Wie kann ich eine Reservierung bearbeiten?
⚠️ Wichtig:
Nur manuelle Reservierungen, die in Little Hotelier oder über die Direktbuchung erstellt wurden, können in Little Hotelier bearbeitet werden.
Reservierungen, die über Online-Reisevermittler (OTAs) – d. h. Buchungskanäle – eingegangen sind, einschließlich aller Änderungen an Raten oder Preisen, müssen vom Gast direkt über den Kanal geändert oder storniert werden, über den die Buchung erfolgt ist.
Um eine Direktbuchung oder Demand Plus-Reservierung zu ändern, navigieren Sie zu Meine Apps > Direktbuchung (nicht Front-Desk-System).
So bearbeiten Sie eine Reservierung:
Suchen Sie die Reservierung und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
Verwenden Sie die Registerkarten oben, um verschiedene Informationen zu bearbeiten.
⚠️ Alle Änderungen, die Sie auf der Registerkarte „Details" vornehmen, werden auf der Rechnung der Reservierung angezeigt.
Registerkarte „Details"
Die Registerkarte „Details" enthält die wichtigsten Informationen zur Reservierung: Aufenthaltsdetails, Kontaktdaten des Hauptgastes und eine Zahlungsübersicht. Auf dieser Registerkarte können Sie folgende Informationen ändern:
Wie ändere ich das Anreise- oder Abreisedatum?
So ändern Sie die Daten:
Klicken Sie auf das Feld Anreise oder Abreise.
Wählen Sie das neue Datum aus.
Entscheiden Sie, ob Sie die ursprüngliche Preisgestaltung beibehalten möchten (siehe unten).
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Das Feld Aufenthaltsdauer wird automatisch aktualisiert, wenn Sie die Daten ändern.
Erläuterung der Option „Bestehende Raten beibehalten"
Über dieses Kontrollkästchen legen Sie fest, ob die Reservierung zu den ursprünglichen Preisen oder zu den aktuellen Preisen aus Ihrem Verfügbarkeits-Raster abgerechnet wird.
Wenn „Bestehende Raten beibehalten" aktiviert ist (Standardeinstellung):
Der ursprünglich gebuchte Preis wird auf die neuen Daten übertragen.
Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Preis einhalten möchten, dem der Gast ursprünglich zugestimmt hat.
Wenn „Bestehende Raten beibehalten" NICHT aktiviert ist:
Das System wendet Ihre aktuellen Preise aus dem Verfügbarkeits-Raster auf die Reservierung an.
Der Preis kann sich ändern, wenn Sie Ihre Raten seit der Buchung aktualisiert haben.
⚠️ Hinweis: Das Deaktivieren dieser Option kann den Buchungspreis verändern. Bestätigen Sie Preisänderungen stets zuerst mit dem Gast, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Beispiel: Aufenthalt verlängern
Im Verfügbarkeits-Raster ist für den 21. bis 22. April ein Preis von 100 EUR/Nacht hinterlegt.
Ein Gast bucht eine Nacht (21. April) für 100 EUR.
Sie ändern den Preis im Verfügbarkeits-Raster für den 21. April auf 150 EUR.
Der Gast ruft an und möchte eine weitere Nacht hinzubuchen (22. April).
Option aktiviert: Der Gast zahlt 100 EUR pro Nacht = 200 EUR gesamt.
Option NICHT aktiviert: Der Gast zahlt 150 EUR für die erste Nacht + 100 EUR für die zweite = 250 EUR gesamt.
Beispiel: Alle Daten ändern
Ein Gast bucht den 21. April für 100 EUR.
Der Gast bittet darum, das Anreisedatum auf den 23. April zu verlegen (Preis im Verfügbarkeits-Raster: 200 EUR).
Die Option „Bestehende Raten beibehalten" gilt in diesem Fall nicht, da keine ursprünglichen Daten mehr vorhanden sind. Das System behandelt die Buchung wie eine neue Reservierung = 200 EUR gesamt.
💡 Tipp: Um den ursprünglichen Preis bei einer vollständigen Datumsänderung beizubehalten, lassen Sie das Feld Ratenplan leer und tragen Sie den Preis manuell im Feld Zimmer ein.
Zimmerkategorie
So ändern Sie die Zimmerkategorie einer Reservierung:
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zimmerkategorie.
Wählen Sie die neue Zimmerkategorie aus.
Wählen Sie einen Ratenplan aus (erforderlich bei Änderung der Zimmerkategorie).
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Bei einer Änderung der Zimmerkategorie muss ein Ratenplan ausgewählt werden.
