Bisakah saya mengedit pemesanan di sistem Front desk?
Hanya pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui pemesanan langsung yang dapat diedit di Little Hotelier.
⚠️ Pemesanan yang dibuat melalui OTA (kanal) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui kanal yang sama yang digunakan untuk memesan. Ini termasuk perubahan tarif atau harga apa pun.
⚠️ Untuk mengubah pemesanan langsung atau pemesanan Demand Plus, buka My Apps > Direct booking (bukan sistem Front desk).
Bagaimana cara mengedit pemesanan Little Hotelier?
Untuk mengedit pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier:
Cari pemesanan melalui Kalender atau pemesanan
Temukan dan klik pemesanan untuk membukanya
Gunakan tab di bagian atas untuk mengedit berbagai informasi
⚠️ Semua perubahan yang Anda buat di tab Details akan muncul pada invoice pemesanan.
Tab Detail
Tab Details memuat informasi terpenting dari pemesanan: detail menginap, informasi tamu utama, dan ringkasan pembayaran.
Bisakah saya mengubah tanggal atau membatalkan pemesanan di Little Hotelier sistem Front desk?
⚠️ Anda tidak dapat mengedit atau membatalkan pemesanan agensi perjalanan online (OTA) (channel) secara langsung di Little Hotelier.
Untuk pemesanan manual (yang dibuat di sistem Front desk atau melalui pemesanan langsung), Anda dapat mengubah tanggal atau membatalkan langsung di Little Hotelier.
Untuk pemesanan agensi perjalanan online (OTA)/channel, jangan mengedit atau membatalkan reservasi tersebut di Little Hotelier. Tamu atau pemesan harus mengubah atau membatalkannya melalui channel yang sama yang digunakan untuk memesan. Perubahan tersebut akan otomatis masuk ke Little Hotelier setelah dikirim oleh channel. Jika channel tidak mengirimkan pembaruan otomatis, Anda akan menerima notifikasi melalui email dan harus memperbarui pemesanan secara manual di Little Hotelier setelah ditindaklanjuti oleh channel tersebut.
Bagaimana cara mengubah tanggal check-in atau check-out?
Untuk mengubah tanggal pemesanan Little Hotelier (perhatikan bahwa ini tidak dapat dilakukan untuk pemesanan agensi perjalanan online (OTA)):
Klik kolom tanggal check-in atau check-out
Pilih tanggal baru
Tentukan apakah Anda ingin mempertahankan harga awal (lihat di bawah).
Klik Simpan.
💡 Kolom lama menginap otomatis diperbarui saat Anda mengubah tanggal.
Memahami "Tahan tarif untuk tanggal yang ada"
Kotak centang ini menentukan apakah pemesanan mempertahankan harga awal atau menggunakan harga terkini dari inventaris Anda.
Saat "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" dicentang (default):
Harga pemesanan awal akan berlaku untuk tanggal yang baru
Gunakan ini jika Anda ingin menghormati harga yang disetujui tamu sebelumnya
Jika "Tahan tarif untuk tanggal yang ada" TIDAK dicentang:
Sistem menerapkan harga inventaris Anda saat ini ke pemesanan
Harga dapat berubah jika Anda telah memperbarui tarif sejak pemesanan dibuat.
⚠️ Peringatan: Menghapus tanda centang pada opsi ini dapat mengubah harga pemesanan. Selalu konfirmasi perubahan harga dengan tamu terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
Contoh: memperpanjang menginap
Inventaris Anda menunjukkan 100 USD/malam untuk 21-22 April.
Tamu memesan satu malam (21 April) dengan harga 100 USD.
Anda mengubah harga inventaris untuk 21 April menjadi 150 USD.
Tamu menelepon untuk menambahkan satu malam lagi (22 April).
Jika dicentang: Tamu membayar 100 USD untuk setiap malam = total 200 USD
Jika TIDAK dicentang: tamu membayar 150 USD untuk malam pertama + 100 USD untuk malam kedua = total 250 USD
Contoh: Mengubah semua tanggal
Tamu memesan 21 April dengan harga 100 USD.
Tamu meminta untuk mengubah check-in menjadi 23 April (harga inventaris: 200 USD).
Kotak centang "Simpan tarif untuk tanggal yang sudah ada" tidak berlaku karena tidak ada tanggal asli yang tersisa. Sistem akan menganggapnya sebagai pemesanan baru = total 200 USD.
