Les rapports de conformité automatisés simplifient le respect des obligations légales : les informations de check-in des clients sont collectées puis transmises aux autorités conformément à la législation locale.
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs de Little Hotelier disposant de l'Engagement client en Italie, en Espagne, au Portugal, en Allemagne, en Suisse, en Autriche, en Croatie, en République tchèque et en Colombie.
Remarques : les établissements situés en Espagne doivent transmettre un signalement à la police au moment de la réservation et du check-in. Si le formulaire de check-in pour la conformité est configuré, Little Hotelier envoie les détails de la réservation aux autorités dès la réservation. Les informations de réservation incomplètes sont mises à jour auprès des autorités dès qu'elles sont ajoutées au dossier de réservation.
Configurer les rapports de conformité automatisés
Étape 1 : activation
Accédez à Engagement client > Check-in > Paramètres.
Sélectionnez Formulaire de check-in pour la conformité, puis enregistrez.
Renseignez les informations suivantes :
Pays
Province
Ville
Code fiscal (facultatif)
Autorité locale
Identifiants de connexion au portail en ligne des autorités locales
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Retournez dans Check-in > Paramètres, sélectionnez Formulaire de check-in pour la conformité, puis cliquez sur Enregistrer les modifications pour activer le formulaire.
Étape 2 : paramètres linguistiques
Sélectionnez les langues dans lesquelles vous souhaitez rendre disponible votre formulaire de check-in pour la conformité.
Ajoutez toute langue supplémentaire dans Engagement client > Paramètres > Général.
Si les langues souhaitées sont déjà configurées, aucune action n'est requise.
Le formulaire de check-in pour la conformité ne prend en charge que certaines langues : anglais, espagnol, italien, allemand, français, hongrois, russe, tchèque, bulgare, portugais, roumain, estonien, polonais et catalan.
Toute modification des paramètres linguistiques a une incidence sur les autres fonctionnalités d'Engagement client. Par exemple, si vous activez le formulaire en allemand, cette langue deviendra également disponible sur la page Offres. Les offres sans traduction en allemand s'afficheront alors dans votre langue par défaut.
Étape 3 : e-mails de check-in
Une fois enregistré, le formulaire de check-in apparaît sur la page Conciergerie d'Engagement client.
Envoyez à vos clients un e-mail de check-in avant leur arrivée afin de les inciter à remplir le formulaire.
Accédez à Communication > Messages programmés pour créer un nouvel e-mail de check-in.
Le lien Check-in maintenant dirige les clients vers le formulaire de check-in pour la conformité.
Pour recueillir les informations des clients via ce formulaire, vous devrez les inciter à le remplir en leur envoyant un e-mail de check-in avant leur arrivée.
Remarques :
Les champs du formulaire de check-in pour la conformité sont prédéfinis afin de correspondre aux informations exigées par les autorités locales.
Pour tester le formulaire, envoyez un e-mail de check-in test et suivez le lien Check-in maintenant vers la page Conciergerie.
Consulter les informations des clients
Toutes les informations des clients transmises via le formulaire de check-in avant l'arrivée sont enregistrées dans l'onglet Check-in du profil client, dans Engagement client. Cela comprend les informations du client principal ainsi que celles des éventuels accompagnateurs.
Confirmer l'envoi du formulaire de check-in
Une fois le formulaire de check-in pour la conformité reçu, le statut de pré-check-in dans Little Hotelier passe à Reçu.
Le rapport de conformité est envoyé à l'autorité après le check-in.
Pour consulter le statut du rapport de conformité :
Accédez à Engagement client, puis recherchez le profil client.
Un nouveau panneau affiche le statut.
Quand les formulaires de conformité sont-ils envoyés aux autorités ?
Pour la plupart des pays et autorités, les données sont transmises une fois par jour. Certaines autorités reçoivent les données plus fréquemment. En cas d'échec d'envoi, Little Hotelier effectue automatiquement une nouvelle tentative.
Pour vérifier le statut, accédez à Engagement client, puis recherchez le profil client. Un nouveau panneau affiche le statut.
Comprendre les statuts de check-in pour la conformité
Synchronisé : les informations de réservation ont été transmises à l'autorité locale.
Mis à jour : changement de statut effectué par l'autorité locale.
Programmé : le traitement va bientôt commencer.
En cours : traitement en cours.
Terminé : les informations de check-in ont été transmises avec succès aux autorités.
Échec : erreur d'envoi.
Supprimé : l'enregistrement a été supprimé, aucune action supplémentaire n'est requise.
Mettre à jour les formulaires partiellement complétés
Mettez à jour le dossier de réservation dans Little Hotelier pour compléter les formulaires de check-in partiellement remplis.
Les formulaires de check-in déjà envoyés ne peuvent pas être renvoyés. Les modifications effectuées dans Little Hotelier sont automatiquement répercutées dans Chekin et transmises à l'autorité.
Si un client n'a rempli qu'une partie du formulaire de check-in, vous devrez mettre à jour le dossier de réservation dans Little Hotelier pour compléter les informations requises.
Pour mettre à jour une réservation, accédez à Calendrier, recherchez et ouvrez la réservation, effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : une fois envoyé, un formulaire de check-in ne peut pas être renvoyé. En revanche, toute modification apportée à la réservation dans Little Hotelier est automatiquement transmise à Chekin et mise à jour auprès de l'autorité concernée.
Consulter les détails du rapport de conformité
Accédez à Engagement client > Check-in > Paramètres > Formulaire de check-in pour la conformité.
Cliquez sur Documents pour consulter tous les enregistrements envoyés aux autorités.
Check-in pour les clients sans réservation (walk-in)
Créez une réservation dans Little Hotelier.
Accédez à la fiche client dans Engagement client.
Cliquez sur les trois points situés à côté d'Informations client.
Sélectionnez Formulaire de check-in.
Complétez et envoyez le formulaire manuellement.