Bagaimana cara mengelola pemesanan dengan beberapa kamar?
Little Hotelier memudahkan Anda membuat pemesanan yang mencakup lebih dari satu kamar.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Jika pemesanan mencakup lebih dari satu kamar, tanggal menginap masing-masing kamar tidak dapat diedit secara terpisah, karena perubahan tanggal akan memengaruhi semua kamar dalam pemesanan tersebut. Jika Anda perlu menyesuaikan tanggal menginap untuk setiap kamar secara individual, Anda perlu membagi pemesanan dengan membuat pemesanan terpisah.
Jika Anda memerlukan invoice terpisah untuk satu kamar dalam pemesanan dengan beberapa kamar, Anda juga perlu membagi pemesanan tersebut. Jika Anda memerlukan invoice terpisah untuk satu kamar dalam pemesanan dengan beberapa kamar, Anda juga perlu membagi pemesanan tersebut.
Bagaimana cara menambahkan kamar ke pemesanan?
Untuk menambahkan kamar ke pemesanan, ikuti langkah-langkah berikut:
Temukan pemesanan yang ingin Anda tambahkan kamar baru.
Buka pemesanan dan pastikan Anda berada di tab Detail.
Klik tombol +Tambah kamar lain yang ada di atas Ringkasan pemesanan.
Isi semua kolom yang relevan, dan jangan lupa untuk menekan Simpan:
Tipe kamar
Paket harga
No. Kamar
Dewasa
Anak-anak
Bayi
Diskon
Catatan: Anda hanya dapat menambahkan tipe kamar yang dibuat sebelum pemesanan dilakukan. Tipe kamar yang dibuat setelah pemesanan tidak dapat ditambahkan ke pemesanan yang sudah ada.
Setelah menambahkan kamar baru ke pemesanan
Jika Anda membuka halaman Kalender, Anda akan melihat bahwa kamar baru yang ditambahkan tampak ditempati oleh sesuatu yang terlihat seperti pemesanan baru. Blok ini bukan pemesanan baru, melainkan pemesanan yang asli. Anda dapat membukanya dan melihat bahwa pemesanan tersebut berbagi ID unik yang sama dengan pemesanan asli, beserta detail lainnya.
💡 Anda dapat menganggap ini sebagai pemesanan "kembar" karena keduanya berbagi ID yang sama, dan setiap perubahan yang Anda lakukan pada salah satu akan otomatis diterapkan pada yang lain. Misalnya:
Anda memiliki pemesanan dengan Kamar 1 dan Kamar 2.
Anda klik dua kali pada pemesanan dari Kamar 1 dan mengubah statusnya dari Dikonfirmasi menjadi Check-in.
Pemesanan "kembar" yang ditetapkan untuk Kamar 2 secara otomatis juga akan ditampilkan sebagai Check-in.
Bagaimana cara menambahkan tamu yang berbeda ke masing-masing kamar dalam pemesanan multi-kamar?
Setelah menetapkan lebih dari satu kamar untuk pemesanan yang sama, Anda mungkin ingin menambahkan setiap tamu ke kamar mereka masing-masing:
Temukan pemesanan dan buka.
Beralih dari tab Detail ke tab Tamu pada pemesanan Anda.
Anda akan melihat kamar-kamar yang telah ditambahkan di tab Detail. Cukup klik +Tambah tamu baru di sebelah kanan setiap kamar.
Isi semua detail tamu yang diperlukan.
Bagaimana cara memproses check-out lebih awal untuk pemesanan walk-in atau yang dibuat secara manual?
Check-out lebih awal terjadi ketika tamu meninggalkan properti sebelum tanggal check-out yang semula ditentukan. Anda dapat memperbarui pemesanan untuk mempersingkat masa menginap dan menjadikan kamar tersedia kembali untuk dijual.
⚠️ Proses ini secara otomatis menghitung ulang tarif harian berdasarkan tanggal baru, dan akan tercantum pada invoice pemesanan. Hal ini hanya dapat dilakukan untuk pemesanan walk-in atau yang dibuat secara manual. Untuk pemesanan OTA (agen perjalanan online), hubungi channel tersebut secara langsung untuk melakukan perubahan.
Sebelum memulai, konfirmasikan harga total akhir kamar yang telah disepakati dengan tamu.
Untuk memproses check-out lebih awal pada pemesanan walk-in atau yang dibuat secara manual:
Buka pemesanan di Front Desk.
Di kolom Check-out, pilih tanggal check-out yang baru.
Di kolom Tarif kamar, klik nama paket harga dan pilih opsi kosong di bagian atas daftar dropdown.
Di kolom Kamar, masukkan harga total akhir kamar yang telah disepakati.
Klik Simpan.
💡 Membiarkan kolom Tarif kamar kosong memungkinkan Anda memasukkan harga khusus tanpa mengubah paket harga Anda.
Membagi pemesanan
Apa perbedaan antara pemesanan multi-kamar dan pemesanan yang perlu dibagi?
Perbedaan utamanya adalah pemesanan yang dibagi akan berfungsi sebagai dua pemesanan yang berbeda, dengan ID yang berbeda dan invoice yang terpisah. Sebaliknya, pemesanan multi-kamar berfungsi sebagai satu pemesanan, dengan satu ID dan satu kemungkinan invoice.
