Jika terjadi kelebihan pemesanan namun data tamu tidak ditemukan di sistem Anda, ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan pemesanan tersebut dan menyelesaikan ketidaksesuaian yang ada.
Menemukan Pemesanan yang Hilang
Sebelum memulai pemecahan masalah, periksa kembali bahwa Anda melihat tanggal dan tahun yang benar di kalender Front Desk.
Periksa extranet channel: masuk langsung ke situs pemesanan (misalnya, Booking.com). Cari pemesanan menggunakan nama tamu atau tanggal. Kami tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Periksa pemesanan langsung: jika pemesanan berasal dari situs web Anda sendiri, buka Aplikasi Saya > Channel Manager > Channel > Pemesanan untuk menemukan detailnya.
Identifikasi masalah pemetaan: buka Aplikasi Saya > Channel Manager > Channel > Konfigurasi. Cari tarif yang menampilkan pesan "Kamar ini saat ini tidak dipetakan" atau tarif yang dinonaktifkan.
Hubungi channel: jika detail pemesanan tidak ditemukan, hubungi channel secara langsung. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel pemesanan atas nama Anda.
Menangani Pemesanan "Belum Dialokasikan" (Biru)
Di Little Hotelier, kelebihan pemesanan sering kali muncul sebagai pemesanan berwarna biru di baris Belum Dialokasikan pada kalender Front Desk.
Apa artinya: pemesanan yang belum dialokasikan adalah masa inap yang valid dan sudah dikonfirmasi — bukan kesalahan. Pemesanan ini dihitung sebagai pemesanan nyata dan sudah mengurangi ketersediaan Anda. Pemesanan ini hanya perlu ditetapkan ke kamar fisik.
Atur ulang pemesanan: periksa apakah tamu dapat menginap di kamar yang sama selama keseluruhan masa menginap. Cari malam-malam berurutan yang tersedia di satu kamar fisik untuk pemesanan yang belum dialokasikan.
Buat ruang: pindahkan pemesanan yang ada dengan cara menyeret dan melepasnya antarkamar di kalender Front Desk. Anda juga dapat membuka pemesanan dan mengedit kolom nomor kamar untuk menetapkan kamar yang berbeda.
Alokasikan pemesanan: setelah ada ruang yang berurutan, seret dan lepas pemesanan biru dari baris belum dialokasikan ke kamar yang tersedia.
Pindahkan pemesanan dalam tipe kamar yang sama: cari ruang kosong di antara kamar-kamar pada tipe kamar tersebut untuk melihat apakah pemesanan biru dapat ditempatkan di kamar yang tersedia.
Periksa Riwayat Pemetaan
⚠️ Penting: jika Anda baru saja mengaktifkan atau memetakan tarif channel, pemesanan yang dibuat sebelum pemetaan diaktifkan tidak akan tersinkronisasi secara otomatis (tidak dikirim ulang) ke sistem Anda. Pemesanan ini harus ditambahkan secara manual di Front Desk > Kalender.
Untuk memeriksa apakah waktu adalah penyebab masalah:
Temukan tanggal aktivasi: di Channel Manager, klik tarif channel, pilih Audit, dan cari "hotelier timestamp" untuk mengetahui kapan tarif tersebut diaktifkan.
Bandingkan tanggal: jika "tanggal dibuat" pada pemesanan lebih awal dari timestamp audit, sistem tidak dapat mengirimkannya ke kalender Anda. Anda harus menambahkan detail tamu tersebut secara manual.
Keterlambatan sinkronisasi: pembaruan ketersediaan dapat membutuhkan waktu hingga 5 menit untuk tersinkronisasi di semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Apa yang Menyebabkan Kelebihan Pemesanan?
Kelebihan pemesanan terjadi karena sistem tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang tidak dipetakan atau terputus.
Masalah pemetaan: jika tarif kamar tidak dipetakan atau terhubung ke tarif channel yang salah, pemesanan tidak dapat dikirim ke Front Desk Anda.
Keterlambatan sinkronisasi: pembaruan ketersediaan dapat membutuhkan waktu hingga 5 menit di semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Status dinonaktifkan: jika sebuah channel atau tarif berstatus "Dinonaktifkan", Little Hotelier berhenti mengirimkan pembaruan inventaris. Channel akan terus menjual berdasarkan data terakhir yang diketahui, sehingga meningkatkan risiko kelebihan pemesanan.
