O calendário dá uma panorâmica geral da propriedade num único relance. Poderá ver as reservas confirmadas, as reservas prestes a fazer check-in ou check-out, as reservas com check-in ou check-out efetuado, os encerramentos de quartos que impedem reservas em alguns dos quartos, quantos quartos estão disponíveis e se as reservas foram totalmente pagas.
Para navegar pelo calendário, criar reservas ou aplicar encerramentos de quartos, certifique-se de clicar na página Calendário.
Noções básicas do calendário
Como funciona o calendário?
Na página Calendário, encontrará todas as reservas que estão confirmadas, com check-in efetuado e com check-out efetuado. As únicas reservas que não encontrará aqui são as que foram canceladas; depois de uma reserva ser cancelada, desaparece do calendário.
💡 Pode encontrar todas as reservas, incluindo as que foram canceladas, na página Reservas.
No calendário, pode encontrar cada um dos tipos de quarto e os respetivos quartos físicos. O número de quartos físicos disponíveis para serem reservados determina a disponibilidade na página Inventário.
➕ Se o tipo de quarto duplo contém os quartos 1, 2 e 3 e não tem reservas ou encerramentos de quartos para um dia específico, a disponibilidade apresentada na página Inventário para esse dia seria 3.
Como posso alterar o nome ou o número de um quarto físico?
Para renomear quartos físicos ou alterar o número:
Clique no quarto físico cujo nome/número pretende alterar.
As definições do quarto serão abertas. Aqui, pode editar o nome do quarto físico.
Não se esqueça de clicar em Guardar.
Como posso ocultar e expandir/ocultar quartos no calendário?
Para ocultar ou mostrar os quartos físicos dos tipos de quarto e as respetivas linhas não atribuídas, basta clicar no nome do tipo de quarto. Também pode clicar no botão expandir/ocultar localizado no canto superior esquerdo da grelha do calendário, mesmo ao lado das datas. Ao clicar, pode expandir todos os quartos físicos de cada tipo de quarto para os apresentar todos ou ocultá-los todos ao mesmo tempo para os esconder.
Navegar pelo calendário
Quantos dias posso ver no calendário?
Pode escolher se pretende apresentar 14 ou 28 dias de cada vez no menu pendente na parte superior esquerda da página Calendário.
Como posso mover-me pelas datas do calendário?
Existem diferentes formas de percorrer o calendário. Vamos rever todas as opções abaixo.
💡 O Little Hotelier memorizará a data que tinha aberta da última vez que esteve na página Calendário e apresentá-la-á quando regressar. Suponha que foi a 23 de dezembro e saiu da página Calendário para ir para a página Configuração, verá 23 de dezembro quando regressar ao calendário. Se preferir ir para a data de hoje, pode sempre clicar em Ver hoje.
Como posso ir para a data de hoje?
Clicar no botão Ver hoje apresentará rapidamente a data de hoje como a primeira data na grelha do calendário, mesmo que tenha percorrido datas passadas ou futuras.
Como posso ir rapidamente para uma data passada ou futura no calendário?
Pode clicar no seletor de datas e será apresentado um calendário para que possa selecionar diretamente a data que deseja ver no calendário.
Para que servem os botões de seta no calendário?
Pode avançar e recuar por dias ou semanas usando os botões à esquerda e à direita da data:
Se estiver a ver 14 dias de cada vez, o calendário tem botões para mover:
< 1 dia para trás
<< 7 dias para trás
<<< 14 dias para trás
> 1 dia para a frente
>> 7 dias para a frente
>>> 14 dias para a frente
Se estiver a ver 28 dias de cada vez no calendário, os botões com três setas permitirão mover:
<<< 28 dias para trás
>>> 28 dias para a frente
Encerramentos de quartos
O que é um encerramento de quarto?
Um encerramento de quarto é um bloqueio temporário que pode colocar num quarto para um determinado intervalo de datas para que não fique disponível para reserva durante esse período.
Pode criar um encerramento de quarto para uma renovação, manutenção ou quando estiver à espera de adicionar uma reserva nele mais tarde.
