Notions de base du calendrier
Qu'est-ce que le calendrier ?
Le calendrier offre une vue d'ensemble complète de votre établissement en un coup d'œil. Vous pouvez consulter les réservations confirmées, les arrivées et départs à venir, les clients présents, les fermetures de chambre, les disponibilités des chambres et le statut de paiement des réservations. Vous pouvez également gérer des préférences pour personnaliser les informations qui s'affichent d'emblée sur chaque réservation.
Comment fonctionne le calendrier ?
Le calendrier affiche toutes les réservations confirmées, ainsi que celles dont l'arrivée ou le départ a été enregistré. Les réservations annulées n'apparaissent pas dans le calendrier, mais vous pouvez les retrouver dans Réservations.
Votre calendrier présente chaque type de chambre et les chambres physiques correspondantes. Le nombre de chambres disponibles détermine les disponibilités affichées dans la grille d'inventaire.
Exemple : si votre type de chambre double comprend les chambres 1, 2 et 3, et qu'elles n'ont ni réservation ni fermeture de chambre pour un jour donné, la disponibilité affichée dans la grille d'inventaire sera de 3.
Personnalisez la vue de votre calendrier
Vous pouvez personnaliser les informations qui s'affichent sur chaque réservation et choisir la façon d'ouvrir le récapitulatif d'une réservation. Pour modifier ces options, accédez aux paramètres du calendrier à l'aide du bouton des paramètres (icône en forme de roue dentée) situé en haut du calendrier. Remarque : les paramètres du calendrier sont enregistrés pour l'ensemble de l'établissement et s'appliquent à tous les utilisateurs, et non à chaque utilisateur individuellement. Seuls les comptes administrateur peuvent voir le bouton des paramètres et modifier ces options.
Par exemple, pour repérer facilement les clients habitués et les sources de réservation, sélectionnez Afficher un cœur pour les clients habitués et Afficher le canal de réservation.
Vous pouvez aussi consulter les détails d'une réservation sans ouvrir la réservation complète : réglez l'option Afficher les détails de la réservation sur Survoler la loupe pour afficher le récapitulatif de la réservation. Il vous suffit ensuite de survoler l'icône en forme de loupe sur une réservation pour en afficher le récapitulatif.
Gérer les chambres physiques
Pour renommer des chambres physiques ou modifier leur numéro :
Cliquez sur la chambre physique.
Modifiez le nom de la chambre physique dans les paramètres.
Cliquez sur Enregistrer.
Développer et réduire les chambres
Cliquez sur le nom du type de chambre pour masquer ou afficher les chambres physiques et les lignes non attribuées.
Utilisez le bouton Développer/Réduire, dans l'angle supérieur gauche de la grille du calendrier, pour afficher ou masquer toutes les chambres à la fois.
Naviguer dans le calendrier
Combien de jours puis-je afficher dans mon calendrier ?
Choisissez d'afficher 14 ou 28 jours à la fois dans le menu déroulant situé en haut à gauche de la page Calendrier.
Comment naviguer entre les dates du calendrier ?
Little Hotelier mémorise la dernière date que vous avez consultée. Cliquez sur Afficher aujourd'hui pour revenir à la date du jour.
Afficher aujourd'hui : affiche la date du jour comme première date de la grille du calendrier
Sélecteur de date : permet de sélectionner directement n'importe quelle date passée ou future
Boutons fléchés : permettent d'avancer ou de reculer par jours ou par semaines
Vue sur 14 jours : < 1 jour, << 7 jours, <<< 14 jours (en avant et en arrière)
Vue sur 28 jours : <<< 28 jours en avant/en arrière
Fermetures de chambre
Qu'est-ce qu'une fermeture de chambre ?
Une fermeture de chambre est un blocage temporaire que vous pouvez appliquer à une chambre pour une période donnée, afin qu'elle ne puisse pas être réservée pendant cette période. Utilisez-la pour des travaux de rénovation, de la maintenance ou pour garder des chambres en vue de réservations futures.