Walk-in yang tidak dicatat: jika pemesanan manual atau "walk-in" tidak segera ditambahkan ke kalender, ketersediaan online Anda akan tetap terlalu tinggi.
Langkah-langkah Penyelesaian
Temukan Pemesanan yang Hilang
Jika pemesanan tidak ditemukan di Little Hotelier, periksa sumber pemesanan tersebut.
Periksa extranet channel: masuk langsung ke extranet channel.
Cari pemesanan: gunakan nama tamu atau tanggal untuk menemukan pemesanan, dan catat paket harga yang digunakan.
Tangani Pemesanan yang Hilang
Tindakan segera:
Tambahkan pemesanan secara manual: buka Front Desk > Kalender, klik tanggal check-in, dan pilih Tambah Pemesanan. Masukkan detail tamu yang ditemukan di extranet channel. Buat pemesanan secara manual di Front Desk Little Hotelier, dan sesuaikan inventaris Anda.
Kurangi inventaris: membuat pemesanan akan secara otomatis mengurangi ketersediaan Anda. Perlu diperhatikan bahwa jika ada perubahan atau pembatalan di kemudian hari untuk pemesanan manual yang sama, Anda perlu memperbarui atau membatalkannya secara manual di Front Desk.
Relokasi tamu: jika penginapan sudah penuh, hubungi channel untuk mengatur relokasi tamu.
Perbaiki pemetaan dan pengaturan:
Untuk mencegah kelebihan pemesanan di masa mendatang, petakan semua tarif yang belum dipetakan, dan aktifkan kembali channel atau tarif yang dinonaktifkan.
Langkah-langkah memetakan tarif yang belum dipetakan:
Buka Aplikasi Saya > Channel Manager > Channel > Konfigurasi.
Petakan tarif yang belum dipetakan, dan perbaiki tarif channel atau channel yang dinonaktifkan.
Verifikasi semua tarif telah dipetakan:
Periksa keterangan "Tarif Dipetakan: X/Y" di sudut kanan atas halaman. Pastikan semua tarif kamar channel telah dipetakan dengan mengonfirmasi bahwa nilai X dan Y sama (misalnya, 44/44). Jika angka-angka tersebut tidak sama, masih ada tarif yang belum dipetakan dan perlu dikonfigurasi.
Aktifkan kembali tarif atau channel yang dinonaktifkan:
⚠️ Jika sebuah tarif channel atau seluruh channel dinonaktifkan atau tidak dipetakan, tidak ada pembaruan inventaris yang akan dikirimkan ke channel tersebut, sehingga meningkatkan risiko kelebihan pemesanan. Jika tarif channel atau channel dinonaktifkan karena kesalahan, perbaiki kesalahan tersebut terlebih dahulu, kemudian aktifkan kembali channel atau tarif channel.
Catatan: Inklusi pemesanan dapat berbeda antara channel dan Little Hotelier
Jika pemesanan berhasil dikirimkan dan pemetaan sudah benar, namun beberapa detail (seperti sarapan) tidak tercantum, perlu diketahui bahwa beberapa channel tidak mengirimkan informasi lengkap mengenai fasilitas yang tersedia atau paket makan dalam pesan pemesanan ke platform Little Hotelier Anda. Hubungi channel untuk mengonfirmasi fasilitas apa saja yang sudah disiapkan dan apa yang dipesan oleh tamu.
Cara Mencegah Kelebihan Pemesanan
Langkah-langkah untuk mengurangi risiko kelebihan pemesanan:
Periksa secara rutin bahwa ketersediaan Anda sudah benar.
Pastikan semua tarif kamar yang diperlukan telah dipetakan dengan benar ke channel Anda.
Jika hanya tersisa satu kamar dan kemungkinan besar akan dipesan, pertimbangkan untuk mengaktifkan penghentian penjualan di channel dengan performa rendah, dan hanya tawarkan kamar terakhir tersebut ke channel dengan performa terbaik.
Pantau dan perbaiki tarif channel atau channel yang mungkin telah dinonaktifkan.