Little Hotelier memungkinkan Anda membuat reservasi sendiri, menghemat biaya, dan membantu Anda mengelola hubungan dengan tamu.
Artikel ini menjelaskan cara membuat reservasi, detail yang perlu dimasukkan, serta setiap tab yang tersedia dalam reservasi. Anda dapat membuat reservasi dari halaman Kalender dan Reservasi di Resepsionis.
Kapan saya perlu membuat reservasi manual?
Reservasi dari agen perjalanan online (OTA) dan mesin pemesanan akan ditambahkan ke kalender secara otomatis. Namun, jika tamu memesan melalui telepon atau email, atau datang langsung, Anda perlu membuat reservasi tersebut secara manual di Resepsionis Little Hotelier.
Buat reservasi manual untuk:
Tamu datang langsung yang meminta pemesanan di menit terakhir
Kontak langsung melalui telepon, email, situs web, atau media sosial
Permintaan dari pemesanan agen perjalanan secara langsung, bukan melalui OTA
Pemindahan tamu dari properti lain dalam jaringan atau dari properti mitra
Dengan membuat reservasi, Anda dapat memilih dan menahan kamar untuk tamu. Ketersediaan kamar juga akan diperbarui secara otomatis di channel yang terhubung. Memastikan semua pemesanan ini memiliki reservasi di Resepsionis membantu mencegah kelebihan pemesanan.
Bagaimana cara membuat reservasi?
Buka Aplikasi saya > Resepsionis. Ada tiga cara untuk membuat reservasi secara manual di Little Hotelier:
Klik dan tarik langsung pada kalender di halaman Kalender
Gunakan tombol +Reservasi, juga di halaman Kalender
Gunakan halaman Reservasi
Bagaimana cara membuat reservasi dari halaman Kalender?
Ada dua cara mudah untuk membuat reservasi secara manual dari halaman Kalender di Resepsionis.
Opsi 1: Menggunakan tombol +Reservasi
Di Resepsionis, buka halaman Kalender.
Klik tombol +Reservasi di pojok kanan atas.
Jendela pop-up Reservasi baru akan muncul. Masukkan informasi reservasi di kolom yang sesuai. Lihat bagian Tambahkan detail reservasi baru.
Opsi 2: Mengeklik dan menarik pada kalender
Di Resepsionis, buka halaman Kalender.
Cari tanggal check-in untuk reservasi baru.
Pada sel yang sesuai dengan kamar yang ingin digunakan, klik dan tarik ke kanan melintasi hari-hari yang diperlukan untuk pemesanan.
Di jendela pop-up Buat baru, klik tombol +Reservasi.
Jendela pop-up Reservasi baru akan muncul. Masukkan informasi reservasi di kolom yang sesuai. Lihat bagian Tambahkan detail reservasi baru.
Bagaimana cara membuat reservasi dari halaman Reservasi?
Anda juga dapat membuat reservasi dari halaman Reservasi. Ikuti langkah-langkah berikut:
Di Resepsionis, buka Reservasi.
Klik +Buat reservasi, tepat di bawah filter pencarian.
Jendela pop-up Reservasi baru akan muncul. Masukkan informasi reservasi di kolom yang sesuai. Lihat bagian Tambahkan detail reservasi baru.
Tambahkan detail reservasi baru
Setelah membuat reservasi, Anda perlu mengisi beberapa kolom di tab Detail. Tab ini berisi data terpenting dalam reservasi, termasuk informasi umum tentang masa inap, tamu utama, dan ringkasan pembayaran.
Detail umum reservasi
Masukkan tanggal Check-in dan Check-out. Lama menginap dan status pemesanan ditampilkan di sebelah kanan tanggal tersebut.
Pilih tipe kamar dan tarif kamar yang diinginkan.
Pilih nama atau nomor kamar tertentu dari menu tarik-turun Kamar untuk mengalokasikan kamar fisik ke pemesanan. Jika dikosongkan, reservasi akan muncul sebagai belum dialokasikan di Kalender, tetapi ketersediaan kamar tetap berkurang. Kolom Check-in, Check-out, Tipe kamar, dan Kamar akan terisi secara otomatis untuk reservasi yang dibuat dari halaman Kalender. ⚠️ Jika menu tarik-turun Kamar kosong, tidak ada kamar yang tersedia untuk tipe kamar tersebut. Periksa tanggal yang sudah penuh, penutupan kamar, atau konflik pemesanan sebelum membuat reservasi untuk menghindari kelebihan pemesanan.
