💡 สิ่งสำคัญที่ควรทราบ:
หมายเหตุ: สามารถส่งออกได้เฉพาะใบเรียกเก็บเงินที่สรุปแล้ว (Finalised) เท่านั้น
ใบเรียกเก็บเงินที่ไม่ซิงก์กัน คือใบเรียกเก็บเงินที่ก่อนหน้านี้มีการทำเครื่องหมายว่าสรุปผลแล้ว แต่ปัจจุบันกลับถูกทำเครื่องหมายว่ายังไม่สรุป
หากต้องการส่งออกข้อมูลการจองที่สรุปแล้ว (และไม่ซิงก์กัน) ของคุณ ให้ไปที่ แผนกต้อนรับ > รายงาน > แท็บ การบัญชี > ใช้การสลับดูเพื่อค้นหา > คลิกปุ่ม ส่งออก
คุณสมบัตินี้ไม่สามารถใช้ได้กับลูกค้า Little Hotelier ในเยอรมนี
ส่งออกใบเรียกเก็บเงิน
หากต้องการส่งออกข้อมูลการจองที่ สรุปแล้ว (และ ไม่ซิงก์กัน) ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
ใน แผนกต้อนรับ ให้ไปที่ รายงาน
ไปที่แท็บ การบัญชี
ใช้ปุ่มสลับการค้นหา ดูสำหรับ (เมื่อวาน, 7 วันล่าสุด, เลือกวันที่ที่กำหนดเอง) เพื่อค้นหาช่วงเวลาเฉพาะของข้อมูลใบเรียกเก็บเงินสำหรับการจองที่ สรุปแล้ว (สำหรับการจองที่สรุปแล้ว หากวันที่สร้างใบเรียกเก็บเงินอยู่ในช่วงวันที่ค้นหา)
คลิกปุ่ม ส่งออก
ไฟล์ .csv (หรือเป็นไฟล์ .zipถ้ามีไฟล์ .csv หลายไฟล์เนื่องจากขนาดของข้อมูล) จะถูกดาวน์โหลดจากนั้นคุณจะสามารถนำเข้าไฟล์ .csvลงในแพ็กเกจซอฟต์แวร์การบัญชีของคุณได้
⚠️ หมายเหตุ:
เฉพาะใบเรียกเก็บเงินที่ สรุปแล้ว และ ไม่ซิงก์กัน เท่านั้นที่จะถูกส่งออก
ปุ่ม 'รายงาน' จะแสดงจำนวนใบเรียกเก็บเงินการจองที่จะรวมอยู่ในไฟล์ที่ส่งออกด้วย (ผลรวมของการจองในแท็บ สรุปแล้ว และ ไม่ซิงก์กัน)
Little Hotelier จะจำกัดเกณฑ์การค้นหา (search criteria) ช่วงวันที่ที่กำหนดเอง (custom date range) เป็นช่วงเวลา 30 วัน โดยคุณจะไม่สามารถเลือกวันที่ในอนาคต หรือวันที่ก่อนวันที่เปิดตัวฟีเจอร์นี้ (กรกฎาคม 2023) เป็นวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับเกณฑ์การค้นหาได้
ส่งออกใบเรียกเก็บเงิน: แท็บ
ดูรายการใบเรียกเก็บเงินในแท็บต่อไปนี้ (ตามระยะเวลาที่คุณเลือกในการสลับดูสำหรับการค้นหา):
สรุปแล้ว ใบเรียกเก็บเงินที่ถูกทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว และวันที่สร้างใบเรียกเก็บเงินจะอยู่ในช่วงวันที่ค้นหา โดยที่ใบเรียกเก็บเงินที่สรุปแล้วจะมีข้อมูลรวมอยู่ในไฟล์ .csv ที่ ส่งออก
ยังไม่สรุป การจองที่คุณได้สร้างใบเรียกเก็บเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว และวันที่สร้างใบเรียกเก็บเงินนั้นอยู่ในช่วงวันที่ค้นหา
ยังไม่ได้ออกใบเรียกเก็บเงิน การจองที่คุณยังไม่ได้สร้างใบเรียกเก็บเงิน แต่การจองดังกล่าวเลยวันเช็กเอาต์มาแล้ว โดยวันที่เช็กเอาต์อยู่ในช่วงวันที่ค้นหา
ไม่ซิงค์กัน - คือใบเรียกเก็บเงินที่ก่อนหน้านี้ถูกทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว แต่ตอนนี้ถูกทำเครื่องหมายว่ายังไม่สรุปผล และวันที่ถูกทำเครื่องหมายว่ายังไม่สรุปอยู่ในช่วงวันที่ค้นหา โดยข้อมูลจากใบเรียกเก็บเงินที่ถูกทำเครื่องหมายว่าสรุปผลแล้ว จะยังคงรวมอยู่ในข้อมูลส่งออกของคุณจาก Little Hotelier
