Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das die Details einer Transaktion zwischen Ihrer Unterkunft und einem Gast festhält. Sie enthält alle Reservierungsdetails, Gebühren und Zahlungsinformationen und bietet somit sowohl Ihnen als auch Ihren Gästen einen klaren finanziellen Nachweis.
So erstellen Sie eine Rechnung
Nachdem Sie eine Reservierung erstellt haben, können Sie für die neue Buchung eine Rechnung erstellen.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass alle Reservierungsdetails auf der Registerkarte „Details“ korrekt sind
Beachten Sie, dass beim Erstellen einer Rechnung ein dauerhafter Datensatz angelegt wird – nachträgliche Änderungen erfordern eine neue Rechnung
Schritte zum Erstellen einer Rechnung
Suchen Sie die Reservierung im Kalender oder unter Reservierungen
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungsfenster zu öffnen
Wechseln Sie zur Registerkarte „Rechnungen“
Klicken Sie bei neuen Reservierungen auf Rechnung erstellen, sobald Sie alle Angaben überprüft haben
Wenn Sie Reservierungsdetails nach dem Erstellen einer Rechnung bearbeiten, muss die Rechnung aktualisiert werden. Dabei wird eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt.
So aktualisieren Sie eine bestehende Rechnung
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, muss diese aktualisiert werden, sobald Sie eine der folgenden Angaben ändern:
Check-in- oder Check-out-Datum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmertyp einer Zimmerbuchung
Ratenplan einer Zimmerbuchung
Anzahl der Gäste einer Zimmerbuchung
Extras (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Zahlungen (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Kundendaten
Reservierungsstatus
Aktualisieren Sie Rechnungen nur, wenn es unbedingt notwendig ist, um eine Vielzahl ungültiger Rechnungen in Ihrem System zu vermeiden.
Schritte zum Aktualisieren einer Rechnung
Suchen Sie die Reservierung im Kalender oder unter Reservierungen
Klicken Sie auf die rechte Seite der Buchungsmarkierung, um die Reservierung zu öffnen
Bearbeiten Sie die Reservierungsdetails
Überprüfen Sie alle Angaben auf der Registerkarte Details noch einmal und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen
Wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen
Dort sehen Sie:
die aktuelle Rechnungsnummer
die Schaltfläche „Rechnung ist veraltet, hier klicken zum Aktualisieren“
das aktuelle Rechnungsdatum
Klicken Sie auf Rechnung ist veraltet, um eine neue Rechnung mit den aktualisierten Angaben zu erstellen
Hinweise:
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Das System erstellt eine neue Rechnung und markiert vorherige Versionen als ungültig. Dies ist je nach Standort häufig eine gesetzliche Vorgabe.
Nur die neueste Rechnung ist gültig. Alle vorherigen Versionen zeigen das Wasserzeichen „Ungültig“ an.
Rechnungsnummerierungssystem
Wenn Sie eine Rechnung aktualisieren, behält die neue Version die ursprüngliche Rechnungsnummer bei und erhält zusätzlich eine Sequenznummer, die angibt, wie viele Aktualisierungen bereits vorgenommen wurden.
Beispiel:
Ursprüngliche Rechnung: INV-100-XYZ
Nach der ersten Aktualisierung: INV-100-XYZ-1
Nach der zehnten Aktualisierung: INV-100-XYZ-10
Die Sequenznummer gibt die Anzahl der Änderungen an, nicht die Anzahl der Versionen. INV-100-XYZ-1 ist somit streng genommen die zweite Version der Rechnung, und INV-100-XYZ-10 ist die elfte Version.
Ausnahme für Unterkünfte in Spanien
Für Unterkünfte in Spanien wird für Rechnungen und berichtigte Rechnungen ein abweichendes Nummerierungsformat verwendet, um die spanischen Steuervorschriften zu erfüllen. Zum Beispiel:
Rechnung: 2022-01-property-001
Berichtigte Rechnung: R-2022-01-property-001
Ausführliche Informationen zur Funktionsweise berichtigter Rechnungen in Spanien und zum erforderlichen Nummerierungsformat finden Sie unter Rechnung berichtigen (Spanien).
In einer Rechnung enthaltene Informationen
Abschnitt | Felder |
| Rechnungsnummer |
| Rechnungsdatum |
Angaben zur Unterkunft | Kopfzeile |
| Logo |
| Name und Adresse der Unterkunft |
| Kontaktinformationen (Telefonnummern, E-Mail) |
| Steuernummer |
| Zahlungsrichtlinie |
Gastinformationen | Name (Vor- und Nachname) |
| Vollständige Adresse (Straße, Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl, Land) |
Reservierungsdetails | Zahlungsstatus (Bezahlt oder Unbezahlt) |
| Reservierungsnummer |
| Reservierungsstatus |
| Anreise- und Abreisedatum |
| Anzahl der Nächte |
| Gästeanzahl (Erwachsene, Kinder, Kleinkinder) |
Zahlungsaufschlüsselung | Übernachtungskosten mit Datum |
| Beschreibung des Ratenplans |
| Zimmernummer |
| Extras mit Mengenangabe |
| Position und Gesamtkosten |
| Zahlungsverlauf |
| Zwischensumme, Gesamtbetrag und offener Betrag |
Passen Sie das Erscheinungsbild (Branding, Layout und Inhalt) Ihrer Gästerechnungen unter Einrichtung > Rechnungsanpassung an.
So drucken Sie eine Rechnung
Suchen Sie die Reservierung im Kalender oder unter Reservierungen
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungsfenster zu öffnen
Klicken Sie auf Drucken
Wählen Sie im Drop-down-Menü Rechnung aus
Ein neues Fenster mit einer Druckvorschau wird geöffnet
Klicken Sie auf Drucken
Sie können die Rechnung als PDF auf Ihrem Computer speichern, indem Sie im Druckdialog Als PDF speichern auswählen.
So versenden Sie eine Rechnung per E-Mail
Suchen Sie die Reservierung im Kalender oder unter Reservierungen
Klicken Sie auf die Reservierung, um das Zusammenfassungsfenster zu öffnen
Klicken Sie auf E-Mail
Wählen Sie im Drop-down-Menü Rechnung aus
Die Rechnung wird automatisch an die in der Reservierung hinterlegte primäre Kontakt-E-Mail-Adresse gesendet.
Hinweise:
Wenn Sie Little Hotelier Pay nicht nutzen, können Sie die Rechnung als Quittung für den Gast verwenden. Erfassen Sie zunächst die Zahlung des Gastes, damit ein offener Betrag von 0,00 angezeigt wird
Extras: Eine Rechnung wird auf Grundlage der zugehörigen Zimmerbuchung erstellt und kann nicht ausschließlich für Extras erstellt werden