Pilih jumlah Dewasa, Anak-anak, dan Bayi dalam reservasi ini. ⚠️ Jumlah orang dewasa harus lebih dari 0 jika pengaturan tipe kamar mewajibkan tamu dewasa.
Kolom Harga kamar menampilkan total harga kamar, tidak termasuk biaya tamu tambahan dan diskon. Jika kolom tarif kamar diisi, kolom Harga kamar akan berwarna abu-abu dan dihitung secara otomatis berdasarkan tarif inventaris. Untuk menerapkan tarif lain secara manual, pilih opsi kosong pada kolom tarif kamar.
Kolom Tamu tambahan menampilkan harga untuk semua penghuni tambahan yang tidak termasuk dalam total harga kamar. Kolom ini dihitung secara otomatis berdasarkan pengaturan okupansi tarif kamar. Jika kolom tarif kamar dikosongkan, Anda harus memasukkan biaya tambahan apa pun ke dalam Harga kamar.
Tambahkan Diskon, jika ada.
Anda dapat menambahkan kamar lain ke dalam reservasi dengan mengeklik tombol +Tambahkan kamar lain.
Kontak utama
Bagian Kontak utama berisi detail tamu utama, biasanya orang yang membuat pemesanan atau yang melakukan pembayaran. Jika reservasi mencakup lebih dari satu tamu, Anda dapat menambahkan tamu lain di tab Tamu.
Catatan: Detail kontak utama, termasuk nama dan dokumen identitas, akan muncul di invoice. Semua detail kontak disimpan di halaman Tamu.
Kolom wajib:
Kolom opsional**:**
Email dan nomor telepon
Alamat (kota dan negara wajib diisi di Jerman)
Detail pembayaran (nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, nama pemegang kartu)
Waktu kedatangan
Informasi sumber
Jenis dokumen identitas dan nomor dokumen (diwajibkan secara hukum di beberapa lokasi, termasuk Spanyol)
Persetujuan menerima email pemasaran
Ingat**:**
Alamat email penting untuk mengirim konfirmasi pemesanan, ringkasan, dan invoice.
Nomor kartu kredit dienkripsi setelah disimpan. Hanya pengguna dengan peran administrator yang dapat melihatnya.
Periksa peraturan setempat terkait persyaratan dokumen identitas.
Bagian Komentar tamu digunakan untuk permintaan khusus dari tamu, seperti “Saya ingin kamar dengan pemandangan” atau “Mohon berikan kamar yang mudah diakses di lantai dasar”. Komentar ini akan muncul di email konfirmasi. Untuk catatan internal staf, gunakan tab Catatan.
⚠️ Jangan mencantumkan informasi kartu kredit di bagian Komentar tamu atau tab Catatan, karena sistem akan mengenkripsinya secara otomatis jika terdeteksi.
Klik Simpan di pojok kanan bawah untuk membuat reservasi.
Setelah disimpan, nomor konfirmasi yang diawali “LH” akan dibuat. Tab baru juga akan tersedia: Tamu, Inklusi, Item tambahan, Pembayaran, Catatan, dan Invoice.
⚠️ Email konfirmasi reservasi tidak dikirim secara otomatis kepada tamu untuk reservasi yang dibuat secara manual. Anda perlu mengeklik tombol Email di reservasi untuk mengirimkan konfirmasi secara manual.
Catatan: Anda dapat menambahkan kolom khusus di bagian Kontak utama untuk pertanyaan tambahan, seperti alergi atau kode loyalitas tamu.
Ringkasan pemesanan
Ringkasan pemesanan di tab Detail memberikan gambaran singkat tentang total biaya:
Total kamar: total harga kamar, tidak termasuk biaya tamu tambahan dan diskon
Total tamu tambahan: harga untuk penghuni tambahan yang tidak termasuk dalam total kamar
Total ekstra: harga semua ekstra yang ditambahkan di tab Item tambahan
Total diskon: nilai yang dimasukkan di kolom Diskon
Biaya tambahan kartu kredit: biaya tambahan untuk kartu kredit tertentu
Total: jumlah keseluruhan yang harus dibayar, termasuk semua biaya, pajak, dan biaya tambahan, dikurangi diskon
Total diterima: jumlah yang telah dibayar
Total terutang: sisa jumlah yang harus dibayar
Pajak persentase: ditampilkan sebagai “termasuk” atau “total”, bergantung pada pengaturan pajak Anda (Pengaturan > Siapkan pajak > Pengaturan)
Catat pembayaran: tombol untuk mencatat pembayaran dan pengembalian dana secara manual
Catatan:
Status pembayaran yang berbeda ditampilkan sebagai tanda berwarna di Kalender.
