¿Cómo puedo gestionar una reserva con varias habitaciones?
Little Hotelier le permite crear fácilmente reservas que incluyan más de una habitación.
Hay algunos aspectos que debe tener en cuenta:
Si una reserva incluye más de una habitación, no es posible editar las fechas de estancia de cada habitación por separado, ya que al cambiar las fechas se modificarán las de todas las habitaciones de la reserva. Si necesita ajustar las fechas de estancia de cada habitación individualmente, deberá dividir la reserva y crear reservas independientes.
Si necesita una factura independiente para una habitación de una reserva con varias habitaciones, también deberá dividir la reserva.
¿Cómo puedo añadir una habitación a una reserva?
Si desea añadir una habitación a una reserva, siga estos pasos:
Busque la reserva a la que desea añadir una habitación.
Abra la reserva y asegúrese de estar en la pestaña Detalles.
Haga clic en el botón +Añadir otra habitación, situado encima de Resumen de la reserva.
Rellene todos los campos correspondientes y no olvide hacer clic en Guardar:
Tipo de habitación
Plan tarifario
Número de habitación (#)
Adultos
Niños
Bebés
Descuento
Nota: Solo puede añadir tipos de habitación que se hayan creado antes de realizar la reserva. Los tipos de habitación creados después no se pueden añadir a reservas existentes.
Después de añadir una habitación a la reserva
Si consulta la página Calendario, verá que la nueva habitación añadida parece estar ocupada por una reserva nueva. Este bloque no corresponde a una reserva nueva, sino a la reserva original. De hecho, al abrirlo verá que comparte el mismo ID único que la reserva original, entre otros datos.
💡 Puede considerar que son reservas «gemelas», ya que comparten el mismo ID y cualquier cambio que realice en una se aplicará exactamente igual en la otra. Por ejemplo:
Tiene una reserva con las habitaciones 1 y 2.
Hace doble clic en la reserva de la habitación 1 y cambia su estado de Confirmada a Registrada.
La reserva «gemela» asignada a la habitación 2 aparecerá automáticamente también como Registrada.
¿Cómo puedo añadir huéspedes diferentes a cada habitación de una reserva con varias habitaciones?
Ahora que ha asignado varias habitaciones a la misma reserva, quizá también quiera añadir cada huésped a la habitación correspondiente:
Busque la reserva y ábrala.
Pase de la pestaña Detalles a la pestaña Huéspedes de la reserva.
Verá las habitaciones que ha añadido en la pestaña Detalles. Solo tiene que hacer clic en +Añadir un huésped nuevo, a la derecha de cada habitación.
Rellene todos los datos requeridos de cada huésped.
¿Cómo puedo procesar una salida anticipada en una reserva sin reserva previa o creada manualmente?
Una salida anticipada se produce cuando un huésped se marcha antes de la fecha de salida original. Puede actualizar la reserva para acortar la estancia y poner la habitación a la venta de nuevo.
⚠️ Este proceso recalcula automáticamente la tarifa diaria según las nuevas fechas y el cambio aparecerá en la factura de la reserva. Solo puede hacerlo con reservas sin reserva previa o creadas manualmente. En el caso de las reservas de agencias de viaje en línea (OTA), póngase en contacto directamente con el canal para realizar cualquier cambio.
Antes de empezar, confirme el precio total final de la habitación acordado con el huésped.
Para procesar una salida anticipada en una reserva sin reserva previa o creada manualmente:
Abra la reserva en Recepción.
En el campo Salida, seleccione la nueva fecha de salida.
En el campo Tarifa de habitación, haga clic en el nombre de la tarifa y seleccione la opción en blanco situada en la parte superior de la lista desplegable.
En el campo Habitación, introduzca el precio total final acordado para la habitación.
Haga clic en Guardar.
💡 Si deja vacío el campo Tarifa de habitación, podrá introducir un precio personalizado sin cambiar el plan tarifario.
Dividir una reserva
¿Cuál es la diferencia entre una reserva con varias habitaciones y una reserva que debe dividirse?
La principal diferencia es que una reserva que debe dividirse funcionará como dos reservas distintas, con ID diferentes y facturas independientes. En cambio, una reserva con varias habitaciones funciona como una sola reserva, con un único ID y una sola factura posible.
⚠️ Tenga en cuenta lo siguiente:
Si divide una reserva, deberá gestionar las dos reservas de forma independiente.
Si tiene una reserva con varias habitaciones, no podrá gestionar cada habitación por separado.
¿En qué situaciones debo dividir una reserva?
Puede resultarle más práctico dividir una reserva en las siguientes situaciones:
No hay disponibilidad de la misma habitación durante noches consecutivas.
