Little Hotelier le permite crear sus propias reservas, ahorrar dinero y gestionar directamente la relación con sus huéspedes.
En este artículo se explica cómo crear una reserva, qué datos debe introducir y qué incluye cada pestaña de las reservas. Puede crear reservas desde las páginas Calendario y Reservas del sistema de recepción.
¿Cuándo debo crear reservas manuales?
Las reservas procedentes de agencias de viajes en línea (OTA) y del motor de reservas se añaden automáticamente al calendario. Sin embargo, si un huésped reserva por teléfono o correo electrónico, o si llega sin reserva, deberá crear la reserva manualmente en el sistema de recepción de Little Hotelier.
Cree reservas manuales para:
Huéspedes sin reserva que solicitan reservas de última hora
Contactos directos por teléfono, correo electrónico, sitio web o redes sociales
Solicitudes de reservas de agencias de viajes físicas, no de OTA
Reubicaciones entre alojamientos de una cadena o alojamientos asociados
Al crear una reserva, puede seleccionar y mantener una habitación para los huéspedes. Su disponibilidad también se actualizará automáticamente en los canales conectados. Registrar estas reservas en el sistema de recepción ayuda a evitar las sobrerreservas.
¿Cómo creo una reserva?
Vaya a Mis aplicaciones > Sistema de recepción. Hay tres formas de crear manualmente una reserva en Little Hotelier:
Hacer clic y arrastrar directamente en el Calendario de la página Calendario
Utilizar el botón +Reserva, también en la página Calendario
Utilizar la página Reservas
¿Cómo creo una reserva desde la página Calendario?
Hay dos formas sencillas de crear manualmente una reserva desde la página Calendario del sistema de recepción:
Opción 1: utilizar el botón +Reserva
En el sistema de recepción, vaya a la página Calendario.
Haga clic en el botón +Reserva, situado en la esquina superior derecha.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva, donde podrá introducir la información correspondiente en los campos disponibles. Consulte la sección «Añadir los datos de una nueva reserva».
Opción 2: hacer clic y arrastrar en el Calendario
En el sistema de recepción, vaya a la página Calendario.
Localice la fecha de llegada de la nueva reserva.
En la celda correspondiente a la habitación en la que desea crear la reserva, haga clic y arrastre hacia la derecha por los días que se necesiten.
En la ventana emergente Crear nuevo, haga clic en el botón +Reserva.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva, donde podrá introducir la información correspondiente en los campos disponibles. Consulte la sección «Añadir los datos de una nueva reserva».
¿Cómo creo una reserva desde la página Reservas?
También puede crear reservas desde la página Reservas. Siga estos pasos:
En el sistema de recepción, vaya a Reservas.
Haga clic en +Crear reserva, justo debajo de los filtros de búsqueda.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva, donde podrá introducir la información correspondiente en los campos disponibles. Consulte la sección «Añadir los datos de una nueva reserva».
Añadir los datos de una nueva reserva
Después de crear una reserva, deberá completar algunos campos en la pestaña Detalles. Esta pestaña contiene los datos más importantes de la reserva, incluida la información general de la estancia, los datos del huésped principal y el resumen del pago.
Datos generales de la reserva
Introduzca las fechas de llegada y salida. La duración de la estancia y el estado de la reserva aparecen a la derecha de estas fechas.
Seleccione el tipo de habitación y la tarifa de habitación que desea.
Seleccione el nombre o número de una habitación concreta (Habitación) en el menú desplegable para asignar una habitación física a la reserva. Si deja este campo en blanco, la reserva aparecerá sin asignar en el Calendario, pero la disponibilidad seguirá disminuyendo. En las reservas creadas desde la página Calendario, los campos Llegada, Salida, Tipo de habitación y Habitación se completan automáticamente. ⚠️ Si el menú desplegable Habitación está vacío, no quedan habitaciones disponibles para ese tipo de habitación. Compruebe si las fechas están completas, si hay habitaciones cerradas o si existen conflictos de reserva antes de crear la reserva para evitar sobrerreservas.
