Jika Anda mengelola vacation rental di Portugal, Anda wajib untuk mengirimkan data tamu ke SEF.
Integrasi ini memungkinkan properti di Portugal mengirim data tamu ke SEF memakai metode Layanan Web, menggantikan metode “halaman tanpa portal” yang lama. Kedua integrasi tersedia di produksi.
Untuk bermigrasi dari integrasi SEF-SIBA yang ada ke metode layanan web baru:
Masuk ke akun SEF.
Ubah metode pengajuan ke Layanan Web.
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan dan pilih Formulir check-in Kepatuhan.
Perbarui kolom Kirim info secara otomatis ke ke Integrasi layanan web SEF-SIBA.
Klik Validasi.
Menghubungkan SEF di Keterlibatan Tamu
Langkah 1: Aktivasi
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan.
Pilih Formulir pemeriksaan kepatuhan dan simpan.
Langkah 2: Pengaturan bahasa
Pilih bahasa yang ingin Anda sediakan dalam formulir pemeriksaan kepatuhan.
Tambahkan bahasa tambahan di Keterlibatan Tamu > Pengaturan > Umum.
Jika bahasa yang Anda inginkan sudah ditetapkan, Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
Formulir pelaporan kepatuhan check-in hanya mendukung bahasa tertentu: Inggris, Spanyol, Italia, Jerman, Prancis, Hungaria, Rusia, Ceko, Bulgaria, Portugis, Rumania, Estonia, Polandia, dan Katalan.
Mengubah pengaturan bahasa memengaruhi fitur Keterlibatan Tamu lainnya. Misalnya, mengaktifkan formulir dalam bahasa Jerman juga akan menjadikannya opsi di halaman Penawaran. Penawaran tanpa terjemahan bahasa Jerman akan ditampilkan dalam bahasa default Anda.
Langkah 3: Konfigurasikan pengaturan untuk mengirim data tamu
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan dan pilih Formulir check-in Kepatuhan.
Masukkan rincian properti berikut:
Nama properti
Nama komersial
Negara
Alamat
Provinsi
Kota
Kode fiskal pemilik
Pilih opsi tanda tangan tamu:
Tanda tangan otomatis (disarankan)
Tanda tangan manual
Aktifkan tombol Koneksi otoritas lalu pilih SEF- SIBA (mendukung alur lama “halaman tanpa portal”) atau SEF - Integrasi Layanan Web SIBA (metode Layanan Web baru) dari menu tarik-turun di kolom Kirim info secara otomatis ke.
Jika Anda memilih SEF - SIBA, masukkan rincian berikut:
Satuan Hotel (NIF)
Kata sandi
Nomor pendirian
Jika Anda memilih SEF - Integrasi Layanan Web SIBA, masukkan rincian berikut:
Satuan Hotel (NIF)
Kata sandi
Pembentukan
Kode pos
Daerah pos
Nama kontak
Kontak email
Nomor ponsel
Data tamu secara otomatis dikirim ke pihak berwenang sekitar pukul 19:00 UTC pada hari check-in. Jika tamu mendaftar setelah waktu ini, Anda harus mengirimkan data mereka secara manual dengan membuka reservasi di Keterlibatan tamu dan mengklik Kirim secara manual.
Cara melihat detail tamu
Semua detail tamu yang dikirimkan melalui formulir check-in pra-kedatangan disimpan di tab Check-in pada Profil tamu di Keterlibatan Tamu. Ini mencakup detail tamu utama dan setiap wisatawan tambahan.
Mengonfirmasi bahwa formulir check-in telah dikirimkan
Ketika formulir check-in Kepatuhan diterima, status Pra-check-in di Little Hotelier akan berubah menjadi Diterima.
Laporan kepatuhan dikirimkan ke pihak berwenang secara otomatis setelah check-in.
Untuk melihat status laporan kepatuhan:
Buka Keterlibatan Tamu dan temukan Profil Tamu.
Panel baru akan menampilkan status.
Memahami status kepatuhan check-in
Disinkronkan: Info reservasi dikirimkan ke otoritas setempat.
Diperbarui: Status berubah dari otoritas setempat.
Dijadwalkan: Pemrosesan akan segera dimulai.
Dalam proses: Saat ini sedang diproses.
Selesai: Info check-in berhasil dikirim ke pihak berwenang.
Gagal: Pengiriman eror.
Dihapus: Pendaftaran dihapus, tidak diperlukan tindakan lebih lanjut.
Memperbarui formulir yang belum lengkap
Perbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi formulir check-in yang belum lengkap.
Formulir check-in yang sudah dikirimkan tidak bisa dikirimkan ulang. Perubahan yang dilakukan di Little Hotelier akan memperbarui Chekin dan pihak berwenang.
Untuk tamu yang hanya melengkapi sebagian formulir check-in, Anda perlu memperbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi rincian yang diperlukan.
Untuk melakukan pembaruan pada reservasi, buka Kalender > cari dan buka reservasi > lakukan pembaruan yang diperlukan > Simpan.
Catatan: Formulir check-in yang sudah dikirim tidak dapat dikirimkan lagi. Namun, setiap perubahan yang dibuat pada reservasi di Little Hotelier akan secara otomatis dikirim ke Chekin dan akan diperbarui dengan otoritas terkait.
Melihat detail laporan kepatuhan
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan > Formulir check-in kepatuhan.
Klik Dokumen untuk melihat semua catatan yang dikirim ke pihak berwenang.
Check-in untuk tamu yang datang langsung
Buat reservasi di Little Hotelier.
Buka catatan tamu di Keterlibatan Tamu.
Klik tiga titik di samping Informasi tamu.
Pilih Formulir check-in.
Lengkapi formulir secara manual dan kirimkan.