Ratenplan
Ratenplan entfernen – Individueller Preis / Preis nur für diese Buchung ändern
⚠️ Ein individueller Preis kann nur für Walk-in-Buchungen, manuell erstellte Reservierungen oder Reservierungen aus dem Extranet festgelegt werden. Für Preisänderungen bei anderen Reservierungstypen gilt: OTA-Reservierungen müssen direkt über den jeweiligen Buchungskanal geändert werden. Direktbuchungen müssen in der Direktbuchung bearbeitet werden.
So legen Sie einen individuellen Preis für eine einzelne Buchung fest, ohne den Ratenplan zu ändern:
Lassen Sie das Dropdown-Menü Ratenplan leer.
Tragen Sie den Preis manuell im Feld „Zimmer" rechts daneben ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Wenn das Feld „Ratenplan" leer gelassen wird, ist das Feld „Zusätzliche Gäste" nicht bearbeitbar. In diesen Fällen müssen etwaige Zusatzgebühren zum Zimmerpreis hinzugerechnet werden.
Zu einem anderen Ratenplan wechseln
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Buchung auf einen anderen Ratenplan umstellen möchten (z. B. von „Standard" auf „Nicht erstattbar").
Wählen Sie den neuen Ratenplan aus dem Dropdown-Menü aus.
Deaktivieren Sie Bestehende Raten beibehalten, um die Preisgestaltung des neuen Ratenplans zu übernehmen.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Wenn die Option „Bestehende Raten beibehalten" nicht deaktiviert wird, behält die Buchung ihren ursprünglichen Preis – auch nach dem Wechsel des Ratenplans.
Auf aktuelle Preise im Verfügbarkeits-Raster aktualisieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Ihre Preise auf der Seite „Verfügbarkeit" geändert haben und diese neuen Preise auf eine bestehende Buchung anwenden möchten.
Behalten Sie den aktuell ausgewählten Ratenplan bei.
Deaktivieren Sie Bestehende Raten beibehalten.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Dadurch wird der Buchungspreis an Ihre aktuellen Preise im Verfügbarkeits-Raster angepasst. Bestätigen Sie Preisänderungen stets zuerst mit dem Gast, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
💡 Weitere Informationen finden Sie in den Beispielen zur Option „Bestehende Raten beibehalten" weiter unten.
Zimmer-Nr.
Zimmernummer (Zimmer-Nr.): Sie können die Zimmerzuteilung für diese Buchung ändern.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Reservierung in den Bereich Nicht zugewiesen im Kalender verschoben.
Wenn keine Zimmer im Dropdown-Menü verfügbar sind, bedeutet dies, dass für die ausgewählten Daten keine physischen Zimmer dieser Zimmerkategorie verfügbar sind.
Belegung
Die Eingabe der korrekten Anzahl an Gästen (Erwachsene, Kinder und Kleinkinder) passt den Gesamtpreis der Reservierung an.
Das Feld Zusätzliche Gäste wird anhand Ihrer Änderungen und der im ausgewählten Ratenplan festgelegten Belegungskapazitäten automatisch ausgefüllt.
Rabatt
Bearbeiten oder hinterlegen Sie einen Rabatt für diese Buchung – entweder pro Nacht oder pro Zimmer.
Weiteres Zimmer hinzufügen
So fügen Sie weitere Zimmer hinzu:
Klicken Sie auf Weiteres Zimmer hinzufügen.
Wählen Sie die Zimmerkategorie aus.
Vervollständigen Sie die Buchungsdetails.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Für dieselben Daten können mehrere Zimmerkategorien gebucht werden, sofern diese verfügbar sind.
So entfernen Sie ein Zimmer:
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zimmerkategorie und klicken Sie auf das angezeigte rote X.
Gäste hinzufügen
Sie werden zur Registerkarte Gäste der Reservierung weitergeleitet.
Kontaktdaten
Sie können die Kontaktdaten jederzeit ändern.
Wichtige Hinweise zu Namen auf Rechnungen:
Auf Rechnungen erscheint nur ein Gastname: entweder der Hauptkontakt oder der Gast, den Sie auf der Registerkarte „Gäste" als Favoriten markiert haben (☆).
Weitere Gäste können auf der Registerkarte „Gäste" hinzugefügt werden; diese erscheinen jedoch nicht auf der Rechnung.
Die Kontaktdaten des Hauptkontakts (Name und Ausweis-Nr.) werden standardmäßig auf der Rechnung angezeigt, es sei denn, Sie fügen auf der Registerkarte „Gäste" einen anderen Gast hinzu und markieren diesen als ersten Gast.
Kreditkartendaten
Nur Administratoren können Kreditkarteninformationen einsehen und bearbeiten. ⚠️ Little Hotelier speichert Kreditkarteninformationen nur bis zu 7 Tage nach dem Abreisedatum.
