Le calendrier vous donne un aperçu de votre établissement en un coup d'œil. Vous pourrez voir les réservations confirmées, les réservations sur le point d'enregistrer leur arrivée ou leur départ, les réservations enregistrées ou dont le départ a été enregistré, les fermetures de chambres empêchant les réservations dans certaines de vos chambres, le nombre de chambres disponibles et si vos réservations ont été entièrement payées.
Pour naviguer dans le calendrier, créer des réservations ou appliquer des fermetures de chambres, cliquez sur la page Calendrier.
Principes de base du calendrier
Comment fonctionne le calendrier ?
Sous la page Calendrier, vous trouverez toutes les réservations confirmées, enregistrées et dont le départ a été enregistré. Les seules réservations que vous ne trouverez pas ici sont celles qui ont été annulées. Une fois qu'une réservation est annulée, elle disparaît du calendrier.
💡 Vous pouvez trouver toutes les réservations, y compris celles qui ont été annulées, sur la page Réservations.
Dans votre calendrier, vous pouvez trouver chacun de vos types de chambres et leurs chambres physiques. Le nombre de chambres physiques disponibles à la réservation détermine la disponibilité sur la page Inventaire.
➕ Si votre type de chambre double contient les chambres 1, 2 et 3 et qu'elles n'ont pas de réservations ou de fermetures de chambres pour un jour spécifique, la disponibilité affichée sur la page Inventaire pour ce jour serait de 3.
Comment puis-je modifier le nom ou le numéro d'une chambre physique ?
Pour renommer les chambres physiques ou modifier leur numéro :
Cliquez sur la chambre physique dont vous souhaitez modifier le nom/numéro.
Les paramètres de la chambre s'ouvriront. Ici, vous pouvez modifier le nom de la chambre physique.
N'oubliez pas d'Enregistrer.
Comment puis-je masquer et développer/réduire les chambres dans le calendrier ?
Pour masquer ou afficher les chambres physiques des types de chambres et leurs lignes non attribuées, cliquez simplement sur le nom du type de chambre. Vous pouvez également cliquer sur le bouton développer/réduire situé dans le coin supérieur gauche de la grille du calendrier, juste à côté des dates. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez développer toutes les chambres physiques pour chaque type de chambre pour les afficher toutes ou les réduire toutes en même temps pour les masquer.
Navigation dans le calendrier
Combien de jours puis-je voir sur mon calendrier ?
Vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher 14 ou 28 jours à la fois dans le menu déroulant en haut à gauche de la page Calendrier.
Comment puis-je me déplacer dans les dates du calendrier ?
Il existe différentes manières de se déplacer dans le calendrier. Nous allons passer en revue toutes les options ci-dessous.
💡 Little Hotelier se souviendra de la date que vous aviez ouverte la dernière fois que vous étiez sur la page Calendrier et l'affichera à votre retour. Supposons que vous soyez allé au 23 décembre et que vous ayez quitté la page Calendrier pour aller sur la page Configuration, vous verrez le 23 décembre lorsque vous reviendrez au calendrier. Si vous souhaitez plutôt aller à la date d'aujourd'hui, vous pouvez toujours cliquer sur Afficher aujourd'hui.
Comment puis-je aller à la date d'aujourd'hui ?
Cliquer sur le bouton Afficher aujourd'hui affichera rapidement la date d'aujourd'hui comme première date dans votre grille de calendrier, même si vous avez parcouru des dates passées ou futures.
Comment puis-je rapidement aller à une date passée ou future dans le calendrier ?
Vous pouvez cliquer sur le sélecteur de date et un calendrier s'affichera pour que vous puissiez sélectionner directement la date que vous souhaitez voir dans le calendrier.
À quoi servent les boutons fléchés dans le calendrier ?
Vous pouvez avancer et reculer par jours ou par semaines en utilisant les boutons à gauche et à droite de la date :
Si vous affichez 14 jours à la fois, le calendrier dispose de boutons pour se déplacer :
< 1 jour en arrière
<< 7 jours en arrière
<<< 14 jours en arrière
> 1 jour en avant
>> 7 jours en avant
>>> 14 jours en avant
Si vous affichez 28 jours à la fois dans le calendrier, les boutons avec trois flèches vous permettront de vous déplacer :
<<< 28 jours en arrière
>>> 28 jours en avant
Fermetures de chambres
Qu'est-ce qu'une fermeture de chambre ?
