Wenn Sie eine Überbuchung haben, die Gastdaten jedoch nicht in Ihrem System finden, gehen Sie wie folgt vor, um die Buchung zu finden und die Unstimmigkeit zu klären.
Fehlende Reservierung finden
Überprüfen Sie vor der Fehlerbehebung, ob Sie im Front-Desk-Kalender das richtige Datum und Jahr aufgerufen haben.
Channel-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt beim Buchungsportal an (d. h. Booking.com). Suchen Sie die Buchung anhand des Gastnamens oder der Daten. Wir können den Channel nicht in Ihrem Auftrag kontaktieren.
Direktbuchung prüfen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Website eingegangen ist, gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle > Reservierungen, um die Details zu finden.
Zuordnungsprobleme identifizieren: Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle > Konfigurieren. Achten Sie auf Raten mit der Meldung „Dieses Zimmer ist derzeit nicht zugeordnet" oder auf deaktivierte Raten.
Channel kontaktieren: Wenn Sie die Buchungsdetails nicht finden können, kontaktieren Sie den Channel direkt. Little Hotelier kann Buchungskanäle nicht in Ihrem Auftrag kontaktieren.
Umgang mit „nicht zugeordneten" (blauen) Buchungen
In Little Hotelier erscheint eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile „Nicht zugeordnet" des Front-Desk-Kalenders.
Was diese bedeuten: Nicht zugeordnete Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte – keine Fehler. Sie zählen als echte Buchungen und haben Ihre Verfügbarkeit bereits reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Buchungen neu anordnen: Prüfen Sie, ob Gäste für die gesamte Dauer ihres Aufenthalts im selben Zimmer bleiben können. Suchen Sie nach aufeinanderfolgenden freien Nächten in einem einzigen physischen Zimmer für die nicht zugeordnete Buchung.
Platz schaffen: Verschieben Sie bestehende Buchungen, indem Sie diese im Front-Desk-Kalender per Drag-and-Drop zwischen Zimmern bewegen. Sie können auch eine Buchung öffnen und das Feld „Zimmer-Nr." bearbeiten, um ein anderes Zimmer zuzuweisen.
Buchung zuordnen: Sobald Sie aufeinanderfolgende freie Zeiträume gefunden haben, ziehen Sie die blaue Buchung per Drag-and-Drop aus der Zeile „Nicht zugeordnet" in das verfügbare Zimmer.
Buchungen innerhalb desselben Zimmertyps verschieben: Suchen Sie nach freien Zeiträumen zwischen Zimmern des jeweiligen Zimmertyps, um die blaue Buchung in ein verfügbares Zimmer einpassen zu können.
Zuordnungsverlauf prüfen
⚠️ Wichtig: Wenn Sie kürzlich einen Channel-Ratenplan aktiviert oder zugeordnet haben, werden Reservierungen, die vor der Aktivierung der Zuordnung erstellt wurden, nicht automatisch synchronisiert (d. h. nicht erneut an Ihr System übermittelt). Diese Reservierungen müssen Sie manuell unter Front Desk > Kalender hinzufügen.
So prüfen Sie, ob das Timing die Ursache ist:
Aktivierungsdatum finden: Klicken Sie im Channel Manager auf die Channel-Rate, wählen Sie „Prüfprotokoll" und suchen Sie den „Hotelier-Zeitstempel" für den Zeitpunkt der Aktivierung.
Daten vergleichen: Liegt das „Erstellungsdatum" der Buchung vor dem Zeitstempel im Prüfprotokoll, kann das System die Buchung nicht in Ihren Kalender übertragen. Diese Gastdaten müssen Sie manuell hinzufügen.
Synchronisierungsverzögerung: Verfügbarkeitsaktualisierungen können bis zu 5 Minuten benötigen, um auf allen Kanälen synchronisiert zu werden. Wenn zwei Gäste zur gleichen Zeit auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Was verursacht Überbuchungen?
Überbuchungen entstehen, weil das System Ihren Bestand (Verfügbarkeit) für nicht zugeordnete oder getrennte Raten nicht aktualisieren kann.