💡 Um encerramento de quarto é apresentado a vermelho na página Calendário.
➕ Se quiser que um quarto fique totalmente encerrado para todo o calendário para sempre, pode preferir eliminar totalmente o quarto em vez de aplicar um encerramento de quarto. Saber mais: Criar, editar ou eliminar um tipo de quarto.
Como funciona o encerramento de quarto?
Os encerramentos de quartos diminuem a disponibilidade do tipo de quarto apresentada na página Inventário para as datas selecionadas. Abrir um encerramento de quarto faz o oposto: aumenta a disponibilidade.
Pode recordar-me como funciona a disponibilidade?
A disponibilidade do tipo de quarto está a ser calculada pelo Little Hotelier com o número de quartos para um tipo de quarto específico menos as reservas e encerramentos de quartos no calendário para este tipo de quarto. Isto significa que se tiver 5 quartos duplos para hoje, mas 2 estão reservados e 1 tem um encerramento de quarto, a disponibilidade na página Inventário mostraria 2.
⚠️ Um encerramento de quarto não deve ser confundido com Encerrar canais, que aplica bloqueios de venda nos planos de tarifas.
Qual é a diferença entre encerramento de quarto e Encerrar canais?
A ferramenta Encerramento de quarto reduz a disponibilidade de quartos na página Inventário ao remover um quarto físico da disponibilidade em todos os canais ligados e no sistema de reservas diretas Little Hotelier.
A restrição Encerrar canais permite parar de vender um plano de tarifas em todos os canais ligados de uma só vez, excluindo o sistema de reservas diretas Little Hotelier.
💡 Se desejar, pode aplicar todas estas opções ao mesmo tempo.
➕ Os Encerramentos de quartos só podem ser aplicados a quartos físicos na página Calendário, enquanto Encerrar canais só pode ser aplicado a planos de tarifas na página Inventário.
Como posso adicionar um encerramento de quarto a partir do calendário?
Existem duas formas de aplicar um encerramento de quarto:
Clicar, arrastar e largar no calendário e selecionar Encerramento de quarto.
Clicar no botão Encerramento de quarto na parte superior direita.
Em ambos os casos, será aberta uma janela onde pode preencher todos os campos aplicáveis:
Criar encerramento de quarto
Quarto: escolha um quarto a ser encerrado no menu pendente.
Data de início: se nenhum dia estiver selecionado, a data de hoje será apresentada por predefinição (certifique-se de que a substitui se desejar encerrar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a Data de início também está incluída no encerramento de quarto.
Data de fim: se nenhum dia estiver selecionado, a data de amanhã será apresentada automaticamente (certifique-se de que a substitui se desejar encerrar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a Data de fim também está incluída no encerramento de quarto.
Descrição: introduza uma descrição que lhe permita recordar por que motivo encerrou o quarto. Os hóspedes não poderão ver esta descrição; é interna.
Não se esqueça de clicar em Guardar!
Como posso editar um encerramento de quarto?
Vá a As minhas aplicações > Receção
Vá à página Calendário.
Localize o encerramento de quarto que gostaria de editar e clique nele.
Será apresentada uma janela pop-up. Aqui, pode modificar as definições de encerramento de quarto.
Não se esqueça de clicar em Guardar!
💡 Se desejar modificar rapidamente a duração do encerramento de quarto, também pode fazê-lo mantendo a ponta final do encerramento de quarto e arrastando o marcador para a esquerda (para o encurtar) ou para a direita (para o alongar). Isto modificará a Data de fim do encerramento de quarto.
Como posso reabrir um encerramento de quarto?
⚠️ Reabrir um encerramento de quarto aumentará automaticamente a disponibilidade de quartos do tipo de quarto na página Inventário: aumentando a disponibilidade nos canais ligados e no sistema de reservas diretas Little Hotelier.
Vá a As minhas aplicações > Receção
Vá à página Calendário.
Localize o encerramento de quarto que gostaria de reabrir e clique nele.
Será apresentada uma janela pop-up. Certifique-se de clicar em Reabrir quarto.
Criar e ver reservas no calendário
Como posso criar uma reserva a partir do calendário?
