La fonctionnalité Demandes de paiement est disponible avec Paiements Little Hotelier. Elle n’est pas disponible avec une passerelle de paiement tierce.

Qu’est-ce qu’une demande de paiement ?

Les demandes de paiement sont une fonctionnalité disponible avec Paiements Little Hotelier qui facilite l’encaissement auprès de vos clients. Elles vous permettent d’envoyer à un client une demande de paiement pour une réservation, à régler avec la carte de son choix via une page web sécurisée. Elles peuvent être utiles pour encaisser :

Solde restant dû : un paiement est requis pour régler un solde restant
Paiements échoués : un paiement précédent a échoué
Coordonnées de paiement manquantes : le client n’a pas fourni ses coordonnées de paiement
Sécurité supplémentaire : la carte nécessite une authentification supplémentaire, comme l’authentification forte du client (SCA)
Frais supplémentaires : encaisser un paiement complémentaire pour des extras
Réservations de dernière minute : un paiement est requis pour une réservation de dernière minute

Les demandes de paiement sont uniquement disponibles pour les réservations « hotel collect » (le paiement est effectué directement auprès de l’établissement). Elles ne sont pas disponibles pour les réservations « channel collect » (paiement prélevé par le canal) ni pour les paiements par carte de crédit virtuelle (VCC) fournie par le canal.

À qui les demandes de paiement sont-elles disponibles ?

Les demandes de paiement sont uniquement disponibles avec Paiements Little Hotelier. Vous devez activer Paiements Little Hotelier pour pouvoir envoyer des demandes de paiement.

Pour activer Paiements Little Hotelier, allez dans Réception > Configuration > Options de paiement des clients > Passerelles de paiement ou Mes applis > Réservation directe > Configuration.

Les demandes de paiement ne sont pas disponibles dans Little Hotelier si vous utilisez une passerelle de paiement tierce. Si vous utilisez une passerelle de paiement tierce et souhaitez savoir si elle propose une fonctionnalité similaire (gérée en dehors de Little Hotelier), contactez directement ce prestataire.

Remarque : vous ne voyez pas l’option Envoyer une demande de paiement ? L’option de demande de paiement n’apparaît que lorsque Paiements Little Hotelier est activé.

Envoyer une demande de paiement

Envoyez une demande de paiement à votre client (Paiements Little Hotelier doit être activé) :

Recherchez et ouvrez la réservation > cliquez sur Envoyer une demande de paiement
Renseignez les champs obligatoires : ID de réservation/référence, nom du client, montant, motif de la demande de paiement et message au client. Certains champs peuvent être préremplis
Cliquez sur Créer une demande

Pour partager la demande de paiement, choisissez l’une des options suivantes :

Pour l’envoyer par e‑mail :

Utilisez le modèle d’e‑mail.
Saisissez l’adresse e‑mail du client.
Cliquez sur Aperçu de l’e‑mail.
Cliquez sur Envoyer la demande.

Pour la partager via un lien :

Copiez le lien.
Collez-le dans un SMS, un chat, un e‑mail, sur les réseaux sociaux ou via un canal similaire.

Envoyer une demande de paiement à votre client via l’appli mobile Little Hotelier

Recherchez et ouvrez la réservation.
Touchez Encaisser un paiement.
Dans l’onglet Demande, renseignez les champs. Certains champs peuvent être préremplis.
Choisissez comment partager la demande de paiement : par e‑mail, par SMS (des frais de messagerie standards peuvent s’appliquer) ou via un lien que vous pouvez partager par SMS, chat, e‑mail, réseaux sociaux, etc.
Touchez Envoyer la demande pour le montant indiqué.

Comment le client règle-t-il une demande de paiement ?

Lorsque le client clique sur une demande de paiement, il est redirigé vers une page web sécurisée pour effectuer son paiement.

Si le paiement est réussi : le client reçoit un e‑mail de confirmation (si une adresse e‑mail a été fournie lors de la réservation)
Aucune adresse e‑mail fournie : après avoir effectué le paiement, le client peut saisir une adresse e‑mail afin de recevoir une confirmation

Dans quelle devise les clients peuvent-ils payer ?

Les clients paient via une demande de paiement dans la devise par défaut de votre établissement.

Pour les réservations directes uniquement : si le pays du client est différent de celui de votre établissement, il peut également avoir la possibilité de payer dans sa devise locale.

