💡Important à savoir
Pour configurer et personnaliser les e-mails programmés de votre établissement, sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
Découvrez comment configurer les règles d'envoi pour vos e-mails programmés afin de déterminer le moment de leur envoi.
Règles d'envoi d'e-mails
💡Pour configurer et personnaliser les e-mails programmés de votre établissement, suivez les étapes ci-dessous :
Sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
Cliquez sur le bouton Créer un e-mail pour le type d'e-mail souhaité (avant le séjour, pendant le séjour ou après le séjour).
Choix du type : sélectionnez le type d'e-mail à créer, par exemple, un e-mail d'information ou de vente incitative (les types disponibles changeront selon que vous créez un e-mail à envoyer avant le séjour, pendant le séjour ou après le séjour).
Pour décider quand un client doit recevoir un e-mail programmé, commencez par créer votre e-mail dans E-mails > E-mails programmés, puis dans Modification d'e-mail, rendez-vous dans l'onglet Règles d'envoi.
Le nombre de paramètres disponibles pour Règles d'envoi dépend du type d'e-mail que vous créez. Toutefois, les deux paramètres de Règles d'envoi ci-dessous sont disponibles pour tous les types d'e-mails programmés :
Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : choisissez l'heure à laquelle vous souhaitez que les e-mails soient envoyés.
Exclusions : vous pouvez ajouter des adresses et des domaines qui ne recevront pas les e-mails (ce paramètre s'ajoute aux options configurées dans E-mails > Exclusions générales).
Règles d'envoi pour les e-mails d'information et de vente incitative envoyés avant le séjour
Afin de configurer les règles d'envoi pour les e-mails d'information et de vente incitative envoyés avant le séjour, accédez à l'onglet Règles d'envoi dans Modification d'e-mail et configurez les paramètres suivants :
Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : activez l'option Envoyer instantanément pour envoyer l'e-mail dès qu'une réservation est effectuée. Si vous ne souhaitez pas que les e-mails soient envoyés instantanément, désactivez l'option.
Combien de jours au minimum et au maximum avant l'arrivée l'e-mail doit-il être envoyé ? : si vous ne souhaitez pas que les e-mails soient envoyés au moment de la réservation, utilisez le curseur pour déterminer quand l'e-mail doit être envoyé au client, du plus tôt au plus tard (de 0 à 30 jours avant l'arrivée).
À quelle heure voulez-vous envoyer l'e-mail ? : choisissez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer les e-mails.
Exclusions : choisissez les adresses et domaines qui ne recevront pas l'e-mail (ce paramètre s'ajoute aux options configurées dans E-mails > Exclusions générales).
➕ Exemple :
Pour envoyer l'e-mail au client au plus tôt 3 jours avant son arrivée (ou 1 à 2 jours avant l'arrivée pour les réservations de dernière minute), placez le curseur sur 3 pour l'envoi le plus précoce et sur 1 pour l'envoi le plus tardif. Pour programmer l'envoi de l'e-mail à 10 heures le jour prévu, sélectionnez 10:00 dans le menu déroulant sous À quelle heure voulez-vous envoyer l'e-mail ?.
Règles d'envoi pour les e-mails de confirmation de réservation envoyés avant le séjour
Afin de configurer les règles d'envoi pour les e-mails de confirmation de réservation envoyés avant le séjour, accédez à l'onglet Règles d'envoi dans Modification d'e-mail et configurez les paramètres suivants :
Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : pour les e-mails de confirmation de réservation envoyés avant le séjour, le paramètre par défaut est Client créé (l'e-mail est envoyé lors de la création d'une réservation).
Exclusions : choisissez les adresses et domaines qui ne recevront pas l'e-mail (ce paramètre s'ajoute aux options configurées dans E-mails > Exclusions générales).
⚠️ La fréquence à laquelle nous recevons les données de réservation varie en fonction des différentes intégrations. Gardez à l'esprit que ce type d'e-mail peut ne pas convenir si les données ne sont reçues qu'une fois par jour.
Règles d'envoi pour les e-mails d'information envoyés pendant le séjour
Afin de configurer les règles d'envoi pour les e-mails envoyés pendant le séjour, accédez à l'onglet Règles d'envoi dans Modification d'e-mail et configurez les paramètres suivants :
Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : sélectionnez le nombre de jours dans le menu déroulant, allant de Le jour même à 31 jours. Sélectionnez ensuite après l'arrivée ou avant le départ.
Quels clients souhaitez-vous cibler ? : comme pour l'option précédente, sélectionnez le nombre de jours dans le menu déroulant, allant de Le jour même à 31 jours. Sélectionnez ensuite ou plus ou ou moins.
À quelle heure voulez-vous envoyer l'e-mail ? : choisissez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer les e-mails.
Exclusions : choisissez les adresses et domaines qui ne recevront pas l'e-mail (ce paramètre s'ajoute aux options configurées dans E-mails > Exclusions générales).
Règles d'envoi pour les e-mails d'information et de retour d'expérience envoyés après le séjour
Afin de configurer les règles d'envoi pour les e-mails d'information et de retour d'expérience envoyés après le séjour, accédez à l'onglet Règles d'envoi dans Modification d'e-mail et configurez les paramètres suivants :
Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : sélectionnez le nombre de jours dans le menu déroulant Combien de jours après le départ l'e-mail doit-il être envoyé ?, allant de Le jour même à 31 jours.
À quelle heure voulez-vous envoyer l'e-mail ? : choisissez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer les e-mails.
Exclusions : choisissez les adresses et domaines qui ne recevront pas l'e-mail (ce paramètre s'ajoute aux options configurées dans E-mails > Exclusions générales).
💡 N'oubliez pas : si vous souhaitez envoyer l'e-mail de retour d'expérience à la date de départ, assurez-vous d'ajuster l'heure d'envoi de manière à ce qu'il ne soit envoyé qu'après le départ du client.