Existem duas formas de criar uma reserva a partir da página do calendário:
Clicar, arrastar e largar no calendário e selecionar Reserva.
Através do botão Reserva.
Ver e editar reservas no calendário
O que significam os blocos de cores?
As reservas e os encerramentos de quartos são apresentados como marcadores coloridos desde a data de início até à data de fim sob o tipo de quarto e o quarto físico onde foram criados.
Laranja: reserva confirmada ainda sem check-in.
Verde: reserva com check-in efetuado ainda sem check-out.
Cinzento: reserva com check-out efetuado.
Azul: reserva confirmada em Não atribuído, o que significa que não tem um quarto físico atribuído.
Vermelho: encerramento de quarto que bloqueia o quarto físico para ser reservado.
Cinzento claro: reserva que está a ser efetuada e atualmente tem um pagamento incompleto. É popularmente chamada de "fantasma de uma reserva" pelos clientes.
➕ Algumas reservas também podem ter um pequeno triângulo vermelho a ser apresentado no canto superior direito da barra colorida. Significa que a reserva ainda tem um valor em dívida a ser pago.
Como posso ver uma vista instantânea de uma reserva no calendário?
Passar o cursor ou clicar na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva apresentará informações básicas sobre a reserva:
ID da reserva (referência de reserva)
Nome próprio e apelido do contacto principal
Detalhes do contacto principal
E-mail do hóspede
Número de telefone
Adultos, crianças, bebés
Notas
Comentários do hóspede
Detalhes da reserva
Estadia
Hora de chegada
Fonte de reserva
Quartos na reserva
Resumo de pagamento da reserva
💡 Se estiver pago, apresentará a palavra Pago a verde em cima, e o fundo é verde claro; se não estiver pago, apresentará a palavra Não pago a vermelho em cima, e o fundo em rosa.Total da reserva
Total em dívida
Botão Adicionar pagamento
Botão Cancelar reserva
Botão Imprimir
Botão E-mail
Botão Editar
Botão de estado da reserva
O que posso fazer com uma reserva a partir do calendário?
Editar uma reserva
Clique na reserva
Edite os detalhes da reserva e clique em Guardar.
Alterar a duração da estadia da reserva
Pode modificar rapidamente a chegada ou a partida dos hóspedes mantendo e arrastando uma reserva no calendário.
Para alterar a data de check-out: mantenha a ponta final de um marcador de reserva e arraste-o para a esquerda.
Para alterar a data de check-in: clique na reserva e mantenha e arraste-a para a direita.
Mover uma reserva
Pode arrastar e largar uma reserva de qualquer ponto do retângulo da reserva. Desta forma, pode alterar o seguinte:
O quarto físico onde a reserva foi atribuída.
O tipo de quarto onde a reserva foi atribuída.
A data de check-in da reserva.
A data de check-out da reserva.
Alterar o estado de uma reserva
⚠️ Não pode fazer check-in de uma reserva antes da data de check-in. Não pode fazer check-out de uma reserva antes da data de check-out.
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Dependendo do estado atual da reserva, o botão de estado mostrará uma palavra diferente:
Se o botão mostrar Confirmada, passar o cursor sobre ele mudará rapidamente o texto para Fazer check-in.
Se o botão mostrar Fazer check-in, passar o cursor sobre ele mudará rapidamente o texto para Fazer check-out.
Clique no botão Confirmada/Fazer check-in.
💡 Também pode clicar na seta para baixo à direita do botão de estado para escolher qualquer um dos estados: Confirmada, Fazer check-in ou Fazer check-out. Esta ferramenta é especialmente útil se alterou o estado por engano.
Cancelar uma reserva
⚠️ Só pode cancelar reservas confirmadas. Se a reserva já tiver check-in ou check-out efetuado, terá de alterá-la para Confirmada para poder cancelá-la. Saber mais: Editar ou cancelar uma reserva.
Pode cancelar rapidamente uma reserva seguindo estes passos:
Passar o cursor ou clicar na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clicar em Cancelar reserva.
Confirmar selecionando Sim, tenho a certeza.
