¿Cómo puedo editar una reserva?
⚠️ Importante:
Solo las reservas manuales creadas en Little Hotelier o a través de la Reserva directa pueden editarse en Little Hotelier.
Las reservas realizadas a través de OTA (agencias de viajes en línea), incluidos los cambios de tarifa o precio, deben ser modificadas o canceladas por el huésped a través del canal que utilizó para reservar.
Para modificar una reserva de Reserva directa o Demand Plus, vaya a Mis aplicaciones > Reserva directa (no Recepción).
Para editar una reserva:
Busque la reserva y haga clic en ella para abrirla.
Use las pestañas de la parte superior para editar la información correspondiente.
⚠️ Todos los cambios realizados en la pestaña Detalles aparecerán en la factura de la reserva.
Pestaña Detalles
La pestaña Detalles contiene la información más importante de la reserva: los detalles de la estancia, la información del contacto principal y el resumen del pago. Puede modificar la siguiente información en esta pestaña:
¿Cómo cambio las fechas de llegada o salida?
Para cambiar las fechas:
Haga clic en el campo de fecha de llegada o salida.
Seleccione la nueva fecha.
Decida si desea mantener el precio original (ver más abajo).
Haga clic en Guardar.
💡 El campo Duración de la estancia se actualiza automáticamente al cambiar las fechas.
Comprensión de «Mantener tarifas para fechas existentes»
Esta casilla de verificación controla si la reserva mantiene su precio original o aplica los precios actuales de su inventario.
Cuando «Mantener tarifas para fechas existentes» está marcada (opción predeterminada):
El precio original de la reserva se traslada a las nuevas fechas.
Use esta opción cuando desee respetar el precio que el huésped aceptó originalmente.
Cuando «Mantener tarifas para fechas existentes» NO está marcada:
El sistema aplica sus precios de inventario actuales a la reserva.
El precio puede cambiar si ha actualizado sus tarifas desde que se realizó la reserva.
⚠️ Advertencia: desmarcar esta opción puede cambiar el precio de la reserva. Confirme siempre los cambios de precio con su huésped antes de proceder para evitar disputas.
Ejemplo: Prolongar una estancia
Su inventario muestra 100 €/noche para el 21 y 22 de abril.
Un huésped reserva una noche (21 de abril) por 100 €.
Usted cambia el precio de su inventario para el 21 de abril a 150 €.
El huésped llama para añadir otra noche (22 de abril).
Si está marcada: el huésped paga 100 € por cada noche = 200 € en total.
Si NO está marcada: el huésped paga 150 € por la primera noche + 100 € por la segunda = 250 € en total.
Ejemplo: Cambiar todas las fechas
Un huésped reserva el 21 de abril por 100 €.
El huésped solicita cambiar la llegada al 23 de abril (precio del inventario: 200 €).
La casilla «Mantener tarifas para fechas existentes» no se aplica porque no quedan fechas originales. El sistema lo trata como una nueva reserva = 200 € en total.
💡 Consejo: para mantener el precio original al cambiar todas las fechas, deje el campo Plan tarifario en blanco e introduzca manualmente el precio en el campo Habitación.
Tipo de habitación
Para cambiar el tipo de habitación de una reserva:
Haga clic en el menú desplegable Tipo de habitación.
Seleccione el nuevo tipo de habitación.
Seleccione un Plan tarifario (obligatorio al cambiar el tipo de habitación).
Haga clic en Guardar.
⚠️ Debe seleccionar un plan tarifario al cambiar el tipo de habitación.
Plan tarifario
Eliminar el plan tarifario – Precio personalizado / Cambiar el precio solo para esta reserva
⚠️ Solo puede establecer un precio personalizado para reservas de walk-in, creadas manualmente o procedentes del Extranet. Para cambios de precio en otros tipos de reserva: las reservas OTA/canal deben modificarse directamente a través del canal. Las reservas de Reserva directa deben modificarse en la Reserva directa.
Para establecer un precio personalizado para una sola reserva sin cambiar su plan tarifario:
Deje en blanco el menú desplegable Plan tarifario.
Introduzca manualmente el precio en el campo Habitación a la derecha.
Haga clic en Guardar.
⚠️ Dejar en blanco el campo Plan tarifario hace que el campo Persona adicional no sea editable. En estos casos, deberá añadir los cargos adicionales al precio de la Habitación.
Cambiar a un plan tarifario diferente
Use esta opción para cambiar esta reserva a un plan tarifario diferente (por ejemplo, de Estándar a No Reembolsable).
Seleccione el nuevo plan tarifario en el menú desplegable.
Para aplicar los precios del nuevo plan tarifario, desmarque Mantener tarifas para fechas existentes.
Haga clic en Guardar.
💡 Si no desmarca «Mantener tarifas para fechas existentes», la reserva mantendrá su precio original incluso con el nuevo plan tarifario.
