Le calendrier vous donne un aperçu de votre établissement en un coup d’œil. Vous pourrez voir les réservations confirmées, les réservations dont l'arrivée ou le départ est imminent, les réservations où le client est arrivé ou parti, les fermetures de chambre empêchant les réservations dans certaines de vos chambres, le nombre de chambres disponibles et si vos réservations ont été partiellement ou entièrement payées.
Pour naviguer dans le calendrier, créer des réservations ou appliquer des fermetures de chambre, assurez-vous de cliquer sur la page Calendrier.
Premiers pas avec notre calendrier
Comment fonctionne le calendrier ?
Dans la page Calendrier, vous trouverez toutes les réservations qui sont confirmées et celles où le client est arrivé ou parti. Les seules réservations que vous ne trouverez pas ici sont celles qui ont été annulées. Dès qu’une réservation est annulée, elle disparaît du calendrier.
💡 Vous pouvez trouver toutes les réservations, y compris celles qui ont été annulées, sur la page Réservations.
Dans votre calendrier, vous pouvez trouver chacun de vos types de chambre et les chambres physiques associées. Le nombre de chambres physiques pouvant être réservées détermine votre disponibilité sur la page Inventaire.
➕ Si votre type de chambre double contient les chambres 1, 2 et 3 et qu’elles n’ont aucune réservation ou fermeture de chambre pour un jour donné, la disponibilité affichée sur la page Inventaire pour ce jour sera 3.
Comment changer le nom ou le numéro d’une chambre ?
Pour renommer des chambres ou changer leur numéro, procédez comme suit :
Cliquez sur la chambre dont vous souhaitez modifier le nom ou numéro.
Une fenêtre avec les paramètres de la chambre s’ouvre alors. Vous pouvez y modifier le nom de la chambre.
N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
Comment masquer et afficher/réduire les chambres dans le calendrier ?
Pour masquer ou afficher les chambres physiques de vos types de chambres et leurs lignes non attribuées, il suffit de cliquer sur le nom du type de chambre. Vous pouvez également cliquer sur le bouton afficher/réduire situé dans le coin supérieur gauche de la grille du calendrier, juste à côté des dates. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez développer toutes les chambres physiques de chaque type de chambre pour les afficher ou les réduire toutes en même temps afin de les masquer.
Naviguer dans le calendrier
Combien de jours s'affichent sur mon calendrier ?
Vous pouvez choisir d’afficher 14 ou 28 jours en même temps dans le menu déroulant situé en haut à gauche de la page Calendrier.
Comment peut-on se déplacer dans les dates du calendrier ?
Il existe différentes façons de se déplacer dans le calendrier. Nous allons passer en revue toutes les options ci-dessous.
💡 Little Hotelier se souviendra de la date que vous avez recherchée la dernière fois que vous avez consulté la page Calendrier et l’affichera à votre retour. Supposons que vous soyez à la date du 23 décembre et que vous ayez quitté la page Calendrier pour aller à la page Configuration, vous verrez le 23 décembre lorsque vous reviendrez au calendrier. Si vous souhaitez plutôt passer à la date du jour, vous pouvez toujours cliquer sur Aujourd’hui.
Comment accéder à la date d’aujourd’hui ?
En cliquant sur le bouton Aujourd’hui, la date du jour s’affichera rapidement comme première date dans la grille de votre calendrier, même si vous avez recherché des dates passées ou futures.
Comment passer rapidement à une date passée ou future dans le calendrier ?
Vous pouvez cliquer sur le sélecteur de dates ; un calendrier s’affichera pour que vous puissiez sélectionner directement la date que vous souhaitez voir apparaître dans le calendrier.
À quoi servent les boutons fléchés dans le calendrier ?
Vous pouvez avancer ou revenir en arrière par jours ou semaines à l’aide des boutons situés à gauche et à droite de la date :
Si vous visualisez 14 jours en même temps, le calendrier affiche des boutons pour se déplacer :
< 1 jour en arrière
<< 7 jours en arrière
<<< 14 jours en arrière
> 1 jour dans le futur
>> 7 jours dans le futur
>>> 14 jours dans le futur
Si vous visualisez 28 jours en même temps dans le calendrier, les boutons avec trois flèches vous permettront de vous déplacer :
<<< 28 jours en arrière
>>> 28 jours dans le futur
Fermetures de chambre
Qu’est-ce qu’une fermeture de chambre ?
La fermeture de chambre est un blocage temporaire que vous pouvez appliquer à une chambre pour une période donnée afin qu’elle ne soit pas disponible à la réservation pendant cette période.
