Bagaimana cara mengelola pemesanan dengan beberapa kamar?
Little Hotelier memungkinkan Anda membuat pemesanan yang mencakup lebih dari satu kamar dengan mudah.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Jika pemesanan mencakup lebih dari satu kamar, Anda tidak dapat mengedit tanggal menginap setiap kamar secara terpisah karena perubahan tanggal menginap akan memengaruhi semua kamar dalam pemesanan. Jika Anda perlu menyesuaikan tanggal menginap setiap kamar secara terpisah, Anda harus membagi pemesanan tersebut dengan membuat pemesanan terpisah.
Jika Anda memerlukan invoice terpisah untuk salah satu kamar dalam pemesanan dengan beberapa kamar, Anda juga harus membagi pemesanan tersebut.
Bagaimana cara menambahkan kamar ke pemesanan?
Jika ingin menambahkan kamar ke pemesanan, ikuti langkah-langkah berikut:
Cari pemesanan yang ingin Anda tambahkan kamar baru.
Buka pemesanan, lalu pastikan Anda berada di tab Detail.
Klik tombol +Tambahkan kamar lain yang berada di atas Ringkasan pemesanan.
Isi semua kolom yang relevan, lalu jangan lupa mengeklik Simpan:
Tipe kamar
Paket harga
Nomor kamar (#)
Dewasa
Anak-anak
Bayi
Diskon
Catatan: Anda hanya dapat menambahkan tipe kamar yang dibuat sebelum pemesanan dibuat. Tipe kamar yang dibuat setelah pemesanan tidak dapat ditambahkan ke pemesanan yang sudah ada.
Setelah menambahkan kamar baru ke pemesanan
Jika melihat halaman Kalender, Anda akan melihat kamar baru tersebut tampak ditempati oleh pemesanan baru. Blok ini bukan pemesanan baru, melainkan pemesanan asli. Anda dapat membukanya dan melihat bahwa blok tersebut memiliki ID unik yang sama dengan pemesanan asli, serta detail lainnya yang sama.
💡Anggap saja pemesanan ini sebagai pemesanan “kembar” karena memiliki ID yang sama. Setiap perubahan yang Anda buat pada salah satunya akan otomatis diterapkan pada pemesanan lainnya. Misalnya:
Anda memiliki pemesanan dengan Kamar 1 dan Kamar 2.
Anda mengeklik dua kali pemesanan dari Kamar 1, lalu mengubah statusnya dari Dikonfirmasi menjadi Sudah check-in.
Pemesanan “kembar” yang ditetapkan ke Kamar 2 akan otomatis menampilkan status Sudah check-in.
Bagaimana cara menambahkan tamu yang berbeda ke setiap kamar dalam pemesanan dengan beberapa kamar?
Setelah menetapkan lebih dari satu kamar ke pemesanan yang sama, Anda dapat menambahkan setiap tamu ke kamar masing-masing:
Cari dan buka pemesanan.
Buka tab Tamu dari tab Detail pada pemesanan.
Anda akan melihat kamar yang ditambahkan pada tab Detail. Klik +Tambahkan tamu baru di sebelah kanan setiap kamar.
Isi semua detail tamu yang diperlukan.
Bagaimana cara memproses check-out lebih awal untuk pemesanan datang langsung atau pemesanan yang dibuat secara manual?
Check-out lebih awal terjadi ketika tamu pergi sebelum tanggal check-out semula. Anda dapat memperbarui pemesanan untuk mempersingkat masa menginap dan menyediakan kembali kamar untuk dijual.
⚠️ Proses ini akan otomatis menghitung ulang tarif harian berdasarkan tanggal baru dan menampilkannya pada invoice pemesanan. Anda hanya dapat melakukan proses ini untuk pemesanan datang langsung atau pemesanan yang dibuat secara manual. Untuk pemesanan OTA, hubungi channel tersebut secara langsung untuk melakukan perubahan.
Sebelum memulai, pastikan Anda telah mengonfirmasi total harga kamar akhir yang disepakati dengan tamu.
Untuk memproses check-out lebih awal pada pemesanan datang langsung atau pemesanan yang dibuat secara manual:
Buka pemesanan di Front Desk.
Pada kolom Check-out, pilih tanggal check-out baru.
Pada kolom Tarif kamar, klik nama tarif, lalu pilih opsi kosong di bagian paling atas daftar pilihan.
Pada kolom Kamar, masukkan total harga kamar akhir yang telah disepakati.
Klik Simpan.
💡Dengan membiarkan kolom Tarif kamar kosong, Anda dapat memasukkan harga khusus tanpa mengubah paket harga.
Membagi pemesanan
Apa perbedaan antara pemesanan dengan beberapa kamar dan pemesanan yang perlu dibagi?
Perbedaan utamanya adalah pemesanan yang perlu dibagi akan berfungsi sebagai dua pemesanan berbeda, dengan ID dan invoice terpisah. Sebaliknya, pemesanan dengan beberapa kamar berfungsi sebagai satu pemesanan, dengan satu ID dan hanya satu invoice yang dapat dibuat.
⚠️ Perhatikan hal-hal berikut:
Jika Anda membagi pemesanan, Anda harus mengelola kedua pemesanan tersebut secara terpisah.
Jika Anda memiliki pemesanan dengan beberapa kamar, Anda tidak dapat mengelola setiap kamar secara terpisah.
Dalam situasi apa saya perlu membagi pemesanan?
Membagi pemesanan mungkin lebih praktis dalam beberapa situasi berikut:
Tidak ada ketersediaan kamar yang sama untuk malam-malam berturut-turut.
