Este artículo explica cómo crear una reserva, qué datos debe introducir y una descripción de cada pestaña que incluyen todas las reservas. Puede crear reservas desde la página de Calendario y la página de Reservas en Recepción.
¿Cuándo debo crear reservas manuales?
Las reservas de las OTA y de su motor de reservas se añaden a su calendario automáticamente. Sin embargo, si un huésped realiza una reserva por teléfono o correo electrónico, o en el caso de huéspedes sin reserva, deberá crear esa reserva manualmente en el sistema de recepción de Little Hotelier.
Cree reservas manuales para:
Huéspedes sin reserva que solicitan reservas de última hora
Contacto directo por teléfono, correo electrónico, sitio web o redes sociales
Solicitudes de agencias de viajes físicas (no OTA)
Reubicaciones desde cadenas hoteleras o alojamientos asociados
Crear una reserva le permite seleccionar y reservar una habitación para los huéspedes. Su disponibilidad también se actualizará automáticamente en los canales conectados. Asegurarse de que estas reservas estén registradas en el sistema de recepción ayuda a prevenir sobrerreservas.
¿Cómo crear una reserva?
Vaya a Mis aplicaciones > Recepción. Existen tres formas de crear una reserva manualmente en Little Hotelier:
Hacer clic y arrastrar directamente en el Calendario de su página de Calendario
Usar el botón +Reserva (también en la página de Calendario)
Usar la página de Reservas
¿Cómo crear una reserva en la página de Calendario?
Hay dos formas sencillas de crear manualmente una reserva en su página de Calendario en Recepción:
Opción 1: A través del botón +Reserva
En Recepción, ir a la página de Calendario.
Hacer clic en el botón +Reserva en la esquina superior derecha.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva donde podrá introducir la información de la reserva en los campos correspondientes. Consultar la sección: Añadir los datos de la nueva reserva.
Opción 2: Hacer clic y arrastrar en el Calendario
En Recepción, ir a la página de Calendario.
Localizar la fecha de entrada de la nueva reserva.
En la celda correspondiente a la habitación donde desee crear esta reserva, hacer clic y arrastrar hacia la derecha por los días que se necesita la reserva.
En la ventana emergente Crear nueva, hacer clic en el botón +Reserva.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva donde podrá introducir la información de la reserva en los campos correspondientes. Consultar la sección: Añadir los datos de la nueva reserva.
¿Cómo crear una reserva en la página de Reservas?
También puede crear reservas desde la página de Reservas. Seguir estos pasos:
En Recepción, ir a Reservas.
Hacer clic en +Crear reserva, justo debajo de los filtros de búsqueda.
Aparecerá una ventana emergente de Nueva reserva donde podrá introducir la información de la reserva en los campos correspondientes. Consultar la sección: Añadir los datos de la nueva reserva.
Añadir los datos de la nueva reserva
Una vez que haya creado una reserva, deberá rellenar algunos campos de la pestaña Datos de la reserva. Esta pestaña contiene los datos más importantes de una reserva, incluida la información general sobre la estancia, el huésped principal y el resumen de pago.
Datos generales de la reserva
Introducir las fechas de Entrada y Salida. La duración de la estancia y el estado de la reserva aparecen a la derecha de estas fechas.
Seleccionar el tipo de habitación y la tarifa de habitación que desee.
Seleccionar un nombre o número de habitación específico (Habitación n.º) del menú desplegable para asignar una habitación física a la reserva. Si deja este campo en blanco, la reserva aparecerá como no asignada en su Calendario, pero su disponibilidad seguirá disminuyendo. Los campos Entrada, Salida, Tipo de habitación y Habitación n.º se rellenan automáticamente para las reservas creadas desde la página de Calendario. ⚠️ Si el menú desplegable Habitación n.º está vacío, no quedan habitaciones disponibles para este tipo de habitación. Compruebe si hay fechas con ocupación completa, cierres de habitaciones o conflictos de reserva antes de crear la reserva para evitar sobrerreservas.
Seleccionar el número de Adultos, Niños y Bebés incluidos en esta reserva. ⚠️ El número de adultos debe ser siempre superior a 0 si la configuración del tipo de habitación tiene seleccionada la opción adultos requeridos.
El campo Precio de la habitación muestra el precio total de la habitación, sin incluir tarifas por personas adicionales ni descuentos. Si el campo de tarifa de habitación está rellenado, el Precio de la habitación aparece en gris y se calcula automáticamente según las tarifas del inventario. Para aplicar manualmente una tarifa diferente, seleccionar la opción en blanco en el campo de tarifa de habitación.
El campo Persona adicional muestra el precio de todos los ocupantes adicionales no incluidos en el Precio total de la habitación. Este campo se calcula automáticamente según la configuración de ocupación de la tarifa de habitación. Si deja el campo de tarifa de habitación
en blanco, deberá incluir todas las tarifas adicionales en el Precio de la habitación.
Añadir un Descuento, si procede.
