Os relatórios de conformidade automáticos simplificam as obrigações legais ao captar e submeter automaticamente os detalhes do check-in dos hóspedes às autoridades, conforme exigido pelas leis locais.
Esta funcionalidade está disponível para os clientes Little Hotelier com Fidelização dos hóspedes em Itália, Espanha, Portugal, Alemanha, Suíça, Áustria, Croácia, República Checa e Colômbia.
Notas: Os estabelecimentos em Espanha são obrigados a submeter relatórios policiais no momento da reserva e do check-in. Se o formulário de check-in de conformidade estiver configurado, o Little Hotelier envia os detalhes da reserva às autoridades no momento da reserva. Os detalhes de reserva incompletos serão atualizados junto das autoridades quando forem adicionados ao registo da reserva.
Configurar relatórios de conformidade automáticos
Passo 1: Configurar definiçãoes
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições.
Selecione Formulário de check-in de relatórios de conformidade e guarde.
Introduza os seguintes detalhes:
País
Distrito
Cidade
Código fiscal (opcional)
Autoridade local
Credenciais de início de sessão para o portal on-line das autoridades locais
Clique em Guardar alterações.
Volte a Check-in > Definições, selecione Formulário de check-in de conformidade e clique em Guardar alterações para ativar o formulário.
Passo 2: Definiçãoes de idioma
Selecione os idiomas em que gostaria de disponibilizar o formulário de check-in de conformidade.
Adicione idiomas adicionais em Fidelização dos hóspedes > Definições > Geral.
Se os idiomas pretendidos já estiverem definidos, não são necessárias ações.
O formulário de check-in de conformidade suporta apenas idiomas específicos: inglês, espanhol, italiano, alemão, francês, húngaro, russo, checo, búlgaro, português, romeno, estónio, polaco e catalão.
A alteração das definições de idioma afeta outras funcionalidades da Fidelização dos hóspedes. Por exemplo, ativar o formulário em alemão também tornará esta opção disponível na página Ofertas. As ofertas sem traduções em alemão serão apresentadas no idioma predefinido.
Passo 3: E-mails de check-in
O formulário de check-in aparece na página Concierge da Fidelização dos hóspedes após guardar.
Envie aos hóspedes um e-mail de check-in pré-chegada para os convidar a preencher o formulário.
Aceda a Comunicação > Mensagens agendadas para criar um novo e-mail de Check-in.
A ligação "Fazer check-in agora" direciona os hóspedes para o formulário de check-in de conformidade.
Para captar os detalhes dos hóspedes através deste formulário, terá de convidar os hóspedes a preencher e submeter o formulário enviando-lhes um e-mail de check-in pré-chegada.
Notas:
Os campos no formulário de check-in de conformidade são predefinidos para garantir que estão alinhados com as informações exigidas pelas autoridades locais.
Para testar o formulário, pode enviar um e-mail de check-in de teste e seguir a ligação "Fazer check-in agora" para a página Concierge.
Como ver os detalhes dos hóspedes
Todos os detalhes dos hóspedes submetidos através do formulário de check-in pré-chegada são armazenados no separador Check-in do perfil do hóspede na Fidelização dos hóspedes. Isto inclui tanto os detalhes do hóspede principal como de quaisquer viajantes adicionais.
Confirmar que o formulário de check-in foi enviado
Quando o formulário de check-in de conformidade for recebido, o estado do pré-check-in no Little Hotelier mudará para "Recebido".
O relatório de conformidade é enviado automaticamente às autoridades após o check-in.
Para ver o estado do relatório de conformidade:
Aceda a Fidelização dos hóspedes e encontre o Perfil do hóspede.
Um novo painel mostrará o estado.
Compreender os estados do check-in de conformidade
Sincronizado: Informações de reserva enviadas à autoridade local.Atualizado: Alteração de estado da autoridade local.
Agendado: O processamento começará em breve.
Em curso: Atualmente a ser processado.
Concluído: Informações de check-in enviadas com sucesso às autoridades.
Falhado: Erro de envio.
Eliminado: Registo eliminado, não são necessárias mais ações.
Atualizar formulários parcialmente preenchidos
Atualize o registo da reserva no Little Hotelier para completar formulários de check-in parcialmente preenchidos.
Os formulários de check-in submetidos não podem ser reenviados. As alterações no Little Hotelier atualizam o Chekin e a autoridade.
Para hóspedes que apenas preencham parte do formulário de check-in, terá de atualizar o registo da reserva no Little Hotelier para completar os detalhes necessários.
Para fazer atualizações a uma reserva, aceda a Calendário > encontre e abra a reserva > faça as atualizações necessárias > Guardar.
Nota: Assim que um formulário de check-in tiver sido submetido, não pode ser reenviado. No entanto, quaisquer alterações feitas à reserva no Little Hotelier serão automaticamente enviadas ao Chekin e atualizadas com a autoridade relevante.
Ver detalhes do relatório de conformidade
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições > Formulário de check-in de relatórios de conformidade.
Clique em Documentos para ver todos os registos enviados às autoridades.
Check-in para hóspedes sem reserva
Crie uma reserva no Little Hotelier.
Aceda ao registo do hóspede na Fidelização dos hóspedes.
Clique nos três pontos junto a "Informações do hóspede".
Selecione "Formulário de check-in".
Preencha e submeta o formulário manualmente.