Was ist ein Vorausbuchungszeitraum?
Ein Vorausbuchungszeitraum ist die Mindestanzahl an Tagen vor dem Check-in, innerhalb derer ein Gast eine Buchung vornehmen kann – zum Beispiel mindestens 7 oder 30 Tage im Voraus. Sie können einen Vorausbuchungszeitraum von 1 bis 180 Tagen festlegen.
Wenn ein Vorausbuchungszeitraum festgelegt ist, wird er automatisch als Sperrdaten an Ihre verbundenen Buchungskanäle gesendet und blockiert alle Buchungen, die in diesen Zeitraum fallen.
Ein Vorausbuchungszeitraum ist auch bekannt als „Advance-Purchase-Einschränkung“ oder „Mindestvorlaufzeit für Reservierungen“.
Vorausbuchungszeitraum vs. Sperrdaten
Vorausbuchungszeitraum: Verhindert Buchungen innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen vor der Anreise. Das Zimmer bleibt für frühere Buchungen außerhalb dieses Zeitfensters buchbar.
Sperrdaten: Schließen bestimmte Daten vollständig. Für diese Daten sind keinerlei Buchungen möglich.
Beispiele, wann ein Vorausbuchungszeitraum sinnvoll ist
Frühbucherrabatte: Ein nicht erstattungsfähiger oder Frühbucher-Tarif, der eine Mindestanzahl an Tagen Vorlauf erfordert, zum Beispiel mindestens 30 Tage vor dem Check-in.
Keine Buchungen am selben Tag oder Last-Minute-Buchungen: Sie akzeptieren keine Buchungen am selben Tag oder sehr kurzfristige Reservierungen.
Vorbereitungszeit für Anreisen: Sie benötigen eine bestimmte Anzahl an Tagen, um sich auf Gäste vorzubereiten.
Um Buchungen am selben Tag zu stoppen, setzen Sie den Vorausbuchungszeitraum auf 1 (Gäste müssen mindestens 1 Tag im Voraus buchen). Oder lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer und steuern die Buchungsfrist am selben Tag im Extranet des jeweiligen Buchungskanals stattdessen.
Für Direktbuchungsraten können Sie außerdem im Bereich „Direktbuchung“ der Rate eine Buchungsfrist für den selben Tag festlegen.
Wie Sie einen Vorausbuchungszeitraum festlegen
Legen Sie einen Vorausbuchungszeitraum (Mindestvorlaufzeit für Reservierungen) für Ihre Raten fest:
Gehen Sie zu My Apps > Front Desk > Setup > Property & Room Settings > Rooms & Rates.
Suchen Sie Ihre Rate und bearbeiten Sie sie oder erstellen Sie eine neue.
Geben Sie im Feld Vorausbuchungszeitraum eine Zahl von 1–180 Tagen ein. Geben Sie zum Beispiel „7“ ein, wenn Gäste mindestens 7 Tage im Voraus buchen müssen.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Wie der Vorausbuchungszeitraum an verbundene Kanäle gesendet wird
Der Vorausbuchungszeitraum erscheint in Ihrem Bestandsraster als Sperrdaten und wird an alle verbundenen Buchungskanäle gesendet, die Sperrdaten unterstützen.
So funktioniert es:
Legen Sie für jede Rate den Vorausbuchungszeitraum fest.
Mit jedem vergehenden Tag werden alle Daten, die in dieses Zeitfenster fallen, auf Sperrdaten gesetzt. So können Gäste nur Daten buchen, die noch weit genug in der Zukunft liegen.
Der Vorausbuchungszeitraum wird in Ihrem Bestandsraster als Sperrdaten angezeigt.
Die Sperrdaten werden automatisch an jeden verbundenen Buchungskanal gesendet, sofern die entsprechende Portalrate aktiviert ist und Sperrdaten empfangen kann.
Wie Sie Vorausbuchungszeiträume in Ihrem Bestand sehen
Sie können im Bestandsraster sehen, welche Daten von einem Vorausbuchungszeitraum betroffen sind, aber Sie können die Einstellung selbst dort nicht ändern.
Raten innerhalb des Vorausbuchungszeitraums werden im Bestandsraster mit einem orangefarbenen Hintergrund angezeigt – ähnlich wie bei Sperrdaten. Das zeigt an, dass die Rate aufgrund der Vorausbuchungs-Einschränkung derzeit nicht buchbar ist.
Kann ich den Vorausbuchungszeitraum nur für bestimmte Daten entfernen?
Nein, Sie können die Einschränkung durch den Vorausbuchungszeitraum nicht für einzelne Daten entfernen. Der Vorausbuchungszeitraum gilt immer für alle Daten dieser Rate.
Wenn Sie Buchungen am selben Tag oder innerhalb des Vorausbuchungszeitraums akzeptieren müssen, haben Sie zwei Optionen:
Option 1: Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer, wenn Sie für alle Daten dieses Ratenplans bzw. dieser Zimmerrate Buchungen am selben Tag erlauben möchten.
Option 2: Erstellen Sie eine separate Zimmerrate ohne Einschränkung durch einen Vorausbuchungszeitraum. So bleiben Sie bei Last-Minute-Buchungen flexibel:
Erstellen Sie eine Duplikat-Zimmerrate.
Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer.
Ordnen Sie diese neue Rate Ihren Buchungskanälen zu.
Verwenden Sie diese Rate für Zeiträume, in denen Sie Last-Minute-Buchungen akzeptieren möchten.
Öffnen oder schließen Sie diese Rate bei Bedarf in Ihrem Bestand.
Beispielszenario: Wenn Ihr Vorausbuchungszeitraum auf „1“ gesetzt ist, Sie aber die Verfügbarkeit für heute öffnen möchten, benötigen Sie eine separate Zimmerrate ohne Vorausbuchungszeitraum-Einschränkung.