💡 Wichtig zu wissen
Zum Einrichten und Anpassen der geplanten E-Mails Ihrer Unterkunft navigieren Sie zu „E-Mails“ > „Geplante E-Mails“.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche geplanten E-Mails Sie an Ihre Gäste senden können und wie Sie diese einrichten.
Über geplante E-Mails
Mit geplanten E-Mails können Sie eine Vielzahl von E-Mails mit hilfreichen Informationen erstellen und diese zu geplanten Zeiten versenden: von einer einfachen Reservierungsbestätigung über eine Check-in-Erinnerung oder Upselling-Angebote bis hin zu einer Umfrage nach dem Aufenthalt. So verbessern Sie sowohl Qualität als auch Quantität Ihrer Kundenkommunikation.
E-Mails vor dem Aufenthalt
Zum Einrichten einer geplanten E-Mail vor dem Aufenthalt gehen Sie wie unten beschrieben vor.
Navigieren Sie zu E-Mails > Geplante E-Mails.
Klicken Sie neben Vor Ankunft auf den Button Erstellen.
Klicken Sie auf Typ wählen und wählen Sie aus, welche Art von E-Mail vor dem Aufenthalt Sie einrichten möchten:
Upselling – Diese Art von E-Mail wird für Upselling-Angebote wie Zimmer-Upgrades, Services, Zusatzleistungen usw. verwendet, mit denen Sie den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR, Revenue per available room) Ihrer Unterkunft steigern können. Damit Gäste stets die für sie geeigneten Angebote mit ihren geplanten Upselling-Emails erhalten, sollten Sie konkrete Versandregeln und Einstellungen für die Segmentierung einrichten. (Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Segmentierung und Versandregeln“ weiter unten.)
Reservierungsbestätigung – Für diesen Typ gibt es zwei Optionen:
E-Mail mit Reservierungsbestätigung an den Gast senden, wenn die Reservierung erstellt wird.
E-Mail mit Reservierungsbestätigung an den Gast senden, wenn die Reservierung geändert wird.
⚠️ Verwenden Sie keine der beiden Arten von geplanter Reservierungsbestätigung, falls Sie kein PMS verwenden, mit dem mindestens einmal pro Stunde eine Synchronisation durchgeführt wird.
Informationen – Diese Art von geplanter E-Mail wird Gästen am besten sofort bei Eingang der Reservierung zugesandt, um ihnen nützliche Informationen über Ihre Unterkunft (und ihre Upselling-Angebote) mitzuteilen.
Check-in – Mit dieser Art von E-Mail bitten Sie Gäste, ihre Check-in-Daten vor Ankunft anzugeben, um den Check-in sowohl für sie als auch für Ihre Unterkunft zu beschleunigen und zu vereinfachen.
E-Mails während des Aufenthalts
Zum Einrichten einer geplanten E-Mail während des Aufenthalts gehen Sie wie unten beschrieben vor.
Navigieren Sie zu E-Mails > Geplante E-Mails.
Klicken Sie neben Während Aufenthalt auf den Button Erstellen.
Klicken Sie auf Typ wählen und wählen Sie aus, welche Art von E-Mail während des Aufenthalts Sie einrichten möchten:
Feedback – Mit dieser Art von E-Mail bitten Sie Gäste um Feedback zu ihrem bisherigen Aufenthalt. Falls das Feedback positiv ist: super! Falls nicht, haben Sie nun die Gelegenheit, Maßnahmen zu ergreifen und ihr Erlebnis zu verbessern.
Informationen – Wie schon mit der oben beschriebenen geplanten E-Mail mit Informationen vor dem Aufenthalt, können Sie mit diesem Typ E-Mail Gästen wichtige Informationen mitteilen, z. B. über das Restaurant oder das Fitnessstudio Ihrer Unterkunft.
Upselling – Auch hier wird dieser Typ E-Mail für Upselling verwendet, aber da diese E-Mail während des Aufenthalts gesendet wird, nicht davor, sollten Sie den Gästen mehr maßgeschneiderte Angebote machen.
E-Mails nach dem Aufenthalt
Zum Einrichten einer geplanten E-Mail nach dem Aufenthalt gehen Sie wie unten beschrieben vor.
Navigieren Sie zu E-Mails > Geplante E-Mails.
Klicken Sie neben Nach Abreise auf die Schaltfläche Erstellen.
Klicken Sie auf Typ wählen und wählen Sie aus, welche Art von E-Mail nach dem Aufenthalt Sie einrichten möchten:
Feedback – Anders als bei den oben beschriebenen Feedback-E-Mails während des Aufenthalts wird dieser Typ hauptsächlich für drei Dinge verwendet: 1. Um Gästen für ihren Aufenthalt zu danken 2. Um sie dazu zu ermutigen, wiederzukommen 3. Um um eine Bewertung auf einer Plattform Ihrer Wahl zu bitten (standardmäßig Tripadvisor).
Informationen – Wie oben beschrieben, dient diese Art von E-Mail dazu, Gästen wichtige Informationen über Ihre Unterkunft mitzuteilen, diesmal allerdings nach ihrem Aufenthalt.
💡 Hinweise:
Sie können mehrere geplante Feedback-E-Mails für Ihre Unterkunft planen, z. B. eine während des Aufenthalts von Gästen und eine zwei Wochen nach ihrer Abreise, in der Sie sie bitten, eine Bewertung abzugeben (falls noch nicht geschehen).
Zum Senden einer geplanten Test-E-Mail klicken Sie während der Bearbeitung auf die Schaltfläche Test-E-Mail senden.
Werde ich benachrichtigt, wenn eine geplante E-Mail gesendet wurde?
Um zu prüfen, ob eine geplante E-Mail an einen Gast gesendet wurde, navigieren Sie zu Gäste > Gästeliste und klicken Sie dann auf den Namen des Gasts, um das entsprechende Profil zu öffnen.
Auf der Registerkarte E-Mails wird eine Liste mit folgendem Inhalt angezeigt:
Alle E-Mails, die an den Gast gesendet wurden, inkl. Versanddatum (Gesendet am). Klicken Sie bei Bedarf auf Anzeigen, um die gesendete E-Mail anzuzeigen.
Alle geplanten E-Mails, die Sie für Ihre Unterkunft eingerichtet haben, die aber noch nicht an den Gast gesendet wurden. Klicken Sie bei Bedarf auf Senden, um eine beliebige E-Mail manuell an den Gast zu senden.