Une fermeture de chambre est un blocage temporaire que vous pouvez mettre sur une chambre pour une certaine plage de dates afin qu'elle ne soit pas disponible à la réservation pendant cette période. Vous pouvez créer une fermeture de chambre pour une rénovation, une maintenance ou lorsque vous attendez d'ajouter une réservation ultérieurement.
💡 Une fermeture de chambre s'affiche en rouge sur la page Calendrier.
➕ Si vous souhaitez qu'une chambre soit entièrement fermée pour l'ensemble du calendrier pour toujours, vous voudrez peut-être supprimer complètement la chambre au lieu d'appliquer une fermeture de chambre. En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer un type de chambre.
Comment fonctionne la fermeture de chambre ?
Les fermetures de chambres diminuent la disponibilité du type de chambre affichée sur la page Inventaire pour les dates sélectionnées. L'ouverture d'une fermeture de chambre fait l'inverse : elle augmente la disponibilité.
Rappelez-moi comment fonctionne la disponibilité ?
La disponibilité de votre type de chambre est calculée par Little Hotelier avec le nombre de chambres que vous avez pour un type de chambre spécifique moins les réservations et les fermetures de chambres sur le calendrier pour ce type de chambre. Cela signifie que si vous avez 5 chambres doubles aujourd'hui mais que 2 sont réservées et 1 a une fermeture de chambre, la disponibilité sur la page Inventaire afficherait 2.
⚠️ Une fermeture de chambre ne doit pas être confondue avec Fermer les canaux, qui applique des arrêts de vente sur vos plans tarifaires.
Quelle est la différence entre la fermeture de chambre et Fermer les canaux ?
L'outil Fermeture de chambre réduit la disponibilité des chambres sur votre page Inventaire en supprimant une chambre physique de la disponibilité sur tous vos canaux connectés et votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
La restriction Fermer les canaux vous permet d'arrêter la vente d'un plan tarifaire sur tous vos canaux connectés à la fois, à l'exclusion de votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
💡 Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer toutes ces options en même temps.
➕ Les Fermetures de chambres ne peuvent être appliquées qu'aux chambres physiques sur la page Calendrier, tandis que Fermer les canaux ne peut être appliqué qu'aux plans tarifaires sur la page Inventaire.
Comment puis-je ajouter une fermeture de chambre à partir du calendrier ?
Il existe deux façons d'appliquer une fermeture de chambre :
Cliquer, glisser et déposer sur le calendrier et sélectionner Fermeture de chambre.
Cliquer sur le bouton Fermeture de chambre en haut à droite.
Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvrira, où vous pourrez remplir tous les champs applicables :
Créer une fermeture de chambre
Chambre : choisissez une chambre à fermer dans le menu déroulant.
Date de début : si aucun jour n'est sélectionné, la date d'aujourd'hui s'affichera par défaut (assurez-vous de la remplacer si vous souhaitez fermer la chambre à des dates différentes). Notez que la date de début est également incluse dans la fermeture de chambre.
Date de fin : si aucun jour n'est sélectionné, la date de demain s'affichera automatiquement (assurez-vous de la remplacer si vous souhaitez fermer la chambre à des dates différentes). Notez que la date de fin est également incluse dans la fermeture de chambre.
Description : saisissez une description qui vous permet de vous souvenir pourquoi vous avez fermé la chambre. Vos clients ne pourront pas voir cette description, elle est interne.
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer !
Comment puis-je modifier une fermeture de chambre ?
Allez dans Mes applications > Réception
Allez sur la page Calendrier.
Localisez la fermeture de chambre que vous souhaitez modifier et cliquez dessus.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Ici, vous pouvez modifier les paramètres de fermeture de chambre.
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer !
💡 Si vous souhaitez modifier rapidement la durée de la fermeture de chambre, vous pouvez également le faire en maintenant l'extrémité de la fermeture de chambre et en faisant glisser le marqueur vers la gauche (pour la raccourcir) ou vers la droite (pour l'allonger). Cela modifiera la Date de fin de la fermeture de chambre.
Comment puis-je rouvrir une fermeture de chambre ?
⚠️ La réouverture d'une fermeture de chambre augmentera automatiquement la disponibilité des chambres du type de chambre sur votre page Inventaire : augmentant la disponibilité sur vos canaux connectés et sur votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
Allez dans Mes applications > Réception
Allez sur la page Calendrier.
Localisez la fermeture de chambre que vous souhaitez rouvrir et cliquez dessus.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Assurez-vous de cliquer sur Rouvrir la chambre.
Créer et afficher des réservations dans le calendrier
Comment puis-je créer une réservation à partir du calendrier ?