💡 Será enviada uma notificação por e-mail para o endereço de e-mail do Contacto principal da reserva.
➕ Pretende personalizar o e-mail de notificação de cancelamento? Consulte este espaço: Personalizar e-mails dos hóspedes.
Adicionar um pagamento numa reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique no botão Adicionar pagamento.
A reserva será aberta.
Dependendo de ter um gateway de pagamento configurado, verá uma das seguintes opções:
Se não tiver um gateway de pagamento configurado no Little Hotelier, verá a ferramenta Registar pagamento.
Se tiver o Little Hotelier Pay configurado no Little Hotelier, verá a ferramenta Processar pagamento.
💡 Se estiver a usar qualquer outro gateway de pagamento e vir a opção Processar pagamento, significa que o gateway de pagamento permite cobrar aos hóspedes a partir do Little Hotelier.
Imprimir detalhes da reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em Imprimir.
Escolha uma das opções abaixo:
Formulário de registo
Fatura
Resumo
Enviar por e-mail os detalhes da reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em E-mail.
Escolha uma das opções abaixo:
Fatura
Resumo
Confirmação
Reservas não atribuídas
Para que serve a linha Não atribuído?
A linha Não atribuído na página Calendário contém reservas que ainda não estão atribuídas a um quarto físico. Estas reservas não atribuídas são reservas válidas e Confirmadas.
⚠️ As reservas não atribuídas contam da mesma forma que as reservas atribuídas e reduzem a disponibilidade na página Inventário.
Como posso usar a linha Não atribuído?
Pode usar a linha Não atribuído para realocar reservas se um tipo de quarto estiver totalmente reservado.
Por exemplo, tem três quartos duplos e estão totalmente reservados, mas pretende alterar que hóspede fica em que número de quarto. Para realocar as reservas, mova uma das reservas para Não atribuído e, em seguida, atribua as outras reservas da forma pretendida. Por fim, mova a reserva de volta para um quarto físico.
Como posso atribuir num quarto as reservas não atribuídas?
Pode movê-las da linha Não atribuído fazendo uma das seguintes ações:
Arrastando-as e largando-as num quarto disponível para as datas aplicáveis.
Abrindo a reserva e editando o campo N.º de quarto e/ou o campo Tipo de quarto.
Por que motivo uma reserva cairia na linha Não atribuído?
Encontre abaixo o motivo mais comum pelo qual uma reserva pode cair na linha Não atribuído:
Não há noites consecutivas disponíveis no mesmo tipo de quarto
Vamos explicar isto com um exemplo: a propriedade está totalmente reservada, mas recebeu dois cancelamentos e agora tem:
Uma noite livre no quarto 4 para hoje.
Uma noite livre no quarto 5 para amanhã.
Ambos os quartos pertencem ao tipo de quarto duplo.
O resto da propriedade está totalmente reservado.
Suponha que recebe uma reserva para o quarto duplo para duas noites com check-in hoje e check-out no dia depois de amanhã. A reserva cairá em Não atribuído, pois não pode ser totalmente atribuída em nenhum dos quartos.
Na maioria das vezes, poderá reorganizar as reservas e abrir espaço para a nova reserva, para que fique no mesmo quarto físico durante toda a estadia.
⚠️ Em raras ocasiões, pode não ser possível reorganizar as reservas; para evitar que isto aconteça, aconselhamos que considere aplicar um encerramento de quarto num dos quartos para que os hóspedes não tenham de mudar de quarto a meio da estadia.
Reserva em excesso manual criada por um utilizador do Little Hotelier
Quando criar uma reserva manualmente, será solicitado que introduza o N.º de quarto a atribuir à reserva. Se deixar este campo em branco, independentemente da disponibilidade de quartos, a reserva irá para a linha Não atribuído do calendário.
Uma reserva em excesso de um canal ligado
Quando uma reserva é efetuada a partir do sistema de reservas diretas Little Hotelier ou dos canais ligados, o Little Hotelier atribui automaticamente um quarto para a reserva.
A reserva vai para Não atribuído se o sistema não conseguir encontrar um quarto disponível para o tipo de quarto para acomodar a reserva.