Wenn Sie eine Überbuchung haben, die Gastdaten jedoch nicht in Ihrem System finden können, folgen Sie diesen Schritten, um die Buchung zu lokalisieren und die Diskrepanz zu beheben.
Fehlende Reservierung finden
Vergewissern Sie sich vor der Fehlerbehebung, dass Sie im Front-Desk-Kalender das korrekte Datum und Jahr anzeigen.
Portal-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt beim Buchungsportal (z. B. Booking.com) an. Suchen Sie die Buchung anhand des Gastnamens oder des Reisezeitraums. Wir können das Portal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Direktbuchung prüfen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Website eingegangen ist, navigieren Sie zu Meine Apps > Direktbuchung > Reservierungen, um die Details zu finden.
Mapping-Probleme identifizieren: Navigieren Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Portale > Konfigurieren. Achten Sie auf Raten mit dem Hinweis „Dieses Zimmer ist derzeit nicht gemappt" sowie auf deaktivierte Raten.
Portal kontaktieren: Sollten Sie die Buchungsdetails nicht finden können, wenden Sie sich direkt an das Portal. Little Hotelier ist nicht in der Lage, Buchungsportale in Ihrem Namen zu kontaktieren.
Umgang mit „Nicht zugeordneten" (blauen) Buchungen
In Little Hotelier erscheint eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile Nicht zugeordnet Ihres Front-Desk-Kalenders.
Was sie bedeuten: Nicht zugeordnete Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte – sie sind keine Fehler. Sie zählen als echte Buchungen und haben Ihren Bestand bereits reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Buchungen neu anordnen: Prüfen Sie, ob Gäste für ihren gesamten Aufenthalt im selben Zimmer verbleiben können. Suchen Sie nach aufeinanderfolgenden verfügbaren Nächten in einem physischen Zimmer für die nicht zugeordnete Buchung.
Platz schaffen: Verschieben Sie bestehende Buchungen per Drag-and-Drop zwischen den Zimmern im Front-Desk-Kalender, um Kapazität freizumachen. Alternativ können Sie eine Buchung öffnen und das Feld Zimmer # bearbeiten, um ein anderes Zimmer zuzuweisen.
Buchung zuordnen: Sobald Sie zusammenhängenden freien Platz geschaffen haben, ziehen Sie die blaue Buchung per Drag-and-Drop aus der Zeile Nicht zugeordnet in das verfügbare Zimmer.
Buchungen innerhalb derselben Zimmerkategorie verschieben: Suchen Sie nach freien Plätzen zwischen den Zimmern dieser Zimmerkategorie, um zu prüfen, ob die blaue Buchung in ein verfügbares Zimmer passt.
Mapping-Zeitplan prüfen
⚠️ Wichtiger Hinweis: Wenn Sie kürzlich eine Portalrate aktiviert oder gemappt haben, werden Reservierungen, die vor der Aktivierung des Mappings erstellt wurden, nicht automatisch synchronisiert (erneut gesendet). Sie müssen diese Reservierungen manuell zu Front Desk > Kalender hinzufügen.
So prüfen Sie, ob ein Timing-Problem vorliegt:
Aktivierungsdatum ermitteln: Klicken Sie im Channel Manager auf die Portalrate, wählen Sie Audit und suchen Sie den „hotelier timestamp" (Zeitstempel des Hoteliers) für den Zeitpunkt der Aktivierung.
Daten vergleichen: Liegt das „Erstellungsdatum" der Buchung vor dem Audit-Zeitstempel, kann das System die Buchung nicht in Ihren Kalender übertragen. Sie müssen die Gastdaten in diesem Fall manuell hinzufügen.
Synchronisierungsverzögerung: Verfügbarkeitsaktualisierungen können bis zu 5 Minuten benötigen, um auf allen Portalen synchronisiert zu werden. Buchen zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Portalen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Ursachen von Überbuchungen
Überbuchungen entstehen, weil das System Ihren Bestand (die Verfügbarkeit) bei nicht gemappten oder nicht verbundenen Raten nicht aktualisieren kann.
