Kalendergrundlagen
Was ist der Kalender?
Der Kalender bietet Ihnen auf einen Blick einen umfassenden Überblick über Ihre Unterkunft. Sie sehen bestätigte Buchungen, bevorstehende Anreisen und Abreisen, aktuelle Gäste, Zimmersperrungen, die Zimmerverfügbarkeit und den Zahlungsstatus der Buchungen. Außerdem können Sie Einstellungen verwalten, um festzulegen, welche Details auf jeder Buchung auf den ersten Blick angezeigt werden.
Wie funktioniert der Kalender?
Der Kalender zeigt alle bestätigten, eingecheckten und ausgecheckten Buchungen an. Stornierte Buchungen werden im Kalender nicht angezeigt, sind aber unter Buchungen zu finden.
Ihr Kalender zeigt alle Zimmerkategorien und die zugehörigen physischen Zimmer an. Die Anzahl der verfügbaren Zimmer bestimmt die Verfügbarkeit, die im Bestand-Feld angezeigt wird.
Beispiel: Wenn Ihre Zimmerkategorie „Doppelzimmer“ die Zimmer 1, 2 und 3 enthält und für einen bestimmten Tag weder Buchungen noch Zimmersperrungen vorliegen, beträgt die im Bestand-Feld angezeigte Verfügbarkeit 3.
Kalenderansicht anpassen
Sie können festlegen, was auf jeder Buchung angezeigt wird, und auswählen, wie Sie eine Buchungsübersicht öffnen. Um diese Optionen zu ändern, rufen Sie die Kalendereinstellungen über die Einstellungen-Schaltfläche (Zahnradsymbol) oben im Kalender auf. Hinweis: Die Kalendereinstellungen werden für die gesamte Unterkunft und für alle Benutzerinnen gespeichert, nicht für einzelne Benutzerinnen. Nur Benutzer*innen mit Administratorrechten sehen die Einstellungen-Schaltfläche und können diese Einstellungen ändern.
Damit Sie zum Beispiel Stammgäste und Buchungsquellen leicht erkennen, wählen Sie Herz für Stammgäste anzeigen und Buchungskanal anzeigen aus.
Oder, um die Details einer Buchung zu prüfen, ohne die vollständige Buchung zu öffnen, stellen Sie Buchungsdetails anzeigen auf Mit der Maus über die Lupe fahren für Buchungsübersicht ein. Anschließend können Sie mit der Maus über das Lupensymbol einer Buchung fahren, um deren Übersicht anzuzeigen.
Physische Zimmer verwalten
Um physische Zimmer umzubenennen oder deren Nummer zu ändern:
Klicken Sie auf das physische Zimmer.
Bearbeiten Sie den Namen des physischen Zimmers in den Einstellungen.
Klicken Sie auf Speichern.
Zimmer ein- und ausklappen
Klicken Sie auf den Namen der Zimmerkategorie, um die physischen Zimmer und die nicht zugewiesenen Zeilen aus- oder einzublenden.
Mit der Schaltfläche zum Ein- und Ausklappen in der oberen linken Ecke des Kalenderrasters blenden Sie alle Zimmer auf einmal ein oder aus.
Im Kalender navigieren
Wie viele Tage kann ich in meinem Kalender sehen?
Wählen Sie im Auswahlmenü oben links auf der Seite Kalender aus, ob Sie 14 oder 28 Tage gleichzeitig anzeigen möchten.
Wie kann ich zwischen den Kalenderdaten wechseln?
Little Hotelier merkt sich das zuletzt angezeigte Datum. Klicken Sie auf Heute anzeigen, um zum heutigen Datum zurückzukehren.
Heute anzeigen: Zeigt das heutige Datum als erstes Datum im Kalenderraster an
Datumsauswahl: Wählen Sie direkt ein beliebiges vergangenes oder zukünftiges Datum aus
Pfeilschaltflächen: Wechseln Sie tageweise oder wochenweise
14-Tage-Ansicht: < 1 Tag, << 7 Tage, <<< 14 Tage (vorwärts und rückwärts)
28-Tage-Ansicht: <<< 28 Tage vorwärts/rückwärts
Zimmersperrungen
Was ist eine Zimmersperrung?
Eine Zimmersperrung ist eine vorübergehende Blockierung, die Sie für einen bestimmten Zeitraum auf ein Zimmer setzen können, damit es in diesem Zeitraum nicht buchbar ist. Verwenden Sie sie für Renovierungen, Wartungsarbeiten oder um Zimmer für künftige Buchungen freizuhalten.
