A comunicação automática às autoridades simplifica as obrigações legais, recolhendo os dados de check-in dos hóspedes e enviando-os às autoridades conforme exigido pela legislação local.
Esta funcionalidade está disponível para utilizadores da Little Hotelier com Fidelização dos Hóspedes em Itália, Espanha, Portugal, Alemanha, Suíça, Áustria, Croácia, República Checa e Colômbia.
Notas: os estabelecimentos em Espanha são obrigados a enviar boletins de alojamento à polícia no momento da reserva e do check-in. Se o formulário de check-in para comunicação às autoridades estiver configurado, a Little Hotelier envia os dados da reserva às autoridades no momento da reserva. Os dados de reserva incompletos serão atualizados junto das autoridades assim que forem adicionados ao registo da reserva.
Configurar a comunicação automática às autoridades
Passo 1: ativação
Aceda a Fidelização dos Hóspedes > Check-in > Definições.
Selecione Formulário de check-in para comunicação às autoridades e guarde.
Introduza os seguintes dados:
País
Distrito
Cidade
Número de identificação fiscal (opcional)
Autoridade local
Credenciais de acesso ao portal online das autoridades locais
Clique em Guardar alterações.
Volte a Check-in > Definições, selecione Formulário de check-in para comunicação às autoridades e clique em Guardar alterações para ativar o formulário.
Passo 2: definições de idioma
Selecione os idiomas em que pretende disponibilizar o formulário de check-in para comunicação às autoridades.
Adicione quaisquer idiomas adicionais em Fidelização dos Hóspedes > Definições > Geral.
Se os idiomas pretendidos já estiverem definidos, não é necessária qualquer ação.
O formulário de check-in para comunicação às autoridades só é compatível com determinados idiomas: inglês, espanhol, italiano, alemão, francês, húngaro, russo, checo, búlgaro, português, romeno, estónio, polaco e catalão.
Alterar as definições de idioma afeta outras funcionalidades da Fidelização dos Hóspedes. Por exemplo, ao ativar o formulário em alemão, este idioma também ficará disponível na página Ofertas. As ofertas sem tradução para alemão serão apresentadas no seu idioma predefinido.
Passo 3: e-mails de check-in
Depois de guardado, o formulário de check-in é apresentado na página Concierge da Fidelização dos Hóspedes.
Envie aos hóspedes um e-mail de check-in antes da chegada, para os incentivar a preencher o formulário.
Aceda a Comunicação > Mensagens agendadas para criar um novo e-mail de check-in.
A ligação Fazer check-in agora direciona os hóspedes para o formulário de check-in para comunicação às autoridades.
Para recolher os dados dos hóspedes através deste formulário, terá de os incentivar a preenchê-lo, enviando-lhes um e-mail de check-in antes da chegada.
Notas:
Os campos do formulário de check-in para comunicação às autoridades são predefinidos, de forma a corresponderem às informações exigidas pelas autoridades locais.
Para testar o formulário, pode enviar um e-mail de check-in de teste e seguir a ligação Fazer check-in agora até à página Concierge.
Como consultar os dados dos hóspedes
Todos os dados dos hóspedes submetidos através do formulário de check-in prévio à chegada ficam guardados no separador Check-in do perfil do hóspede, na Fidelização dos Hóspedes. Isto inclui tanto os dados do hóspede principal como os de quaisquer outros acompanhantes.
Confirmar o envio do formulário de check-in
Quando o formulário de check-in para comunicação às autoridades é recebido, o estado de pré-check-in na Little Hotelier muda para Recebido.
O relatório de comunicação às autoridades é enviado após o check-in.
Para consultar o estado do relatório:
Aceda a Fidelização dos Hóspedes e localize o perfil do hóspede.
Um novo painel apresentará o estado.
Quando são enviados os formulários às autoridades?
Na maioria dos países e junto da maioria das autoridades, os dados são enviados uma vez por dia. Algumas autoridades recebem os dados com maior frequência. Se um envio falhar, a Little Hotelier tenta novamente de forma automática.
Para consultar o estado, aceda à Fidelização dos Hóspedes e localize o perfil do hóspede. Um novo painel apresentará o estado.
Compreender os estados de check-in para comunicação às autoridades
Sincronizado: os dados da reserva foram enviados à autoridade local.
Atualizado: alteração de estado por parte da autoridade local.
Agendado: o processamento vai começar em breve.
Em curso: atualmente a ser processado.
Concluído: os dados de check-in foram enviados com êxito às autoridades.
Falhou: erro no envio.
Eliminado: registo eliminado, sem necessidade de qualquer ação adicional.
Atualizar formulários preenchidos parcialmente
Atualize o registo da reserva na Little Hotelier para completar os formulários de check-in preenchidos apenas parcialmente.
Os formulários de check-in já submetidos não podem ser reenviados. As alterações efetuadas na Little Hotelier atualizam automaticamente a Chekin e a autoridade.
Para hóspedes que preencham apenas parte do formulário de check-in, terá de atualizar o registo da reserva na Little Hotelier para completar os dados necessários.
Para atualizar uma reserva, aceda a Calendário, localize e abra a reserva, efetue as alterações necessárias e clique em Guardar.
Nota: depois de submetido, um formulário de check-in não pode ser reenviado. No entanto, quaisquer alterações feitas à reserva na Little Hotelier são enviadas automaticamente para a Chekin e atualizadas junto da autoridade competente.
Consultar os detalhes do relatório de comunicação às autoridades
Aceda a Fidelização dos Hóspedes > Check-in > Definições > Formulário de check-in para comunicação às autoridades.
Clique em Documentos para consultar todos os registos enviados às autoridades.
Check-in para hóspedes sem reserva
Crie uma reserva na Little Hotelier.
Aceda ao registo do hóspede em Fidelização dos Hóspedes.
Clique nos três pontos junto de Informações do hóspede.
Selecione Formulário de check-in.
Preencha e submeta o formulário manualmente.