Anda mungkin melihat pajak jumlah tetap jika telah dikonfigurasi.
Jika menggunakan Pembayaran Little Hotelier, Anda akan melihat tombol Proses pembayaran.
Jika belum menyimpan reservasi, klik Simpan di pojok kanan bawah.
Bagaimana cara menerapkan diskon ke reservasi?
Anda dapat menerapkan diskon untuk reservasi manual di tab Detail, pada tingkat kamar atau per malam. Anda hanya dapat menggunakan salah satu metode tersebut dalam satu waktu.
Diskon pada tingkat kamar:
Klik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara diskon berupa jumlah atau persentase (%).
Masukkan nilai diskon.
Diskon per malam:
Klik panah tarik-turun di samping Diskon untuk menampilkan harga per malam (tidak terlihat untuk pemesanan satu malam).
Klik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara jumlah atau persentase (%).
Masukkan nilai diskon.
Catatan: Malam yang berbeda dapat menggunakan kombinasi diskon jumlah dan persentase. Diskon persentase diterapkan pada Total kamar, bukan pada Total reservasi.
Apa saja yang tersedia setelah membuat reservasi?
Setelah mengeklik Simpan dan membuat reservasi manual, item berikut akan tersedia:
Nomor konfirmasi: diawali “LH” dan diikuti angka
Tab baru: Tamu, Inklusi, Item tambahan, Pembayaran, Catatan, Invoice
Opsi baru di tab Detail: Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada, Lama menginap, Status pemesanan, tombol Tambahkan tamu, tombol Cetak, dan tombol Email
Bagaimana cara menduplikasi reservasi?
Anda dapat menduplikasi reservasi sebelumnya, termasuk reservasi yang berasal dari channel (OTA), untuk memesan kembali kamar bagi tamu yang pernah menginap tanpa perlu memasukkan kembali detailnya. Reservasi baru akan mempertahankan tamu, kamar, tarif, dan catatan asli. Anda dapat menyesuaikan tanggal atau kolom lainnya sebelum menyimpannya.
Untuk menduplikasi reservasi:
Buka reservasi yang ingin diduplikasi.
Di pojok kiri bawah detail reservasi, klik Duplikasi reservasi.
Pilih tanggal Check-in dan Check-out untuk reservasi baru.
Pilih informasi yang ingin dibawa ke reservasi baru: kontak utama, pembayaran, tamu, inklusi, ekstra, dan catatan.
Klik Duplikasi.
Klik Buka reservasi baru untuk membuka dan mengedit reservasi baru.
Reservasi baru akan memiliki ID reservasinya sendiri dan ditandai Diduplikasi dari di bagian Detail tamu, yang menautkannya ke reservasi asli sebagai referensi.
Catatan:
Detail kartu kredit tidak disalin ke reservasi yang diduplikasi demi alasan keamanan. Ketersediaan dan harga akan diperiksa kembali untuk tanggal baru. Karena itu, kamar, tarif, atau ekstra asli mungkin tidak tersedia. Ekstra hanya akan dibawa jika masih tersedia dan dapat digunakan pada tanggal baru, dengan harga yang berlaku saat itu
Inklusi bersifat spesifik berdasarkan tanggal di Little Hotelier. Inklusi pada reservasi yang diduplikasi diambil berdasarkan tanggal reservasi baru, bukan disalin dari reservasi asli
Anda harus menggunakan Little Hotelier versi desktop untuk menduplikasi reservasi.
Jika reservasi dari channel (OTA) diduplikasi, reservasi hasil duplikasi akan menjadi reservasi langsung di Little Hotelier. Reservasi channel (OTA) asli tidak berubah, dan reservasi hasil duplikasi tidak dikirim kembali ke channel