💡Important à savoir
Pour configurer et personnaliser les e-mails programmés de votre établissement, sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
Cet article présente les e-mails programmés que vous pouvez envoyer à vos clients et la manière de les configurer.
À propos des e-mails programmés
Avec les e-mails programmés, vous pouvez créer un large éventail d'e-mails contenant des informations utiles, allant de la simple confirmation de réservation au rappel d'arrivée, en passant par une promotion de vente incitative ou une enquête de satisfaction après le séjour, et les envoyer à des dates et heures programmées, améliorant à la fois la qualité et la quantité de vos communications avec les clients.
E-mails avant le séjour
Pour configurer un e-mail programmé avant le séjour, suivez les étapes ci-dessous.
Sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
À côté de Avant le séjour, cliquez sur le bouton Créer un e-mail.
Cliquez sur Choix du type et sélectionnez un e-mail programmé avant le séjour que vous souhaitez configurer :
Vente incitative. Ce type d'e-mail est utilisé pour promouvoir des offres de vente incitative, telles que des surclassements, des services, des suppléments, etc. qui peuvent augmenter le revenu par chambre disponible (RevPAR) de votre établissement. Pour vous assurer que vos clients ne voient que les offres pertinentes dans leurs e-mails programmés de vente incitative, vous devrez configurer des règles d'envoi et des paramètres de segmentation spécifiques. (Voir la section ci-dessous intitulée « Segmentation et règles d'envoi » pour plus d'informations à ce sujet.)
Confirmation de réservation. Ce type d'e-mail offre deux possibilités :
Envoyer un e-mail de confirmation de réservation au client lorsque la réservation est enregistrée.
Envoyer un e-mail de mise à jour de la confirmation de réservation au client lorsque sa réservation est modifiée.
⚠️ N'utilisez aucun des types d'e-mails programmés de confirmation de réservation si votre PMS connecté n'est pas synchronisé au moins toutes les heures.
Informations. Ce type d'e-mail est envoyé au client dès l'enregistrement de sa réservation. Il est utilisé pour partager des informations utiles sur votre établissement (et ses offres de vente incitative, si vous le souhaitez).
Arrivée. Ce type d'e-mail est utilisé pour demander aux clients de transmettre leurs informations d'arrivée avant qu'ils se présentent dans votre établissement, ce qui rend l'enregistrement plus rapide, plus fluide et plus simple, pour eux comme pour vous.
E-mails pendant le séjour
Pour configurer un e-mail programmé avant le séjour, suivez les étapes ci-dessous.
Sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
À côté de Pendant le séjour, cliquez sur le bouton Créer un e-mail.
Cliquez sur Choix du type et sélectionnez un e-mail programmé pendant le séjour que vous souhaitez configurer :
Avis. Ce type de questionnaire est utilisé pour demander à un client comment se déroule son séjour. Si les commentaires sont positifs, c'est parfait. Dans le cas contraire, cela vous donne l'occasion de prendre des mesures et d'améliorer son expérience.
Informations. Comme pour l'e-mail d'informations avant le séjour décrit ci-dessus, ce type d'e-mail doit fournir au client des informations importantes, par exemple sur votre restaurant, votre salle de sport, etc.
Vente incitative. Comme ci-dessus, ce type d'e-mail est utilisé pour la vente incitative, mais comme il est envoyé pendant, et non avant, le séjour d'un client, il doit mettre l'accent sur des offres plus personnalisées.
E-mails après le séjour
Pour configurer un e-mail programmé après le séjour, suivez les étapes ci-dessous.
Sélectionnez E-mails > E-mails programmés.
À côté de Après le séjour, cliquez sur le bouton Créer un e-mail.
Cliquez sur Choix du type et sélectionnez un e-mail programmé après le séjour que vous souhaitez configurer :
Avis. Contrairement aux e-mails d'avis pendant le séjour décrits ci-dessus, ce type d'e-mail est principalement utilisé dans trois buts : 1) remercier un client pour son séjour, 2) l'encourager à revenir, et 3) solliciter un commentaire sur la plateforme de votre choix (par défaut, Tripadvisor).
Informations. Comme décrit ci-dessus, ce type d'e-mail est utilisé pour communiquer des informations importantes sur votre établissement à vos clients, même après leur départ.
💡Remarque :
Vous pouvez configurer plusieurs e-mails programmés d'avis pour votre établissement. Par exemple, un pendant le séjour du client et un autre deux semaines après son départ pour lui rappeler de laisser un commentaire (s'il ne l'a pas déjà fait).
Pour envoyer un e-mail programmé de test, lorsque vous le modifiez, cliquez sur le bouton Tester l'e-mail.
Vais-je recevoir une notification à l'envoi d'un e-mail programmé ?
Pour savoir si un e-mail programmé a été envoyé à un client, sélectionnez Clients > Liste des clients, puis cliquez sur le nom du client afin d'ouvrir son profil.
L'onglet E-mails comprend les éléments suivants :
Tous les e-mails qui ont été envoyés au client, avec la mention Envoyé le suivie de la date. Si vous le souhaitez, cliquez sur Afficher pour prévisualiser un e-mail qui a été envoyé.
Tous les e-mails programmés que vous avez configurés pour votre établissement, mais qui n'ont pas encore été envoyés au client. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer pour envoyer un e-mail au client.