L'envoi automatisé des données à des fins de conformité vous aide à rester en règle vis-à-vis des obligations légales applicables. Les données des clients fournies lors de l'enregistrement sont automatiquement recueillies et envoyées aux services de police ou aux autorités gouvernementales si la législation locale l'exige. Cette fonctionnalité est disponible pour les clients Little Hotelier ayant configuré la fonctionnalité Engagement client en Italie, en Espagne, au Portugal, en Allemagne, en Suisse, en Autriche, en Croatie, en République tchèque et en Colombie.
Comment configurer l'envoi automatisé des données à des fins de conformité
Étape 1 : activation
Rendez-vous dans Engagement client > Arrivée > Paramètres.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité et Enregistrer les modifications.
Étape 2 : paramètres linguistiques
Pour sélectionner les langues dans lesquelles vous souhaitez que votre formulaire d'arrivée et de déclaration soit disponible, vous devez ajouter des langues supplémentaires dans le menu des paramètres généraux. Si vous avez déjà configuré toutes les langues souhaitées, aucune modification n'est nécessaire.
Rendez-vous dans Engagement client > Paramètres > Général.
Sélectionnez les langues supplémentaires pour les configurer.
Remarques :
Les paramètres linguistiques affecteront d'autres aspects de la fonctionnalité Engagement client. Par exemple, si vous rendez le formulaire disponible en allemand, l'allemand sera également une option sur la page des offres.
Si vous ne configurez pas de traductions pour les offres, celles-ci continueront à apparaître dans la langue par défaut.
Le formulaire d'arrivée et de déclaration ne prend en charge que certaines langues : anglais, espagnol, italien, allemand, français, hongrois, russe, tchèque, bulgare, portugais, roumain, estonien, polonais et catalan.
Étape 3 : configuration des paramètres
Cliquez sur Personnaliser après avoir sélectionné le formulaire d'arrivée et de déclaration (rendez-vous dans Engagement client > Arrivée > Paramètres).
Saisissez les informations suivantes pour terminer la connexion :
Pays
Province
Ville
Code fiscal
Autorité locale
Identifiants de connexion au portail en ligne des autorités locales
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Enfin, pour vous assurer que le formulaire d'arrivée et de déclaration est actif, retournez dans Arrivée > Paramètres, sélectionnez le formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 4 : e-mails d'enregistrement
Une fois le nouveau formulaire d'arrivée enregistré, il apparaîtra sur votre page de conciergerie d'Engagement client. Pour obtenir les coordonnées des clients à l'aide de ce formulaire, vous devrez les inviter à le remplir en leur envoyant un e-mail avant leur arrivée.
Rendez-vous dans Communication > Messages programmés.
Créez un nouvel e-mail d'enregistrement.
Le lien Procéder à l'enregistrement figurant dans cet e-mail dirigera automatiquement vos clients vers le formulaire d'arrivée et de déclaration.
Remarques :
Les champs du formulaire d'arrivée et de déclaration sont prédéfinis afin de garantir qu'ils correspondent aux informations requises par les autorités locales.
Pour tester le formulaire, vous pouvez envoyer un e-mail d'enregistrement test et cliquer sur le lien Procéder à l'enregistrement qui vous dirigera vers la page de conciergerie.
Comment consulter les informations des clients ?
Toutes les informations des clients fournies dans le formulaire qu'ils remplissent avant leur arrivée sont stockées dans l'onglet Arrivée du profil des clients dans Engagement client. Vous y trouverez les informations du client principal et de tout voyageur supplémentaire.
Comment confirmer l'envoi du formulaire d'arrivée ?
Une fois que le formulaire d'arrivée et de déclaration a été reçu, le statut du pré-enregistrement est mis à jour et apparaît comme « Reçu » dans le dossier de la réservation dans la réception de Little Hotelier. Lorsque l'arrivée de la réservation est effectuée, les données à déclarer sont envoyées automatiquement.
Pour savoir si les données à déclarer ont été envoyées :
Rendez-vous dans Engagement client, puis trouvez le profil du client.
Si l'envoi des données à déclarer est activé, un nouveau panneau s'affiche pour indiquer le statut du formulaire d'arrivée et de déclaration.
Pour consulter le détail des données envoyées :
Rendez-vous dans Engagement client > Arrivée > Formulaire d'arrivée et de déclaration à des fins de conformité.
Cliquez sur Documents pour consulter toutes les données envoyées aux autorités réglementaires.
Comment mettre à jour un formulaire d'arrivée partiellement rempli ?
Pour les clients qui ne remplissent qu'une partie du formulaire d'arrivée, vous devez mettre à jour le dossier de réservation dans la réception de Little Hotelier afin d'ajouter les informations requises.
Pour mettre à jour une réservation, rendez-vous dans Réception > Calendrier, puis trouvez et ouvrez la réservation concernée afin d'effectuer les mises à jour nécessaires. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Remarque :
Une fois qu'un formulaire d'arrivée a été envoyé, il ne peut pas être envoyé à nouveau. Toutefois, toute modification apportée à la réservation sur Little Hotelier est automatiquement envoyée à Chekin et mise à jour auprès de l'autorité compétente.
Comment procéder à l'enregistrement des arrivées sans réservation ?
Créez une réservation dans la réception de Little Hotelier.
Accédez au dossier du client dans Engagement client.
Cliquez sur les trois points situés à côté de Informations sur le client.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée.
Remplissez le formulaire manuellement pour envoyer le formulaire d'arrivée du client.
Pour les établissements situés en Espagne
En Espagne, les établissements sont tenus d'envoyer des rapports aux services de police au moment de la réservation et au moment de l'arrivée.
Si vous avez configuré le formulaire d'arrivée et de déclaration dans Engagement client, les données de réservation requises sont envoyées aux services de police directement par Little Hotelier au moment de la réservation.
Certains champs du formulaire ne sont pas obligatoires au moment de la réservation. Toute information incomplète sera mise à jour auprès des autorités lors de leur ajout au dossier de réservation.