Wie kann ich eine Buchung mit mehreren Zimmern verwalten?
Mit Little Hotelier können Sie ganz einfach Buchungen erstellen, die mehrere Zimmer umfassen.
Dabei gibt es einige Punkte zu beachten:
Wenn eine Buchung mehrere Zimmer umfasst, können Sie die Aufenthaltsdaten der einzelnen Zimmer nicht separat bearbeiten. Eine Änderung der Aufenthaltsdaten wirkt sich auf alle Zimmer innerhalb der Buchung aus. Wenn Sie die Aufenthaltsdaten für jedes Zimmer individuell anpassen müssen, teilen Sie die Buchung auf, indem Sie separate Buchungen erstellen.
Wenn Sie eine separate Rechnung für ein Zimmer in einer Buchung mit mehreren Zimmern benötigen, müssen Sie die Buchung ebenfalls aufteilen.
Wie kann ich einer Buchung ein Zimmer hinzufügen?
Wenn Sie einer Buchung ein Zimmer hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie die Buchung, der Sie ein neues Zimmer hinzufügen möchten.
Öffnen Sie die Buchung und stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Details befinden.
Klicken Sie oberhalb der Buchungsübersicht auf + Weiteres Zimmer hinzufügen.
Füllen Sie alle relevanten Felder aus und klicken Sie anschließend auf Speichern:
Zimmerkategorie
Ratenplan
Zimmernummer (#)
Erwachsene
Kinder
Kleinkinder
Rabatt
Hinweis: Sie können nur Zimmerkategorien hinzufügen, die vor der Erstellung der Buchung angelegt wurden. Nach der Buchung erstellte Zimmerkategorien können bestehenden Buchungen nicht hinzugefügt werden.
Nach dem Hinzufügen eines neuen Zimmers zur Buchung
Wenn Sie die Seite Kalender aufrufen, sehen Sie, dass das neu hinzugefügte Zimmer scheinbar von einer neuen Buchung belegt ist. Dieser Block stellt jedoch keine neue Buchung dar, sondern gehört zur ursprünglichen Buchung. Wenn Sie ihn öffnen, sehen Sie unter anderem, dass er dieselbe eindeutige ID wie die ursprüngliche Buchung hat.
💡 Sie können sich diese Buchungen als „Zwillingsbuchungen“ vorstellen: Sie haben dieselbe ID, und jede Änderung, die Sie an einer Buchung vornehmen, wird automatisch auf die andere übertragen. Beispiel:
Sie haben eine Buchung mit Zimmer 1 und Zimmer 2.
Sie doppelklicken auf die Buchung für Zimmer 1 und ändern ihren Status von Bestätigt in Eingecheckt.
Die „Zwillingsbuchung“ für Zimmer 2 wird automatisch ebenfalls als Eingecheckt angezeigt.
Wie kann ich verschiedenen Zimmern einer Buchung mit mehreren Zimmern unterschiedliche Gäste zuweisen?
Nachdem Sie mehrere Zimmer derselben Buchung zugewiesen haben, können Sie den jeweiligen Zimmern unterschiedliche Gäste zuweisen:
Suchen und öffnen Sie die Buchung.
Wechseln Sie von der Registerkarte Details zur Registerkarte Gäste.
Die auf der Registerkarte Details hinzugefügten Zimmer werden angezeigt. Klicken Sie rechts neben dem jeweiligen Zimmer auf + Neuen Gast hinzufügen.
Geben Sie alle erforderlichen Gastdaten ein.
Wie bearbeite ich einen vorzeitigen Check-out bei einer Walk-In- oder manuell erstellten Buchung?
Ein vorzeitiger Check-out liegt vor, wenn ein Gast vor dem ursprünglich geplanten Check-out-Datum abreist. Sie können die Buchung anpassen, um den Aufenthalt zu verkürzen und das Zimmer wieder zum Verkauf freizugeben.
