Jika ada kelebihan pemesanan tetapi data tamu tidak ditemukan di sistem, ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan pemesanan dan menyelesaikan ketidaksesuaian tersebut.
Menemukan Pemesanan yang Hilang
Sebelum mulai memecahkan masalah, pastikan tanggal dan tahun yang ditampilkan di kalender Sistem Front Desk sudah benar.
Periksa Ekstranet Channel: Masuk langsung ke situs pemesanan (misalnya, Booking.com). Cari pemesanan menggunakan nama tamu atau tanggal menginap. Kami tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Periksa Pemesanan Langsung: Jika pemesanan berasal dari situs web sendiri, buka Aplikasi Saya > Pemesanan Langsung > Pemesanan untuk menemukan detailnya.
Identifikasi Masalah Pemetaan: Buka Aplikasi Saya > Channel Manager > Channel > Konfigurasi. Cari tarif yang menampilkan pesan "Kamar ini saat ini tidak dipetakan" atau tarif yang dinonaktifkan.
Hubungi Channel: Jika detail pemesanan tidak ditemukan, hubungi channel secara langsung. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel pemesanan atas nama Anda.
Menangani Pemesanan "Belum Dialokasikan" (Biru)
Di Little Hotelier, kelebihan pemesanan sering muncul sebagai pemesanan biru di baris Belum Dialokasikan pada kalender Sistem Front Desk.
Apa itu: Pemesanan yang belum dialokasikan adalah tamu yang sudah check-in secara valid dan terkonfirmasi — bukan kesalahan sistem. Pemesanan ini dihitung sebagai pemesanan nyata dan sudah mengurangi ketersediaan kamar. Pemesanan ini hanya perlu ditetapkan ke kamar fisik.
Atur ulang pemesanan: Periksa apakah tamu dapat menginap di kamar yang sama selama seluruh masa menginap. Cari malam-malam berurutan yang tersedia di satu kamar fisik untuk pemesanan yang belum dialokasikan.
Buat ruang kosong: Pindahkan pemesanan yang ada dengan cara menyeret dan meletakkannya di antara kamar-kamar pada kalender Sistem Front Desk. Anda juga dapat membuka pemesanan dan mengedit kolom No. kamar untuk menetapkan kamar yang berbeda.
Alokasikan pemesanan: Setelah ada ruang berurutan yang tersedia, seret dan lepaskan pemesanan biru dari baris Belum Dialokasikan ke kamar yang tersedia.
Pindahkan pemesanan dalam tipe kamar yang sama: Cari ruang kosong di antara kamar-kamar pada tipe kamar tertentu untuk melihat apakah pemesanan biru dapat masuk ke kamar yang tersedia.
Periksa Riwayat Pemetaan
⚠️ Penting: Jika baru saja mengaktifkan atau memetakan tarif channel, pemesanan yang dibuat sebelum pemetaan diaktifkan tidak akan otomatis disinkronkan (dikirim ulang) ke sistem. Anda harus menambahkan pemesanan ini secara manual ke Sistem Front Desk > Kalender.
Untuk memeriksa apakah masalahnya berkaitan dengan waktu:
Temukan tanggal aktivasi: Di Channel Manager, klik tarif channel, pilih Audit, dan temukan "hotelier timestamp" yang menunjukkan kapan tarif tersebut diaktifkan.
Bandingkan tanggal: Jika "tanggal dibuat" pada pemesanan lebih awal dari timestamp audit, sistem tidak dapat mengirimnya ke kalender. Anda harus menambahkan data tamu secara manual.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan dapat membutuhkan waktu hingga 5 menit untuk disinkronkan ke semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Apa yang Menyebabkan Kelebihan Pemesanan?
Kelebihan pemesanan terjadi karena sistem tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang tidak dipetakan atau terputus.
