L'envoi automatisé des données à des fins de conformité simplifie le respect des obligations légales en recueillant et en soumettant aux autorités les détails relatifs à l'enregistrement de vos clients, conformément à la législation locale.
Cette caractéristique est disponible pour les clients Little Hotelier ayant configuré la fonctionnalité Engagement client en Italie, en Espagne, au Portugal, en Allemagne, en Suisse, en Autriche, en Croatie, en République tchèque, et en Colombie.
Remarques : en Espagne, les établissements sont tenus d'envoyer des rapports aux services de police au moment de la réservation et de l'arrivée. Si le formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité est configuré, Little Hotelier envoie les détails de la réservation aux autorités au moment de la réservation. Les données de réservation incomplètes seront mises à jour par les autorités lorsqu'elles seront ajoutées au dossier de réservation.
Configuration de l'envoi automatisé des données à des fins de conformité
Étape 1 : activation
Rendez-vous dans Engagement client > Arrivée > Paramètres.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité et enregistrez.
Saisissez les informations suivantes :
Pays
Province
Ville
Code fiscal (facultatif)
Autorité locale
Identifiants de connexion au portail en ligne des autorités locales
Cliquez sur Enregistrer.
Retournez sur Arrivée > Pramètres, sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité et cliquez sur Enregistrer les modifications pour activer le formulaire.
Étape 2 : paramètres linguistiques
Sélectionnez les langues dans lesquelles vous souhaitez que votre formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité soit disponible.
Ajoutez des langues supplémentaires dans Engagement client > Paramètres > Général.
Si les langues souhaitées sont déjà définies, aucune action n'est nécessaire.
Ce formulaire d'arrivée et de déclaration ne prend en charge que certaines langues : anglais, espagnol, italien, allemand, français, hongrois, russe, tchèque, bulgare, portugais, roumain, estonien, polonais et catalan.
La modification des paramètres linguistiques a une incidence sur d'autres fonctionnalités d'Engagement client. Par exemple, l'activation du formulaire en allemand l'ajoutera également comme option sur la page des offres. Les offres non traduites en allemand seront affichées dans votre langue par défaut.
Étape 3 : e-mails d'arrivée
Le formulaire d'arrivée apparaît sur la page de la conciergerie d'Engagement client après sa soumission.
Envoyez aux clients un e-mail d'enregistrement avant leur arrivée pour les inviter à remplir le formulaire.
Accédez à Communication > Messages programmés pour créer un nouvel e-mail d'enregistrement.
Le lien Procéder à l'enregistrement dirige les clients vers le Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité.
Pour obtenir les coordonnées des clients à l'aide de ce formulaire, vous devrez les inviter à le remplir en leur envoyant un e-mail avant leur arrivée.
Remarques :
Les champs du formulaire d'arrivée et de déclaration sont prédéfinis afin de garantir qu'ils correspondent aux informations requises par les autorités locales.
Pour tester le formulaire, vous pouvez envoyer un e-mail d'enregistrement test et cliquer sur le lien Procéder à l'enregistrement qui vous dirigera vers la page de la conciergerie.
Comment consulter les informations des clients ?
Toutes les informations des clients fournies dans le formulaire qu'ils remplissent avant leur arrivée sont stockées dans l'onglet Arrivée du profil des clients dans Engagement client. Vous y trouverez les informations du client principal et de tout voyageur supplémentaire.
Confirmation de l'envoi du formulaire d'arrivée
Lorsque le formulaire d'arrivée et de déclaration est reçu, le statut Préenregistrement passe à Reçu dans Little Hotelier.
Les données à déclarer sont envoyées automatiquement aux autorités après l'enregistrement.
Pour consulter le statut du rapport de conformité :
Accédez à Engagement client et trouvez le Profil du client.
Un nouveau panneau indiquera le statut.
Comprendre les statuts des formulaires d'arrivée et de déclaration
Créé : soumis aux autorités locales.
Mis à jour : changement de statut de la part des autorités locales.
Programmé : le traitement commencera bientôt.
En cours : en cours de traitement.
Terminé : envoyé avec succès aux autorités.
Échec : erreur lors de l'envoi.
Supprimé : enregistrement supprimé, aucune action supplémentaire requise.
Mise à jour des formulaires partiellement complétés
Mettez à jour le dossier de la réservation dans Little Hotelier pour compléter les formulaires d'arrivée partiellement remplis.
Les formulaires d'arrivée envoyés ne peuvent pas être renvoyés. Les changements dans Little Hotelier mettent à jour automatiquement Chekin et les dossiers détenus par les autorités.
Pour les clients qui ne remplissent qu'une partie du formulaire, vous devez mettre à jour le dossier de la réservation dans Little Hotelier afin d'ajouter les informations requises.
Pour mettre à jour une réservation, rendez-vous dans Calendrier, ouvrez la réservation concernée et apportez les mises à jour nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Note : une fois que le formulaire d'arrivée a été soumis, il ne peut plus être soumis à nouveau. Toutefois, toute modification apportée à la réservation sur Little Hotelier est automatiquement envoyée à Chekin et mise à jour auprès de l'autorité compétente.
Consultation des détails du rapport de conformité
Allez à Engagement client > Arrivée > Paramètres > Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité.
Cliquez sur Documents pour voir tous les documents envoyés aux autorités.
Enregistrement des clients walk-in (c.-à-d., des arrivées sans réservation)
Créez une réservation dans Little Hotelier.
Accédez au dossier du client dans Engagement client.
Cliquez sur les trois points situés à côté d'Informations sur le client.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée.
Remplissez et envoyez le formulaire manuellement.