Actualizar a sus precios de inventario actuales
Use esta opción si ha modificado sus precios en la página Inventario y desea aplicar esos nuevos precios a esta reserva existente.
Mantenga seleccionado el mismo plan tarifario.
Desmarque Mantener tarifas para fechas existentes.
Haga clic en Guardar.
⚠️ Esto cambiará el precio de la reserva para que coincida con su inventario actual. Confirme siempre los cambios de precio con su huésped antes de proceder para evitar disputas.
💡 Consulte los ejemplos de «Mantener tarifas para fechas existentes» a continuación para entender cómo funciona.
N.º de habitación
Número de habitación (N.º habitación): puede cambiar la asignación de habitación para esta reserva.
Si deja este campo en blanco, la reserva se moverá a la sección Sin asignar del Calendario.
Si no hay habitaciones disponibles en el menú desplegable, significa que no hay habitaciones físicas del tipo de habitación disponibles para esas fechas.
Ocupación
Introducir el número correcto de ocupantes (adultos, niños y bebés) ajustará el precio total de una reserva.
El campo Persona adicional se rellenará automáticamente en función de los cambios realizados y de las Ocupaciones establecidas en el plan tarifario seleccionado.
Descuento
Edite o introduzca un descuento para esta reserva, por noche o por habitación.
Añadir otra habitación
Para añadir habitaciones adicionales:
Haga clic en Añadir otra habitación.
Seleccione el tipo de habitación.
Complete los detalles de la reserva.
Haga clic en Guardar.
💡 Puede reservar varios tipos de habitación para las mismas fechas siempre que estén disponibles.
Para eliminar una habitación:
Pase el cursor sobre el tipo de habitación y haga clic en la X roja que aparece.
Añadir huéspedes
Esto le redirigirá a la pestaña Huéspedes de la reserva.
Datos del contacto principal
Puede modificar los datos de contacto en cualquier momento.
Información importante sobre los nombres en las facturas:
Solo aparece un nombre de huésped en las facturas: el contacto principal O el huésped que marque como favorito (☆) en la pestaña Huéspedes.
Puede añadir otros huéspedes en la pestaña Huéspedes, pero no aparecerán en la factura.
Los datos del contacto principal (nombre e identificación) aparecen en la factura de forma predeterminada, a menos que añada otro huésped en la pestaña Huéspedes y lo marque como primer huésped.
Datos de la tarjeta de crédito
Solo los usuarios administradores pueden consultar y editar la información de la tarjeta de crédito.
⚠️ Little Hotelier solo almacena información de la tarjeta de crédito hasta 7 días después de la fecha de salida.
Comentarios del huésped
Qué aparece en los comentarios del huésped:
Cualquier comentario que añada manualmente.
Comentarios de huéspedes en reservas de canal (OTA).
Nota:
Los comentarios del huésped aparecen en los correos electrónicos de confirmación enviados a los huéspedes.
No incluya información de tarjetas de crédito en los Comentarios del huésped. El sistema encripta automáticamente los números de tarjeta detectados.
Para notas internas visibles solo para el personal, use la pestaña Notas.
Pestaña Huéspedes
Añada los detalles relevantes del huésped principal y de los huéspedes que lo acompañan.
¿Por qué necesito los datos de los huéspedes?
Añada datos de los huéspedes para:
Registros precisos de todas las personas alojadas en su establecimiento.
Su propia seguridad.
Cumplimiento legal (obligatorio por ley en algunos países).
💡 Los establecimientos en España deben generar un informe diario que incluya el documento de identidad del huésped y otra información.
¿Cómo añado un nuevo huésped a una reserva?
Para añadir un huésped:
Haga clic en +Añadir nuevo huésped.
Introduzca los datos requeridos del huésped:
Nombre (obligatorio)
Apellidos (obligatorio)
Campos adicionales: Segundo apellido, correo electrónico, número de teléfono, género
Haga clic en Guardar.
💡 Haga clic en +Autocompletar contacto principal para copiar los datos del contacto principal en un nuevo huésped.
Para añadir información adicional:
Haga clic en el icono de flecha hacia abajo (⋁) junto a cada huésped para ver los campos adicionales:
Tipo de documento de identidad, número de documento, nacionalidad, fecha de emisión, fecha de caducidad, fecha de nacimiento.
Dirección, país, ciudad, provincia, código postal.
¿Qué nombre aparece en el Calendario?
De forma predeterminada:
Las reservas muestran el primer huésped añadido en la pestaña Huéspedes.
Si no se añaden huéspedes adicionales, las reservas muestran el nombre del contacto principal.
Esto es útil cuando el contacto principal no es el huésped que se hospeda (por ejemplo, un hijo que reserva para sus padres).
Para cambiar el nombre que se muestra:
Añada un nuevo huésped en la pestaña Huéspedes.
Haga clic en el icono de estrella (☆) a la izquierda del campo de nombre.
Haga clic en Guardar.
