Wie kann ich eine Reservierung mit mehreren Zimmern verwalten?
Little Hotelier ermöglicht es Ihnen, Reservierungen mit mehr als einem Zimmer einfach zu erstellen.
Es gibt einige Punkte zu beachten:
Wenn eine Reservierung mehr als ein Zimmer umfasst, ist es nicht möglich, die Aufenthaltsdaten der einzelnen Zimmer separat zu bearbeiten, da eine Änderung der Aufenthaltsdaten alle Zimmer innerhalb der Reservierung betrifft. Wenn Sie die Aufenthaltsdaten für jedes Zimmer einzeln anpassen möchten, müssen Sie die Reservierung aufteilen, indem Sie separate Reservierungen erstellen.
Wenn Sie für ein Zimmer in einer Reservierung mit mehreren Zimmern eine separate Rechnung benötigen, müssen Sie die Reservierung ebenfalls aufteilen. Wenn Sie für ein Zimmer in einer Reservierung mit mehreren Zimmern eine separate Rechnung benötigen, müssen Sie die Reservierung ebenfalls aufteilen.
Wie kann ich einer Reservierung ein Zimmer hinzufügen?
Wenn Sie einer Reservierung ein Zimmer hinzufügen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Suchen Sie die Reservierung, zu der Sie ein neues Zimmer hinzufügen möchten.
Öffnen Sie die Reservierung und stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte „Details" befinden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche +Weiteres Zimmer hinzufügen, die sich oberhalb der Buchungsübersicht befindet.
Füllen Sie alle relevanten Felder aus und vergessen Sie nicht, auf „Speichern" zu klicken:
Zimmertyp
Ratenplan
Zimmer-Nr.
Erwachsene
Kinder
Kleinkinder
Rabatt
Hinweis: Sie können nur Zimmertypen hinzufügen, die vor der Reservierung erstellt wurden. Zimmertypen, die nach der Reservierung erstellt wurden, können bestehenden Reservierungen nicht hinzugefügt werden.
Nach dem Hinzufügen eines neuen Zimmers zur Reservierung
Wenn Sie Ihre Kalenderseite aufrufen, werden Sie feststellen, dass das neu hinzugefügte Zimmer von dem belegt zu sein scheint, was wie eine neue Reservierung aussieht. Dieser Block ist keine neue Reservierung, sondern die ursprüngliche. Sie können ihn öffnen und sehen, dass er dieselbe eindeutige ID der ursprünglichen Reservierung und weitere Details teilt.
💡 Sie können diese als „Zwillings"-Reservierungen betrachten, da sie dieselbe ID teilen und jede Änderung, die Sie in einer von ihnen vornehmen, automatisch in der anderen übernommen wird. Beispiel:
Sie haben eine Reservierung mit Zimmer 1 und Zimmer 2.
Sie doppelklicken auf die Reservierung von Zimmer 1 und ändern deren Status von „Bestätigt" auf „Eingecheckt".
Die „Zwillings"-Reservierung für Zimmer 2 wird automatisch ebenfalls als „Eingecheckt" angezeigt.
Wie kann ich verschiedenen Gästen die einzelnen Zimmer einer Reservierung mit mehreren Zimmern zuweisen?
Nachdem Sie der Reservierung mehr als ein Zimmer zugewiesen haben, möchten Sie möglicherweise auch jeden Gast dem entsprechenden Zimmer zuordnen:
Suchen Sie die Reservierung und öffnen Sie sie.
Wechseln Sie von der Registerkarte „Details" zur Registerkarte „Gäste" Ihrer Reservierung.
Die auf der Registerkarte „Details" hinzugefügten Zimmer werden angezeigt. Klicken Sie einfach auf +Neuen Gast hinzufügen rechts neben dem jeweiligen Zimmer.
Füllen Sie alle erforderlichen Gastdaten aus.
Wie bearbeite ich einen vorzeitigen Check-out für ein Walk-in oder eine manuell erstellte Reservierung?
Ein vorzeitiger Check-out liegt vor, wenn ein Gast vor dem ursprünglichen Abreisedatum abreist. Sie können die Reservierung aktualisieren, um den Aufenthalt zu verkürzen und das Zimmer für den Wiederverkauf verfügbar zu machen.
⚠️ Dieser Vorgang berechnet den Tagestarif auf Basis der neuen Daten automatisch neu und wird auf der Reservierungsrechnung ausgewiesen. Dies ist nur für Walk-in- oder manuell erstellte Reservierungen möglich. Kontaktieren Sie bei OTA-Reservierungen direkt den jeweiligen Kanal, um Änderungen vorzunehmen.
Bestätigen Sie vor Beginn den mit dem Gast vereinbarten endgültigen Gesamtpreis für das Zimmer.
So bearbeiten Sie einen vorzeitigen Check-out für ein Walk-in oder eine manuell erstellte Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung in der Rezeption (Front Desk).
Wählen Sie im Feld „Check-out" das neue Abreisedatum aus.
Klicken Sie im Feld „Zimmerrate" auf den Namen des Ratenplans und wählen Sie die leere Option oben in der Dropdown-Liste.
Geben Sie im Feld „Zimmer" den vereinbarten endgültigen Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Wenn Sie das Feld „Zimmerrate" leer lassen, können Sie einen benutzerdefinierten Preis eingeben, ohne Ihren Ratenplan zu ändern.
Aufteilen einer Reservierung
Was ist der Unterschied zwischen einer Reservierung mit mehreren Zimmern und einer Reservierung, die aufgeteilt werden muss?
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass eine aufgeteilte Reservierung sich wie zwei verschiedene Reservierungen verhält – mit unterschiedlichen IDs und separaten Rechnungen. Eine Reservierung mit mehreren Zimmern hingegen verhält sich wie eine einzige Reservierung mit nur einer ID und einer möglichen Rechnung.