Vous pouvez créer une fermeture de chambre en cas de rénovation, de maintenance, ou en attendant d’y ajouter une réservation plus tard.
💡 Une fermeture de chambre est indiquée en rouge sur la page Calendrier.
➕ Si vous souhaitez qu’une chambre soit définitivement fermée pour l’ensemble du calendrier, vous pouvez supprimer complètement la chambre au lieu d’appliquer une fermeture de chambre.
Comment fonctionne la fermeture de chambre ?
Les fermetures de chambre réduisent la disponibilité du type de chambre indiqué dans la page Inventaire pour les dates sélectionnées. Ouvrir une fermeture de chambre produit l’inverse : cela augmente la disponibilité.
Comment fonctionne la disponibilité déjà ?
La disponibilité de vos types de chambres est calculée par Little Hotelier à partir du nombre de chambres dont vous disposez pour un type de chambre spécifique, auquel sont soustraites les réservations et les fermetures de chambre incluses dans le calendrier pour ce type de chambre. Cela signifie que si vous avez 5 chambres doubles pour aujourd’hui, mais que 2 sont réservées et qu’une autre est fermée, la disponibilité sur la page Inventaire sera de 2.
⚠️ Il ne faut pas confondre la fermeture de chambre avec la fermeture du site web ou la fermeture des canaux qui appliquent des arrêts de vente sur vos plans tarifaires.
Quelle est la différence entre la fermeture de chambre, la fermeture du site web et la fermeture des canaux ?
L’outil de fermeture de chambre réduit la disponibilité des chambres sur votre page Inventaire en retirant une chambre de la disponibilité de votre inventaire sur tous vos canaux connectés et votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
La restriction Fermer le site web vous permet d’empêcher la vente d’un plan tarifaire sur votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
La restriction Fermer les canaux vous permet d’arrêter de vendre un plan tarifaire sur tous vos canaux connectés à la fois, sauf sur votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
💡 Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer toutes ces options en même temps.
➕ Les fermetures de chambres ne peuvent être appliquées qu’aux chambres sur la page Calendrier, tandis que la fermeture de site web et la fermeture de canaux ne peuvent être appliquées qu’aux plans tarifaires sur la page Inventaire.
Comment ajouter une fermeture de chambre depuis le calendrier ?
Il y a deux façons d’appliquer une fermeture de chambre :
Cliquez, faites glisser et déposez sur le calendrier et sélectionnez Fermeture de chambre.
Cliquez sur le bouton Fermeture de chambre en haut à droite.
Dans les deux cas, une fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez remplir tous les champs applicables :
Créer une fermeture de chambre
Chambre : choisissez une chambre à fermer dans le menu déroulant.
Date de début : si aucun jour n’est sélectionné, la date du jour s’affiche par défaut (veillez à la remplacer si vous souhaitez fermer la chambre à des dates différentes). Sachez que la date de début est également incluse dans la fermeture de chambre.
Date de fin : si aucun jour n’est sélectionné, la date du lendemain s’affiche automatiquement (veillez à la remplacer si vous souhaitez fermer la chambre à des dates différentes). Sachez que la date de fin est également incluse dans la fermeture de chambre.
Description : entrez une description qui vous permet de vous rappeler pourquoi vous avez fermé la chambre. Votre clientèle ne pourra pas voir cette description, elle est interne.
Pensez à cliquer sur Enregistrer !
Comment modifier la fermeture d’une chambre ?
Accédez à la page Calendrier.
Localisez la fermeture de chambre que vous souhaitez modifier et cliquez dessus.
Une fenêtre pop-up apparaît. Vous pouvez y modifier les paramètres de fermeture de chambre.
Pensez à cliquer sur Enregistrer !
💡 Si vous souhaitez modifier rapidement la durée de la fermeture de chambre, vous pouvez également le faire en tenant l’extrémité de la fermeture de chambre et en faisant glisser le marqueur vers la gauche (pour la raccourcir) ou vers la droite (pour la prolonger). Ceci modifiera la date de fin de la fermeture de chambre.
Comment rouvrir une fermeture de chambre ?
⚠️ La réouverture d’une fermeture de chambre augmentera automatiquement la disponibilité de ce type de chambre dans votre page Inventaire : la disponibilité sera ainsi augmentée sur vos canaux connectés et sur votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
Accédez à la page Calendrier.
Localisez la fermeture de chambre que vous souhaitez rouvrir et cliquez dessus.