Esto ocurre cuando no hay disponibilidad de una habitación concreta durante toda la estancia, pero sí hay dos habitaciones diferentes disponibles para las fechas seleccionadas. En este caso, el huésped deberá cambiar de habitación a mitad de la estancia.
💡 Por ejemplo: su habitación Individual está reservada del 19 al 20. Tiene un huésped interesado en alojarse del 15 al 20 en su habitación Individual. La habitación Individual no está disponible la noche del 19, pero sí hay una habitación Doble disponible esa noche. Puede sugerir al huésped que se aloje en la habitación Individual las primeras noches y en la habitación Doble la última noche, sin coste adicional si así lo decide.
A petición del huésped.
El huésped puede querer alojarse en dos tipos de habitación diferentes.
➕ Por ejemplo, quizá necesite trabajar durante los primeros días y solo necesite una habitación básica, pero quiera pasar los últimos días de vacaciones en una habitación más espaciosa y con vistas.
Las fechas de estancia de cada habitación son diferentes.
Si una reserva incluye más de una habitación, es posible que los huéspedes se alojen en habitaciones diferentes. Por lo tanto, algunos pueden querer quedarse más días que otros, lo que significa que cada habitación tendrá una duración de estancia diferente.
Si necesita una factura por cada habitación.
No puede haber más de una factura válida por reserva. Si el huésped necesita dos facturas para la misma reserva, deberá dividirla para que cada reserva tenga su propia factura.
¿Cómo puedo dividir una reserva?
Para dividir una reserva, deberá retirar de la reserva original la habitación que quiere separar. Para retirar una habitación de una reserva, siga estos pasos:
Busque y abra la reserva.
Vaya a la pestaña Detalles.
Haga clic en la X roja que aparece a la derecha del tipo de habitación al pasar el cursor sobre la barra del tipo de habitación.
Una vez retirada, puede crear una reserva nueva únicamente para esa habitación.
⚠️ Si la reserva original incluía varias habitaciones con fechas de estancia diferentes, deberá eliminar cada una de las habitaciones adicionales y crear reservas independientes para todas ellas.
El huésped quiere que la reserva figure a nombre de una empresa
Si un huésped viaja por motivos de trabajo, quizá necesite que la factura de su reserva se emita a nombre de su empresa. Little Hotelier no permite distinguir entre una persona y una empresa, pero sí puede mostrar el nombre de una empresa en la factura del huésped. Solo tiene que seguir estos pasos:
Busque y abra la reserva.
Añada el nombre de la empresa en la sección Detalles > Contacto principal. Por ejemplo, si la empresa se llama Little Hotelier BnB, puede introducirlo de la siguiente manera:
Nombre: Little Hotelier
Apellidos: BnB
💡 En la factura no aparecerán las palabras «nombre» ni «apellidos»; solo se mostrará «Little Hotelier BnB».
Añada el número fiscal de la empresa en el campo Número de identificación, en la pestaña Detalles de la reserva.
💡 Puede introducir «NIF: 123456» en este campo. Esta información aparecerá justo debajo del nombre de la empresa en la factura.
Si es necesario, añada información adicional sobre la dirección de la empresa en Organización.
⚠️ Además de introducir los datos de la empresa en Contacto principal, le recomendamos añadir los datos de los huéspedes en la pestaña Huéspedes de la reserva.
¿Por qué faltan los datos de contacto del huésped en la reserva?
Si faltan los datos de contacto del huésped, es posible que la reserva proceda de una plataforma de terceros que no transmite todos los datos de contacto, que el huésped no los haya proporcionado o que se haya producido un problema durante la entrega. Por ejemplo, Booking.com, Agoda y Airbnb no envían los números de teléfono de los huéspedes. Póngase directamente en contacto con el canal para comprobar si puede proporcionar o corregir los datos. Puede consultar los datos de contacto del canal en su sitio web.
Si falta la dirección de correo electrónico del huésped, pero la reserva incluye un número de móvil, puede ponerse en contacto con ellos por SMS o WhatsApp utilizando ese número.
¿Necesita enviar un correo electrónico al huésped, pero falta su dirección?
Consulte con el canal si puede facilitarle la dirección de correo electrónico u otra forma de contacto.
Póngase en contacto con el huésped por SMS o WhatsApp. Si la reserva incluye un número de móvil, utilícelo para contactar con ellos.
Envíele un mensaje mediante Interacción con los huéspedes. Si dispone de esta función, puede enviar mensajes directamente a los huéspedes desde Little Hotelier.
Envíe el resumen de la reserva en formato PDF. Abra la reserva, haga clic en Imprimir y envíe el resumen al número de móvil del huésped.