⚠️ Harap diperhatikan:
Jika Anda membagi pemesanan, Anda harus mengelola dua pemesanan secara terpisah.
Jika Anda memiliki pemesanan dengan beberapa kamar, perlu diketahui bahwa Anda tidak dapat mengelola setiap kamar secara terpisah.
Dalam situasi apa saya perlu membagi pemesanan?
Membagi pemesanan mungkin lebih praktis dalam beberapa situasi berikut:
Tidak ada ketersediaan untuk kamar yang sama pada malam yang berturutan. Hal ini terjadi ketika tidak ada ketersediaan untuk kamar tertentu selama seluruh masa menginap, tetapi ada dua kamar berbeda yang tersedia untuk tanggal yang dipilih. Pemesanan jenis ini mengharuskan tamu untuk berpindah kamar di tengah masa menginap. 💡 Misalnya: Kamar Individual Anda sudah dipesan dari tanggal 19 hingga 20. Anda memiliki tamu yang ingin menginap dari tanggal 15 hingga 20 di Kamar Individual Anda. Kamar Individual tidak tersedia pada malam tanggal 19, tetapi Anda memiliki Kamar Double yang tersedia untuk malam tersebut. Anda dapat menyarankan tamu untuk menginap di Kamar Individual selama beberapa malam pertama dan di Kamar Double pada malam terakhir (tanpa biaya tambahan, jika Anda memutuskan demikian).
Atas permintaan tamu. Tamu mungkin ingin menginap di dua tipe kamar yang berbeda. ➕ Tamu Anda mungkin perlu bekerja selama beberapa hari pertama dan hanya membutuhkan kamar yang sederhana, tetapi menjelang akhir masa menginap mereka sedang berlibur dan lebih menyukai kamar yang lebih luas dengan pemandangan.
Tanggal menginap setiap kamar berbeda. Jika pemesanan mencakup lebih dari satu kamar, tamu Anda mungkin ingin menginap di kamar yang berbeda. Oleh karena itu, beberapa dari mereka mungkin ingin menginap lebih lama dari yang lain, yang berarti setiap kamar memiliki durasi menginap yang berbeda.
Jika Anda memerlukan invoice untuk setiap kamar. Hanya boleh ada satu invoice yang berlaku untuk setiap pemesanan. Jika tamu Anda membutuhkan dua invoice untuk pemesanan yang sama, Anda harus membaginya agar setiap pemesanan memiliki invoice masing-masing.
Bagaimana cara membagi pemesanan?
Untuk membagi pemesanan, Anda perlu menghapus kamar yang perlu dipisahkan dari pemesanan asli. Untuk menghapus kamar dari pemesanan, ikuti langkah-langkah berikut:
Temukan dan buka pemesanan.
Buka tab Detail.
Klik X merah yang muncul di sisi kanan tipe kamar saat Anda mengarahkan kursor ke bilah tipe kamar.
Setelah dihapus, Anda dapat membuat pemesanan baru hanya untuk kamar ini.
⚠️ Jika pemesanan asli berisi beberapa kamar dengan tanggal menginap yang berbeda, Anda perlu menghapus setiap kamar tambahan, dan membuat pemesanan terpisah untuk masing-masing.
Tamu saya ingin pemesanan atas nama perusahaan
Jika tamu sedang dalam perjalanan bisnis, mereka mungkin memerlukan invoice pemesanan yang dibuat atas nama perusahaan mereka. Little Hotelier tidak memiliki opsi untuk membedakan antara perorangan dan perusahaan, tetapi tetap dapat mencantumkan nama perusahaan pada invoice tamu. Ikuti langkah-langkah sederhana berikut:
Temukan dan buka pemesanan.
Tambahkan nama perusahaan di tab Detail > bagian Kontak utama. Misalnya, jika perusahaan bernama Little Hotelier BnB, Anda dapat menambahkannya sebagai berikut:
Nama depan: Little Hotelier
Nama belakang: BnB 💡 Invoice tidak akan menampilkan kata "nama depan" atau "nama belakang"; yang akan ditampilkan hanyalah: Little Hotelier BnB.
Tambahkan nomor pajak perusahaan di kolom Nomor ID pada tab Detail pemesanan. 💡 Anda dapat menambahkan "ID Pajak: 123456" di kolom ini, dan informasi ini akan ditampilkan tepat di bawah nama perusahaan pada invoice.
Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan informasi alamat perusahaan tambahan di bagian Organisasi.
⚠️ Selain mengisi detail kontak utama dengan informasi perusahaan, kami menyarankan Anda untuk menambahkan detail tamu di tab Tamu pada pemesanan.
Mengapa detail kontak tamu tidak ada dalam pemesanan?
Detail kontak mungkin tidak tersedia dalam pemesanan jika pemesanan dilakukan melalui platform pihak ketiga yang tidak meneruskan detail kontak lengkap, tamu tidak memberikan informasi kontak saat pemesanan, atau terjadi masalah teknis dalam pengiriman pemesanan dari channel.
Jika detail kontak tamu tidak tersedia, hubungi channel secara langsung untuk mendapatkan informasi tersebut.