Se gere uma casa de férias em Portugal é obrigatório enviar os dados do hóspede para o SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras).
Esta integração permite aos estabelecimentos em Portugal enviar os dados dos hóspedes para o SEF, através do método Web Service, que substitui o antigo método "página no portal". Ambas as integrações estão disponíveis em produção.
Para migrar da atual integração SEF-SIBA para o novo método web service:
Inicie sessão na sua conta do SEF.
Altere o método de envio para Web Service.
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições e selecione Formulário de conformidade de check-in.
Atualize o campo Enviar informação automaticamente para para integração web service SEF-SIBA.
Clique em Validar.
Conectar o SEF em Fidelização dos hóspedes
Passo 1: Ativação
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições
Selecione Formulário de conformidade de check-in e guarde
Passo 2: Definições de idioma
Selecione os idiomas em que pretende disponibilizar o seu formulário de conformidade de check-in.
Adicione idiomas adicionais em Fidelização dos hóspedes > Definições > Geral
Se os seus idiomas pretendidos já estiverem definidos não é necessário realizar nenhuma ação.
O formulário de conformidade de check-in suporta apenas idiomas específicos: inglês, espanhol, italiano, alemão, francês, húngaro, russo, checo, búlgaro, português, romeno, estónio, polaco e catalão.
Ao alterar as definições de idioma está a afetar outras funcionalidades da Fidelização dos hóspedes. Por exemplo, ao ativar o formulário em alemão este passará a ser uma opção na página de Ofertas. As ofertas sem traduções em alemão serão apresentadas no seu idioma predefinido.
Passo 3: Configure as definições para enviar dados do hóspede
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições e selecione Formulário de conformidade de check-in.
Introduza os seguintes dados do estabelecimento:
Nome do estabelecimento
Nome comercial
País
Endereço
Distrito
Cidade
Código fiscal do proprietário
Escolha uma opção de assinatura de convidado:
Assinatura automática (recomendado)
Assinatura manual
Ative o botão de Ligação de autoridade e selecione SEF- SIBA (suporta o antigo fluxo "página no portal") ou Integração do Web Service do SEF - SIBA (o novo método Web Service) a partir do menu pendente, no campo Enviar informação automaticamente para.
Se escolher SEF - SIBA, introduza os seguintes dados:
Unidade hoteleira (NIF)
Palavra-passe
Número do estabelecimento
Se escolher Integração do Web Service do SEF - SIBA, introduza os seguintes dados:
Unidade hoteleira (NIF)
Palavra-passe
Estabelecimento
Código postal
Área postal
Nome do contacto
Contacto por e-mail
Número de telefone
Os dados dos hóspedes são enviados automaticamente para as autoridades por volta das 19:00 UTC, no dia do check-in. Se os hóspedes se registarem depois desta hora, terá de enviar os seus dados manualmente, abrindo a reserva em Fidelização dos hóspedes e clicando em Enviar manualmente.
Como ver os dados dos hóspedes
Todos os dados dos hóspedes submetidos através do formulário de pré-check-in são guardados no separador Check-in do Perfil do hóspede na Fidelização dos hóspedes. Isto inclui os dados do hóspede principal e de qualquer viajante adicional.
Confirmar que o formulário de check-in foi enviado
Quando o formulário de conformidade de check-in for recebido, o estado de pré-check-in no Little Hotelier mudará para Recebido.
O relatório de conformidade é enviado à autoridade automaticamente depois do check-in.
Para o ver o estado do relatório de conformidade:
Aceda a Fidelização dos hóspedes e encontre o Perfil de hóspede
Um novo painel apresentará o estado
Compreender os estados de conformidade do check-in
Sincronizado: informações de reserva enviadas à autoridade local.
Atualizado: alteração do estado realizado pela autoridade local.
Programado: o processamento começará em breve.
Em progresso: a ser processado atualmente.
Concluído: informações de check-in enviadas com sucesso às autoridades.
Falhou: erro de envio.
Eliminado: registo eliminado, nenhuma ação adicional.
Atualizar um formulário parcialmente preenchido
Atualize o registo de reserva no Little Hotelier para completar formulários de check-in parcialmente preenchidos.
Formulários de check-in enviados não podem voltar a ser enviados. As alterações no Little Hotelier atualizam o check-in e a autoridade.
Para os hóspedes que apenas preencham parte do formulário de check-in será necessário que atualize o registo de reserva no Little Hotelier para completar os dados necessários.
Para fazer atualizações a uma reserva, aceda a Calendário > encontre e abra a reserva > faça as atualizações necessárias > Guardar.
Nota: assim que um formulário de check-in tiver sido enviado, não poderá ser reenviado. No entanto, quaisquer alterações feitas à reserva no Little Hotelier serão automaticamente enviadas para o Chekin e atualizadas com a autoridade relevante.
Ver pormenores do relatório de conformidade
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições > Formulário de conformidade de check-in.
Clique Documentos para ver todos os registos enviados para as autoridades.
Check-in para hóspedes sem marcação
Crie uma reserva no Little Hotelier.
Aceda ao registo do hóspede em Fidelização dos hóspedes.
Clique nos três pontos junto a Informações do hóspede.
Selecione Formulário de check-in#.
Preencha e envie o formulário manualmente.