Pelaporan kepatuhan otomatis menyederhanakan kewajiban hukum dengan mencatat detail check-in tamu dan mengirimkannya ke pihak berwenang jika diwajibkan oleh hukum setempat.
Fitur ini tersedia untuk Little Hotelier dengan Keterlibatan tamu di Italia, Spanyol, Portugal, Jerman, Swiss, Austria, Kroasia, Republik Ceko, dan Kolombia.
Catatan: Properti di Spanyol diwajibkan untuk menyerahkan laporan polisi pada saat pemesanan dan check-in. Jika formulir pelaporan kepatuhan check-in dikonfigurasi, Little Hotelier mengirimkan detail reservasi ke pihak berwenang saat pemesanan. Detail pemesanan yang tidak lengkap akan diperbarui dengan pihak berwenang saat ditambahkan ke catatan reservasi.
Menyiapkan pelaporan kepatuhan otomatis
Langkah 1: Aktivasi
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan.
Pilih Formulir pelaporan kepatuhan check-in dan simpan.
Masukkan detail berikut:
Negara
Provinsi
Kota
Kode fiskal (opsional)
Pemerintah setempat
Kredensial login untuk portal online pemerintah setempat
Klik Simpan perubahan.
Kembali ke Check-in > Pengaturan, pilih Formulir pelaporan kepatuhan check-in dan klik Simpan perubahan untuk mengaktifkan formulir.
Langkah 2: Pengaturan bahasa
Pilih bahasa yang ingin Anda gunakan pada formulir pelaporan kepatuhan check-in.
Tambahkan bahasa lainnya di Keterlibatan Tamu > Pengaturan > Umum.
Jika bahasa yang Anda inginkan sudah ditetapkan, Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
Formulir pelaporan kepatuhan check-in hanya mendukung bahasa tertentu: Inggris, Spanyol, Italia, Jerman, Prancis, Hungaria, Rusia, Ceko, Bulgaria, Portugis, Rumania, Estonia, Polandia, dan Katalan.
Mengubah pengaturan bahasa memengaruhi fitur Keterlibatan Tamu lainnya. Misalnya, mengaktifkan formulir dalam bahasa Jerman juga akan menjadikannya opsi di halaman Penawaran. Penawaran tanpa terjemahan bahasa Jerman akan ditampilkan dalam bahasa default Anda.
Langkah 3: Email check-in
Setelah disimpan, formulir check-in akan muncul di halaman Concierge Keterlibatan Tamu Anda.
Kirimkan email check-in pra-kedatangan kepada tamu untuk meminta mereka melengkapi formulir.
Buka Komunikasi > Pesan Terjadwal untuk membuat Email check-in baru.
Tautan Check-in Sekarang mengarahkan tamu ke Formulir pelaporan kepatuhan check-in.
Untuk mendapatkan rincian tamu melalui formulir ini, Anda perlu meminta tamu untuk menyelesaikan pengiriman formulir dengan mengirimkan email check-in pra-kedatangan.
Catatan:
Kolom-kolom pada formulir pemeriksaan kepatuhan telah ditetapkan sebelumnya untuk memastikan kesesuaiannya dengan informasi yang diwajibkan oleh otoritas setempat.
Untuk menguji formulir tersebut, Anda dapat mengirim email check-in uji coba dan mengikuti tautan Check-in sekarang ke halaman Concierge.
Cara melihat detail tamu
Semua detail tamu yang dikirimkan melalui formulir check-in pra-kedatangan disimpan di tab Check-in pada Profil tamu di Keterlibatan Tamu. Ini mencakup detail tamu utama dan setiap wisatawan tambahan.
Mengonfirmasi bahwa formulir check-in telah dikirimkan
Ketika Formulir kepatuhan check-in diterima, status Pra-check-in di Little Hotelier akan berubah menjadi Diterima.
Laporan kepatuhan dikirimkan ke pihak berwenang secara otomatis setelah check-in.
Untuk melihat status laporan kepatuhan:
Buka Keterlibatan Tamu dan cari Profil Tamu.
Panel baru akan menampilkan status.
Memahami status kepatuhan check-in
Dibuat: Dikirim ke pihak berwenang setempat.
Diperbarui: Status berubah dari pihak berwenang setempat.
Dijadwalkan: Pemrosesan akan segera dimulai.
Dalam proses: Saat ini sedang diproses.
Selesai: Berhasil dikirim ke pihak berwenang.
Gagal: Pengiriman eror.
Dihapus: Pendaftaran dihapus, tidak diperlukan tindakan lebih lanjut.
Memperbarui formulir yang belum lengkap
Perbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi formulir check-in yang belum lengkap.
Formulir check-in yang sudah dikirimkan tidak bisa dikirimkan ulang. Perubahan yang dilakukan di Little Hotelier akan memperbarui Chekin dan pihak berwenang.
Untuk tamu yang hanya melengkapi sebagian formulir check-in, Anda perlu memperbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi rincian yang diperlukan.
Untuk melakukan pembaruan pada reservasi, buka Kalender > cari dan buka reservasi > lakukan pembaruan yang diperlukan > Simpan.
Catatan: Formulir check-in yang sudah dikirim tidak dapat dikirimkan lagi. Namun, setiap perubahan yang dibuat pada reservasi di Little Hotelier akan secara otomatis dikirim ke Chekin dan akan diperbarui dengan otoritas terkait.
Melihat detail laporan kepatuhan
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan > Formulir check-in pelaporan kepatuhan.
Klik Dokumen untuk melihat semua catatan yang dikirimkan ke pihak berwenang.
Check-in untuk tamu yang datang langsung
Buat reservasi di Little Hotelier.
Buka catatan tamu di Keterlibatan Tamu.
Klik tiga titik di samping Informasi tamu.
Pilih Formulir check-in.
Lengkapi formulir secara manual dan kirimkan.