Pelaporan kepatuhan otomatis membantu Anda memenuhi kewajiban hukum dengan secara otomatis menangkap detail check-in tamu dan menyerahkannya ke polisi atau otoritas pemerintah jika diharuskan oleh hukum setempat. Fitur ini tersedia untuk pelanggan Little Hotelier dengan Keterlibatan tamu di Italia, Spanyol, Portugal, Jerman, Swiss, Austria, Kroasia, Republik Ceko, dan Kolombia.
Cara mengatur pelaporan kepatuhan otomatis
Langkah 1: Aktivasi
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan.
Pilih Formulir check-in pelaporan kepatuhan dan Simpan perubahan
Langkah 2: Pengaturan bahasa
Untuk memilih bahasa yang ingin Anda gunakan pada formulir check-in Kepatuhan, Anda perlu menambahkan bahasa tambahan di menu pengaturan umum. Jika Anda sudah menyertakan semua bahasa yang diinginkan, maka tidak ada perubahan yang diperlukan.
Buka Keterlibatan Tamu > Pengaturan > Umum.
Pilih bahasa untuk mengonfigurasi bahasa tambahan.
Catatan:
Pengaturan bahasa akan memengaruhi bagian lain dari Keterlibatan Tamu, misalnya jika Anda menyediakan formulir dalam bahasa Jerman, bahasa Jerman juga akan menjadi opsi di halaman Penawaran.
Jika Anda tidak mengonfigurasi terjemahan untuk Penawaran, terjemahan akan tetap menggunakan bahasa default Anda.
Formulir check-in pelaporan kepatuhan hanya mendukung bahasa tertentu: Inggris, Spanyol, Italia, Jerman, Prancis, Hungaria, Rusia, Ceko, Bulgaria, Portugis, Rumania, Estonia, Polandia, dan Katalan.
Langkah 3: Konfigurasikan pengaturan
Klik Kustomisasi setelah memilih formulir check-in pelaporan Kepatuhan (Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Pengaturan).
Masukkan rincian berikut untuk menyelesaikan koneksi:
Negara
Provinsi
Kota
Kode Fiskal
Pemerintah setempat
Kredensial login untuk portal online pemerintah setempat
Klik Simpan perubahan.
Terakhir, untuk memastikan formulir check-in Kepatuhan aktif, kembali ke Check-in > Pengaturan, pilih Formulir check-in Kepatuhan, lalu klik Simpan perubahan.
Langkah 4: Email check-in
Setelah disimpan, formulir check-in baru akan muncul di halaman Keterlibatan Tamu Concierge Anda. Untuk mendapatkan rincian tamu melalui formulir ini, Anda perlu meminta tamu untuk menyelesaikan pengiriman formulir dengan mengirimkan email check-in pra-kedatangan.
Buka Komunikasi > Pesan Terjadwal.
Buat Email Check-In yang baru.
Tautan Check-in Sekarang dalam email ini akan secara otomatis mengarahkan tamu ke formulir pelaporan kepatuhan.
Catatan:
Kolom-kolom pada formulir pemeriksaan kepatuhan telah ditetapkan sebelumnya untuk memastikan kesesuaiannya dengan informasi yang diwajibkan oleh otoritas setempat.
Untuk menguji formulir tersebut, Anda dapat mengirim email check-in uji coba dan mengikuti tautan Check-in sekarang ke halaman Concierge.
Cara melihat detail tamu
Semua rincian tamu yang dikirimkan melalui formulir check-in pra-kedatangan disimpan dalam tab Check-in pada Profil Tamu di Keterlibatan Tamu. Ini mencakup rincian Tamu Utama dan setiap wisatawan tambahan.
Cara mengonfirmasi bahwa formulir check-in telah terkirim
Setelah formulir check-in Kepatuhan diterima, status Sebelum check-in akan diperbarui menjadi Diterima pada catatan reservasi di Resepsionis Little Hotelier. Setelah reservasi telah dilakukan check-in, laporan kepatuhan akan dikirim secara otomatis.
Untuk melihat catatan apakah laporan kepatuhan telah dikirim:
Buka Keterlibatan Tamu > cari Profil Tamu.
Jika pelaporan kepatuhan aktif, panel baru akan muncul untuk menunjukkan status formulir pemeriksaan kepatuhan.
Untuk melihat catatan rincian laporan kepatuhan:
Buka Keterlibatan Tamu > Check-in > Formulir check-in pelaporan kepatuhan.
Klik Dokumen untuk melihat semua catatan yang diserahkan ke otoritas regulasi.
Cara memperbarui formulir check-in yang belum lengkap
Untuk tamu yang hanya melengkapi sebagian formulir check-in, Anda perlu memperbarui catatan reservasi di Resepsionis Little Hotelier untuk melengkapi rincian yang diperlukan.
Untuk melakukan pembaruan pada reservasi, buka Resepsionis > Kalender > cari dan buka reservasi > lakukan pembaruan yang diperlukan > Simpan.
Catatan:
Formulir check-in yang sudah dikirim tidak dapat dikirimkan lagi. Namun, setiap perubahan yang dibuat pada reservasi di Little Hotelier akan secara otomatis dikirim ke Chekin dan akan diperbarui dengan otoritas terkait.
Cara check-in tamu yang datang langsung
Buat reservasi di Little Hotelier Resepsionis.
Buka catatan tamu di Keterlibatan Tamu.
Klik tiga titik di samping Informasi tamu.
Pilih Formulir check-in.
Lengkapi formulir secara manual untuk mengirimkan formulir check-in bagi tamu.
Untuk properti yang berlokasi di Spanyol
Properti di Spanyol diwajibkan untuk menyerahkan laporan polisi pada saat pemesanan dan check-in.
Jika Anda telah mengonfigurasi formulir check-in pelaporan kepatuhan di Guest Engagement, detail reservasi yang diperlukan akan dikirimkan ke otoritas kepolisian langsung dari Little Hotelier pada saat pemesanan.
Tidak semua rincian reservasi yang diperlukan harus diisi pada saat pemesanan. Semua rincian yang tidak lengkap akan diperbarui dengan pihak berwenang saat ditambahkan ke catatan reservasi.