Il existe deux façons de créer une réservation à partir de la page calendrier :
Cliquer, glisser et déposer sur le calendrier et sélectionner Réservation.
Via le bouton Réservation.
Affichage et modification des réservations sur le calendrier
Que signifient les blocs de couleur ?
Les réservations et les fermetures de chambres s'affichent sous forme de marqueurs colorés de leur date de début à leur date de fin sous le type de chambre et la chambre physique où elles ont été créées.
Orange : réservation confirmée pas encore enregistrée.
Vert : réservation enregistrée pas encore partie.
Gris : réservation dont le départ a été enregistré.
Bleu : réservation confirmée sur Non attribué, ce qui signifie qu'elle n'a pas de chambre physique qui lui est attribuée.
Rouge : fermeture de chambre bloquant la chambre physique pour la réservation.
Gris clair : réservation en cours de réservation et ayant actuellement un paiement incomplet. Elle est communément appelée « fantôme de réservation » par nos clients.
➕ Certaines réservations peuvent également avoir un petit triangle rouge affiché dans le coin supérieur droit de la barre colorée. Cela signifie que la réservation a toujours un montant impayé à payer.
Comment puis-je voir un aperçu d'une réservation sur le calendrier ?
Survoler ou cliquer sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation affichera des informations de base sur la réservation :
ID de réservation (référence de réservation)
Prénom et nom du contact principal
Coordonnées du contact principal
E-mail du client
Numéro de téléphone
Clients adultes, enfants, bébés
Notes
Commentaires des clients
Détails de la réservation
Séjour
Heure d'arrivée
Source de réservation
Chambres sur la réservation
Résumé du paiement de la réservation 💡 Si payé, il affichera le mot Payé en vert en haut et l'arrière-plan sera vert clair. Si impayé, il affichera le mot Impayé en rouge en haut et l'arrière-plan sera rose.
Total de la réservation
Total impayé
Bouton Ajouter un paiement
Bouton Annuler la réservation
Bouton Imprimer
Bouton E-mail
Bouton Modifier
Bouton Statut de réservation
Que puis-je faire avec une réservation depuis le calendrier ?
Modifier une réservation
Cliquez sur la réservation
Modifiez les détails de la réservation et Enregistrez.
Modifier la durée du séjour de la réservation
Vous pouvez modifier rapidement l'arrivée ou le départ de vos clients en maintenant et en faisant glisser une réservation sur le calendrier.
Pour modifier la date de départ : maintenez l'extrémité d'un marqueur de réservation et faites-le glisser vers la gauche.
Pour modifier la date d'arrivée : cliquez sur la réservation et maintenez-la en la faisant glisser vers la droite.
Déplacer une réservation
Vous pouvez glisser-déposer une réservation depuis n'importe quel point du rectangle de réservation. De cette façon, vous pouvez modifier les éléments suivants :
La chambre physique où la réservation a été attribuée.
Le type de chambre où la réservation a été attribuée.
La date d'arrivée de la réservation.
La date de départ de la réservation.
Modifier le statut d'une réservation
⚠️ Vous ne pouvez pas enregistrer l'arrivée d'une réservation avant la date d'arrivée. Vous ne pouvez pas enregistrer le départ d'une réservation avant la date de départ.
Survolez ou cliquez sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation.
Selon le statut actuel de la réservation, le bouton de statut affichera un mot différent :
Si le bouton affiche Confirmé, survoler le changera rapidement en Enregistrer l'arrivée.
Si le bouton affiche Enregistrer l'arrivée, survoler le changera rapidement en Enregistrer le départ.
Cliquez sur le bouton Confirmé/Enregistrer l'arrivée.
💡 Vous pouvez également cliquer sur la flèche vers le bas à droite du bouton de statut pour choisir l'un des statuts : Confirmé, Enregistrer l'arrivée ou Enregistrer le départ. Cet outil est particulièrement utile si vous avez modifié le statut par erreur.
Annuler une réservation
⚠️ Vous ne pouvez annuler que les réservations confirmées. Si votre réservation a déjà été enregistrée ou si le départ a été enregistré, vous devrez la modifier en Confirmé pour pouvoir l'annuler. En savoir plus : Modifier ou annuler une réservation.
Vous pouvez rapidement annuler une réservation en suivant ces étapes :
Survolez ou cliquez sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation.
Confirmez en sélectionnant Oui, j'en suis sûr·e.
