Setelah reservasi dibuat, Anda dapat membuat Invoice atau kwitansi untuk reservasi baru tersebut.
Apa itu Invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang mencatat detail transaksi antara properti Anda dan tamu. Dokumen ini mencakup seluruh detail reservasi, biaya, dan informasi pembayaran, sehingga memberikan catatan keuangan yang jelas bagi Anda maupun tamu.
Cara membuat Invoice
Setelah reservasi dibuat, Anda dapat membuat Invoice untuk reservasi baru tersebut.
Sebelum memulai
Pastikan semua detail reservasi pada tab Detail sudah benar
Ingat bahwa pembuatan Invoice menghasilkan catatan permanen; perubahan apa pun setelahnya akan memerlukan Invoice baru
Langkah-langkah membuat Invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela ringkasan
Buka tab Invoice
Untuk reservasi baru, klik Buat Invoice setelah Anda memverifikasi bahwa semua detail sudah benar
Jika Anda mengedit detail reservasi setelah Invoice dibuat, Invoice tersebut perlu diperbarui. Proses ini akan menghasilkan Invoice baru dengan nomor Invoice yang berbeda.
Cara memperbarui Invoice yang sudah ada
Jika Anda sudah membuat Invoice, Invoice tersebut perlu diperbarui jika Anda mengubah salah satu hal berikut:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk salah satu masa inap
Paket harga untuk salah satu masa inap
Jumlah tamu untuk salah satu masa inap
Item tambahan (ditambahkan, diubah, atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
Perbarui Invoice hanya jika benar-benar diperlukan agar sistem Anda tidak dipenuhi banyak Invoice yang tidak berlaku.
Langkah-langkah memperbarui Invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik sisi kanan penanda reservasi untuk membukanya
Edit detail reservasi
Periksa kembali semua detail pada tab Detail, lalu klik Simpan untuk memperbarui perubahan
Buka tab Invoice
Anda akan melihat:
Nomor Invoice saat ini
Tombol Invoice sudah usang, klik di sini untuk memperbarui
Tanggal penerbitan Invoice saat ini
Klik Invoice sudah usang untuk membuat Invoice baru dengan detail terbaru
Catatan:
Setelah Invoice dibuat, Invoice tersebut tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem akan membuat Invoice baru dan menandai versi sebelumnya sebagai tidak berlaku. Ketentuan ini sering kali merupakan persyaratan hukum, tergantung pada lokasi properti Anda.
Hanya Invoice terbaru yang berlaku. Semua versi sebelumnya akan menampilkan watermark Tidak Berlaku.
Sistem penomoran Invoice
Saat Anda memperbarui Invoice, versi baru akan tetap menggunakan nomor Invoice dasar dengan tambahan nomor urut yang menunjukkan berapa kali Invoice tersebut telah diperbarui.
Contoh:
Invoice asli: INV-100-XYZ
Setelah pembaruan pertama: INV-100-XYZ-1
Setelah pembaruan kesepuluh: INV-100-XYZ-10
Nomor urut ini melacak jumlah perubahan, bukan jumlah versi. Secara teknis, INV-100-XYZ-1 merupakan versi kedua dari Invoice tersebut, sedangkan INV-100-XYZ-10 merupakan versi kesebelas.
Pengecualian untuk properti di Spanyol
Untuk properti yang berlokasi di Spanyol, Invoice dan Invoice yang direktifikasi menggunakan format penomoran yang berbeda agar sesuai dengan peraturan pajak Spanyol. Contoh:
Invoice: 2022-01-property-001
Invoice yang direktifikasi: R-2022-01-property-001
Untuk detail lengkap tentang cara kerja Invoice yang direktifikasi di Spanyol serta format penomoran yang diperlukan, lihat Merektifikasi Invoice (Spanyol).
Informasi yang tercantum dalam Invoice
Bagian | Kolom |
| Nomor Invoice |
| Tanggal Invoice |
Informasi properti | Header |
| Logo |
| Nama dan alamat properti |
| Informasi kontak (nomor telepon, email) |
| Nomor pajak |
| Kebijakan pembayaran |
Informasi tamu | Nama (depan dan belakang) |
| Alamat lengkap (jalan, kota, provinsi/negara bagian, kode pos, negara) |
Detail reservasi | Status pembayaran (Lunas atau Belum Lunas) |
| Nomor reservasi |
| Status reservasi |
| Tanggal kedatangan dan kepergian |
| Jumlah malam |
| Jumlah tamu (dewasa, anak-anak, bayi) |
Rincian pembayaran | Biaya per malam beserta tanggal |
| Deskripsi paket harga |
| Nomor kamar |
| Item tambahan beserta jumlahnya |
| Item dan total biaya |
| Catatan pembayaran |
| Subtotal, total, dan saldo terutang |
Sesuaikan tampilan (branding, tata letak, dan konten) Invoice tamu Anda di **Pengaturan > Kustomisasi Invoice.**
Jika alamat tamu tidak muncul pada Invoice, pastikan opsi Sertakan alamat tamu utama pada Invoice sudah dicentang.
Cara mencetak Invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela ringkasan
Klik Cetak
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Jendela baru akan terbuka menampilkan pratinjau cetak
Klik Cetak
Anda dapat menyimpan Invoice sebagai PDF di komputer dengan memilih Simpan sebagai PDF pada dialog cetak.
Cara mengirim Invoice melalui email
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela ringkasan
Klik Email
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Invoice akan otomatis dikirim ke alamat email kontak utama pada reservasi.
Catatan:
Jika Anda tidak menggunakan Little Hotelier Pay, Anda dapat menggunakan Invoice sebagai kwitansi untuk tamu. Catat pembayaran tamu terlebih dahulu agar saldo terutang menampilkan 0,00
Item tambahan: Invoice dibuat berdasarkan reservasi kamar yang terkait dan tidak dapat dibuat khusus untuk item tambahan saja.