Gastkommentare
Was in den Gastkommentaren erscheint:
Kommentare, die Sie manuell hinzufügen
Kommentare von Gästen aus OTA-Reservierungen
Hinweise:
Gastkommentare erscheinen in Bestätigungs-E-Mails, die an Gäste gesendet werden.
Tragen Sie keine Kreditkarteninformationen in die Gastkommentare ein. Das System verschlüsselt erkannte Kartennummern automatisch.
Für interne Notizen, die nur für Ihr Personal sichtbar sind, verwenden Sie die Registerkarte Notizen.
Registerkarte „Gäste"
Hinterlegen Sie die relevanten Daten des Hauptgastes sowie aller weiteren mitreisenden Gäste.
Warum werden Gastdaten benötigt?
Gastdaten werden benötigt für:
Vollständige Aufzeichnungen aller Personen, die in Ihrer Unterkunft übernachten
Ihre eigene Sicherheit
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben)
💡 Unterkünfte in Spanien müssen täglich einen Bericht erstellen, der die Ausweis-Nr. der Gäste und weitere Informationen enthält.
Wie füge ich einer Reservierung einen neuen Gast hinzu?
So fügen Sie einen Gast hinzu:
Klicken Sie auf + Neuen Gast hinzufügen.
Geben Sie die erforderlichen Gastdaten ein:
Vorname (Pflichtfeld)
Nachname (Pflichtfeld)
Weitere Felder: Zweiter Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschlecht
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Klicken Sie auf + Hauptkontakt automatisch ausfüllen, um die Daten des Hauptkontakts in das neue Gastprofil zu übernehmen.
So fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu:
Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten-Symbol (⋁) neben dem jeweiligen Gast, um weitere Felder anzuzeigen:
Ausweistyp, Ausweis-Nr., Nationalität, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Geburtsdatum
Adresse, Land, Ort, Bundesland/Kanton, Postleitzahl
Welcher Name wird im Kalender angezeigt?
Standardmäßig gilt:
Reservierungen zeigen den zuerst hinzugefügten Gast auf der Registerkarte „Gäste" an.
Wenn keine weiteren Gäste hinzugefügt wurden, wird der Name des Hauptkontakts angezeigt.
Dies ist nützlich, wenn der Hauptkontakt nicht die Person ist, die tatsächlich übernachtet (z. B. ein Sohn, der für seine Eltern bucht).
So ändern Sie den angezeigten Namen:
Fügen Sie auf der Registerkarte „Gäste" einen neuen Gast hinzu.
Klicken Sie auf das Sternsymbol (☆) links neben dem Vornamen-Feld.
Klicken Sie auf Speichern.
Wie lösche ich einen Gast aus einer Reservierung?
So entfernen Sie einen Gast:
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gastdaten auf der Registerkarte „Gäste".
Klicken Sie auf das angezeigte rote X über dem Pfeil-nach-unten-Symbol (⋁).
Registerkarte „Inklusivleistungen"
Die Registerkarte „Inklusivleistungen" zeigt alle pro-Nacht-Inklusivleistungen aus dem für diese Buchung ausgewählten Ratenplan an.
Inklusivleistungen werden angezeigt bei:
Reservierungen über Ihr Direktbuchungssystem
Manuellen Reservierungen (sofern zum Zeitpunkt der Buchung Inklusivleistungen konfiguriert waren)
💡 Inklusivleistungen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie den Ratenplan ändern. Eine manuelle Bearbeitung der Inklusivleistungen innerhalb einer Reservierung ist nicht möglich.
💡 Durch die Änderung des Ratenplans einer Reservierung ändern sich auch die Inklusivleistungen.
So fügen Sie Inklusivleistungen hinzu oder bearbeiten Sie diese:
Für Inklusivleistungen auf Ratenplan-Ebene lesen Sie: Ratenplan erstellen
Für nächtliche Inklusivleistungen im Verfügbarkeits-Raster lesen Sie: Verfügbarkeit verwalten
Registerkarte „Extras"
Fügen Sie Extras hinzu, die Ihre Gäste erwerben oder während ihres Aufenthalts in Anspruch nehmen können.
Wie füge ich einer Reservierung ein Extra hinzu?
So fügen Sie ein Extra hinzu:
Klicken Sie auf + Neu hinzufügen.
Wählen Sie das Extra aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Das Dropdown-Menü zeigt Extras an, die auf Unterkunftsebene erstellt wurden. Informationen zum Erstellen oder Bearbeiten von Extras finden Sie unter: Extras erstellen, bearbeiten oder löschen.
💡 Sie können mehrere Extras hinzufügen, indem Sie mehrmals auf + Neu hinzufügen klicken.