¿Cómo puedo eliminar un huésped de una reserva?
Para eliminar un huésped:
Pase el cursor sobre los datos del huésped en la pestaña Huéspedes.
Haga clic en la X roja que aparece encima del icono de flecha hacia abajo (⋁).
Pestaña Inclusiones
La pestaña Inclusiones muestra las inclusiones por noche del plan tarifario seleccionado para esta reserva.
Cuándo verá inclusiones:
Reservas de su motor de reserva directa.
Reservas manuales (si tenía inclusiones configuradas al realizar la reserva).
💡 Las inclusiones se actualizan automáticamente al cambiar el plan tarifario. No puede modificarlas manualmente en una reserva.
💡 Cambiar el plan tarifario de una reserva cambia las inclusiones.
Para añadir o editar inclusiones:
Para inclusiones a nivel de plan tarifario: Crear un plan tarifario.
Para inclusiones por noche en el inventario: Gestionar su inventario.
Pestaña Artículos adicionales
Añada artículos adicionales que sus huéspedes puedan comprar o consumir durante su estancia.
¿Cómo añado un artículo adicional a una reserva?
Para añadir un artículo adicional:
Haga clic en + Añadir nuevo.
Seleccione el artículo adicional en el menú desplegable.
Haga clic en Guardar.
💡 El menú desplegable muestra los extras creados a nivel de establecimiento. Para crear o editar extras: Crear, editar o eliminar extras.
💡 Puede añadir varios extras haciendo clic varias veces en + Añadir nuevo.
¿Cómo añado un artículo adicional personalizado que no está en la lista?
Para artículos únicos que no están en su lista de extras:
Seleccione Otro en el menú desplegable.
Rellene el Nombre de este artículo.
Añada el Precio total del artículo.
Introduzca la Cantidad.
Haga clic en Guardar.
Ejemplo: Cargos del minibar
Su huésped consumió tres bebidas del minibar a 5 € cada una:
Seleccione Otro.
Nombre: "Bebidas del minibar"
Precio total del artículo: 5 €
Cantidad: 3
Total mostrado: 15 €
Haga clic en Guardar.
⚠️ El extra «Otro» no incluye impuestos a menos que haya creado un impuesto aplicado a «Todo». Más información: Crear y gestionar impuestos y cargos por servicio.
¿Cómo elimino un artículo adicional de una reserva?
Para eliminar un artículo adicional:
Haga clic en la X roja en la esquina superior izquierda de cada artículo adicional que desee eliminar.
Pestaña Pagos
¿Cómo gestiono los pagos? / ¿Cómo registro o proceso pagos?
Hay dos formas de gestionar los pagos:
Si NO usa Little Hotelier Payments:
Acepte depósitos y pagos manualmente utilizando su propio método de pago (por ejemplo, terminal de tarjeta de crédito).
Haga clic en Registrar pago en Little Hotelier.
Introduzca los detalles de la transacción.
⚠️ Registrar un pago no procesa el pago. Solo registra que lo ha recibido.
Si usa Little Hotelier Payments:
Haga clic en Procesar pago en la pestaña Pagos.
El sistema cobra automáticamente el importe pendiente.
💡 Con depósitos configurados y una pasarela de pago, los depósitos se procesan automáticamente en el momento de la reserva.
Para otras pasarelas de pago: si su pasarela permite el procesamiento desde Little Hotelier, el proceso es el mismo que el descrito anteriormente.
¿Qué es un depósito en Little Hotelier?
En Little Hotelier, un «depósito» es cualquier pago realizado en el momento de la reserva (no solo un pago parcial).
💡 Puede configurar un depósito por el importe total para tarifas no reembolsables.
💡 Con depósitos configurados, las reservas de su motor de reserva directa y de los canales con pago pendiente en el momento de la reserva aparecerán automáticamente en la pestaña Pagos.
Pestaña Notas
¿Cómo añado notas internas?
Use la pestaña Notas para información visible solo para usted y su personal.
Ejemplos:
"Cliente habitual: dejar una nota de agradecimiento con el código promocional LOYAL10"
"El huésped va a pedir matrimonio: nos ha enviado el anillo por correo para que lo dejemos en una copa de champán junto a champán con hielo el día de llegada"
"El visitante del huésped rompió el televisor de la habitación 4. Recordar al huésped que los daños se cargarán a su tarjeta de crédito"
💡 Para notas visibles para los huéspedes, use la sección Comentarios del huésped en la pestaña Detalles. Estas aparecen en los correos electrónicos de confirmación.
Pestaña Facturas
¿Cómo genero una factura para una reserva?
La pestaña Facturas contiene todas las facturas generadas para una reserva.
Buena práctica: finalice todos los detalles de la reserva antes de crear una factura.
⚠️ Si cambia los detalles de la reserva después de generar una factura, el sistema le avisará y le ofrecerá actualizarla. La actualización crea un nuevo número de factura e invalida los números de factura anteriores.