⚠️ Bei diesem Vorgang wird der Tagessatz automatisch anhand der neuen Daten neu berechnet und auf der Rechnung der Buchung angezeigt. Dies ist nur bei Walk-In-Buchungen und manuell erstellten Buchungen möglich. Bei Buchungen über Online-Reisevermittler (OTA) wenden Sie sich direkt an den jeweiligen Buchungskanal, um Änderungen vorzunehmen.
Bevor Sie beginnen, bestätigen Sie den mit dem Gast vereinbarten endgültigen Gesamtpreis für das Zimmer.
So bearbeiten Sie einen vorzeitigen Check-out bei einer Walk-In- oder manuell erstellten Buchung:
Öffnen Sie die Buchung im Front-Desk-System.
Wählen Sie im Feld Check-out das neue Check-out-Datum aus.
Klicken Sie im Feld Zimmerrate auf den Namen der Rate und wählen Sie die leere Option am oberen Ende der Dropdown-Liste aus.
Geben Sie im Feld Zimmer den vereinbarten endgültigen Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Wenn das Feld Zimmerrate leer bleibt, können Sie einen individuellen Preis eingeben, ohne den Ratenplan zu ändern.
Eine Buchung aufteilen
Was ist der Unterschied zwischen einer Buchung mit mehreren Zimmern und einer Buchung, die aufgeteilt werden muss?
Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass eine aufgeteilte Buchung wie zwei separate Buchungen behandelt wird – mit unterschiedlichen IDs und separaten Rechnungen. Eine Buchung mit mehreren Zimmern wird dagegen als eine einzige Buchung mit nur einer ID und höchstens einer Rechnung behandelt.
⚠️ Bitte beachten Sie:
Wenn Sie eine Buchung aufteilen, müssen Sie die beiden Buchungen unabhängig voneinander verwalten.
Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern können Sie die einzelnen Zimmer nicht separat verwalten.
In welchen Fällen muss ich eine Buchung aufteilen?
In den folgenden Situationen kann es sinnvoll sein, eine Buchung aufzuteilen:
Das gleiche Zimmer ist nicht für aufeinanderfolgende Nächte verfügbar.
Dies ist der Fall, wenn ein bestimmtes Zimmer nicht für den gesamten Aufenthalt verfügbar ist, aber für die gewünschten Daten zwei unterschiedliche Zimmer gebucht werden können. Bei einer solchen Buchung muss der Gast während seines Aufenthalts das Zimmer wechseln.
💡 Beispiel: Ihr Einzelzimmer ist vom 19. bis zum 20. gebucht. Ein Gast möchte vom 15. bis zum 20. in Ihrem Einzelzimmer übernachten. Das Einzelzimmer ist in der Nacht vom 19. auf den 20. jedoch nicht verfügbar, während ein Doppelzimmer für diese Nacht frei ist. Sie können dem Gast daher anbieten, die ersten Nächte im Einzelzimmer und die letzte Nacht im Doppelzimmer zu verbringen – gegebenenfalls ohne Aufpreis.Auf Wunsch des Gastes.
Der Gast möchte möglicherweise in zwei unterschiedlichen Zimmerkategorien übernachten.
➕ Vielleicht muss Ihr Gast in den ersten Tagen arbeiten und benötigt nur ein einfaches Zimmer. Für den späteren Urlaubsteil bevorzugt er jedoch ein geräumigeres Zimmer mit Aussicht.Die Aufenthaltsdaten der einzelnen Zimmer unterscheiden sich.
Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern können die Gäste in unterschiedlichen Zimmern übernachten. Einige Gäste möchten möglicherweise länger bleiben als andere. Dadurch ergibt sich für jedes Zimmer eine unterschiedlich lange Aufenthaltsdauer.Sie benötigen eine Rechnung für jedes Zimmer.
Für eine Buchung kann es nicht mehr als eine gültige Rechnung geben. Wenn Ihr Gast zwei Rechnungen für dieselbe Buchung benötigt, müssen Sie die Buchung aufteilen, damit jede Buchung eine eigene Rechnung erhält.
Wie teile ich eine Buchung auf?
