Wenn Sie eine Überbuchung festgestellt haben, die Gastdaten jedoch nicht in Ihrem System finden können, gehen Sie wie folgt vor, um die Buchung zu finden und die Unstimmigkeit zu beheben.
Fehlende Reservierung finden
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie im Front-Desk-System den richtigen Tag und das richtige Jahr aufgerufen haben.
Channel-Extranet prüfen: Melden Sie sich direkt beim jeweiligen Buchungsportal an (z. B. Booking.com) und suchen Sie die Buchung anhand des Gastnamens oder des Aufenthaltsdatums. Wir können den Channel nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Direktbuchung prüfen: Wenn die Buchung über Ihre eigene Website eingegangen ist, gehen Sie zu Meine Apps > Direktbuchung > Reservierungen, um die Details einzusehen. Unbestätigte Reservierungen werden nicht im Front-Desk-System angezeigt. Achten Sie auf eine Benachrichtigung Handlungsbedarf oben auf der Seite.
Zuordnungsprobleme bei Channel-Raten prüfen: Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Channels > Konfigurieren. Suchen Sie nach Raten mit dem Hinweis „Dieses Zimmer ist derzeit nicht zugeordnet" oder nach deaktivierten Raten.
Channel kontaktieren: Wenn Sie die Buchungsdetails nicht finden können, wenden Sie sich direkt an den Channel. Little Hotelier kann Buchungskanäle nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Umgang mit „nicht zugeordneten" (blauen) Buchungen
In Little Hotelier erscheint eine Überbuchung häufig als blaue Buchung in der Zeile Nicht zugeordnet in Ihrem Front-Desk-Kalender.
Was diese Buchungen bedeuten: Nicht zugeordnete Buchungen sind gültige, bestätigte Aufenthalte – sie sind keine Fehler. Sie zählen als reale Buchungen und haben Ihre Verfügbarkeit bereits reduziert. Sie müssen lediglich einem physischen Zimmer zugewiesen werden.
Buchungen umstrukturieren: Prüfen Sie, ob Gäste für ihren gesamten Aufenthalt im selben Zimmer untergebracht werden können. Suchen Sie nach aufeinanderfolgenden freien Nächten in einem physischen Zimmer für die nicht zugeordnete Buchung.
Platz schaffen: Verschieben Sie bestehende Buchungen per Drag-and-drop zwischen den Zimmern im Front-Desk-Kalender. Sie können eine Buchung auch öffnen und das Feld Zimmer-Nr. bearbeiten, um ein anderes Zimmer zuzuweisen.
Buchung zuordnen: Sobald Sie aufeinanderfolgende freie Tage geschaffen haben, ziehen Sie die blaue Buchung per Drag-and-drop aus der Zeile Nicht zugeordnet in das verfügbare Zimmer.
Buchungen innerhalb desselben Zimmertyps verschieben: Suchen Sie nach freien Zeiträumen zwischen den Zimmern desselben Zimmertyps, um die blaue Buchung in einem verfügbaren Zimmer unterzubringen.
Zuordnungs-Zeitplan prüfen
⚠️ Wichtiger Hinweis: Wenn Sie kürzlich eine Channel-Rate aktiviert oder zugeordnet haben, werden Reservierungen, die vor der Aktivierung der Zuordnung erstellt wurden, nicht automatisch mit Ihrem System synchronisiert (d. h. nicht erneut übermittelt). Diese Reservierungen müssen manuell in Front Desk > Kalender eingegeben werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um zu prüfen, ob ein Zeitproblem vorliegt:
Aktivierungsdatum ermitteln: Klicken Sie im Channel Manager auf die Channel-Rate, wählen Sie Audit und suchen Sie den „Hotelier-Zeitstempel" für das Datum der Aktivierung.
Daten vergleichen: Wenn das „Erstellungsdatum" der Buchung vor dem Audit-Zeitstempel liegt, kann das System die Buchung nicht in Ihren Kalender übertragen. Diese Gastdaten müssen manuell eingetragen werden.
Synchronisierungsverzögerung: Die Aktualisierung der Verfügbarkeit kann bis zu 5 Minuten dauern, bis sie über alle Channels übernommen wird. Wenn 2 Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Portalen buchen, kann eine Doppelbuchung entstehen.
Ursachen für Überbuchungen
Überbuchungen entstehen, weil das System Ihr Kontingent (d. h. die Verfügbarkeit) bei nicht zugeordneten oder getrennten Raten nicht aktualisieren kann.
Zuordnungsprobleme: Wenn Zimmerraten nicht zugeordnet oder mit der falschen Channel-Rate verknüpft sind, kann die Buchung nicht an Ihr Front-Desk-System übermittelt werden.