⚠️ Bitte beachten Sie:
Wenn Sie eine Reservierung aufteilen, müssen Sie zwei Reservierungen unabhängig voneinander verwalten.
Bei einer Reservierung mit mehreren Zimmern ist es nicht möglich, jedes Zimmer separat zu verwalten.
In welchen Situationen muss ich eine Reservierung aufteilen?
In folgenden Fällen kann es sinnvoll sein, eine Reservierung aufzuteilen:
Kein Verfügbarkeit für dasselbe Zimmer an aufeinanderfolgenden Nächten. Dies tritt auf, wenn für einen bestimmten Zimmertyp nicht die gesamte Aufenthaltsdauer verfügbar ist, jedoch zwei verschiedene Zimmer für die gewählten Daten gebucht werden können. Eine solche Reservierung erfordert, dass der Gast während des Aufenthalts das Zimmer wechselt. 💡 Beispiel: Ihr Einzelzimmer ist vom 19. bis 20. gebucht. Ein Gast möchte vom 15. bis 20. in Ihrem Einzelzimmer übernachten. Das Einzelzimmer ist für die Nacht vom 19. nicht verfügbar, aber ein Doppelzimmer steht für diese Nacht zur Verfügung. Sie können dem Gast vorschlagen, die ersten Nächte im Einzelzimmer und die letzte Nacht im Doppelzimmer zu verbringen (ohne Aufpreis, wenn Sie dies so entscheiden).
Auf Wunsch des Gastes. Der Gast möchte möglicherweise in zwei verschiedenen Zimmertypen übernachten. ➕ Ihr Gast muss möglicherweise die ersten Tage arbeiten und benötigt nur ein einfaches Zimmer. Gegen Ende des Aufenthalts befindet er sich im Urlaub und bevorzugt ein geräumigeres Zimmer mit Aussicht.
Die Aufenthaltsdaten der einzelnen Zimmer sind unterschiedlich. Wenn eine Reservierung mehr als ein Zimmer umfasst, möchten möglicherweise nicht alle Gäste gleich lang bleiben. Einige möchten mehr Nächte übernachten als andere, was bedeutet, dass jedes Zimmer eine andere Aufenthaltsdauer hat.
Wenn Sie für jedes Zimmer eine separate Rechnung benötigen. Pro Reservierung kann es nur eine gültige Rechnung geben. Wenn Ihr Gast zwei Rechnungen für dieselbe Reservierung benötigt, müssen Sie diese aufteilen, damit jede Reservierung ihre eigene Rechnung erhält.
Wie teile ich eine Reservierung auf?
Um eine Reservierung aufzuteilen, müssen Sie das Zimmer, das von der ursprünglichen Reservierung getrennt werden soll, entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Suchen und öffnen Sie die Reservierung.
Öffnen Sie die Registerkarte „Details".
Klicken Sie auf das rote X, das auf der rechten Seite des Zimmertyps erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Zimmertypzeile fahren.
Sobald das Zimmer entfernt wurde, können Sie eine neue Reservierung nur für dieses Zimmer erstellen.
⚠️ Wenn die ursprüngliche Reservierung mehrere Zimmer mit unterschiedlichen Aufenthaltsdaten enthielt, müssen Sie jedes der zusätzlichen Zimmer löschen und für alle einzelne Reservierungen erstellen.
Mein Gast möchte, dass die Reservierung auf einen Firmennamen lautet
Wenn sich ein Gast auf einer Geschäftsreise befindet, benötigt er möglicherweise eine Rechnung, die auf den Namen seines Unternehmens ausgestellt ist. Little Hotelier bietet zwar keine Möglichkeit, zwischen einer Privatperson und einem Unternehmen zu unterscheiden, kann jedoch dennoch einen Firmennamen auf der Gastrechnung ausweisen. Folgen Sie diesen einfachen Schritten:
Suchen und öffnen Sie die Reservierung.
Fügen Sie den Firmennamen unter der Registerkarte „Details" > Bereich „Hauptkontakt" hinzu. Wenn das Unternehmen beispielsweise „Little Hotelier BnB" heißt, können Sie es wie folgt eingeben:
Vorname: Little Hotelier
Nachname: BnB 💡 Auf der Rechnung erscheinen nicht die Bezeichnungen „Vorname" oder „Nachname", sondern nur: Little Hotelier BnB.
Geben Sie die Steuernummer des Unternehmens in das Feld „ID-Nummer" auf der Registerkarte „Details" der Reservierung ein. 💡 Sie können in dieses Feld „Steuer-ID: 123456" eintragen. Diese Information erscheint dann direkt unter dem Firmennamen auf der Rechnung.
Bei Bedarf können Sie unter „Organisation" zusätzliche Adressdaten des Unternehmens hinzufügen.
⚠️ Zusätzlich zum Ausfüllen der Hauptkontaktdaten mit den Unternehmensinformationen empfehlen wir, die Gastdaten auf der Registerkarte „Gäste" der Reservierung zu ergänzen.
Warum fehlen die Kontaktdaten des Gastes in der Reservierung?
Kontaktdaten können in einer Reservierung fehlen, wenn die Buchung über eine Drittanbieterplattform vorgenommen wurde, die keine vollständigen Kontaktdaten übermittelt, wenn der Gast bei der Buchung keine Kontaktdaten angegeben hat oder wenn ein technisches Problem bei der Übermittlung der Reservierung über den Kanal aufgetreten ist.
Wenn Kontaktdaten des Gastes fehlen, wenden Sie sich bitte direkt an den jeweiligen Kanal, um diese zu erhalten.