Nachdem Sie eine Buchung erstellt haben, können Sie für die neue Buchung eine Rechnung oder eine Quittung erstellen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, in dem die Details einer Transaktion zwischen Ihrer Unterkunft und einem Gast festgehalten werden. Sie enthält alle Buchungsdetails, Kosten und Zahlungsinformationen und bietet Ihnen und Ihren Gästen damit einen klaren finanziellen Nachweis.
So erstellen Sie eine Rechnung
Nachdem Sie eine Buchung erstellt haben, können Sie für die neue Buchung eine Rechnung erstellen.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass alle Buchungsdetails im Tab „Details“ korrekt sind.
Beachten Sie, dass beim Erstellen einer Rechnung ein dauerhafter Datensatz entsteht. Nachträgliche Änderungen erfordern eine neue Rechnung.
Schritte zum Erstellen einer Rechnung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter Buchungen.
Klicken Sie auf die Buchung, um das Popup-Fenster mit der Übersicht zu öffnen.
Wechseln Sie zum Tab „Rechnungen“.
Klicken Sie bei neuen Buchungen auf Rechnung erstellen, sobald Sie geprüft haben, dass alle Details korrekt sind.
Wenn Sie Buchungsdetails nach dem Erstellen einer Rechnung bearbeiten, ist eine Rechnungsaktualisierung erforderlich. Dabei wird eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt.
So aktualisieren Sie eine bestehende Rechnung
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, muss diese aktualisiert werden, sobald Sie eine der folgenden Angaben ändern:
Anreise- oder Abreisedatum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmerkategorie eines Zimmeraufenthalts
Ratenplan eines Zimmeraufenthalts
Anzahl der Gäste eines Zimmeraufenthalts
Extras (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Zahlungen (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Kundendaten
Buchungsstatus
Aktualisieren Sie Rechnungen nur, wenn es unbedingt notwendig ist, damit sich nicht zahlreiche ungültige Rechnungen in Ihrem System ansammeln.
Schritte zum Aktualisieren einer Rechnung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter Buchungen.
Klicken Sie auf der rechten Seite der Buchungsmarkierung, um sie zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Buchungsdetails.
Prüfen Sie alle Angaben im Tab Details und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Wechseln Sie zum Tab Rechnungen.
Sie sehen Folgendes:
die aktuelle Rechnungsnummer
die Schaltfläche „Rechnung ist veraltet, hier klicken, um zu aktualisieren“
das aktuelle Ausstellungsdatum der Rechnung
Klicken Sie auf Rechnung ist veraltet, um eine neue Rechnung mit den aktualisierten Details zu erstellen.
Hinweise:
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht gelöscht oder geändert werden. Das System erstellt eine neue Rechnung und markiert vorherige Versionen als ungültig. Dies ist je nach Standort häufig gesetzlich vorgeschrieben.
Nur die neueste Rechnung ist gültig. Alle vorherigen Versionen zeigen ein Wasserzeichen mit dem Hinweis „Ungültig“.
Nummerierungssystem für Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung aktualisieren, behält die neue Version die ursprüngliche Rechnungsnummer bei und erhält zusätzlich eine fortlaufende Nummer, die angibt, wie viele Aktualisierungen bereits vorgenommen wurden.
Beispiel:
Ursprüngliche Rechnung: INV-100-XYZ
Nach der ersten Aktualisierung: INV-100-XYZ-1
Nach der zehnten Aktualisierung: INV-100-XYZ-10
Die fortlaufende Nummer zählt die Anzahl der Änderungen, nicht die Anzahl der Versionen. „INV-100-XYZ-1“ ist technisch gesehen bereits die zweite Version der Rechnung, und „INV-100-XYZ-10“ ist die elfte Version.
Ausnahme für Unterkünfte in Spanien
Für Unterkünfte in Spanien gelten für Rechnungen und Berichtigungsrechnungen andere Nummerierungsformate, um die spanischen Steuervorschriften zu erfüllen. Zum Beispiel:
Rechnung: 2022-01-property-001
Berichtigungsrechnung: R-2022-01-property-001
Ausführliche Informationen dazu, wie Berichtigungsrechnungen in Spanien funktionieren und welches Nummerierungsformat erforderlich ist, finden Sie unter Rechnung berichtigen (Spanien).
In einer Rechnung enthaltene Informationen
Bereich | Felder |
| Rechnungsnummer |
| Rechnungsdatum |
Angaben zur Unterkunft | Kopfzeile |
| Logo |
| Name und Adresse der Unterkunft |
| Kontaktinformationen (Telefonnummern, E-Mail) |
| Steuernummer |
| Zahlungsbedingungen |
Gastdaten | Name (Vor- und Nachname) |
| Vollständige Adresse (Straße, Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl, Land) |
Buchungsdetails | Zahlungsstatus (Bezahlt oder Unbezahlt) |
| Buchungsnummer |
| Buchungsstatus |
| An- und Abreisedatum |
| Anzahl der Nächte |
| Anzahl der Gäste (Erwachsene, Kinder, Kleinkinder) |
Zahlungsaufstellung | Nächtliche Kosten mit Datum |
| Beschreibung des Ratenplans |
| Zimmernummer |
| Extras mit Mengenangabe |
| Artikel und Gesamtkosten |
| Zahlungseinträge |
| Zwischensumme, Gesamtsumme und offener Betrag |
Passen Sie die Darstellung (Branding, Layout und Inhalt) Ihrer Gästerechnungen unter Einrichtung > Rechnungsanpassung an.
Wenn die Adresse eines Gasts auf einer Rechnung fehlt, prüfen Sie, ob die Option Adresse des Hauptgasts auf der Rechnung einschließen aktiviert ist.
So drucken Sie eine Rechnung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter Buchungen.
Klicken Sie auf die Buchung, um das Popup-Fenster mit der Übersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Rechnung aus.
Ein neues Fenster mit einer Druckvorschau wird geöffnet.
Klicken Sie auf Drucken.
Sie können die Rechnung als PDF auf Ihrem Computer speichern, indem Sie im Druckdialog Als PDF speichern auswählen.
So senden Sie eine Rechnung per E-Mail
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter Buchungen.
Klicken Sie auf die Buchung, um das Popup-Fenster mit der Übersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf E-Mail.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Rechnung aus.
Die Rechnung wird automatisch an die in der Buchung hinterlegte primäre Kontakt-E-Mail-Adresse gesendet.
Hinweise:
Wenn Sie Little Hotelier Pay nicht nutzen, können Sie die Rechnung als Quittung für den Gast verwenden. Erfassen Sie zuerst die Zahlung des Gasts, damit ein offener Betrag von 0,00 angezeigt wird.
Extras: Eine Rechnung basiert immer auf der zugehörigen Zimmerbuchung und kann nicht ausschließlich für Extras erstellt werden.