Os relatórios de conformidade automáticos ajudam-no a cumprir as obrigações legais, captando automaticamente os dados dos hóspedes no check-in e enviando-os à polícia ou às autoridades governamentais, se exigido pela legislação local. Esta funcionalidade está disponível para os clientes Little Hotelier com Fidelização dos hóspedes em Itália, Espanha, Portugal, Alemanha, Suíça, Áustria, Croácia, República Checa e Colômbia.
Como configurar relatórios de conformidade automáticos
Passo 1: Ativação
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições.
Selecione Formulário de check-in de relatórios de conformidade e Guardar alterações
Passo 2: Definições de idioma
Para selecionar os idiomas em que gostaria de disponibilizar o formulário de check-in de Conformidade, terá de adicionar mais idiomas no menu de definições gerais. Se já abranger todos os idiomas pretendidos, não são necessárias alterações.
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Definições > Geral.
Selecione os idiomas para configurar idiomas adicionais.
Notas:
As definições de idiomas terão impacto noutras partes da Fidelização dos hóspedes, por exemplo, se disponibilizar o formulário em alemão, o alemão também passará a ser uma opção na página Ofertas.
Se não configurar traduções para Ofertas, estas permanecerão no seu idioma predefinido.
O formulário de check-in de relatórios de conformidade suporta apenas idiomas específicos: inglês, espanhol, italiano, alemão, francês, húngaro, russo, checo, búlgaro, português, romeno, estónio, polaco e catalão.
Passo 3: Configurar definições
Clique em Personalizar após selecionar o Formulário de check-in de conformidade (Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Definições).
Introduza os seguintes dados para concluir a ligação:
País
Distrito
Cidade
Código fiscal
Autoridade local
Credenciais de início de sessão do portal online das autoridades locais
Clique em Guardar alterações.
Finalmente, para garantir que o Formulário de check-in de conformidade está ativo, volte a Check-in > Definições, selecione o Formulário de check-in de conformidade e depois clique em Guardar alterações.
Passo 4: E-mails de check-in
Uma vez guardado, o novo formulário de check-in aparecerá na sua página de Concierge de Fidelização dos hóspedes. Para obter os dados dos hóspedes através deste formulário, terá de os convidar a preencher o formulário, enviando-lhes um e-mail de check-in antes da chegada.
Aceda a Comunicação > Mensagens agendadas.
Crie um novo E-mail de check-in.
A hiperligação Fazer check-in agora nestes e-mails direcionará automaticamente os hóspedes para o formulário de relatórios de conformidade.
Notas:
Os campos no formulário de check-in de conformidade são predefinidos para garantir que estão em conformidade com as informações exigidas pelas autoridades locais.
Para testar o formulário, pode enviar um e-mail de check-in de teste e seguir a ligação Fazer check-in agora para a página Concierge.
Como ver os dados dos hóspedes
Todos os dados dos hóspedes submetidos através do formulário de pré-check-in são guardados no separador Check-in do perfil do hóspede na Fidelização dos hóspedes. Isto inclui os dados do hóspede principal e de qualquer viajante adicional.
Como confirmar que o formulário de check-in foi enviado
Assim que o formulário de check-in de conformidade for recebido, o estado do pré-check-in será atualizado para Recebido no registo de reserva na Receção do Little Hotelier. Uma vez efetuado o check-in da reserva, o relatório de conformidade será enviado automaticamente.
Para ver um registo do envio do relatório de conformidade:
Aceda a Fidelização dos hóspedes > e localize o Perfil do hóspede.
Se o relatório de conformidade estiver ativo, será apresentado um novo painel para mostrar o estado do formulário de check-in de conformidade.
Para ver um registo dos dados do relatório de conformidade:
Aceda a Fidelização dos hóspedes > Check-in > Formulário de check-in de relatórios de conformidade.
Clique em Documentos para ver todos os registos apresentados à sua autoridade reguladora.
Como atualizar um formulário de check-in parcialmente preenchido
Para os hóspedes que apenas preencham parte do formulário de check-in, será necessário atualizar o registo de reserva na receção do Little Hotelier para completar os dados necessários.
Para fazer atualizações a uma reserva, aceda a Receção > Calendário > encontre e abra a reserva > faça as atualizações necessárias > Guardar.
Nota:
Assim que um formulário de check-in tiver sido enviado, não poderá ser reenviado. No entanto, quaisquer alterações feitas à reserva no Little Hotelier serão automaticamente enviadas para o Chekin e serão atualizadas com a autoridade relevante.
Como fazer o check-in a hóspedes sem reserva
Crie uma reserva na Receção do Little Hotelier.
Aceda ao registo do hóspede em Fidelização dos hóspedes.
Clique nos três pontos junto a Informações do hóspede.
Selecione Formulário de check-in.
Preencha o formulário manualmente para enviar o formulário de check-in do hóspede.
Para estabelecimentos localizados em Espanha
Os estabelecimentos em Espanha são obrigados a enviar relatórios policiais no momento da reserva, bem como no momento do check-in.
Se tiver configurado o formulário de check-in de relatório de conformidade na Fidelização dos hóspedes, os detalhes de reserva necessários serão enviados às autoridades policiais diretamente do Little Hotelier no momento da reserva.
Nem todos os dados da reserva são campos obrigatórios no momento da reserva. Quaisquer dados incompletos serão atualizados com as autoridades quando forem adicionados ao registo da reserva.