ทั้งหมด — ใบเรียกเก็บเงินการจองทั้งหมดจากแท็บทั้งหมด
💡หากมีการเปลี่ยนแปลงการจองหลังจากใบเรียกเก็บเงินถูกทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้วจะมีสัญลักษณ์ (!) ปรากฏถัดจากสถานะสรุปแล้ว
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับคอลัมน์ในไฟล์ .csv
ไฟล์ .csv ที่ดาวน์โหลดมา จะมีข้อมูลสำหรับใบเรียกเก็บเงินที่ทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว โดย Little Hotelier จะส่งข้อมูลลงในแถวต่างๆ ในไฟล์ .csv (รายการต่างๆ จะคล้ายกับรายการในใบเรียกเก็บเงินที่ทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว)
💡 รายการใบเรียกเก็บเงินที่เหมือนกัน (เช่น ประเภท คำอธิบาย และจำนวนเงินเดียวกัน ซึ่งปรากฏซ้ำในใบเรียกเก็บเงินสำหรับทุกคืนที่ผู้เข้าพักเข้าพัก) จะถูกรวมไว้ในไฟล์ .csv โดยปริมาณก็จะแสดงในไฟล์ .csv ด้วย เพื่อแสดงจำนวนรายการที่รวมกัน
ดูคอลัมน์ที่ Little Hotelier เติมในไฟล์ .csv ที่ด้านล่าง:
ชื่อคอลัมน์ไฟล์.csv | ข้อมูลที่รวมอยู่ในคอลัมน์ |
ContactName | ชื่อและนามสกุลผู้เข้าพักหลัก |
EmailAddress | ที่อยู่อีเมลผู้เข้าพักหลัก |
POAddressLine1 | ที่อยู่ผู้เข้าพักหลัก |
POCity | จังหวัด |
PORegion | รัฐ |
POPostalCode | รหัสไปรษณีย์ผู้เข้าพักหลัก |
POCountry | ประเทศผู้เข้าพักหลัก |
InvoiceNumber | เลขที่ใบเรียกเก็บเงินของใบกำกับภาษีที่ระบุว่าสรุปผลแล้ว |
InvoiceDate | วันที่ออกใบเรียกเก็บเงินของใบกำกับภาษีที่ระบุว่าสรุปผลแล้ว |
DueDate | ตามที่กล่าวข้างต้น วันที่ออกใบเรียกเก็บเงินของใบเรียกเก็บเงินที่ทำเครื่องหมายว่าสรุปแล้ว |
Description | คำอธิบายรายการใบเรียกเก็บเงิน |
จำนวน | ปริมาณรายการใบเรียกเก็บเงิน |
UnitAmount | ราคาต่อหน่วยของรายการใบเรียกเก็บเงิน (รวมภาษีการขายและส่วนลด) |
ItemAmount | ราคาต่อหน่วยของรายการใบเรียกเก็บเงิน (รวมภาษีการขายและส่วนลด) คูณด้วยปริมาณ |
AccountCode | รหัสบัญชีที่แมปไว้สำหรับรายการใบเรียกเก็บเงินลักษณะนี้โดยคุณในการตั้งค่า Little Hotelier |
TaxType | รหัสภาษีที่แมปไว้สำหรับรายการใบเรียกเก็บเงินลักษณะนี้โดยคุณในการตั้งค่า Little Hotelier สามารถละเว้นคอลัมน์นี้จากการส่งออกตามการกำหนดค่าของคุณในการตั้งค่า Little Hotelier |
ต้องเสียภาษี | การยกเว้นภาษีที่กำหนดไว้สำหรับรายการใบเรียกเก็บเงินลักษณะนี้โดยคุณในการตั้งค่า Little Hotelier สามารถละเว้นคอลัมน์นี้จากการส่งออกตามการกำหนดค่าของคุณในการตั้งค่า Little Hotelier |
Currency | สกุลเงินของรายการใบเรียกเก็บเงิน |
💡 หมายเหตุ: ค่า หน่วยจำนวน และ รายการจำนวน รวมภาษีการขายตามค่าเริ่มต้น เพื่อให้การนำเข้าประสบความสำเร็จ การตั้งค่าผู้นำเข้าแพ็กเกจบัญชีของคุณจะต้องรวมภาษีการขายด้วย