Synchronisierungsverzögerung: Die Aktualisierung der Verfügbarkeit kann bis zu 5 Minuten dauern, bis sie über alle Channels übernommen wird. Wenn 2 Gäste gleichzeitig auf verschiedenen Portalen buchen, kann eine Doppelbuchung entstehen.
Deaktivierter Status: Wenn ein Channel oder eine Rate „Deaktiviert" ist, stellt Little Hotelier keine Kontingentaktualisierungen mehr an den Channel zu. Der Channel verkauft weiterhin auf Basis der zuletzt übermittelten Daten – was das Risiko von Überbuchungen erheblich erhöht.
Fehlende Direktbuchungen: Wenn manuelle Buchungen oder Walk-ins nicht sofort in Ihren Kalender eingetragen werden, bleibt Ihre Online-Verfügbarkeit zu hoch. Wenn eine Direktbuchung beim Checkout ein Zahlungsproblem aufweist, verbleibt sie möglicherweise im unbestätigten Status und erscheint nicht im Front-Desk-System.
Fehlende Reservierung bearbeiten
Sofortmaßnahmen:
Reservierung manuell anlegen: Gehen Sie zu Front Desk > Kalender, klicken Sie auf das Anreisedatum und wählen Sie Reservierung hinzufügen. Geben Sie die Gastdaten aus dem Channel-Extranet ein und legen Sie die Reservierung manuell in Little Hotelier Front Desk an. Passen Sie anschließend Ihr Kontingent an.
Kontingent reduzieren: Durch das Anlegen der Reservierung wird Ihre Verfügbarkeit automatisch verringert. Bitte beachten Sie: Bei künftigen Änderungen oder Stornierungen dieser manuellen Reservierung müssen Sie diese ebenfalls manuell im Front-Desk-System aktualisieren oder stornieren.
Gast umsiedeln: Wenn Ihre Unterkunft ausgebucht ist, kontaktieren Sie den Channel, um die Umsiedlung des Gastes zu veranlassen.
Zuordnung und Einrichtung korrigieren
Um künftige Überbuchungen zu vermeiden, müssen Sie alle nicht zugeordneten Raten Ihren verbundenen Channels zuweisen und alle deaktivierten Channels oder Raten wieder aktivieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Zuordnung nicht zugeordneter Raten:
Gehen Sie zu Meine Apps > Channel Manager > Channels > Konfigurieren
Ordnen Sie alle nicht zugeordneten Raten zu und beheben Sie deaktivierte Channel-Raten oder Channels.
Überprüfen, ob alle Raten zugeordnet sind:
Prüfen Sie oben rechts auf der Seite den Eintrag „Zugeordnete Raten: X/Y". Stellen Sie sicher, dass alle Channel-Zimmerraten zugeordnet sind, indem Sie bestätigen, dass die Werte X und Y übereinstimmen (z. B. 44/44). Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, sind noch nicht alle Raten konfiguriert.
Deaktivierte Raten oder Channels wieder aktivieren:
⚠️ Wenn eine Channel-Rate oder ein gesamter Channel deaktiviert oder nicht zugeordnet ist, werden keine Kontingentaktualisierungen an den Channel übermittelt – das erhöht das Risiko für Überbuchungen. Wenn eine Channel-Rate oder ein Channel aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, beheben Sie zunächst den Fehler und aktivieren Sie anschließend den Channel oder die Channel-Rate erneut.
Hinweis: Leistungsumfang kann zwischen Channel und Little Hotelier abweichen
Wenn die Reservierung korrekt übermittelt wurde und die Zuordnung stimmt, aber einzelne Details fehlen (z. B. Frühstück), beachten Sie bitte Folgendes: Manche Channels übermitteln nicht alle Inklusivleistungen oder Mahlzeitenpläne in der Reservierungsnachricht an Ihre Little Hotelier-Plattform. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Channel, um zu klären, welche Leistungen eingerichtet sind und was der Gast gebucht hat.
Überbuchungen vermeiden
Maßnahmen zur Reduzierung des Überbuchungsrisikos:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfügbarkeit korrekt ist.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Zimmerraten korrekt Ihren Channels zugeordnet sind.
Wenn nur noch 1 Zimmer verfügbar ist und eine Buchung wahrscheinlich erscheint, können Sie einen Verkaufsstopp für schwächere Channels einrichten und das letzte Zimmer ausschließlich für Ihre leistungsstärksten Channels anbieten.
Überwachen Sie Channels und Channel-Raten regelmäßig und beheben Sie etwaige Deaktivierungen umgehend.