💡 Zimmersperrungen werden auf der Seite Kalender rot dargestellt.
➕ Für dauerhafte Sperrungen löschen Sie stattdessen das Zimmer.
Wie funktioniert eine Zimmersperrung?
Zimmersperrungen verringern die Verfügbarkeit auf der Seite Bestand. Das Wiederöffnen erhöht die Verfügbarkeit.
Wie wird die Verfügbarkeit berechnet?
Anzahl der Zimmer minus Buchungen und Zimmersperrungen.
Beispiel: 5 Doppelzimmer - 2 gebucht - 1 gesperrt = 2 verfügbar
Was ist der Unterschied zwischen Zimmersperrung und „Portale schließen“?
Zimmersperrung: Nimmt ein physisches Zimmer auf allen Portalen und in Ihrem Buchungssystem aus der Verfügbarkeit. Es werden keine Sperrdaten gesetzt.
Portale schließen: Beendet den Verkauf von Ratenplänen auf allen Portalen und in Ihrem Buchungssystem
💡 Sie können beides gleichzeitig anwenden.
➕ Zimmersperrungen gelten für physische Zimmer (Seite Kalender). „Portale schließen“ gilt für Ratenpläne (Seite Bestand).
Wie kann ich im Kalender eine Zimmersperrung hinzufügen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Zimmersperrung anzulegen:
Klicken Sie im Kalender, ziehen Sie den gewünschten Bereich auf und wählen Sie dann Zimmersperrung aus.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Zimmersperrung.
Zimmersperrung erstellen
Zimmer: Wählen Sie ein oder mehrere Zimmer aus – Mehrfachauswahl und die Suche nach mehreren Zimmern oder Zimmerkategorien werden unterstützt
Startdatum: Standardmäßig das heutige Datum (einschließlich)
Enddatum: Standardmäßig der morgige Tag (einschließlich)
Beschreibung: Interne Notiz (für Gäste nicht sichtbar)
Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken.
Wie kann ich eine Zimmersperrung bearbeiten?
Rufen Sie Meine Apps > Front-Desk-System auf.
Rufen Sie die Seite Kalender auf.
Klicken Sie auf die Zimmersperrung.
Ändern Sie die Einstellungen, und klicken Sie auf Speichern.
💡 Ziehen Sie das Ende der Sperrung nach links (kürzer) oder nach rechts (länger), um die Dauer schnell anzupassen.
Wie kann ich eine Zimmersperrung wieder öffnen?
⚠️ Das Wiederöffnen einer Zimmersperrung erhöht die Verfügbarkeit dieser Zimmerkategorie. Bestehende Sperrdaten bleiben davon unberührt.
Rufen Sie Meine Apps > Front-Desk-System auf.
Rufen Sie die Seite Kalender auf.
Suchen Sie die Zimmersperrung, die Sie wieder öffnen möchten, und klicken Sie darauf.
Ein Dialogfenster wird angezeigt. Klicken Sie unbedingt auf Zimmer wieder öffnen.
Wenn ein Zimmer nach dem Wiederöffnen auf einem Portal weiterhin nicht buchbar ist, wurden möglicherweise separat im Channel Manager Sperrdaten gesetzt. Prüfen Sie unter Meine Apps > Channel Manager > Bestand, ob für die betroffenen Daten und Raten Sperrdaten vorhanden sind.
Buchungen im Kalender erstellen und anzeigen
Wie kann ich im Kalender eine Buchung erstellen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf der Seite Kalender eine Buchung zu erstellen:
Klicken Sie im Kalender, ziehen Sie den gewünschten Bereich auf und wählen Sie dann Buchung aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung.