Zuordnungsprobleme: Wenn Zimmerraten nicht zugeordnet sind oder mit der falschen Channel-Rate verknüpft sind, kann die Buchung nicht an Ihren Front Desk übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit auf allen Kanälen aktualisiert wird. Wenn zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Websites buchen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Deaktivierter Status: Wenn ein Channel oder eine Rate „Deaktiviert" ist, stellt Little Hotelier die Übermittlung von Bestandsaktualisierungen ein. Der Channel verkauft weiterhin auf Basis der zuletzt bekannten Daten, was ein hohes Überbuchungsrisiko birgt.
Fehlende Walk-ins: Wenn manuelle Buchungen oder „Walk-ins" nicht sofort im Kalender eingetragen werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch.
Schritte zur Problemlösung
Fehlende Reservierung finden
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden können, müssen Sie die Buchungsquelle prüfen.
Channel-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt beim Channel-Extranet an.
Buchung suchen: Suchen Sie anhand des Gastnamens oder der Daten nach der Reservierung und notieren Sie den verwendeten Ratenplan.
Fehlende Reservierung bearbeiten
Sofortmaßnahmen:
Reservierung manuell hinzufügen: Gehen Sie zu Front Desk > Kalender, klicken Sie auf das Check-in-Datum und wählen Sie „Reservierung hinzufügen". Geben Sie die im Channel-Extranet gefundenen Gastdaten ein. Erstellen Sie die Reservierung manuell im Little Hotelier Front Desk und passen Sie Ihren Bestand an.
Bestand reduzieren: Durch das Erstellen der Reservierung wird Ihre Verfügbarkeit automatisch verringert. Bitte beachten Sie: Wenn für dieselbe manuelle Reservierung künftig Änderungen oder Stornierungen vorgenommen werden, müssen Sie diese im Front Desk manuell aktualisieren oder stornieren.
Gast umbuchen: Wenn Sie keine freien Zimmer haben, kontaktieren Sie den Channel, um die Verlegung des Gastes zu koordinieren.
Zuordnung und Einrichtung korrigieren:
Um künftige Überbuchungen zu vermeiden, müssen Sie alle nicht zugeordneten Raten zuordnen und alle deaktivierten Kanäle oder Raten erneut aktivieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Zuordnung nicht zugeordneter Raten:
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Kanäle > Konfigurieren.
Ordnen Sie alle nicht zugeordneten Raten zu und beheben Sie deaktivierte Channel-Raten oder Kanäle.
Alle Raten auf Zuordnung prüfen:
Prüfen Sie oben rechts auf der Seite die Angabe „Zugeordnete Raten: X/Y". Stellen Sie sicher, dass alle Channel-Zimmerraten zugeordnet sind, indem Sie bestätigen, dass die Werte X und Y übereinstimmen (z. B. 44/44). Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, haben Sie noch nicht zugeordnete Raten, die konfiguriert werden müssen.
Deaktivierte Raten oder Kanäle erneut aktivieren:
⚠️ Wenn eine Channel-Rate oder ein gesamter Channel deaktiviert oder nicht zugeordnet ist, werden keine Bestandsaktualisierungen an den Channel gesendet, was das Überbuchungsrisiko erhöht. Wenn eine Channel-Rate oder ein Channel aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie zunächst den Fehler und aktivieren Sie anschließend den Channel oder die Channel-Rate erneut.
Hinweis: Leistungsumfang kann zwischen Channel und Little Hotelier abweichen
Wenn die Reservierung zugestellt wird und die Zuordnung korrekt ist, aber einige Details (z. B. Frühstück) fehlen: Beachten Sie, dass einige Kanäle in der Reservierungsmitteilung an Ihre Little Hotelier-Plattform keine vollständigen Inklusivleistungen oder Verpflegungsdetails übermitteln. Kontaktieren Sie den Channel, um zu klären, welche Inklusivleistungen eingerichtet sind und was der Gast gebucht hat.
Überbuchungen vermeiden
Maßnahmen zur Reduzierung des Überbuchungsrisikos:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Zimmerraten Ihren Kanälen korrekt zugeordnet sind.
Wenn Sie nur noch ein Zimmer haben und davon ausgehen, dass dieses wahrscheinlich gebucht wird, könnten Sie auf schwächeren Kanälen Sperrdaten einrichten und das letzte Zimmer nur Ihren umsatzstärksten Kanälen anbieten.
Überwachen und korrigieren Sie Channel-Raten oder Kanäle, die möglicherweise deaktiviert wurden.