Zustellungsprotokolle der Reservierung. Diese Protokolle belegen, dass der Kanal die Reservierung erfolgreich an Little Hotelier gesendet hat. Teilen Sie die Protokolle mit unserem Supportteam, damit wir den Vorgang untersuchen können.
Sie haben eine Buchung erhalten, obwohl die Verfügbarkeit null (0) betrug
Wenn Little Hotelier die korrekte Verfügbarkeit von null (0) anzeigt, trotzdem aber eine Buchung angenommen wurde:
Wenn die Buchung über einen verbundenen Kanal oder eine OTA (z. B. Booking.com oder Expedia) angenommen wurde, wenden Sie sich an diesen Kanal, um zu untersuchen, warum die Buchung trotz null Verfügbarkeit angenommen wurde. Wenden Sie sich zur Unterstützung der Untersuchung an unser Supportteam, um das XML-Protokoll der Bestandsaktualisierungen anzufordern, die Little Hotelier an den Kanal gesendet hat. Teilen Sie dieses Protokoll anschließend als Nachweis der übermittelten Verfügbarkeit mit dem Kanal.
Little Hotelier speichert die Aufzeichnungen der an den Kanal gesendeten Verfügbarkeiten, Raten und Einschränkungen. Unser Supportteam kann Ihnen daher das XML-Protokoll zur Weitergabe an den Kanal bereitstellen.
Wenn die Buchung über Ihre Little-Hotelier-Buchungsmaschine eingegangen ist, wenden Sie sich zur Untersuchung an unser Supportteam.
Was verursacht Überbuchungen?
Überbuchungen entstehen, wenn das System Ihren Bestand (Ihre Verfügbarkeit) für nicht zugeordnete oder getrennte Raten nicht aktualisieren kann.
Mapping-Probleme: Wenn Zimmerraten nicht zugeordnet oder mit der falschen Kanalrate verknüpft sind, kann die Buchung nicht an Ihren Front Desk übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu fünf Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit auf allen Kanälen aktualisiert wird. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Status „Deaktiviert“: Wenn ein Kanal oder eine Rate den Status „Deaktiviert“ hat, sendet Little Hotelier keine Bestandsaktualisierungen mehr. Der Kanal verkauft weiterhin auf Grundlage der zuletzt bekannten Daten, wodurch ein hohes Überbuchungsrisiko entsteht.
Fehlende Direktbuchungen: Wenn manuelle Buchungen oder „Walk-ins“ nicht sofort in den Kalender eingetragen werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch. Wenn bei einer Direktbuchung ein Zahlungsproblem beim Bezahlvorgang auftritt, kann sie im Status „Unbestätigt“ verbleiben und wird nicht im Front Desk angezeigt.
Kanalverbindungsprobleme prüfen
Wenn Sie plötzlich keine Reservierungen mehr erhalten oder ein zuvor ordnungsgemäß funktionierender Kanal keine Buchungen mehr übermittelt, prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme den Kanal beeinträchtigen.
Prüfen Sie, ob die Kanalverbindung unter Meine Apps > Channel Manager > Kanäle aktiviert ist. Eine deaktivierte Kanalverbindung kann verhindern, dass Reservierungen an Little Hotelier übermittelt werden.
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle, klicken Sie auf den Kanalnamen und anschließend auf Konfigurieren. Prüfen Sie, ob die Zimmerraten des Kanals zugeordnet und aktiviert sind.
Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungen auf Warnungen zum Kanalstatus oder zur Verbindung.
Wenn keine Kanäle oder Raten deaktiviert sind, die Reservierung aber weiterhin nicht eingegangen ist, wenden Sie sich an den Kanal, um den Übermittlungsstatus zu prüfen.
Wenn der Kanal bestätigt, dass die Reservierung gesendet wurde, bitten Sie ihn um die XML-Zustellung der Reservierung und teilen Sie diese mit unserem Supportteam, damit wir den Vorgang untersuchen können.
Hinweis: Wenn Ihre Raten korrekt zugeordnet sind, Reservierungen aber weiterhin nicht übermittelt werden, kann die Ursache beim Kanal liegen, beispielsweise bei einem vorübergehenden Ausfall oder einer eingeschränkten Leistung. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an unser Supportteam.
Zeitpunkt des Mappings prüfen
⚠️ Wichtig: Wenn Sie eine Kanalrate kürzlich aktiviert oder zugeordnet haben, werden Reservierungen, die vor der Aktivierung der Zuordnung erstellt wurden, nicht automatisch mit Ihrem System synchronisiert (erneut gesendet). Sie müssen diese Reservierungen manuell unter Front Desk > Kalender hinzufügen.
So prüfen Sie, ob der Zeitpunkt die Ursache ist:
Aktivierungsdatum ermitteln: Klicken Sie im Channel Manager auf die Kanalrate, wählen Sie Audit und suchen Sie nach dem „Hotellier-Zeitstempel“, der angibt, wann die Rate aktiviert wurde.
Daten vergleichen: Wenn das „Erstellungsdatum“ der Buchung vor dem Audit-Zeitstempel liegt, kann das System die Buchung nicht an Ihren Kalender übertragen. Sie müssen die Gästedaten manuell hinzufügen.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu fünf Minuten dauern, bis Verfügbarkeitsaktualisierungen über alle Kanäle hinweg synchronisiert werden. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Umgang mit „Nicht zugewiesenen“ (blauen) Buchungen
In Little Hotelier wird eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile Nicht zugewiesen im Front-Desk-Kalender angezeigt.