Une fenêtre pop-up apparaît. Assurez-vous de cliquer sur Rouvrir la chambre.
Créer et visualiser des réservations dans le calendrier
Comment créer une réservation depuis le calendrier ?
Il y a deux façons de créer une réservation depuis la page Calendrier :
Cliquez, faites glisser et déposez sur le calendrier et sélectionnez Réservation.
Via le bouton Réservation.
Visualisation et modification des réservations dans le calendrier
Que signifient les blocs de couleur ?
Les réservations et les fermetures de chambre s’affichent sous forme de marqueurs colorés de leur date de début à leur date de fin sous le type de chambre et la chambre pour lesquels elles ont été créées.
Orange : réservation confirmée, mais le client n’est pas encore arrivé.
Vert : le client est arrivé, mais n’est pas encore parti.
Gris : le client est parti.
Bleu : réservation confirmée sur Non attribuée, ce qui signifie qu’aucune chambre physique ne lui est attribuée.
Rouge : fermeture de chambre bloquant la réservation de la chambre.
Gris clair : réservation en cours dont le paiement est incomplet. Notre clientèle l’appelle communément « le fantôme des réservations ».
➕ Certaines réservations peuvent également avoir un petit triangle rouge s’affichant dans le coin supérieur droit de la barre de couleur. Cela signifie qu'il reste un montant à payer pour la réservation.
Comment voir un aperçu d’une réservation sur le calendrier ?
Si vous survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation, des informations de base sur la réservation s’afficheront :
ID de la réservation (référence de la réservation)
Prénom et nom de famille du contact principal
Coordonnées du contact principal
E-mail du client
Numéro de téléphone
Clients adultes, enfants, bébés
Remarques
Commentaires du client
Détails de la réservation
Séjour
L'heure d'arrivée
Source de la réservation
Chambres réservées
Résumé du paiement de la réservation
💡 Si la réservation est payée, Payée s’affiche en vert en haut, et le fond est vert clair. Si elle n’est pas payée, Non payée s’affiche en rouge en haut, et le fond est rose.
Total de la réservation
Total dû
Bouton Ajouter un paiement
Bouton Annuler la réservation
Bouton Imprimer
Bouton Envoyer par email
Bouton Modifier
Bouton Statut de la réservation
Qu'est-il possible de faire avec une réservation depuis le calendrier ?
Modifier une réservation
Cliquez à droite du marqueur de réservation pour ouvrir la réservation.
Modifiez les détails de la réservation et cliquez sur Enregistrer.
Modifier la durée du séjour de la réservation
Vous pouvez modifier rapidement l’arrivée ou le départ de votre clientèle en maintenant et en faisant glisser une réservation sur le calendrier.
Pour modifier la date de départ : maintenez l’extrémité d’un marqueur de réservation et faites-le glisser vers la gauche.
Pour modifier la date d’arrivée : cliquez sur la réservation, maintenez et faites-la glisser vers la droite.
Déplacer une réservation
Vous pouvez faire glisser et déposer une réservation depuis n’importe quel point du rectangle de réservation. De cette façon, vous pouvez modifier les éléments suivants :
La chambre à laquelle la réservation a été attribuée.
Le type de chambre auquel la réservation a été attribuée.
La date d’arrivée de la réservation.
La date de départ de la réservation.
Modifier le statut d’une réservation
⚠️ L'arrivée d'une réservation ne peut pas être effectuée avant la date d'arrivée prévue. Le départ d'une réservation ne peut pas être effectué avant la date de départ.
Survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation.
Selon le statut actuel de la réservation, le bouton de statut s'affichera différemment :
Si le bouton indique « Confirmée », le survoler changera rapidement le libellé en « Arrivée ».
Si le bouton indique « Arrivée », le survoler changera rapidement le libellé en « Départ ».
Cliquez sur le bouton Confirmée/Arrivée.
💡 Vous pouvez également cliquer sur la flèche vers le bas à droite du bouton de statut pour choisir l’un des statuts : Confirmée, Arrivée, ou Départ. Cet outil est particulièrement utile si vous avez modifié le statut par erreur.
Annuler la réservation
⚠️ Vous ne pouvez annuler que les réservations confirmées. Si le statut de votre réservation est défini en « Arrivée » ou « Départ », vous devrez le changer en « Confirmée » pour pouvoir annuler la réservation.
Vous pouvez annuler rapidement une réservation en suivant les étapes suivantes :
Survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation.
Confirmez en sélectionnant Oui.
💡 Une notification par e-mail sera envoyée à l’adresse e-mail du contact principal de la réservation.
