Rechnung generieren
Bevor Sie eine Rechnung generieren, überprüfen Sie, ob alle Reservierungsdetails auf der Registerkarte „Details" korrekt sind.
So generieren Sie eine Rechnung:
Gehen Sie zur Seite „Kalender" oder zur Seite „Reservierungen" und suchen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen".
Klicken Sie auf „Rechnung generieren".
⚠️ Wenn Sie Reservierungsdetails nach der Generierung einer Rechnung bearbeiten, ist möglicherweise eine Rechnungsaktualisierung erforderlich. Bei einer Aktualisierung der Rechnung wird eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt.
Eine bestehende Rechnung aktualisieren
Eine Rechnungsaktualisierung ist erforderlich, wenn sich nach der Generierung der Rechnung eines der folgenden Elemente ändert:
Check-in- oder Check-out-Datum
Ein Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmertyp, Ratenplan oder Anzahl der Gäste für einen Zimmeraufenthalt
Extras (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Eine Zahlung (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Kundendaten
Reservierungsstatus
⚠️ Aktualisieren Sie eine Rechnung nur bei Bedarf. Jede Aktualisierung erstellt eine neue Rechnung – vermeiden Sie die Ansammlung einer großen Anzahl ungültiger Rechnungen in Ihrem System.
So aktualisieren Sie eine Rechnung:
Gehen Sie zur Seite „Kalender" oder zur Seite „Reservierungen" und suchen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf die rechte Seite des Reservierungs-Buchungsmarkers, um diesen zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Reservierungsdetails und klicken Sie auf „Speichern".
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen".
Klicken Sie auf „Rechnung ist veraltet, klicken Sie hier zum Aktualisieren".
⚠️ Durch Klicken auf „Rechnung ist veraltet" wird eine neue Rechnung generiert und die aktuelle Rechnung als „Ungültig" markiert.
💡 Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie weder gelöscht noch geändert werden. Das System speichert alle früheren Versionen, falls Sie diese benötigen. Nur die neueste Rechnung ist gültig – alle früheren Versionen tragen den Stempel „Ungültig".
Funktionsweise der Rechnungsnummerierung nach einer Aktualisierung
Bei jeder Aktualisierung einer Rechnung behält die neue Version die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einer am Ende hinzugefügten, fortlaufenden Nummer.
➕ Wenn Ihre ursprüngliche Rechnungsnummer beispielsweise „abc-100-xyz" lautet:
Nach der ersten Aktualisierung: „abc-100-xyz-1"
Nach 10 Aktualisierungen: „abc-100-xyz-10"
Diese Nummer gibt an, wie viele Aktualisierungen die Rechnung erhalten hat, nicht wie viele Versionen vorhanden sind.
Inhalt einer Rechnung
Abschnitt | Details |
Kopfzeile | Individuelle Kopfzeile (sofern unter „Rechnung anpassen" eingerichtet) |
Rechnungsdetails | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum |
Unterkunftsdetails | Logo, Name, Adresse, Telefonnummer, Hauptkontakt-Telefonnummer, Anfrage-E-Mail, Steuernummer, Zahlungsrichtlinie |
Gästedetails | Vorname, Nachname, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land |
Reservierungsdetails | Reservierungsnummer, Reservierungsstatus, Anreise, Abreise, Nächte, Erwachsene, Kinder, Kleinkinder |
Kostenaufstellung | Datum, Beschreibung (Ratenplan), Zimmernummer, Menge (für Extras), Einzelpostengesamtbetrag, Gesamtbetrag |
Zahlungsübersicht | Zahlungen, Zwischensumme, Gesamtbetrag, ausstehender Betrag, Zahlungsstatus (Bezahlt oder Unbezahlt) |
💡 Ihre Rechnungen können angepasst werden. Gehen Sie zu „Rechnung anpassen", um ein Logo, eine Kopfzeile und andere Unterkunftsdetails hinzuzufügen.
⚠️ Bei stornierten Reservierungen kann die Rechnung einen ausstehenden Betrag ausweisen, wenn die Erstattung vor der ursprünglichen Zahlung erfasst wird. Um einen Saldo von 0,00 anzuzeigen, erfassen Sie zunächst die ursprüngliche Zahlung und dann die Erstattung.
Rechnung drucken
So drucken Sie eine Rechnung für eine bestimmte Reservierung:
Gehen Sie zur Seite „Kalender" oder zur Seite „Reservierungen" und suchen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf „Drucken" und wählen Sie im Dropdown-Menü „Rechnung" aus.
Klicken Sie zur Bestätigung auf „Drucken".
💡 Sie können die Rechnung auch als PDF speichern, indem Sie „Als PDF speichern" auswählen.
Rechnung per E-Mail senden
⚠️ Überprüfen Sie vor dem Versand einer Rechnung, ob diese auf der Registerkarte „Rechnungen" der Reservierung aktuell ist. Die Rechnungs-E-Mail kann nicht angepasst werden.
So senden Sie eine Rechnung für eine bestimmte Reservierung per E-Mail:
Gehen Sie zur Seite „Kalender" oder zur Seite „Reservierungen" und suchen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf „E-Mail" und wählen Sie im Dropdown-Menü „Rechnung" aus.
Die Rechnung wird an die primäre Kontakt-E-Mail-Adresse der Reservierung gesendet.
Warum Rechnungen drucken oder per E-Mail senden?
⚠️ Prüfen Sie Ihre lokalen gesetzlichen Vorschriften – in einigen Regionen sind Sie verpflichtet, dem Gast eine Rechnung auszuhändigen und ein Exemplar für Ihre Unterlagen aufzubewahren.
Das Drucken und Versenden von Rechnungen per E-Mail hilft Ihnen dabei:
Gästen eine klare Übersicht über ihre Kosten und Zahlungen zu geben / Gästen eine Quittung für ihren Aufenthalt auszustellen
Ihr Buchhaltungsteam mit Einnahmenunterlagen für Buchhaltung und Umsatzprüfungen zu unterstützen
💡 Wenn Sie Little Hotelier Pay nicht nutzen, können Sie die Rechnung als Quittung für den Gast verwenden. Erfassen Sie zunächst die Zahlung des Gastes, um einen ausstehenden Betrag von 0,00 anzuzeigen.