Seleccione el número de adultos, niños y bebés incluidos en la reserva. ⚠️ El número de adultos siempre debe ser superior a 0 si en la configuración del tipo de habitación se ha indicado que se requieren adultos.
El campo Precio de la habitación muestra el precio total de la habitación, sin incluir las tarifas para huéspedes adicionales ni los descuentos. Si se ha completado el campo de tarifa de habitación, Precio de la habitación aparecerá en gris y se calculará automáticamente según las tarifas del inventario. Para aplicar manualmente una tarifa diferente, seleccione la opción en blanco del campo de tarifa de habitación.
El campo Huésped adicional muestra el precio de todas las personas adicionales que no están incluidas en el precio total de la habitación. Este campo se calcula automáticamente según la configuración de ocupación de la tarifa de habitación. Si deja en blanco el campo de tarifa de habitación, deberá incluir las tarifas adicionales en Precio de la habitación.
Añada un Descuento, si corresponde.
Puede añadir más habitaciones a una reserva haciendo clic en +Añadir otra habitación.
Contacto principal
La sección Contacto principal contiene los datos del huésped principal, normalmente la persona que hizo la reserva o que realizará el pago. Si hay más de un huésped, puede añadir el resto en la pestaña Huéspedes.
Nota: los datos del contacto principal —el nombre y el documento de identidad— aparecen en la factura. Todos los datos de contacto se almacenan en la página Huéspedes.
Campos obligatorios:
Campos opcionales:
Correo electrónico y número de teléfono
Dirección (en Alemania, la ciudad y el país son obligatorios)
Datos de pago (número de tarjeta, fecha de caducidad y nombre de la persona titular)
Hora de llegada
Información sobre la fuente de negocio
Tipo y número de documento de identidad (obligatorios por ley en algunas ubicaciones, incluida España)
Consentimiento para recibir correos electrónicos de marketing
Recuerde lo siguiente:
Necesita una dirección de correo electrónico para enviar confirmaciones de reserva, resúmenes y facturas.
Los números de tarjeta de crédito se cifran al guardarlos. Solo las cuentas de administración pueden consultarlos.
Compruebe los requisitos legales locales relativos a los documentos de identidad.
La sección Comentarios del huésped sirve para indicar solicitudes especiales, como «Prefiero una habitación con vistas» o «Necesito una habitación accesible en la planta baja». Estos comentarios aparecen en el correo electrónico de confirmación. Para las notas internas del personal, utilice la pestaña Notas.
⚠️ No incluya información de tarjetas de crédito en Comentarios del huésped ni en la pestaña Notas, ya que el sistema la cifrará automáticamente si la detecta.
Haga clic en Guardar, en la esquina inferior derecha, para crear la reserva.
Una vez guardada, se genera un número de referencia de la reserva que empieza por «LH» y aparecen nuevas pestañas: Huéspedes, Servicios incluidos, Servicios adicionales, Pagos, Notas y Facturas.
⚠️ Los correos electrónicos de confirmación no se envían automáticamente al huésped en las reservas creadas manualmente. Deberá hacer clic en el botón Correo electrónico de la reserva para enviarle la confirmación manualmente.
Nota: puede añadir un campo personalizado en la sección Contacto principal para incluir preguntas adicionales, como alergias o códigos del programa de fidelización.
Resumen de la reserva
El Resumen de la reserva, situado en la pestaña Detalles, ofrece una visión general de los cargos totales:
Total de la habitación: precio total de la habitación, sin incluir las tarifas para huéspedes adicionales ni los descuentos.
Total de huéspedes adicionales: precio de las personas adicionales que no están incluidas en el total de la habitación.
Total de servicios adicionales: precio de todos los servicios adicionales añadidos en la pestaña Servicios adicionales.
Total de descuentos: valor introducido en el campo Descuento.
Recargos de tarjeta de crédito: cargos adicionales aplicables a determinadas tarjetas de crédito.
Total: importe total que se debe pagar, incluidos todos los cargos, impuestos y recargos, menos los descuentos.