💡 Une notification par e-mail sera envoyée à l'adresse e-mail du contact principal de la réservation.
➕ Vous souhaitez personnaliser l'e-mail de notification d'annulation ? Consultez cet espace : Personnaliser les e-mails des clients.
Ajouter un paiement sur une réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur le bouton Ajouter un paiement.
La réservation sera ouverte.
Selon que vous ayez configuré une passerelle de paiement ou non, vous verrez l'un des éléments suivants :
Si vous n'avez pas de passerelle de paiement configurée dans votre Little Hotelier, vous verrez l'outil Enregistrer le paiement.
Si vous avez configuré Paiements Little Hotelier dans votre Little Hotelier, vous verrez l'outil Traiter le paiement.
💡 Si vous utilisez une autre passerelle de paiement et que vous voyez l'option Traiter le paiement, cela signifie que votre passerelle de paiement vous permet de débiter vos clients depuis Little Hotelier.
Imprimer les détails de la réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur Imprimer.
Choisissez l'une des options ci-dessous :
Formulaire d'inscription
Facture
Résumé
Envoyer par e-mail les détails de la réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe sur le côté gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur E-mail.
Choisissez l'une des options ci-dessous :
Facture
Résumé
Confirmation
Réservations non attribuées
À quoi sert la ligne Non attribué ?
La ligne Non attribué dans votre page Calendrier contient les réservations qui ne sont pas encore attribuées à une chambre physique. Ces réservations non attribuées sont des réservations valides et confirmées.
⚠️ Les réservations non attribuées comptent de la même manière que les réservations attribuées et réduisent la disponibilité sur votre page Inventaire.
Comment puis-je utiliser la ligne Non attribué ?
Vous pouvez utiliser la ligne Non attribué pour réattribuer des réservations si un type de chambre est entièrement réservé.
Par exemple, vous avez trois chambres doubles et elles sont entièrement réservées, mais vous souhaitez modifier quel client séjourne dans quel numéro de chambre. Pour réattribuer les réservations, déplacez l'une des réservations dans Non attribué, puis attribuez les autres réservations comme vous le souhaitez. Enfin, redéplacez la réservation vers une chambre physique.
Comment puis-je attribuer mes réservations non attribuées dans une chambre ?
Vous pouvez les sortir de la ligne Non attribué en effectuant l'une des opérations suivantes :
Les glisser-déposer vers une chambre disponible pour les dates applicables.
Ouvrir la réservation et modifier son champ N° chambre et/ou son champ Type de chambre.
Pourquoi une réservation tomberait-elle sous la ligne Non attribué ?
Vous trouverez ci-dessous les raisons les plus courantes pour lesquelles une réservation peut tomber sous la ligne Non attribué :
Aucune nuit consécutive disponible sous le même type de chambre
Expliquons cela avec un exemple : votre établissement est entièrement réservé mais vous avez reçu deux annulations et maintenant vous avez :
Une nuit libre dans la chambre 4 pour aujourd'hui.
Une nuit libre dans la chambre 5 pour demain.
Les deux chambres appartiennent au type de chambre double.
Le reste de l'établissement est entièrement réservé.
Supposons que vous obteniez une réservation pour votre chambre double pour deux nuits avec arrivée aujourd'hui et départ après-demain. La réservation tombera sous Non attribué car elle ne peut pas être entièrement attribuée dans l'une de vos chambres.
La plupart du temps, vous pourrez peut-être réorganiser vos réservations et faire de la place pour la nouvelle afin qu'elle soit dans la même chambre physique pour tout le séjour.
⚠️ Dans de rares occasions, il peut ne pas être possible de réorganiser vos réservations. Pour éviter que cela ne se produise, nous vous conseillons d'envisager d'appliquer une fermeture de chambre sur l'une des chambres afin que vos clients n'aient pas à changer de chambre au milieu de leur séjour.
Surréservation manuelle créée par un utilisateur Little Hotelier
Lorsque vous créez une réservation manuellement, il vous sera demandé de saisir le N° chambre à attribuer à la réservation. Si vous laissez ce champ vide, quelle que soit la disponibilité des chambres, la réservation ira dans la ligne Non attribué du calendrier.
Une surréservation à partir d'un canal connecté Lorsqu'une réservation est réservée à partir de votre moteur de réservation directe Little Hotelier ou de canaux connectés, Little Hotelier attribue automatiquement une chambre pour la réservation.
La réservation va dans Non attribué si le système ne peut pas trouver de chambre disponible pour le type de chambre afin d'héberger la réservation.