Artikel ini membahas cara membuat pemesanan, detail apa yang harus dimasukkan, dan deskripsi setiap tab yang disertakan dalam semua pemesanan. Anda dapat membuat pemesanan dari halaman Kalender dan halaman Pemesanan di Front Desk.
Kapan saya perlu membuat pemesanan manual?
Pemesanan dari OTA dan mesin pemesanan Anda ditambahkan ke kalender secara otomatis. Namun, jika tamu memesan melalui telepon atau email, atau untuk datang langsung, Anda perlu membuat pemesanan tersebut secara manual di front desk Little Hotelier.
Buat pemesanan manual untuk:
Tamu datang langsung yang meminta pemesanan mendadak
Kontak langsung melalui telepon, email, situs web, atau media sosial
Permintaan dari pemesanan agen perjalanan fisik (bukan OTA)
Relokasi dari jaringan properti atau properti mitra
Membuat pemesanan memungkinkan Anda memilih dan menahan kamar untuk tamu. Ketersediaan Anda juga akan diperbarui secara otomatis di channel yang terhubung. Memastikan pemesanan ini memiliki reservasi di front desk membantu mencegah kelebihan pemesanan.
Bagaimana cara membuat pemesanan?
Buka Aplikasi Saya > Front Desk. Ada tiga cara untuk membuat pemesanan secara manual di Little Hotelier:
Langsung klik dan seret di Kalender pada halaman Kalender Anda
Gunakan tombol +Pemesanan (juga di halaman Kalender Anda)
Gunakan halaman Pemesanan Anda
Bagaimana cara membuat pemesanan di halaman Kalender saya?
Ada dua cara mudah untuk membuat pemesanan secara manual di halaman Kalender Anda di Front Desk:
Opsi 1: Melalui tombol +Pemesanan
Di Front Desk, buka halaman Kalender.
Klik tombol +Pemesanan di sudut kanan atas.
Pop-up Pemesanan Baru akan muncul di mana Anda dapat memasukkan informasi pemesanan di kolom yang sesuai. Lihat bagian: Menambahkan detail pemesanan baru.
Opsi 2: Mengklik dan menyeret di Kalender
Di Front Desk, buka halaman Kalender.
Temukan tanggal check-in pemesanan baru.
Di sel yang sesuai dengan kamar di mana Anda ingin membuat pemesanan ini, klik dan seret ke kanan melintasi hari-hari yang diperlukan untuk pemesanan.
Di jendela pop-up Buat baru, klik tombol +Pemesanan.
Pop-up Pemesanan Baru akan muncul di mana Anda dapat memasukkan informasi pemesanan di kolom yang sesuai. Lihat bagian: Menambahkan detail pemesanan baru.
Bagaimana cara membuat pemesanan di halaman Pemesanan saya?
Anda juga dapat membuat pemesanan dari halaman Pemesanan. Ikuti langkah-langkah ini:
Di Front Desk, buka Pemesanan.
Klik +Buat pemesanan, tepat di bawah filter pencarian.
Pop-up Pemesanan Baru akan muncul di mana Anda dapat memasukkan informasi pemesanan di kolom yang sesuai. Lihat bagian: Menambahkan detail pemesanan baru.
Menambahkan detail pemesanan baru
Setelah Anda membuat pemesanan, Anda perlu mengisi beberapa kolom dari tab Detail pemesanan. Tab ini berisi data pemesanan yang paling penting, termasuk informasi umum tentang menginap, tamu utama, dan ringkasan pembayaran.
Detail pemesanan umum
Masukkan tanggal Check-in dan Check-out. Lama menginap dan status pemesanan ada di sebelah kanan tanggal ini.
Pilih tipe kamar dan tarif kamar yang Anda inginkan.
Pilih nama atau nomor kamar tertentu (Kamar no.) dari menu drop-down untuk mengalokasikan kamar fisik ke pemesanan. Jika Anda membiarkan kolom ini kosong, pemesanan akan muncul sebagai tidak dialokasikan di Kalender Anda, tetapi ketersediaan Anda akan tetap berkurang. Kolom Check-in, Check-out, Tipe kamar, dan Kamar no. diisi secara otomatis untuk pemesanan yang dibuat dari halaman Kalender. ⚠️ Jika menu drop-down Kamar no. kosong, Anda tidak memiliki kamar lagi yang tersedia untuk tipe kamar ini. Periksa tanggal yang penuh, penutupan kamar, atau konflik pemesanan sebelum membuat pemesanan untuk menghindari kelebihan pemesanan.
Pilih jumlah Dewasa, Anak-anak, dan Bayi yang termasuk dalam pemesanan ini. ⚠️ Jumlah orang dewasa harus selalu lebih dari 0 jika pengaturan tipe kamar memiliki dewasa yang diperlukan dipilih.
Kolom Harga kamar menunjukkan total harga kamar, tidak termasuk biaya orang tambahan dan diskon. Jika kolom tarif kamar diisi, Harga kamar berwarna abu-abu dan dihitung secara otomatis berdasarkan tarif inventaris Anda. Untuk menerapkan tarif yang berbeda secara manual, pilih opsi kosong pada kolom tarif kamar.
Kolom Orang tambahan menunjukkan harga untuk semua penghuni tambahan yang tidak termasuk dalam Total harga kamar. Kolom ini dihitung secara otomatis berdasarkan pengaturan okupansi tarif kamar. Jika Anda membiarkan kolom tarif kamar
kosong, Anda perlu memasukkan biaya tambahan apa pun dalam Harga kamar.