Um eine Buchung aufzuteilen, müssen Sie das betreffende Zimmer aus der ursprünglichen Buchung entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Suchen und öffnen Sie die Buchung.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Leiste der Zimmerkategorie und klicken Sie auf das rote X, das rechts neben der Zimmerkategorie angezeigt wird.
Nachdem Sie das Zimmer entfernt haben, können Sie eine neue Buchung nur für dieses Zimmer erstellen.
⚠️ Wenn die ursprüngliche Buchung mehrere Zimmer mit unterschiedlichen Aufenthaltsdaten enthielt, müssen Sie jedes zusätzliche Zimmer löschen und für jedes Zimmer eine separate Buchung erstellen.
Mein Gast möchte, dass die Buchung auf einen Firmennamen ausgestellt wird
Wenn ein Gast geschäftlich reist, benötigt er möglicherweise eine Rechnung, die auf den Namen seines Unternehmens ausgestellt ist. Little Hotelier bietet keine separate Option für Personen und Unternehmen. Sie können auf der Rechnung des Gastes jedoch trotzdem einen Firmennamen anzeigen lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Suchen und öffnen Sie die Buchung.
Fügen Sie den Firmennamen auf der Registerkarte **Details** im Abschnitt **Primärer Kontakt** hinzu. Wenn das Unternehmen beispielsweise Little Hotelier BnB heißt, können Sie die Angaben wie folgt eintragen:
Vorname: Little Hotelier
Nachname: BnB
💡 Auf der Rechnung werden die Wörter „Vorname“ und „Nachname“ nicht angezeigt. Dort erscheint lediglich: Little Hotelier BnB.
Geben Sie die Steuernummer des Unternehmens im Feld ID-Nummer auf der Registerkarte Details der Buchung ein.
💡 Sie können beispielsweise „Steuer-ID: 123456“ in dieses Feld eingeben. Diese Information wird auf der Rechnung direkt unter dem Firmennamen angezeigt.
Bei Bedarf können Sie unter Organisation weitere Adressdaten des Unternehmens hinzufügen.
⚠️ Zusätzlich zu den Angaben des Unternehmens im Abschnitt Primärer Kontakt empfehlen wir, die Daten Ihrer Gäste auf der Registerkarte Gäste einzutragen.
Warum fehlen die Kontaktdaten des Gastes in der Buchung?
Wenn Kontaktdaten des Gastes fehlen, kann die Buchung über eine Drittanbieterplattform eingegangen sein, die keine vollständigen Kontaktdaten übermittelt. Möglicherweise hat der Gast die Daten auch nicht angegeben oder es ist ein Übermittlungsfehler aufgetreten. Booking.com, Agoda und Airbnb übermitteln beispielsweise keine Telefonnummern der Gäste. Wenden Sie sich direkt an den jeweiligen Buchungskanal, um zu prüfen, ob dieser die Kontaktdaten bereitstellen oder korrigieren kann. Die Kontaktdaten des Buchungskanals finden Sie auf dessen Website.
Wenn die E-Mail-Adresse des Gastes fehlt, aber eine Mobiltelefonnummer in der Buchung vorhanden ist, können Sie den Gast per SMS oder WhatsApp kontaktieren.
Sie müssen dem Gast eine E-Mail senden, aber seine E-Mail-Adresse fehlt?
Wenden Sie sich an den Buchungskanal, um die E-Mail-Adresse oder eine alternative Kontaktmöglichkeit zu erhalten.
Kontaktieren Sie den Gast per SMS oder WhatsApp. Wenn in der Buchung eine Mobiltelefonnummer vorhanden ist, verwenden Sie diese.
Senden Sie eine Nachricht über die Gästeinbindung. Wenn Sie die Gästeinbindung nutzen, können Sie Gäste direkt in Little Hotelier kontaktieren.
Senden Sie die Buchungsübersicht als PDF. Öffnen Sie die Buchung, klicken Sie auf Drucken und senden Sie die Übersicht an die Mobiltelefonnummer des Gastes.