Si vous gérez une location de vacances au Portugal, il est obligatoire de transmettre les données des clients au SEF.
Cette intégration permet aux établissements portugais d'envoyer les données de leurs clients au SEF via la méthode de service web, qui remplace l'ancienne méthode appelée « Página no portal ». Les deux intégrations sont disponibles en production.
Pour migrer de l'intégration SEF-SIBA existante vers la nouvelle méthode de service web
Connectez-vous à votre compte SEF.
Changez la méthode de transmission et choisissez Service web.
Allez à Engagement client > Arrivée > Paramètres et sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration.
Paramétrez le champ Envoyer automatiquement les informations à sur Intégration du service web SEF-SIBA.
Cliquez sur Valider.
Connecter SEF dans Engagement client
Étape 1 : activation
Allez à Engagement client > Arrivée > Paramètres.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration et enregistrez.
Étape 2 : paramètres linguistiques
Sélectionnez les langues dans lesquelles vous souhaitez que votre formulaire d'arrivée et de déclaration soit disponible.
Ajoutez des langues supplémentaires dans Engagement client > Paramètres > Général.
Si les langues souhaitées sont déjà définies, aucune action n'est nécessaire.
Le formulaire ne prend en charge que certaines langues : anglais, espagnol, italien, allemand, français, hongrois, russe, tchèque, bulgare, portugais, roumain, estonien, polonais et catalan.
Changer des paramètres linguistiques a une incidence sur d'autres fonctionnalités d'Engagement client. Par exemple, l'activation du formulaire en allemand l'ajoutera également comme option sur la page des offres. Les offres non traduites en allemand seront affichées dans votre langue par défaut.
Étape 3 : configuration des paramètres pour envoyer les données des clients
Allez à Engagement client > Arrivée > Paramètres et sélectionnez Formulaire d'arrivée et de déclaration.
Renseignez les détails de l'établissement suivants :
nom de l'établissement,
nom commercial,
pays,
adresse,
province,
ville,
code fiscal du propriétaire.
Choisissez une option pour la signature des clients :
Signature automatique (recommandé)
Signature manuelle
Activez la connexion Authority et sélectionnez SEF-SIBA (prend en charge l'ancien flux « Página no portal ») ou Intégration du service web SEF-SIBA (la nouvelle méthode de service web) dans le menu déroulant du champ Envoyer automatiquement les informations à.
Si vous choisissez SEF-SIBA, saisissez les informations suivantes :
unité hôtelière (NIF),
mot de passe,
numéro d'établissement.
Si vous choisissez Intégration du service web SEF-SIBA, saisissez les informations suivantes :
unité hôtelière (NIF),
mot de passe,
établissement,
code postal,
zone postale,
nom du contact,
adresse e-mail,
numéro de téléphone.
Les données des clients sont automatiquement transmises aux autorités vers 19 h 00 UTC le jour de l'arrivée. Si les clients s'enregistrent après cette heure, vous devrez envoyer manuellement leurs données en ouvrant la réservation dans Engagement client et en cliquant sur Envoyer manuellement.
Comment consulter les informations des clients ?
Toutes les informations des clients fournies dans le formulaire qu'ils remplissent avant leur arrivée sont stockées dans l'onglet Arrivée du profil client dans Engagement client. Vous y trouverez les informations du client principal et de tout voyageur supplémentaire.
Confirmation de l'envoi du formulaire d'arrivée
Lorsque le formulaire d'arrivée et de déclaration est reçu, le statut Préenregistrement passe à Reçu dans Little Hotelier.
Les données de déclaration sont envoyées automatiquement aux autorités après l'enregistrement.
Pour consulter le statut des données de déclaration
Allez à Engagement client et trouvez le profil du client.
Un nouveau panneau indiquera le statut.
Comprendre les statuts des formulaires d'arrivée et de déclaration
Synchronisé : les informations associées à la réservation ont été transmises aux autorités locales.
Mis à jour : changement de statut de la part des autorités locales
Programmé : le traitement commencera bientôt.
En cours : en cours de traitement
Terminé : les informations d'enregistrement ont été transmises aux autorités.
Échec : erreur lors de l'envoi
Supprimé : enregistrement supprimé, aucune action supplémentaire requise
Mise à jour des formulaires remplis partiellement
Mettez à jour le dossier de la réservation dans Little Hotelier pour compléter les formulaires d'arrivée partiellement remplis.
Les formulaires d'arrivée envoyés ne peuvent pas être renvoyés. Les changements dans Little Hotelier mettent à jour automatiquement Chekin et les dossiers détenus par les autorités.
Pour les clients qui ne remplissent qu'une partie du formulaire, vous devez mettre à jour le dossier de la réservation dans Little Hotelier afin d'ajouter les informations requises.
Pour mettre à jour une réservation, allez à Calendrier, ouvrez la réservation concernée et apportez les mises à jour nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : une fois le formulaire d'arrivée envoyé, il ne peut plus être renvoyé. Toutefois, toute modification apportée à la réservation sur Little Hotelier est automatiquement envoyée à Chekin et mise à jour auprès de l'autorité compétente.
Consultation des détails des données de déclaration
Allez à Engagement client > Arrivée > Paramètres > Formulaire d'arrivée et de déclaration.
Cliquez sur Documents pour voir tous les documents envoyés aux autorités.
Enregistrement des clients walk-in (arrivées sans réservation)
Créez une réservation dans Little Hotelier.
Accédez au dossier du client dans Engagement client.
Cliquez sur les trois points situés à côté d'Informations sur le client.
Sélectionnez Formulaire d'arrivée.
Remplissez et envoyez le formulaire manuellement.