Was sie sind: Nicht zugewiesene Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte – sie sind keine Fehler. Sie zählen als tatsächliche Buchungen und haben Ihre Verfügbarkeit bereits reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Buchungen neu anordnen: Prüfen Sie, ob Gäste während ihres gesamten Aufenthalts im selben Zimmer untergebracht werden können. Suchen Sie für die nicht zugewiesene Buchung nach aufeinanderfolgenden Nächten, die in einem physischen Zimmer verfügbar sind.
Platz schaffen: Verschieben Sie bestehende Buchungen im Front-Desk-Kalender per Drag-and-drop zwischen den Zimmern, um Platz zu schaffen. Sie können auch eine Buchung öffnen und im Feld Zimmernummer ein anderes Zimmer zuweisen.
Buchung zuweisen: Sobald Sie aufeinanderfolgenden Platz geschaffen haben, ziehen Sie die blaue Buchung aus der Zeile Nicht zugewiesen in das verfügbare Zimmer.
Buchungen innerhalb derselben Zimmerkategorie verschieben: Suchen Sie innerhalb des betreffenden Zimmertyps nach freien Bereichen zwischen den Zimmern, in denen die blaue Buchung untergebracht werden kann.
Fehlende Reservierung bearbeiten
Sofortmaßnahmen:
Reservierung manuell hinzufügen: Gehen Sie zu Front Desk > Kalender, klicken Sie auf das Check-in-Datum und wählen Sie Reservierung hinzufügen. Geben Sie die Gästedaten ein, die Sie im Extranet des Kanals gefunden haben. Erstellen Sie die Reservierung manuell im Little-Hotelier-Front-Desk und passen Sie Ihren Bestand an.
Bestand reduzieren: Durch das Erstellen der Reservierung wird Ihre Verfügbarkeit automatisch reduziert. Bitte beachten Sie, dass Sie zukünftige Änderungen oder Stornierungen dieser manuell erstellten Reservierung manuell im Front Desk aktualisieren oder stornieren müssen.
Gast umquartieren: Wenn Sie ausgebucht sind, wenden Sie sich an den Kanal, damit dieser die Umquartierung des Gastes veranlasst. Little Hotelier kann den Kanal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Mapping und Einrichtung korrigieren
Um zukünftige Überbuchungen zu verhindern, müssen Sie alle nicht zugeordneten Raten den verbundenen Kanälen zuordnen und deaktivierte Kanäle oder Raten wieder aktivieren.
Schrittweise Anleitung zum Zuordnen nicht zugeordneter Raten:
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle > Konfigurieren.
Ordnen Sie alle nicht zugeordneten Raten zu und beheben Sie Probleme mit deaktivierten Kanalraten oder Kanälen.
Prüfen, ob alle Raten zugeordnet sind:
Prüfen Sie oben rechts auf der Seite den Eintrag „Zugeordnete Raten: X/Y“. Stellen Sie sicher, dass alle Kanal-Zimmerraten zugeordnet sind, indem Sie bestätigen, dass die Werte für X und Y übereinstimmen (z. B. 44/44). Wenn die Werte nicht übereinstimmen, müssen noch nicht zugeordnete Raten konfiguriert werden.
Beachten Sie, dass einige Kanalraten zwar auf dem Kanal vorhanden sind, aber nicht im Filter für nicht zugeordnete Raten angezeigt werden. Um diese zu identifizieren, klicken Sie bei einer bereits zugeordneten Rate auf Konfigurieren. Das Dropdown-Menü zeigt alle auf dem Kanal vorhandenen Raten an.
Deaktivierte Raten oder Kanäle wieder aktivieren:
⚠️ Wenn eine Kanalrate oder ein ganzer Kanal deaktiviert oder nicht zugeordnet ist, werden keine Bestandsaktualisierungen an den Kanal gesendet, wodurch das Überbuchungsrisiko steigt. Wenn eine Kanalrate oder ein Kanal aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie den Fehler und aktivieren Sie anschließend den Kanal oder die Kanalrate wieder.
XML-Protokoll anfordern: Wenn das Mapping korrekt ist, bitten Sie den Kanal um das XML-Protokoll der Reservierung und teilen Sie es mit unserem Supportteam, damit wir die Übermittlung untersuchen können.
Hinweis: Inklusivleistungen der Reservierung können sich zwischen dem Kanal und Little Hotelier unterscheiden
Wenn die Reservierung übermittelt wurde und das Mapping korrekt ist, aber einige Angaben (z. B. Frühstück) fehlen, beachten Sie, dass manche Kanäle in der Reservierungsnachricht an Ihre Little-Hotelier-Plattform nicht alle Inklusivleistungen oder Verpflegungsdetails übermitteln. Wenden Sie sich an den Kanal, um zu bestätigen, welche Inklusivleistungen eingerichtet sind und was der Gast gebucht hat.
So verhindern Sie Überbuchungen
Mit den folgenden Maßnahmen können Sie das Überbuchungsrisiko reduzieren:
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Zimmerraten korrekt Ihren Kanälen zugeordnet sind.
Wenn nur noch ein Zimmer verfügbar ist und Sie davon ausgehen, dass dieses Zimmer wahrscheinlich bald gebucht wird, können Sie auf leistungsschwächeren Kanälen einen Verkaufsstopp einrichten und das letzte Zimmer nur auf Ihren leistungsstärksten Kanälen anbieten.
Überwachen und beheben Sie deaktivierte Kanalraten oder Kanäle.