Ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs Little Hotelier – ces comptes utilisateur donnent accès à votre établissement.
Vue d’ensemble
Un compte utilisateur donne à chaque membre du personnel un accès au compte Little Hotelier de votre établissement. Configurez les autorisations de chaque compte utilisateur pour contrôler ce que chaque personne peut consulter et gérer dans Little Hotelier.
Tous les comptes utilisateur sont créés dans le même compte établissement. Ce que chaque utilisateur peut voir et gérer dépend des autorisations définies sur son compte.
Remarques :
Les comptes utilisateur donnent au personnel accès au même compte Little Hotelier de l’établissement
Chaque membre du personnel doit avoir son propre compte utilisateur avec une adresse e-mail unique pour accéder au compte de l’établissement
Le partage d’un identifiant unique (même adresse e-mail et même mot de passe) n’est pas autorisé, pour des raisons de sécurité
MFA obligatoire : pour protéger votre compte contre les accès non autorisés et les tentatives de hameçonnage (phishing), l’authentification multifacteur (MFA) est obligatoire pour ajouter, modifier et gérer les utilisateurs.
Pour donner accès à une même personne à plusieurs établissements, créez un compte utilisateur distinct pour chaque établissement.
Accéder à « Gérer les utilisateurs »
Qui peut gérer les comptes utilisateur ? Pour ajouter, modifier et supprimer d’autres utilisateurs et gérer leurs niveaux d’autorisation, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les utilisateurs. Si vous avez les autorisations nécessaires pour gérer les utilisateurs, vous verrez l’option Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant lorsque vous cliquez sur le nom de votre établissement.
La gestion des utilisateurs se fait dans la version pour ordinateur de Little Hotelier (la gestion des utilisateurs n’est actuellement pas disponible sur mobile).
Pour accéder à « Gérer les utilisateurs » :
Cliquez sur le nom de votre établissement en haut à droite > sélectionnez Gérer les utilisateurs
Vous ne voyez pas l’option « Gérer les utilisateurs » dans le menu déroulant ?
Si vous n’avez pas accès à Gérer les utilisateurs et que vous en avez besoin pour ajouter, modifier et gérer d’autres utilisateurs, demandez à un·e collègue qui dispose déjà de l’autorisation Gérer les utilisateurs de l’activer pour vous. Si cette personne ne travaille plus dans votre établissement, le contact principal de votre établissement doit contacter notre équipe d’assistance pour obtenir de l’aide.
Créer un nouveau compte utilisateur
Pour créer un nouvel utilisateur / ajouter un nouvel utilisateur à votre établissement, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les utilisateurs et avoir configuré l’authentification multifacteur (MFA).
Cliquez sur le nom de votre établissement en haut à droite > Gérer les utilisateurs
Cliquez sur Ajouter un utilisateur
Vérifiez votre identité à l’aide de l’authentification multifacteur (MFA) lorsque vous y êtes invité·e.
Renseignez les informations de l’utilisateur : e-mail, nom et langue préférée
Sélectionnez les applis dont votre utilisateur a besoin
Choisissez le niveau d’utilisateur
Cliquez sur Enregistrer
Gérez les utilisateurs dans la version pour ordinateur de votre plateforme (la gestion des utilisateurs n’est actuellement pas disponible sur mobile).
Remarques :
Les nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d’activation valable 24 heures. Une fois leur compte activé, ils peuvent se connecter.
Chaque membre du personnel qui a besoin d’accéder à votre établissement doit avoir son propre compte utilisateur avec une adresse e-mail unique.
Remarque : les utilisateurs de facturation sont créés séparément des comptes utilisateur. Les utilisateurs de facturation se gèrent via : cliquez sur le nom de votre établissement > sélectionnez Facturation (et non pas dans « Gérer les utilisateurs »).
Supprimer un compte utilisateur
Pour supprimer l’accès d’un utilisateur à votre établissement, vous pouvez supprimer son compte. La suppression est définitive ; il est plus simple de désactiver un compte que de le supprimer.
Options supplémentaires
Désactiver / réactiver des utilisateurs : restreignez temporairement l’accès, puis rendez-le de nouveau disponible si nécessaire
Déverrouiller des utilisateurs : aidez les utilisateurs à retrouver l’accès à leur compte s’ils ont oublié leur mot de passe. Cela se produit lorsqu’un utilisateur a tenté de se connecter sans succès au moins 6 fois et que son compte est verrouillé. Pour déverrouiller le compte, l’utilisateur doit cliquer sur « Mot de passe oublié » sur l’écran de connexion et suivre les étapes indiquées.
