Pelaporan kepatuhan otomatis mempermudah pemenuhan kewajiban hukum. Fitur ini mengumpulkan detail check-in tamu, lalu mengirimkannya ke otoritas sesuai peraturan setempat.
Fitur ini tersedia untuk pengguna Little Hotelier yang memiliki Keterlibatan Tamu di Italia, Spanyol, Portugal, Jerman, Swiss, Austria, Kroasia, Republik Ceko, dan Kolombia.
Catatan: properti di Spanyol wajib mengirimkan laporan ke polisi saat pemesanan dan saat check-in. Jika formulir check-in untuk kepatuhan sudah diatur, Little Hotelier akan mengirim detail reservasi ke otoritas saat pemesanan dibuat. Detail pemesanan yang belum lengkap akan diperbarui ke otoritas setelah ditambahkan ke catatan reservasi.
Menyiapkan pelaporan kepatuhan otomatis
Langkah 1: Aktivasi
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan.
Pilih Formulir check-in untuk pelaporan kepatuhan, lalu simpan.
Masukkan detail berikut:
Negara
Provinsi
Kota
Kode pajak (opsional)
Otoritas setempat
Kredensial masuk untuk portal online otoritas setempat
Klik Simpan perubahan.
Kembali ke Check-in > Pengaturan, pilih Formulir check-in untuk kepatuhan, lalu klik Simpan perubahan untuk mengaktifkan formulir.
Langkah 2: Pengaturan bahasa
Pilih bahasa yang ingin Anda gunakan untuk formulir check-in kepatuhan.
Tambahkan bahasa lain di Keterlibatan Tamu > Pengaturan > Umum.
Jika bahasa yang diinginkan sudah diatur, Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
Formulir check-in untuk kepatuhan hanya mendukung bahasa tertentu, yaitu: Inggris, Spanyol, Italia, Jerman, Prancis, Hungaria, Rusia, Ceko, Bulgaria, Portugis, Rumania, Estonia, Polandia, dan Katalan.
Perubahan pengaturan bahasa akan memengaruhi fitur Keterlibatan Tamu lainnya. Misalnya, jika Anda mengaktifkan formulir dalam bahasa Jerman, bahasa ini juga akan muncul sebagai pilihan di halaman Penawaran. Penawaran yang belum diterjemahkan ke bahasa Jerman akan ditampilkan dalam bahasa default Anda.
Langkah 3: Email check-in
Setelah disimpan, formulir check-in akan muncul di halaman Concierge pada Keterlibatan Tamu.
Kirim email check-in sebelum kedatangan kepada tamu, untuk mengingatkan mereka mengisi formulir.
Buka Komunikasi > Pesan Terjadwal untuk membuat email check-in baru.
Tautan Check-in Sekarang akan mengarahkan tamu ke formulir check-in untuk kepatuhan.
Untuk mengumpulkan detail tamu melalui formulir ini, Anda perlu mengingatkan tamu agar mengisi dan mengirimkan formulir dengan cara mengirimkan email check-in sebelum kedatangan.
Catatan:
Kolom pada formulir check-in untuk kepatuhan sudah ditentukan sebelumnya, agar sesuai dengan informasi yang diminta otoritas setempat.
Untuk menguji formulir, Anda dapat mengirim email check-in uji coba, lalu mengikuti tautan Check-in Sekarang ke halaman Concierge.
Cara melihat detail tamu
Semua detail tamu yang dikirim melalui formulir check-in sebelum kedatangan akan disimpan di tab Check-in pada profil tamu, di Keterlibatan Tamu. Detail ini mencakup data tamu utama maupun tamu tambahan lainnya.
Memastikan formulir check-in sudah terkirim
Setelah formulir check-in untuk kepatuhan diterima, status pra-check-in di Little Hotelier akan berubah menjadi Diterima.
Laporan kepatuhan dikirim ke otoritas setelah check-in selesai.
Untuk melihat status laporan kepatuhan:
Buka Keterlibatan Tamu, lalu cari profil tamu.
Panel baru akan menampilkan status.
Kapan formulir kepatuhan dikirim ke otoritas?
Untuk sebagian besar negara dan otoritas, data dikirim satu kali sehari. Beberapa otoritas menerima data lebih sering. Jika pengiriman gagal, Little Hotelier akan otomatis mencoba mengirim ulang.
Untuk memeriksa status, buka Keterlibatan Tamu, lalu cari profil tamu. Panel baru akan menampilkan status.
Memahami status check-in kepatuhan
Tersinkronkan: informasi reservasi telah dikirim ke otoritas setempat.
Diperbarui: perubahan status oleh otoritas setempat.
Terjadwal: proses akan segera dimulai.
Sedang diproses: saat ini sedang diproses.
Selesai: informasi check-in berhasil dikirim ke otoritas.
Gagal: terjadi kesalahan saat pengiriman.
Dihapus: registrasi telah dihapus, tidak perlu tindakan lebih lanjut.
Memperbarui formulir yang belum lengkap
Perbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi formulir check-in yang baru terisi sebagian.
Formulir check-in yang sudah dikirim tidak dapat dikirim ulang. Perubahan di Little Hotelier akan memperbarui data di Chekin dan otoritas secara otomatis.
Jika tamu hanya mengisi sebagian formulir check-in, Anda perlu memperbarui catatan reservasi di Little Hotelier untuk melengkapi detail yang diperlukan.
Untuk memperbarui reservasi, buka Kalender, cari dan buka reservasi, lakukan perubahan yang diperlukan, lalu klik Simpan.
Catatan: formulir check-in yang sudah dikirim tidak dapat dikirim ulang. Namun, setiap perubahan pada reservasi di Little Hotelier akan otomatis dikirim ke Chekin dan diperbarui ke otoritas terkait.
Melihat detail laporan kepatuhan
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan > Formulir check-in untuk pelaporan kepatuhan.
Klik Dokumen untuk melihat semua catatan yang dikirim ke otoritas.
Check-in untuk tamu tanpa reservasi
Buat reservasi di Little Hotelier.
Buka catatan tamu di Keterlibatan Tamu.
Klik tiga titik di samping Informasi Tamu.
Pilih Formulir check-in.
Isi dan kirim formulir secara manual.