Total recibido: importe pagado hasta el momento.
Total pendiente: importe restante por pagar.
Impuestos porcentuales: aparecen como «incluidos» o «totales», según la configuración de impuestos (Configuración > Configurar impuestos > Ajustes).
Registrar pago: botón para registrar manualmente pagos y reembolsos.
Nota:
Los distintos estados de pago se muestran como indicadores de colores en el Calendario.
Es posible que aparezcan impuestos de importe fijo si están configurados.
Si utiliza Pagos de Little Hotelier, aparecerá el botón Procesar pago.
Si todavía no ha guardado la reserva, haga clic en Guardar, en la esquina inferior derecha.
¿Cómo aplico un descuento a una reserva?
Puede aplicar un descuento a una reserva manual desde la pestaña Detalles, ya sea para toda la habitación o por noche. Solo puede utilizar uno de estos métodos cada vez.
Descuento para toda la habitación:
Haga clic en el símbolo de importe o porcentaje para elegir entre un descuento por importe o por porcentaje (%).
Introduzca el valor del descuento.
Descuento por noche:
Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Descuento para mostrar los precios por noche. Esta opción no aparece en las reservas de una noche.
Haga clic en el símbolo de importe o porcentaje para elegir entre un descuento por importe o por porcentaje (%).
Introduzca el valor del descuento.
Nota: puede combinar descuentos por importe y por porcentaje en noches diferentes. Los descuentos por porcentaje se aplican al Total de la habitación, no al Total de la reserva.
¿Qué está disponible después de crear una reserva?
Después de hacer clic en Guardar y crear la reserva manual, estarán disponibles los siguientes elementos:
Número de referencia de la reserva: empieza por «LH», seguido de un número.
Nuevas pestañas: Huéspedes, Servicios incluidos, Servicios adicionales, Pagos, Notas y Facturas.
Nuevas opciones en la pestaña Detalles: Mantener las tarifas para las fechas existentes, Duración de la estancia, Estado de la reserva, botón Añadir huéspedes, botón Imprimir y botón Correo electrónico.
¿Cómo duplico una reserva?
Puede duplicar una reserva anterior, incluidas las reservas procedentes de un canal (OTA), para volver a reservar rápidamente para un huésped que ya se haya alojado sin tener que volver a introducir sus datos. La nueva reserva conserva el huésped, la habitación, la tarifa y las notas originales. Antes de guardarla, puede modificar las fechas o cualquier otro campo.
Para duplicar una reserva:
Abra la reserva que desea duplicar.
En la esquina inferior izquierda de los detalles de la reserva, haga clic en Duplicar reserva.
Seleccione las fechas de llegada y salida de la nueva reserva.
Seleccione la información que desea conservar: contacto principal, pagos, huéspedes, servicios incluidos, servicios adicionales y notas.
Haga clic en Duplicar.
Haga clic en Ir a la nueva reserva para abrirla y editarla.
La nueva reserva recibe su propio ID de reserva y, en Datos del huésped, aparece como Duplicada de, con un enlace a la reserva original para facilitar el seguimiento.
Nota:
Los datos de la tarjeta de crédito no se copian a la reserva duplicada por motivos de seguridad. La disponibilidad y los precios se vuelven a comprobar para las nuevas fechas, por lo que es posible que la habitación, la tarifa o los servicios adicionales originales no estén disponibles. Los servicios adicionales solo se conservan si siguen existiendo y están disponibles para las nuevas fechas, y se aplicará su precio actual.
Los servicios incluidos dependen de las fechas en Little Hotelier. En la reserva duplicada, se utilizarán los servicios incluidos correspondientes a las nuevas fechas, en lugar de copiar los de la reserva original.
Para duplicar una reserva debe utilizar la versión de escritorio de Little Hotelier.
Si duplica una reserva procedente de un canal (OTA), la reserva duplicada se convierte en una reserva directa de Little Hotelier. La reserva original del canal (OTA) no cambia y la reserva duplicada no se envía de vuelta al canal.