Puede añadir más habitaciones a una reserva haciendo clic en el botón +Añadir otra habitación.
Contacto principal
La sección Contacto principal contiene los datos del huésped principal (generalmente la persona que realizó la reserva o quien paga). Si se incluye más de un huésped, puede añadir huéspedes adicionales en la pestaña Huéspedes.
Nota: Los datos del contacto principal (nombre y documento de identidad) aparecen en la factura. Todos los datos de contacto se almacenan en la página de Huéspedes.
Campos obligatorios:
Nombre y Apellidos
Campos opcionales:
Correo electrónico y Número de teléfono
Dirección (la ciudad y el país son obligatorios en Alemania)
Datos de pago (número de tarjeta, fecha de caducidad, nombre del titular de la tarjeta)
Hora de llegada
Información de referencia
Tipo de documento de identidad y número de identificación (requerido legalmente en algunas ubicaciones, incluida España)
Consentimiento para correos electrónicos de marketing
Importante:
Una dirección de correo electrónico es esencial para enviar confirmaciones de reserva, resúmenes y facturas.
Los números de tarjeta de crédito se cifran una vez guardados. Solo los usuarios administradores pueden verlos.
Compruebe las leyes locales para los requisitos de documentos de identidad.
La sección Comentarios del huésped es para solicitudes especiales de los huéspedes, como «Prefiero una habitación con vistas» o «Por favor, asignarme una habitación accesible en la planta baja». Estos comentarios aparecen en el correo electrónico de confirmación. Para notas internas del personal, usar la pestaña Notas.
⚠️ Evite incluir información de tarjetas de crédito en los Comentarios del huésped o en la pestaña Notas, ya que el sistema los cifrará automáticamente si se detectan.
Hacer clic en Guardar en la esquina inferior derecha para crear la reserva.
Una vez guardada, se genera un número de referencia de reserva (que comienza con «LH») y aparecen nuevas pestañas: Huéspedes, Servicios incluidos, Artículos adicionales, Pagos, Notas y Facturas.
⚠️ Los correos electrónicos de confirmación de reserva no se envían automáticamente al huésped en el caso de las reservas creadas manualmente. Deberá hacer clic en el botón Correo electrónico en la reserva para enviar la confirmación al huésped de forma manual.
Nota: Puede añadir un campo personalizado en la sección Contacto principal para preguntas adicionales, como alergias o códigos de fidelización de huéspedes.
Resumen de la reserva
El Resumen de la reserva en la pestaña Datos ofrece una visión general rápida de los cargos totales:
Total de habitación: precio total de la habitación, sin incluir tarifas por personas adicionales ni descuentos
Total por persona adicional: precio de los ocupantes adicionales no incluidos en el Total de habitación
Total de extras: precio de todos los extras añadidos en la pestaña Artículos adicionales
Total de descuentos: valor introducido en el campo Descuento
Recargos de tarjetas de crédito: tarifas adicionales para determinadas tarjetas de crédito
Total: importe total adeudado, incluidos todos los cargos, impuestos y recargos, menos los descuentos
Total recibido: importe ya pagado
Total pendiente: importe restante por pagar
Impuestos porcentuales: se muestran como «incluidos» o «total» según la configuración de impuestos (Configuración > Configurar impuestos > Ajustes)
Registrar pago: botón para registrar pagos y reembolsos manualmente
Nota:
Los diferentes estados de pago se muestran como indicadores de colores en el Calendario.
Es posible que vea impuestos de importe fijo si están configurados.
Si utiliza Pagos de Little Hotelier, verá un botón Procesar pago.
Si aún no ha guardado la reserva, hacer clic en Guardar en la esquina inferior derecha.
¿Cómo aplicar un descuento a una reserva?
Puede aplicar descuentos a la reserva manual en la pestaña Datos a nivel de habitación o por noche. Solo puede utilizar un método a la vez.
Descuento a nivel de habitación:
Hacer clic en el símbolo de importe/porcentaje para elegir entre un descuento de importe o porcentaje (%).
Introducir el valor del descuento.
Descuento por noche:
Hacer clic en la flecha desplegable junto a Descuento para mostrar el precio por noche (no visible en reservas de una sola noche).
Hacer clic en el símbolo de importe/porcentaje para elegir entre importe o porcentaje (%).
Introducir el valor del descuento.
Nota: Las diferentes noches pueden tener una combinación de descuentos de importe y porcentaje. Los descuentos porcentuales se aplican al Total de habitación, no al Total de la reserva.
¿Qué está disponible después de crear una reserva?
Una vez que haga clic en Guardar y cree la reserva manual, estarán disponibles los siguientes elementos:
Número de referencia de reserva: comienza con «LH» seguido de un número
Nuevas pestañas: Huéspedes, Servicios incluidos, Artículos adicionales, Pagos, Notas, Facturas
Nuevas opciones en la pestaña Datos: Mantener tarifas para fechas existentes, Duración de la estancia, Estado de la reserva, botón Añadir huéspedes, botón Imprimir, botón Correo electrónico