Ajouter un paiement sur une réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur le bouton Ajouter un paiement.
La page de réservation s'ouvrira.
Selon si vous avez configuré une passerelle de paiement ou non, vous verrez l’un des éléments suivants :
Si aucune passerelle de paiement n’est configurée dans votre Little Hotelier, vous verrez l’outil Enregistrer le paiement.
Si vous avez configuré la fonctionnalité Paiements Little Hotelier dans votre Little Hotelier, vous verrez l’outil Traiter le paiement.
💡 Si vous utilisez une autre passerelle de paiement et que vous voyez l’option « Traiter le paiement », cela signifie que votre passerelle de paiement vous permet de facturer vos clients depuis Little Hotelier.
Imprimer les détails de la réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur Imprimer.
Choisissez l’une des options ci-dessous :
Formulaire de réservation
Facture
Vue d'ensemble
Détails de l'e-mail de réservation
Survolez ou cliquez sur la petite loupe située à gauche du marqueur de réservation.
Cliquez sur E-mail.
Choisissez l’une des options ci-dessous :
Facture
Vue d'ensemble
Confirmation
Réservations non attribuées
À quoi sert la ligne Non attribuée ?
La ligne « Non attribuée » de votre page Calendrier contient les réservations qui ne sont pas encore affectées à une chambre donnée. Ces réservations non attribuées sont des réservations valides avec le statut « Confirmée ».
⚠️ Les réservations non attribuées comptent de la même manière que les réservations attribuées et réduisent la disponibilité sur votre page Inventaire.
Comment utiliser la ligne « Non attribuée » ?
Vous pouvez utiliser la ligne « Non attribuée » pour réattribuer des réservations si un type de chambre est entièrement réservé.
Par exemple, vous avez trois chambres doubles et elles sont toutes réservées, mais vous voulez changer le numéro de la chambre d’un client. Pour réattribuer les réservations, déplacez l’une d’entre elles dans la catégorie « Non attribuée », puis attribuez les autres réservations à votre guise. Enfin, déplacez la réservation non attribuée vers une chambre.
Comment attribuer mes réservations non attribuées vers une chambre ?
Vous pouvez les déplacer hors de la ligne « Non attribuée » en effectuant l’une des opérations suivantes :
Faites-les glisser et déposez-les dans une chambre disponible pour les dates concernées.
Ouvrez la réservation et modifiez son champ « Numéro de chambre » et/ou son champ « Type de chambre ».
Pourquoi une réservation serait-elle classée comme « Non attribuée » ?
Vous trouverez ci-dessous les raisons les plus fréquentes pour lesquelles une réservation peut être qualifiée de « Non attribuée » :
Aucune nuit consécutive pour le même type de chambre n’est disponible.
Par exemple : votre établissement est complet, mais vous avez reçu deux annulations et vous avez maintenant :
Une nuit disponible dans la chambre 4 pour aujourd’hui.
Une nuit disponible dans la chambre 5 pour demain.
Les deux chambres appartiennent au type de chambre double.
Le reste de l’établissement est complet.
Supposons que vous réserviez une chambre double pour deux nuits, que vous arriviez aujourd’hui et que vous partiez après-demain. La réservation sera classée dans la catégorie « Non attribuée », car elle ne peut être entièrement attribuée dans aucune de vos chambres.
La plupart du temps, vous pourrez réorganiser vos réservations et faire de la place pour la nouvelle afin que la même chambre lui soit attribuée pendant toute la durée du séjour.
⚠️ Dans des cas rares, il n’est peut-être pas possible de réorganiser vos réservations. Pour éviter un tel cas de figure, nous vous conseillons d’envisager d’appliquer une fermeture de chambre sur l’une des chambres afin que vos clients n’aient pas à changer de chambre au cours de leur séjour.
Surréservation manuelle créée par un utilisateur de Little Hotelier
Lorsque vous créez une réservation manuellement, il vous sera demandé de saisir le numéro de la chambre à attribuer à la réservation. Si vous laissez ce champ vide, quelle que soit la disponibilité de la chambre, la réservation sera placée dans la ligne « Non attribuée » du calendrier.
Une surréservation d’un canal connecté
Lorsqu’une réservation est effectuée depuis votre moteur de réservation directe Little Hotelier ou des canaux connectés, Little Hotelier attribue automatiquement une chambre pour cette réservation. La réservation passe au statut « Non attribuée » si le système ne peut pas trouver de chambre disponible pour le type de chambre en question.