Farben der Buchungsbalken
Die Hintergrundfarbe jeder Buchung zeigt ihren Status an:
Orange oder Gelb: bestätigt, Anreise ausstehend
Grün: eingecheckt
Grau: ausgecheckt
Hellblau: nicht zugewiesen (kein physisches Zimmer zugewiesen)
Dunkelrot: Zimmersperrung
Blass, ausgegraut: Die Zahlung für die Buchung ist unvollständig
Der Zahlungsstatus wird durch einen farbigen Balken am linken Rand der Buchung und ein farbiges Lupensymbol angezeigt:
Roter Balken und rotes Lupensymbol: unbezahlt
Grüner Balken und grünes Lupensymbol: bezahlt
Kartensymbol mit Durchstreichung: Die Kartennummer ist ungültig
Symbole der Buchungsbalken
Je nach Ihren Kalendereinstellungen kann eine Buchung zusätzlich diese Symbole anzeigen, die Ihnen auf einen Blick weitere Informationen liefern:
Herzsymbol: Der Gast ist ein Stammgast
Schwarzes Notizblock-Symbol: Die Buchung enthält einen Gästekommentar oder eine Notiz des Personals
Symbol einer Person (Kopf und Schultern) mit einer Zahl: die Anzahl der Erwachsenen
Kindersymbol mit einer Zahl: die Anzahl der Kinder
Kinderwagen-Symbol mit einer Zahl: die Anzahl der Babys
Mondsichel-Symbol mit einer Zahl: die Anzahl der Nächte
Symbol des Buchungskanals: Zeigt, von welchem Buchungskanal die Buchung stammt (siehe Liste unten)
Hinweis: Nur Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, Direktbuchung und Demand Plus zeigen das Symbol des Buchungskanals an. Bei anderen Portalen wird kein eigenes Symbol angezeigt.
Buchungsübersicht anzeigen
Die Buchungsübersicht zeigt die wichtigsten Details einer Buchung, ohne dass Sie die vollständige Buchung öffnen müssen. Sie enthält:
Buchungs-ID
Details zum Hauptkontakt
Gästedetails, einschließlich der Anzahl der Gäste und der Information, ob es sich um Stammgäste handelt
Buchungsdetails
Zahlungsübersicht
ein Auswahlmenü zum Ändern des Buchungsstatus (bestätigt, eingecheckt oder ausgecheckt)
Aktionen für Zahlungen, Stornierung, Druck, E-Mail-Versand und Verwaltung der Buchung
Hinweis: Die Buchungsübersicht ersetzt nicht die vollständige Buchungsseite. Um eine Buchung zu ändern, öffnen Sie die vollständige Buchung.
Buchung verschieben
Ändern Sie per Ziehen und Ablegen:
die Zuweisung des physischen Zimmers
die Zimmerkategorie
die Anreise- und Abreisedaten
Buchungsstatus ändern
Sie können weder vor dem Anreisedatum einchecken noch vor dem Abreisedatum auschecken:
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Wählen Sie mit der Statusschaltfläche oder im Auswahlmenü den Status aus (Bestätigt, Eingecheckt oder Ausgecheckt).
Aufenthaltsdauer ändern
Um den Aufenthalt zu verlängern, ziehen Sie das Ende der Buchung nach rechts, um das Abreisedatum zu verschieben, oder ziehen Sie die gesamte Buchung, um das Anreisedatum zu ändern.
Bei Buchungen, die über ein Portal eingegangen sind, können Sie das Abreisedatum nicht direkt im Kalender verlängern. So fügen Sie eine zusätzliche Nacht hinzu:
Vereinbaren Sie die Verlängerung direkt mit dem Gast.
Erstellen Sie im Kalender eine neue manuelle Buchung für die zusätzliche Nacht.
Nehmen Sie die Zahlung direkt vom Gast entgegen.
Buchung stornieren
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Buchung stornieren.
Bestätigen Sie die Stornierung.
Zahlungen verarbeiten
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
Erfassen oder verarbeiten Sie die Zahlung.
Buchungsdetails drucken oder per E-Mail senden
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Drucken oder E-Mail, um Folgendes zu erstellen:
Meldeschein
Rechnung
Übersicht
Bestätigung
💡 Der Meldeschein kann als Anreiseformular verwendet werden. Klicken Sie auf Drucken > wählen Sie Meldeschein aus.
Nicht zugewiesene Buchungen
Was ist die Zeile „Nicht zugewiesen“?
Die Zeile „Nicht zugewiesen“ wird für bestätigte Buchungen verwendet, denen kein physisches Zimmer zugewiesen ist. Die Beschriftung Nicht zugewiesen über dem Kalender zeigt die Anzahl der Buchungen an, denen kein Zimmer zugewiesen ist.
Gründe für nicht zugewiesene Buchungen:
Keine aufeinanderfolgenden Nächte in derselben Zimmerkategorie verfügbar
Manuelle Buchungen ohne zugewiesene Zimmer
Überbuchungen von Portalen
Es konnte kein passendes Zimmer gefunden werden
Nicht zugewiesene Buchungen verwalten
Verwenden Sie die Zeile „Nicht zugewiesen“, um Buchungen zu verwalten, wenn Sie Zimmer neu organisieren.
Ziehen Sie die Buchung auf ein verfügbares Zimmer.
Öffnen Sie die Buchung, und bearbeiten Sie die Details.