Modifier les autorisations d’un utilisateur : ajustez à tout moment l’accès aux applis et le niveau d’utilisateur
Remarque : l’adresse e-mail associée au compte utilisateur ne peut pas être modifiée. Si vous devez modifier une adresse e-mail, créez un nouveau compte utilisateur avec la bonne adresse e-mail, puis supprimez l’ancien compte.
Utilisation d’adresses e-mail existantes
⚠️ Important : utilisation d’adresses e-mail existantes
Aucun e-mail d’activation n’est envoyé lorsque vous créez des utilisateurs avec des adresses e-mail qui existent déjà dans le système. Ce cas de figure se produit lorsque :
Vous recréez un utilisateur supprimé : si vous supprimez un utilisateur, puis créez un nouvel utilisateur avec la même adresse e-mail, le système restaure les informations de l’utilisateur précédent
Vous ajoutez des utilisateurs existants à d’autres établissements : lorsqu’un utilisateur est déjà lié à plusieurs établissements et que vous ajoutez son adresse e-mail à un autre établissement
Que faire : vous ne recevrez pas d’e-mail d’activation ; il vous suffit d’aller sur la page de connexion et de vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Si nécessaire, cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe » pour le réinitialiser. Pour les utilisateurs ajoutés à d’autres établissements, déconnectez-vous puis reconnectez-vous : le nouvel établissement ajouté apparaîtra automatiquement dans votre compte.
Mettre à jour les informations utilisateur
Vous ne pouvez pas modifier l’adresse e-mail associée à un utilisateur, mais les utilisateurs peuvent mettre à jour leur nom, leur numéro de téléphone et leur langue pour leur propre compte :
Cliquez sur votre icône de profil > sélectionnez Mon compte
Modifiez les informations de votre propre compte selon vos besoins (les autres utilisateurs ne peuvent pas les mettre à jour à votre place).
Chaque utilisateur doit se connecter à son propre compte pour modifier ces informations. Les utilisateurs disposant de l’autorisation de gestion des utilisateurs ne peuvent pas modifier le prénom, le nom, le numéro de téléphone ou la langue d’autres utilisateurs.
Modifier l’adresse e-mail d’un utilisateur
Important : vous ne pouvez pas modifier l’adresse e-mail d’un utilisateur existant. Si une adresse e-mail doit être changée, vous devez créer un nouveau compte utilisateur avec la bonne adresse e-mail, puis supprimer l’ancien compte.
Étapes pour modifier l’adresse e-mail d’un utilisateur :
Notez les niveaux d’autorisation actuels de l’utilisateur et ses paramètres d’accès
Créez un nouveau compte utilisateur avec la bonne adresse e-mail
Attribuez-lui les mêmes niveaux d’autorisation que pour l’ancien compte
Supprimez l’ancien compte utilisateur
Le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’activation pour définir son mot de passe
Autorisations des comptes utilisateur
Les utilisateurs administrateurs disposent de toutes les autorisations. Les utilisateurs généraux ont besoin que des autorisations spécifiques soient activées pour accéder aux différentes fonctionnalités.
Pour gérer les utilisateurs et leurs niveaux d’autorisation, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les utilisateurs et avoir configuré l’authentification multifacteur (MFA).
Les utilisateurs généraux peuvent se voir accorder les autorisations suivantes :
Système de réception (Front Desk)
Autorisation | Description |
Calendrier | Créer et gérer des réservations et des fermetures de chambres. |
Réservations | Consulter les détails des réservations (à l'exception des informations de carte de crédit) et générer des rapports de réservation. |
Inventaire | Gérer les tarifs, la disponibilité et les restrictions. |
Clients | Consulter et modifier les profils des clients. |
Rapports | Générer et consulter tous les rapports. |
Housekeeping | Consulter et modifier uniquement le rapport Housekeeping. |
Paramètres | Configurer les paramètres du système de réception et du moteur de réservation. |
Gestionnaire de canaux
Autorisation | Description |
Configuration | Gérer les chambres et les tarifs, les canaux, le PMS et les paramètres généraux. |
Inventaire | Gérer les tarifs, la disponibilité et les restrictions. |
Réservations | Rechercher et gérer les réservations et générer des rapports. |
Paiements | Consulter les détails des cartes de paiement (nécessite l'autorisation « Réservations »). |
Réservation directe
Type d'utilisateur | Description |
Utilisateur général | Gérer les réservations, l'inventaire, les paramètres et les rapports. |
Administrateur | Dispose de toutes les autorisations des utilisateurs généraux ainsi que la gestion des paiements et des passerelles de paiement. |
Paiements Little Hotelier
Autorisation | Description |
Paiements Little Hotelier | Les utilisateurs généraux et les administrateurs ont tous deux accès à Paiements Little Hotelier. |