Hal ini terjadi ketika kamar tertentu tidak tersedia selama seluruh periode menginap, tetapi ada dua kamar berbeda yang tersedia untuk tanggal yang dipilih. Pemesanan seperti ini mengharuskan tamu berpindah kamar di tengah masa menginap.
💡Misalnya, Kamar Individual Anda sudah dipesan dari tanggal 19 hingga 20. Seorang tamu ingin menginap dari tanggal 15 hingga 20 di Kamar Single. Kamar Individual tidak tersedia untuk malam tanggal 19, tetapi Kamar Double tersedia untuk malam tersebut. Anda dapat menyarankan tamu untuk menginap di Kamar Single selama beberapa malam pertama, lalu di Kamar Double pada malam terakhir, tanpa biaya tambahan jika Anda mengizinkannya.
Atas permintaan tamu.
Tamu mungkin ingin menginap di dua tipe kamar yang berbeda.
➕ Misalnya, tamu perlu bekerja selama beberapa hari pertama sehingga hanya memerlukan kamar yang sangat sederhana. Namun, selama sisa masa menginap, tamu sedang berlibur dan menginginkan kamar yang lebih luas dengan pemandangan.
Tanggal menginap setiap kamar berbeda.
Jika pemesanan mencakup lebih dari satu kamar, tamu mungkin menginap di kamar yang berbeda. Sebagian tamu mungkin ingin menginap lebih lama daripada tamu lainnya sehingga setiap kamar memiliki durasi menginap yang berbeda.
Jika Anda memerlukan invoice untuk setiap kamar.
Tidak boleh ada lebih dari satu invoice yang valid untuk setiap pemesanan. Jika tamu memerlukan dua invoice untuk pemesanan yang sama, Anda harus membagi pemesanan tersebut agar setiap pemesanan memiliki invoicenya sendiri.
Bagaimana cara membagi pemesanan?
Untuk membagi pemesanan, Anda harus menghapus kamar yang ingin dipisahkan dari pemesanan asli. Untuk menghapus kamar dari pemesanan, ikuti langkah-langkah berikut:
Cari dan buka pemesanan.
Buka tab Detail.
Arahkan kursor ke bilah tipe kamar, lalu klik X merah yang muncul di sebelah kanan tipe kamar.
Setelah kamar dihapus, Anda dapat membuat pemesanan baru hanya untuk kamar tersebut.
⚠️ Jika pemesanan asli mencakup beberapa kamar dengan tanggal menginap yang berbeda, Anda harus menghapus setiap kamar tambahan dan membuat pemesanan terpisah untuk masing-masing kamar.
Tamu saya ingin pemesanan dibuat atas nama perusahaan
Jika tamu melakukan perjalanan bisnis, mereka mungkin memerlukan invoice pemesanan yang dibuat atas nama perusahaan. Little Hotelier tidak memiliki opsi untuk membedakan orang dan perusahaan, tetapi Anda tetap dapat menampilkan nama perusahaan pada invoice tamu. Ikuti langkah-langkah berikut:
Cari dan buka pemesanan.
Tambahkan nama perusahaan di tab Detail > bagian Kontak utama. Misalnya, jika nama perusahaan adalah Little Hotelier BnB, masukkan sebagai berikut:
Nama depan: Little Hotelier
Nama belakang: BnB
💡Invoice tidak akan menampilkan kata “nama depan” atau “nama belakang”. Invoice hanya akan menampilkan: Little Hotelier BnB.
Tambahkan nomor pajak perusahaan pada kolom nomor ID di tab Detail pemesanan.
💡Anda dapat memasukkan “ID Pajak: 123456” pada kolom ini. Informasi tersebut akan ditampilkan tepat di bawah nama perusahaan pada invoice.
Jika diperlukan, tambahkan informasi alamat perusahaan di bagian Organisasi.
⚠️ Selain mengisi detail Kontak utama dengan informasi perusahaan, kami menyarankan agar Anda menambahkan detail tamu di tab Tamu pada pemesanan.
Mengapa detail kontak tamu tidak ada dalam pemesanan?
Jika detail kontak tamu tidak ada, pemesanan mungkin berasal dari platform pihak ketiga yang tidak meneruskan detail kontak secara lengkap. Tamu mungkin juga tidak memberikan detail tersebut, atau terjadi masalah saat pengiriman data. Misalnya, Booking.com, Agoda, dan Airbnb tidak mengirimkan nomor telepon tamu. Hubungi channel tersebut secara langsung untuk mengetahui apakah mereka dapat memberikan atau memperbaiki detail tersebut. Dapatkan detail kontak channel dari situs webnya.
Jika alamat email tamu tidak ada, tetapi pemesanan mencantumkan nomor ponsel, Anda dapat menghubungi tamu melalui SMS atau WhatsApp menggunakan nomor tersebut.
Perlu mengirim email kepada tamu, tetapi alamat emailnya tidak ada?
Hubungi channel untuk mendapatkan alamat email atau cara lain untuk menghubungi tamu.
Hubungi tamu melalui SMS atau WhatsApp. Jika pemesanan mencantumkan nomor ponsel, gunakan nomor tersebut untuk menghubungi tamu.
Kirim pesan melalui Keterlibatan tamu. Jika memiliki Keterlibatan tamu, Anda dapat mengirim pesan langsung kepada tamu di Little Hotelier.
Kirim ringkasan pemesanan dalam format PDF. Buka pemesanan, klik Cetak, lalu kirim ringkasan tersebut ke nomor ponsel tamu.