Wie füge ich ein individuelles Extra hinzu, das nicht in der Liste enthalten ist?
Für besondere Positionen, die nicht in Ihrer Extras-Liste vorhanden sind:
Wählen Sie Sonstiges aus dem Dropdown-Menü aus.
Tragen Sie den Namen dieses Artikels ein.
Geben Sie den Gesamtpreis des Artikels ein.
Geben Sie die Menge ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Beispiel: Minibar-Verbrauch
Ihr Gast hat drei Getränke aus der Minibar für je 5 EUR konsumiert:
Wählen Sie Sonstiges.
Name: „Minibar-Getränke"
Gesamtpreis des Artikels: 5 EUR
Menge: 3
Angezeigter Gesamtbetrag: 15 EUR
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Das Extra „Sonstiges" enthält keine Steuern, es sei denn, Sie haben eine Steuer erstellt, die auf „Alles" angewendet wird. Weitere Informationen: Steuern und Servicegebühren erstellen und verwalten.
Wie entferne ich ein Extra aus einer Reservierung?
So entfernen Sie ein Extra:
Klicken Sie auf das rote X in der oberen linken Ecke des jeweiligen Extra-Eintrags.
Registerkarte „Zahlungen"
Wie verwalte ich Zahlungen? / Wie erfasse oder verarbeite ich Zahlungen?
Es gibt 2 Möglichkeiten, Zahlungen zu verwalten:
Wenn Sie Little Hotelier Zahlungen NICHT nutzen:
Nehmen Sie Anzahlungen und Zahlungen manuell über Ihre eigene Zahlungsmethode entgegen (z. B. Kartenterminal).
Klicken Sie in Little Hotelier auf Zahlung erfassen.
Geben Sie die Transaktionsdetails ein.
⚠️ Das Erfassen einer Zahlung bedeutet nicht, dass die Zahlung verarbeitet wird. Es wird lediglich dokumentiert, dass Sie die Zahlung erhalten haben.
Wenn Sie Little Hotelier Zahlungen nutzen:
Klicken Sie auf der Registerkarte „Zahlungen" auf Zahlung verarbeiten.
Das System belastet automatisch den ausstehenden Betrag.
💡 Wenn Anzahlungen und ein Zahlungsgateway konfiguriert sind, werden Anzahlungen zum Zeitpunkt der Buchung automatisch verarbeitet.
Für andere Zahlungsgateways: Wenn Ihr Gateway die Verarbeitung über Little Hotelier ermöglicht, ist der Ablauf identisch mit dem oben beschriebenen Verfahren.
Was ist eine Anzahlung in Little Hotelier?
In Little Hotelier bezeichnet „Anzahlung" jede Zahlung, die zum Zeitpunkt der Buchung geleistet wird – nicht nur eine Teilzahlung.
💡 Sie können eine Anzahlung in Höhe des Gesamtbetrags für nicht erstattbare Raten einrichten.
💡 Wenn Anzahlungen konfiguriert sind, erscheinen Reservierungen aus Ihrem Direktbuchungssystem und aus Kanälen, bei denen die Zahlung bei Buchung fällig ist, automatisch auf der Registerkarte „Zahlungen".
Registerkarte „Notizen"
Wie füge ich interne Notizen hinzu?
Verwenden Sie die Registerkarte „Notizen" für Informationen, die nur für Sie und Ihr Personal sichtbar sind.
Beispiele:
„Stammgast: Dankeskarte mit dem Promo-Code LOYAL10 hinterlegen"
„Gast macht einen Heiratsantrag: Er schickt den Ring per Post, damit wir ihn am Anreistag auf einem Champagnerglas neben Champagner auf Eis bereitstellen können."
„Der Besucher des Gastes hat den Fernseher in Zimmer 4 beschädigt. Den Gast daran erinnern, dass Schäden seiner Kreditkarte belastet werden."
💡 Für Notizen, die für Gäste sichtbar sind, nutzen Sie den Bereich Gastkommentare auf der Registerkarte „Details". Diese erscheinen in Bestätigungs-E-Mails.
Registerkarte „Rechnungen"
Wie erstelle ich eine Rechnung für eine Reservierung?
Die Registerkarte „Rechnungen" enthält alle für eine Buchung erstellten Rechnungen.
Empfehlung: Schließen Sie alle Reservierungsdetails ab, bevor Sie eine Rechnung erstellen.
⚠️ Wenn Sie Reservierungsdetails nach der Rechnungserstellung ändern, weist das System Sie darauf hin und bietet an, die Rechnung zu aktualisieren. Bei einer Aktualisierung wird eine neue Rechnungsnummer vergeben, und alle vorherigen Rechnungsnummern werden ungültig.