💡 Les fermetures de chambre apparaissent en rouge sur la page Calendrier.
➕ Pour une fermeture définitive, supprimez plutôt la chambre.
Comment fonctionne la fermeture de chambre ?
Les fermetures de chambre réduisent les disponibilités sur la page Inventaire. La réouverture les augmente.
Comment les disponibilités sont-elles calculées ?
Nombre de chambres moins les réservations et les fermetures de chambre.
Exemple : 5 chambres doubles - 2 réservées - 1 fermée = 2 disponibles
Quelle est la différence entre la fermeture de chambre et l'option Fermer les canaux ?
Fermeture de chambre : retire une chambre physique des disponibilités sur tous les canaux et sur votre moteur de réservation. Aucun arrêt de vente n'est appliqué.
Fermer les canaux : arrête la vente des plans tarifaires sur tous les canaux et sur votre moteur de réservation
💡 Vous pouvez appliquer les deux en même temps.
➕ Les fermetures de chambre s'appliquent aux chambres physiques (page Calendrier). L'option Fermer les canaux s'applique aux plans tarifaires (page Inventaire).
Comment ajouter une fermeture de chambre depuis le calendrier ?
Il existe deux façons d'appliquer une fermeture de chambre :
Cliquez, faites glisser et déposez sur le calendrier, puis sélectionnez Fermeture de chambre.
Cliquez sur le bouton Fermeture de chambre en haut à droite.
Créer une fermeture de chambre
Chambre : sélectionnez une ou plusieurs chambres (sélection multiple et recherche possibles pour plusieurs chambres ou types de chambre)
Date de début : par défaut, la date du jour (incluse)
Date de fin : par défaut, le lendemain (inclus)
Description : note interne (non visible par les clients)
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
Comment modifier une fermeture de chambre ?
Accédez à Mes applis > Système de réception
Accédez à la page Calendrier
Cliquez sur la fermeture de chambre.
Modifiez les paramètres, puis cliquez sur Enregistrer.
💡 Faites glisser l'extrémité de la fermeture vers la gauche (pour la raccourcir) ou vers la droite (pour l'allonger) afin d'ajuster rapidement sa durée.
Comment rouvrir une fermeture de chambre ?
⚠️ La réouverture d'une fermeture de chambre augmente les disponibilités de ce type de chambre. Elle ne supprime pas d'arrêt de vente.
Accédez à Mes applis > Système de réception
Accédez à la page Calendrier
Repérez la fermeture de chambre que vous souhaitez rouvrir, puis cliquez dessus.
Une fenêtre contextuelle s'affiche. Veillez à cliquer sur Rouvrir la chambre.
Si une chambre n'est toujours pas réservable sur un canal après sa réouverture, un arrêt de vente a peut-être été appliqué séparément dans le Gestionnaire de canaux. Vérifiez dans Mes applis > Gestionnaire de canaux > Inventaire s'il existe des arrêts de vente pour les dates et les tarifs concernés.
Créer et consulter des réservations dans le calendrier
Comment créer une réservation depuis le calendrier ?
Il existe deux façons de créer une réservation depuis la page Calendrier :
Cliquez, faites glisser et déposez sur le calendrier, puis sélectionnez Réservation.
Cliquez sur le bouton Réservation.