Mapping-Probleme: Wenn Zimmerraten nicht gemappt oder mit der falschen Portalrate verknüpft sind, kann die Buchung nicht an Ihren Front Desk übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Die Aktualisierung der Verfügbarkeit auf allen Portalen kann bis zu 5 Minuten in Anspruch nehmen. Buchen zwei Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Portalen, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Deaktivierter Status: Wenn ein Portal oder eine Rate „Deaktiviert" ist, sendet Little Hotelier keine Bestandsaktualisierungen mehr. Das Portal verkauft weiterhin auf Basis der zuletzt bekannten Daten, was ein hohes Überbuchungsrisiko erzeugt.
Fehlende Walk-Ins: Wenn manuelle Buchungen oder „Walk-Ins" nicht sofort in Ihren Kalender eingetragen werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch.
Schritte zur Problembehebung
Fehlende Reservierung lokalisieren
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden können, müssen Sie die Buchungsquelle prüfen.
Portal-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt beim Portal-Extranet an.
Nach der Buchung suchen: Verwenden Sie den Gastnamen oder den Reisezeitraum, um die Reservierung zu finden, und notieren Sie, welcher Ratenplan verwendet wurde.
Fehlende Reservierung bearbeiten
Sofortmaßnahmen:
Reservierung manuell hinzufügen: Navigieren Sie zu Front Desk > Kalender, klicken Sie auf das Check-in-Datum und wählen Sie Reservierung hinzufügen. Geben Sie die im Portal-Extranet gefundenen Gastdaten ein. Erstellen Sie die Reservierung manuell in Little Hotelier Front Desk und passen Sie Ihren Bestand an.
Bestand reduzieren: Durch das Erstellen der Reservierung wird Ihre Verfügbarkeit automatisch verringert. Bitte beachten Sie: Sollte die manuelle Reservierung künftig geändert oder storniert werden, müssen Sie sie in Front Desk manuell aktualisieren oder stornieren.
Gast umquartieren: Wenn Sie ausgebucht sind, kontaktieren Sie das Portal, um die Umquartierung des Gastes zu koordinieren.
Mapping und Einrichtung korrigieren:
Um zukünftige Überbuchungen zu vermeiden, müssen Sie alle nicht gemappten Raten mappen und sämtliche deaktivierten Portale oder Raten wieder aktivieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Mappen nicht gemappter Raten:
Navigieren Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Portale > Konfigurieren.
Mappen Sie alle nicht gemappten Raten und beheben Sie alle deaktivierten Portal-Raten oder Portale.
Sicherstellen, dass alle Raten gemappt sind:
Prüfen Sie oben rechts auf der Seite den Hinweis „Raten gemappt: X/Y". Stellen Sie sicher, dass alle Portal-Zimmerraten gemappt sind, indem Sie bestätigen, dass beide Werte X und Y übereinstimmen (z. B. 44/44). Stimmen die Zahlen nicht überein, gibt es noch nicht gemappte Raten, die konfiguriert werden müssen.
Deaktivierte Raten oder Portale wieder aktivieren:
⚠️ Wenn eine Portalrate oder ein gesamtes Portal deaktiviert oder nicht gemappt ist, werden keine Bestandsaktualisierungen an das Portal gesendet, was das Überbuchungsrisiko erhöht. Wenn eine Portalrate oder ein Portal aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie den Fehler und aktivieren Sie anschließend das Portal oder die Portalrate erneut.
Überbuchungen vermeiden
Maßnahmen zur Reduzierung des Überbuchungsrisikos:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Zimmerraten korrekt mit Ihren Portalen gemappt sind.
Wenn nur noch ein Zimmer verfügbar ist und Sie damit rechnen, dass es gebucht wird, können Sie Sperrdaten für leistungsschwache Portale setzen und das letzte Zimmer ausschließlich Ihren leistungsstarken Portalen anbieten.
Überwachen und beheben Sie Portal-Raten oder Portale, die möglicherweise deaktiviert wurden.