Masalah pemetaan: Jika tarif kamar tidak dipetakan atau terhubung ke tarif channel yang salah, pemesanan tidak dapat dikirim ke Sistem Front Desk.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan ke semua channel dapat memakan waktu hingga 5 menit. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Status dinonaktifkan: Jika channel atau tarif berstatus "Dinonaktifkan", Little Hotelier berhenti mengirim pembaruan inventaris. Channel akan terus menjual berdasarkan data terakhir yang diketahui, sehingga risiko kelebihan pemesanan menjadi sangat tinggi.
Tamu tanpa reservasi yang tidak dicatat: Jika pemesanan manual atau tamu datang langsung tidak segera ditambahkan ke kalender, ketersediaan online akan tetap terlalu tinggi.
Langkah-Langkah Penyelesaian
Menemukan Pemesanan yang Hilang
Jika pemesanan tidak ditemukan di Little Hotelier, sumber pemesanan harus diperiksa.
Periksa ekstranet channel: Masuk langsung ke ekstranet channel.
Cari pemesanan: Gunakan nama tamu atau tanggal untuk menemukan reservasi, dan catat paket harga yang digunakan.
Menangani Pemesanan yang Hilang
Tindakan segera:
Tambahkan pemesanan secara manual: Buka Sistem Front Desk > Kalender, klik tanggal check-in, dan pilih Tambah Pemesanan. Masukkan data tamu yang ditemukan di ekstranet channel. Buat pemesanan secara manual di Little Hotelier Sistem Front Desk, dan sesuaikan inventaris.
Kurangi inventaris: Membuat pemesanan akan secara otomatis mengurangi ketersediaan. Perlu diperhatikan bahwa jika ada perubahan atau pembatalan di masa mendatang untuk pemesanan manual yang sama, Anda harus memperbarui atau membatalkannya secara manual di Sistem Front Desk.
Relokasi tamu: Jika penuh, hubungi channel untuk mengurus relokasi tamu.
Perbaiki pemetaan dan pengaturan:
Untuk mencegah kelebihan pemesanan di masa mendatang, semua tarif yang belum dipetakan harus dipetakan, dan channel atau tarif yang dinonaktifkan harus diaktifkan kembali.
Langkah-langkah memetakan tarif yang belum dipetakan:
Buka Aplikasi Saya > Channel Manager > Channel > Konfigurasi.
Petakan semua tarif yang belum dipetakan, dan perbaiki tarif channel atau channel yang dinonaktifkan.
Verifikasi semua tarif sudah dipetakan:
Periksa "Tarif Dipetakan: X/Y" di pojok kanan atas halaman. Pastikan semua tarif kamar channel sudah dipetakan dengan mengonfirmasi bahwa nilai X dan Y sesuai (misalnya, 44/44). Jika angkanya tidak sesuai, masih ada tarif yang belum dipetakan dan perlu dikonfigurasi.
Aktifkan kembali tarif atau channel yang dinonaktifkan:
⚠️ Jika tarif channel atau seluruh channel dinonaktifkan atau tidak dipetakan, tidak ada pembaruan inventaris yang akan dikirim ke channel, sehingga meningkatkan risiko kelebihan pemesanan. Jika tarif channel atau channel dinonaktifkan karena kesalahan, selesaikan kesalahan tersebut, kemudian aktifkan kembali channel atau tarif channel.
Cara Mencegah Kelebihan Pemesanan
Cara-cara untuk mengurangi risiko kelebihan pemesanan:
Periksa secara rutin apakah ketersediaan kamar sudah benar.
Pastikan semua tarif kamar yang diperlukan sudah dipetakan dengan benar ke channel.
Jika hanya tersisa satu kamar dan kemungkinan besar akan ada pemesanan untuk kamar tersebut, Anda dapat menerapkan penghentian penjualan pada channel yang berkinerja rendah, dan hanya menawarkan kamar terakhir ke channel dengan kinerja terbaik.
Pantau dan perbaiki tarif channel atau channel yang mungkin telah dinonaktifkan.