Tambahkan Diskon, jika ada.
Anda dapat menambahkan lebih banyak kamar ke pemesanan dengan mengklik tombol +Tambahkan kamar lain.
Kontak utama
Bagian Kontak utama berisi detail untuk tamu utama (biasanya orang yang melakukan pemesanan atau yang membayar). Jika lebih dari satu tamu disertakan, Anda dapat menambahkan tamu tambahan di tab Tamu.
Catatan: Detail kontak utama (nama dan dokumen ID) muncul di invoice. Semua detail kontak disimpan di halaman Tamu.
Kolom wajib:
Nama depan dan Nama belakang
Kolom opsional:
Email dan Nomor telepon
Alamat (kota dan negara wajib di Jerman)
Detail pembayaran (nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, nama pemegang kartu)
Waktu kedatangan
Informasi rujukan
Jenis dokumen ID dan nomor ID (diperlukan secara hukum di beberapa lokasi, termasuk Spanyol)
Persetujuan email pemasaran
Ingat:
Alamat email penting untuk mengirim konfirmasi pemesanan, ringkasan, dan invoice.
Nomor kartu kredit dienkripsi setelah disimpan. Hanya pengguna admin yang dapat melihatnya.
Periksa hukum setempat untuk persyaratan dokumen ID.
Bagian Komentar tamu adalah untuk permintaan khusus tamu, seperti "Saya lebih suka kamar dengan pemandangan" atau "Tolong berikan saya kamar yang dapat diakses di lantai dasar". Komentar ini muncul di email konfirmasi. Untuk catatan staf internal, gunakan tab Catatan.
⚠️ Hindari memasukkan informasi kartu kredit di Komentar tamu atau tab Catatan, karena sistem akan secara otomatis mengenkripsinya jika terdeteksi.
Klik Simpan di sudut kanan bawah untuk membuat pemesanan.
Setelah disimpan, nomor referensi pemesanan (dimulai dengan "LH") dibuat, dan tab baru tersedia: Tamu, Inklusi, Item tambahan, Pembayaran, Catatan, dan Invoice.
⚠️ Email konfirmasi pemesanan tidak dikirim secara otomatis ke tamu untuk pemesanan yang dibuat secara manual. Anda perlu mengklik tombol Email di pemesanan untuk mengirim konfirmasi ke tamu secara manual.
Catatan: Anda dapat menambahkan kolom khusus di bagian Kontak utama untuk pertanyaan tambahan, seperti alergi atau kode loyalitas tamu.
Ringkasan pemesanan
Ringkasan pemesanan di tab Detail memberikan gambaran singkat tentang total biaya:
Total kamar: total harga kamar, tidak termasuk biaya orang tambahan dan diskon
Total orang tambahan: harga untuk penghuni tambahan yang tidak termasuk dalam Total kamar
Total ekstra: harga untuk semua ekstra yang ditambahkan di tab Item tambahan
Total diskon: nilai yang dimasukkan di kolom Diskon
Biaya tambahan kartu kredit: biaya tambahan untuk kartu kredit tertentu
Total: total keseluruhan yang terhutang, termasuk semua biaya, pajak, dan biaya tambahan, dikurangi diskon
Total diterima: jumlah yang sudah dibayar
Total yang belum dibayar: jumlah yang tersisa untuk dibayar
Pajak persentase: ditampilkan sebagai "termasuk" atau "total" tergantung pada pengaturan pajak Anda (Pengaturan > Mengatur pajak > Pengaturan)
Catat pembayaran: tombol untuk mencatat pembayaran dan pengembalian dana secara manual
Catatan:
Status pembayaran yang berbeda ditampilkan sebagai tanda warna di Kalender Anda.
Anda mungkin melihat Pajak jumlah tetap jika dikonfigurasi.
Jika menggunakan Pembayaran Little Hotelier, Anda akan melihat tombol Proses pembayaran.
Jika Anda belum menyimpan pemesanan, klik Simpan di sudut kanan bawah.
Bagaimana cara menerapkan diskon ke pemesanan?
Anda dapat menerapkan diskon ke pemesanan manual di tab Detail pada tingkat kamar atau per malam. Anda hanya dapat menggunakan satu metode pada satu waktu.
Diskon tingkat kamar:
Klik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara diskon jumlah atau persentase (%).
Masukkan nilai diskon.
Diskon per malam:
Klik tanda panah drop-down di samping Diskon untuk menampilkan harga per malam (tidak terlihat untuk pemesanan satu malam).
Klik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara jumlah atau persentase (%).
Masukkan nilai diskon.
Catatan: Malam yang berbeda dapat memiliki campuran diskon jumlah dan persentase. Diskon persentase berlaku untuk Total kamar, bukan Total pemesanan.
Apa yang tersedia setelah membuat pemesanan?
Setelah Anda mengklik Simpan dan membuat pemesanan manual, berikut ini tersedia:
Nomor referensi pemesanan: dimulai dengan 'LH' diikuti dengan nomor
Tab baru: Tamu, Inklusi, Item tambahan, Pembayaran, Catatan, Invoice
Opsi baru di tab Detail: Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada, Lama menginap, Status pemesanan, tombol Tambahkan tamu, tombol Cetak, tombol Email