💡 Tips: Untuk mempertahankan harga awal saat mengubah semua tanggal, biarkan kolom Paket harga kosong dan masukkan harga secara manual di kolom Kamar.
Ubah tipe kamar
Untuk mengubah tipe kamar pada pemesanan:
Klik dropdown tipe kamar
Pilih tipe kamar yang baru
Pilih paket harga (wajib diisi saat mengubah tipe kamar)
Klik Simpan.
⚠️ Anda harus memilih paket harga saat mengubah tipe kamar.
Paket harga
Menghapus paket harga – Harga khusus / Ubah harga hanya untuk pemesanan ini
⚠️ Anda hanya dapat menetapkan harga khusus untuk pemesanan yang datang langsung, dibuat secara manual, atau berasal dari ekstranet. Untuk perubahan harga pada tipe pemesanan lainnya: pemesanan agensi perjalanan online (OTA)/kanal harus diubah langsung melalui kanal tersebut. Pemesanan pemesanan langsung harus diubah di pemesanan langsung.
Untuk menetapkan harga khusus untuk satu pemesanan tanpa mengubah paket harga:
Kosongkan dropdown Paket harga
Masukkan harga secara manual di kolom Kamar di sebelah kanan
Klik Simpan
⚠️ Jika Anda mengosongkan kolom paket harga, kolom orang tambahan tidak dapat diedit. Dalam kasus ini, Anda perlu menambahkan biaya tambahan ke harga kamar.
Ubah ke paket harga yang berbeda
Gunakan opsi ini saat Anda ingin mengubah paket harga pemesanan ini ke paket harga lain (misalnya, dari Standar ke Non-Refundable).
Pilih paket harga baru dari menu tarik-turun
Untuk menerapkan harga dari paket harga baru, hapus tanda centang pada Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada
Klik Simpan
💡 Jika Anda tidak menghapus centang pada "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada", pemesanan akan tetap menggunakan harga awal meskipun dengan paket harga baru.
Perbarui ke harga inventaris Anda saat ini
Gunakan ini saat Anda mengubah harga di halaman Inventaris. Anda dapat menerapkan harga baru tersebut ke pemesanan yang sudah ada.
Pertahankan paket harga yang sama
Hapus centang pada Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada
Klik Simpan
⚠️ Tindakan ini akan mengubah harga pemesanan agar sesuai dengan inventaris Anda saat ini. Selalu konfirmasi perubahan harga kepada tamu terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
💡 Lihat contoh "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" di bawah untuk memahami cara kerjanya.
Tambahkan kamar lainnya
Untuk menambahkan kamar:
Klik Tambahkan kamar lainnya
Pilih tipe kamar
Lengkapi rincian pemesanan
Klik Simpan.
💡 Anda dapat memesan beberapa tipe kamar untuk tanggal yang sama, selama kamar tersebut tersedia.
Untuk menghapus kamar: arahkan kursor ke tipe kamar tersebut, lalu klik ikon X merah yang muncul.
Perbarui detail kontak utama
Anda bisa mengubah detail kontak kapan saja.
Informasi penting tentang nama pada invoice:
Hanya satu nama tamu yang muncul di invoice: kontak utama ATAU tamu yang Anda tandai sebagai favorit (☆) di tab Tamu
Anda dapat menambahkan tamu lain di tab tamu, tetapi mereka tidak akan muncul di invoice
Secara default, detail kontak utama (nama dan ID) muncul di invoice, kecuali Anda menambahkan tamu lain di tab Tamu dan menandainya sebagai tamu pertama.
Detail kartu kredit
Hanya pengguna admin yang dapat melihat dan mengedit informasi kartu kredit.
⚠️ Little Hotelier hanya menyimpan informasi kartu kredit hingga 7 hari setelah tanggal check-out.
Komentar tamu
Apa yang muncul di komentar tamu:
Komentar apa pun yang Anda tambahkan secara manual
Komentar dari tamu pada pemesanan channel agensi perjalanan online (OTA)
Catatan:
Komentar tamu muncul di email konfirmasi yang dikirim ke tamu.
Jangan sertakan informasi kartu kredit di komentar tamu. Sistem secara otomatis mengenkripsi nomor kartu yang terdeteksi.
Untuk catatan internal yang hanya terlihat oleh staf, gunakan tab Catatan.