Couleurs des blocs de réservation
La couleur d'arrière-plan de chaque réservation indique son statut :
Orange ou jaune : confirmée, arrivée à venir
Vert : arrivée enregistrée
Gris : départ enregistré
Bleu clair : non attribuée (aucune chambre physique assignée)
Rouge foncé : fermeture de chambre
Pâle, estompé : le paiement de la réservation est incomplet
Le statut de paiement est indiqué par une barre colorée sur le côté gauche de la réservation et par une icône de loupe colorée :
Barre rouge et icône de loupe rouge : impayée
Barre verte et icône de loupe verte : payée
Icône de carte barrée d'un trait : le numéro de carte n'est pas valide
Icônes des blocs de réservation
Selon les paramètres de votre calendrier, une réservation peut aussi afficher les icônes et symboles suivants, qui vous donnent plus d'informations en un coup d'œil :
Une icône en forme de cœur : le client est un client habitué
Une icône de bloc-notes noir : la réservation comporte un commentaire du client ou une note du personnel
Une icône de silhouette (tête et épaules) accompagnée d'un chiffre : le nombre d'adultes
Une icône de silhouette d'enfant accompagnée d'un chiffre : le nombre d'enfants
Une icône de poussette accompagnée d'un chiffre : le nombre de nourrissons
Une icône de croissant de lune accompagnée d'un chiffre : le nombre de nuits
Une icône de canal de réservation : indique le canal d'origine de la réservation (voir la liste ci-dessous)
Remarque : seuls Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, Réservation directe et Demand Plus affichent une icône de canal. Les autres canaux n'affichent pas d'icône dédiée.
Consulter le récapitulatif d'une réservation
Le récapitulatif de la réservation présente les principales informations d'une réservation sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir la réservation complète. Il comprend :
l'identifiant de la réservation,
les coordonnées du contact principal,
les informations sur les clients, notamment leur nombre et s'il s'agit de clients habitués,
les détails de la réservation,
le récapitulatif du paiement,
un menu déroulant pour modifier le statut de la réservation (confirmée, arrivée enregistrée ou départ enregistré),
des actions pour les paiements, l'annulation, l'impression, l'envoi par e-mail et la gestion de la réservation.
Remarque : le récapitulatif de la réservation ne remplace pas la page complète de la réservation. Pour modifier une réservation, ouvrez la réservation complète.
Déplacer une réservation
Faites glisser et déposez pour modifier :
l'attribution de la chambre physique,
le type de chambre,
les dates d'arrivée et de départ.
Modifier le statut d'une réservation
Vous ne pouvez pas enregistrer l'arrivée avant la date d'arrivée ni le départ avant la date de départ :
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Utilisez le bouton de statut ou le menu déroulant pour sélectionner Confirmée, Arrivée enregistrée ou Départ enregistré.
Modifier la durée du séjour
Pour prolonger le séjour, faites glisser l'extrémité de la réservation vers la droite afin de repousser la date de départ, ou faites glisser la réservation entière pour modifier la date d'arrivée.
Pour les réservations reçues d'un canal, vous ne pouvez pas prolonger directement la date de départ dans le calendrier. Pour ajouter une nuit supplémentaire :
Convenez de la prolongation directement avec le client.
Créez dans le calendrier une nouvelle réservation manuelle pour la nuit supplémentaire.
Encaissez directement le paiement auprès du client.
Annuler une réservation
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation.
Confirmez l'annulation.
Traiter les paiements
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Ajouter un paiement.
Enregistrez ou traitez le paiement.
Imprimer ou envoyer par e-mail les détails d'une réservation
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Imprimer ou E-mail pour générer :
une fiche d'enregistrement
une facture
un récapitulatif
une confirmation
💡 La fiche d'enregistrement peut servir de fiche d'arrivée. Cliquez sur Imprimer > sélectionnez Fiche d'enregistrement.
Réservations non attribuées
Qu'est-ce que la ligne « Non attribuées » ?
La ligne « Non attribuées » sert aux réservations confirmées auxquelles aucune chambre physique n'est assignée. Le libellé Non attribuées au-dessus du calendrier indique le nombre de réservations sans chambre attribuée.
Raisons pour lesquelles une réservation n'est pas attribuée :
Aucune nuit consécutive disponible dans le même type de chambre
Réservations manuelles sans chambre assignée
Surréservations provenant des canaux
Impossible de trouver une chambre adaptée
Gérer les réservations non attribuées
Utilisez la ligne « Non attribuées » pour gérer les réservations lorsque vous réorganisez les chambres.
Faites glisser et déposez la réservation sur une chambre disponible.
Ouvrez la réservation et modifiez ses détails.