Quels moyens de paiement les clients peuvent-ils utiliser pour régler une demande de paiement ?

Les clients peuvent choisir leur moyen de paiement préféré parmi les options que vous avez configurées, y compris Apple Pay et Google Pay lorsque ces options sont activées et disponibles dans leur pays sur un appareil compatible.

Quels types de paiements puis-je encaisser avec les demandes de paiement ?

Pour envoyer une demande de paiement, il doit déjà exister une réservation. Vous pouvez envoyer une demande de paiement pour des montants que le client doit encore régler directement à votre établissement, par exemple un solde restant dû, un paiement échoué, des coordonnées de paiement manquantes ou des frais supplémentaires. Les demandes de paiement ne sont pas disponibles pour les réservations où le canal prélève lui‑même le paiement auprès du client, ni pour les paiements par carte de crédit virtuelle (VCC) fournie par le canal.

Puis-je envoyer plusieurs demandes de paiement pour une même réservation ?

Il n’y a aucune limite au nombre de demandes de paiement que vous pouvez envoyer pour une réservation. Toutefois, en envoyer trop peut prêter à confusion pour votre client ; indiquez donc clairement le motif dans le message au client.

Puis‑je personnaliser l’e‑mail de demande de paiement ?

Le modèle d’e‑mail de demande de paiement est généré automatiquement et sa mise en page ou son contenu ne peuvent pas être modifiés directement pour le moment. L’e‑mail inclut les informations saisies lors de la création de la demande : ID de réservation/référence, nom du client, montant, motif de la demande de paiement et message au client.

Où puis-je retrouver toutes mes demandes de paiement ?

Pour consulter l’historique de toutes les demandes de paiement que vous avez créées et envoyées, allez dans Mes applis > Paiements > Demandes de paiement. Vous pouvez également y annuler une demande de paiement ou copier le lien de la demande pour l’envoyer de nouveau.

L’appli mobile Little Hotelier ne dispose pas de tableau de bord dédié aux demandes de paiement, mais vous pouvez :

Consulter le statut d’une demande de paiement
Annuler une demande de paiement
Partager de nouveau une demande de paiement

Comment annuler une demande de paiement ?

Little Hotelier Réception (Front Desk)

Allez dans Mes applis > Paiements > Demandes de paiement
Recherchez la demande de paiement à annuler > Actions > cliquez sur le symbole d’annulation (X)
Cliquez sur Oui pour confirmer l’annulation

Appli mobile Little Hotelier

Recherchez et ouvrez la réservation
Touchez Paiements et remboursements
Touchez la transaction de demande de paiement, puis touchez Annuler la demande de paiement

Puis‑je modifier une demande de paiement après l’avoir envoyée ?

Non, vous ne pouvez pas modifier une demande de paiement une fois qu’elle a été envoyée. En revanche, vous pouvez annuler la demande existante et en envoyer une nouvelle. Si un client clique sur un lien de demande de paiement après son annulation, un message d’erreur lui indique que la demande de paiement n’est plus active et qu’il doit contacter l’établissement.

Puis‑je appliquer une surcharge à une demande de paiement ?

Oui, cliquez sur Appliquer une surcharge lors de la création d’une demande de paiement.

Que faire si la réservation d’un client est modifiée ou annulée après l’envoi d’une demande de paiement ?

Si une réservation est modifiée et que le montant restant dû change, annulez la demande de paiement, créez‑en une nouvelle et envoyez‑la au client. Si la réservation a été annulée, vous pouvez annuler la demande de paiement.

Comment saurai-je qu’un client a bien réglé une demande de paiement ?

Vous recevrez un e‑mail de confirmation vous indiquant que le paiement a été effectué avec succès. Vous pouvez également vérifier dans Little Hotelier en ouvrant la réservation et en consultant l’onglet Paiements, ou en allant dans Mes applis > Paiements > Demandes de paiement et en vérifiant que le statut est Payé.

Pendant combien de temps le lien d’une demande de paiement reste‑t‑il actif ?

Le lien est valide pendant 48 heures à partir de sa création. La date d’échéance du paiement est indiquée au client lorsqu’il clique sur le lien de demande de paiement. Si le client ouvre le lien après la date d’échéance, un message d’erreur l’informe que la demande de paiement n’est plus active et qu’il doit contacter l’établissement au sujet de tout montant restant dû.

Puis‑je renvoyer une demande de paiement ?