Kolom lain yang dapat Anda edit di tab Detail
Ubah kamar (No. kamar): ubah alokasi kamar untuk pemesanan ini. Jika Anda mengosongkan kolom ini, pemesanan akan berpindah ke bagian Belum dialokasikan pada Kalender. Jika tidak ada kamar yang muncul di menu dropdown, berarti tidak ada kamar fisik dari tipe kamar tersebut yang tersedia pada tanggal itu.
Okupansi: memasukkan jumlah orang dewasa, anak-anak, dan bayi yang benar akan menyesuaikan total harga pemesanan. Kolom Orang tambahan akan terisi otomatis berdasarkan perubahan yang Anda buat dan okupansi yang ditetapkan dalam paket harga yang dipilih.
Diskon: edit atau masukkan diskon untuk pemesanan ini per malam atau per kamar.
Tambahkan tamu: akan mengarahkan Anda ke tab Tamu pada pemesanan.
Tab Tamu
Tambahkan detail yang relevan untuk tamu utama dan tamu pendamping.
Mengapa saya memerlukan detail tamu?
Tambahkan detail tamu untuk:
Catatan akurat tentang semua orang yang menginap di properti Anda
Keamanan dan keselamatan Anda sendiri
Kepatuhan hukum (diwajibkan oleh hukum di beberapa negara)
💡 Properti di Spanyol harus menjalankan laporan harian yang mencakup ID tamu dan informasi lainnya.
Bagaimana cara menambahkan tamu baru ke pemesanan?
Untuk menambahkan tamu:
Klik +Tambahkan tamu baru
Masukkan rincian tamu yang diperlukan:
Nama depan (wajib diisi)
Nama belakang (wajib diisi)
Bidang tambahan: nama keluarga kedua, email, nomor telepon, dan jenis kelamin
Klik Simpan.
💡 Klik +Isi otomatis kontak utama untuk menyalin detail kontak utama ke tamu baru.
Untuk menambahkan informasi tambahan:
Klik ikon tanda panah bawah (⋁) di sebelah setiap tamu untuk menampilkan kolom tambahan:
Jenis dokumen identitas, nomor identitas, kewarganegaraan, tanggal penerbitan, tanggal kedaluwarsa, dan tanggal lahir
Alamat, negara, kota, provinsi, dan kode pos
Nama mana yang muncul di Kalender?
Secara default:
Pemesanan menampilkan tamu pertama yang ditambahkan pada tab Tamu
Jika tidak ada tamu tambahan yang ditambahkan, pemesanan menampilkan nama kontak utama
Ini berguna jika kontak utama bukan tamu yang menginap (misalnya, anak yang membuat pemesanan untuk orang tuanya).
Untuk mengubah nama yang ditampilkan:
Menambahkan tamu baru di tab Tamu
Klik ikon bintang (☆) di sebelah kiri kolom nama pertama
Klik Simpan.
Bagaimana cara menghapus tamu dari pemesanan?
Untuk menghapus tamu:
Arahkan kursor ke detail tamu di tab Tamu
Klik X merah yang muncul di atas ikon tanda panah ke bawah (⋁).
Tab inklusi
Tab inklusi menampilkan inklusi per malam dari paket harga yang dipilih untuk pemesanan ini.
Kapan Anda akan melihat inklusi:
Pemesanan dari mesin pemesanan langsung Anda
Pemesanan manual (jika Anda mengonfigurasi inklusi saat melakukan pemesanan)
💡 Inklusi diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah paket harga. Anda tidak dapat mengubahnya secara manual dalam pemesanan.
💡 Mengubah paket harga pemesanan akan mengubah inklusi.
Untuk menambahkan atau mengedit inklusi:
Untuk inklusi tingkat paket harga, baca: Buat paket harga
Untuk inklusi per malam dalam inventaris, baca: Kelola inventaris Anda
Tab item tambahan
Tambahkan item tambahan yang dapat dibeli atau dikonsumsi oleh tamu Anda selama menginap.
Bagaimana cara menambahkan ekstra ke pemesanan?
Untuk menambahkan item tambahan:
Klik + Tambah baru
Pilih item ekstra dari menu tarik-turun
Klik Simpan.
💡 Menu tarik-turun ini menampilkan ekstra yang dibuat di tingkat properti. Untuk membuat atau mengedit ekstra, baca: Membuat, mengedit, atau menghapus ekstra
💡 Anda dapat menambahkan beberapa ekstra dengan mengklik + Tambah baru beberapa kali.
Bagaimana cara menambahkan item tambahan khusus yang tidak ada dalam daftar?
Untuk item unik yang tidak ada dalam daftar tambahan Anda:
Pilih Other dari dropdown.
