Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang mencatat detail transaksi antara properti Anda dan tamu. Dokumen ini memuat semua detail reservasi, biaya, dan informasi pembayaran, sehingga memberikan catatan keuangan yang jelas bagi Anda dan tamu Anda.
Cara membuat invoice
Setelah membuat reservasi, Anda dapat membuat invoice untuk reservasi baru tersebut.
Sebelum memulai
Pastikan semua detail reservasi pada tab Detail sudah benar
Ingat bahwa membuat invoice akan menghasilkan catatan permanen. Perubahan apa pun setelahnya akan memerlukan invoice baru
Langkah-langkah membuat invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela pop-up ringkasan
Buka tab Invoice
Untuk reservasi baru, klik Buat invoice setelah Anda memastikan semua detail sudah benar
Mengedit detail reservasi setelah invoice dibuat akan memerlukan pembaruan invoice. Tindakan ini akan menghasilkan invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Cara memperbarui invoice yang sudah ada
Jika Anda sudah membuat invoice, invoice tersebut perlu diperbarui jika Anda mengubah salah satu hal berikut:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk salah satu masa menginap
Paket harga untuk salah satu masa menginap
Jumlah penghuni untuk salah satu masa menginap
Ekstra (ditambahkan, diubah, atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
Perbarui invoice hanya jika benar-benar diperlukan agar sistem Anda tidak dipenuhi banyak invoice yang tidak valid.
Langkah-langkah memperbarui invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik sisi kanan penanda reservasi untuk membukanya
Edit detail reservasi
Periksa kembali semua detail pada tab Detail, lalu klik Simpan untuk memperbarui perubahan
Buka tab Invoice
Anda akan melihat:
Nomor invoice saat ini
Tombol Invoice sudah usang, klik di sini untuk memperbarui
Tanggal penerbitan invoice saat ini
Klik Invoice sudah usang untuk membuat invoice baru dengan detail yang diperbarui
Catatan:
Setelah invoice dibuat, invoice tersebut tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem akan membuat invoice baru dan menandai versi sebelumnya sebagai tidak valid. Hal ini sering kali menjadi persyaratan hukum, tergantung pada lokasi Anda.
Hanya invoice terbaru yang valid. Semua versi sebelumnya akan menampilkan watermark Tidak Valid.
Sistem penomoran invoice
Saat Anda memperbarui invoice, versi baru akan tetap menggunakan nomor invoice dasar dengan tambahan nomor urut yang menunjukkan berapa kali invoice tersebut telah diperbarui.
Contoh:
Invoice awal: INV-100-XYZ
Setelah pembaruan pertama: INV-100-XYZ-1
Setelah pembaruan kesepuluh: INV-100-XYZ-10
Nomor urut ini melacak jumlah perubahan, bukan jumlah versi. INV-100-XYZ-1 secara teknis merupakan versi kedua dari invoice tersebut, dan INV-100-XYZ-10 merupakan versi kesebelas.
Pengecualian untuk properti di Spanyol
Untuk properti yang berlokasi di Spanyol, invoice dan invoice yang direvisi menggunakan format penomoran berbeda untuk mematuhi peraturan pajak Spanyol. Contoh:
Invoice: 2022-01-property-001
Invoice yang direvisi: R-2022-01-property-001`
Untuk detail lengkap tentang cara kerja invoice yang direvisi di Spanyol serta format penomoran yang diperlukan, lihat Merevisi invoice (Spanyol).
Informasi yang tercantum dalam invoice
Bagian | Kolom |
| Nomor invoice |
| Tanggal invoice |
Informasi properti | Header |
| Logo |
| Nama dan alamat properti |
| Informasi kontak (nomor telepon, email) |
| Nomor pajak |
| Kebijakan pembayaran |
Informasi tamu | Nama (depan dan belakang) |
| Alamat lengkap (jalan, kota, negara bagian/provinsi, kode pos, negara) |
Detail reservasi | Status pembayaran (Lunas atau Belum Lunas) |
| Nomor reservasi |
| Status reservasi |
| Tanggal kedatangan dan kepergian |
| Jumlah malam |
| Jumlah tamu (dewasa, anak-anak, bayi) |
Rincian pembayaran | Biaya per malam beserta tanggalnya |
| Deskripsi paket harga |
| Nomor kamar |
| Item ekstra beserta jumlahnya |
| Biaya per item dan total biaya |
| Catatan pembayaran |
| Subtotal, total, dan saldo terutang |
Sesuaikan tampilan (branding, tata letak, dan konten) invoice tamu Anda di Pengaturan > Kustomisasi invoice.
Cara mencetak invoice
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela pop-up ringkasan
Klik Cetak
Pilih Invoice dari menu drop-down
Jendela baru akan terbuka menampilkan pratinjau cetak
Klik Cetak
Anda dapat menyimpan invoice sebagai PDF di komputer Anda dengan memilih Simpan sebagai PDF pada dialog cetak.
Cara mengirim invoice melalui email
Temukan reservasi pada Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka jendela pop-up ringkasan
Klik Email
Pilih Invoice dari menu drop-down
Invoice akan otomatis dikirim ke alamat email kontak utama pada reservasi.
Catatan:
Jika Anda tidak menggunakan Pembayaran Little Hotelier, Anda dapat menggunakan invoice sebagai kuitansi untuk tamu. Catat pembayaran tamu terlebih dahulu agar saldo terutang menunjukkan angka 0,00
Ekstra: Invoice dibuat berdasarkan pemesanan kamar terkait dan tidak dapat dibuat hanya untuk ekstra saja.