Isi Nama item ini
Tambahkan harga Total item
Masukkan Kuantitas
Klik Simpan.
Contoh: Biaya mini bar
Tamu Anda mengonsumsi tiga minuman dari mini bar, masing-masing seharga 5 USD:
Pilih Lainnya
Nama: "Minuman mini bar"
Total item: 5 USD
Jumlah: 3
Total yang ditampilkan: 15 USD
Klik Simpan.
⚠️ Ekstra "Other" tidak termasuk pajak kecuali Anda telah membuat pajak yang diterapkan ke "Everything". Pelajari lebih lanjut: Create and manage taxes and service charges
Bagaimana cara menghapus tambahan dari pemesanan?
Untuk menghapus ekstra:
Klik X merah di pojok kiri atas setiap item tambahan yang ingin Anda hapus
Tab Pembayaran
Bagaimana cara saya mengelola pembayaran? / Bagaimana cara mencatat atau memproses pembayaran?
Ada dua cara untuk mengelola pembayaran:
Jika Anda TIDAK menggunakan pembayaran Little Hotelier:
Ambil deposit dan pembayaran secara manual menggunakan metode pembayaran Anda sendiri (misalnya, terminal kartu kredit)
Klik Catat pembayaran di Little Hotelier
Masukkan detail transaksi
⚠️ Mencatat pembayaran tidak akan memproses pembayaran tersebut. Pencatatan ini hanya mencatat bahwa Anda telah menerimanya.
Jika Anda menggunakan pembayaran Little Hotelier:
Klik Proses pembayaran di tab Pembayaran
Sistem secara otomatis membebankan jumlah yang belum dibayar
💡 Setelah deposit dikonfigurasi dan gerbang pembayaran diatur, deposit akan diproses secara otomatis saat pemesanan dilakukan.
Untuk gerbang pembayaran lainnya: Jika gerbang pembayaran Anda memungkinkan pemrosesan dari Little Hotelier, prosesnya sama seperti di atas.
Apa itu deposit di Little Hotelier?
Di Little Hotelier, "deposit" adalah semua pembayaran yang dilakukan pada saat pemesanan (bukan hanya pembayaran sebagian).
💡 Anda dapat mengatur deposit jumlah penuh untuk tarif yang tidak dapat dikembalikan.
💡 Jika deposit sudah dikonfigurasi, pemesanan dari mesin pemesanan langsung Anda dan kanal dengan pembayaran jatuh tempo saat pemesanan akan otomatis muncul di tab Pembayaran.
Tab Catatan
Bagaimana cara menambahkan catatan internal?
Gunakan tab Catatan untuk informasi yang hanya terlihat oleh Anda dan staf Anda.
Contoh:
"Pelanggan tetap: tinggalkan catatan terima kasih dengan kode promo LOYAL10"
"Tamu akan melamar: dia mengirimkan cincin untuk kami letakkan di gelas sampanye di samping sampanye yang didinginkan pada hari check-in"
"Pengunjung tamu merusak TV di kamar 4. Ingatkan tamu bahwa kerusakan akan dibebankan ke kartu kredit mereka"
💡 Untuk catatan yang terlihat oleh tamu, gunakan bagian Komentar tamu di tab Detail. Ini akan muncul di email konfirmasi.
Tab Invoice
Bagaimana cara membuat invoice untuk pemesanan?
Tab Invoice berisi semua invoice yang dibuat untuk pemesanan.
Praktik terbaik: Selesaikan semua detail pemesanan sebelum membuat invoice.
⚠️ Jika Anda mengubah detail pemesanan setelah membuat invoice, sistem akan memberi tahu Anda dan menawarkan untuk memperbaruinya. Memperbarui akan membuat nomor invoice baru. Nomor invoice sebelumnya akan tidak berlaku.
Bagaimana cara mencetak formulir pendaftaran?
Little Hotelier menyediakan formulir registrasi yang dapat Anda gunakan sebagai formulir check-in. Untuk mencetak formulir registrasi untuk pemesanan:
Buka Kalender.
Buka reservasi.
Gulir ke bawah dan klik Cetak.
Pilih Formulir registrasi.
💡 Untuk mencetak formulir registrasi untuk semua pemesanan yang check-in pada tanggal tertentu, buka Aplikasi Saya > sistem Front desk, klik Laporan, pilih Check-in, pilih tanggal check-in dan check-out Anda, klik Jalankan Laporan, lalu pilih Cetak Formulir Registrasi.