Qu'est-ce que les paiements automatisés et comment fonctionnent-ils ?
Les paiements automatisés sont une fonctionnalité qui vous permet de configurer des règles de paiement pour facturer automatiquement les clients à différentes étapes de leur parcours de réservation.
Plusieurs règles peuvent être configurées et appliquées à différentes réservations.
Exemple :
Créez une règle qui se déclenche si une réservation provient du canal suivant :
Canal Réservation directe
Configurez la règle pour effectuer un prélèvement automatique :
Le jour de l'arrivée, pour le montant restant dû
Quelles sources de réservation sont prises en charge par les paiements automatisés ?
Les paiements automatisés peuvent être utilisés pour les réservations provenant des sources suivantes :
Système de réception Little Hotelier (y compris les réservations effectuées via l'appli mobile)
Réservation directe
Booking.com (cartes standards et cartes de crédit virtuelles)
Agoda (cartes standards et cartes de crédit virtuelles)
Expedia (cartes standards et cartes de crédit virtuelles)
Hotelbeds (cartes standards et cartes de crédit virtuelles)
Quelles régions sont prises en charge par les paiements automatisés ?
Toutes les régions/tous les pays où Little Hotelier Pay est disponible.
Combien de paiements peuvent être programmés à l'aide d'une règle de paiement automatisé ?
Un paiement peut être programmé pour chaque réservation qui répond aux critères de la règle de paiement automatisé.
Une règle de paiement peut-elle s'appliquer à plusieurs plans tarifaires ?
Une règle de paiement s'applique à un canal spécifique ; elle peut ensuite être configurée pour s'appliquer à plusieurs canaux.
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond à une réservation ?
Si une réservation ne répond aux critères d'aucune règle de paiement automatisé, le paiement ne sera pas traité. Il devra être traité manuellement.
Remarque :
Les paiements automatisés ne prennent en charge que certains canaux de réservation en ligne et ne s'appliquent qu'aux cartes de crédit standards, et non aux cartes de crédit virtuelles. Les réservations reçues via d'autres canaux devront être traitées manuellement.
Quels types de paiement peuvent être configurés ?
Les paiements du solde restant dû.
Quand les paiements peuvent-ils être prélevés ?
Voici les options disponibles pour définir le moment du prélèvement d'un paiement :
Avant l'arrivée : prélevé un certain nombre de jours avant la date d'arrivée. Vous pouvez configurer le nombre de jours et l'heure du prélèvement.
Jour de l'arrivée : prélevé à la date d'arrivée, à une heure précise.
Jour du départ : prélevé à la date de départ, à une heure précise.
Quels types de cartes de crédit sont pris en charge ?
Cartes de crédit standards
Vous pouvez créer des règles définissant le moment du traitement du paiement (par exemple, X jours avant l'arrivée, le jour de l'arrivée ou le jour du départ)
Les paiements automatisés valident les cartes de crédit standards au moment de la réservation
Cartes de crédit virtuelles (CCV)
Les cartes de crédit virtuelles sont prises en charge pour les réservations Booking.com, Agoda, Expedia, Hotelbeds et Channels Plus.
Vous devez créer des règles de paiement automatisé distinctes pour les CCV : elles ne sont pas automatiquement incluses dans les règles existantes configurées pour les cartes standards
Le paiement est traité automatiquement lorsque la CCV est activée
Qu'est-ce que la validation de carte ?
La validation de carte est le processus qui consiste à vérifier qu'une carte n'est pas expirée et que ses informations sont correctes. Lorsqu'un paiement est programmé pour être traité par les paiements automatisés, la carte de crédit du client est automatiquement validée après la création de la réservation.
Remarques :
Seuls les paiements traités par les paiements automatisés font l'objet d'une validation de carte
Si une authentification est requise pour les cartes de clients européens soumises aux exigences d'authentification forte du client (SCA), vous serez averti par e-mail que le paiement a échoué en raison de l'authentification SCA/3D Secure (3DS) requise
Que se passe-t-il si une carte échoue à la validation ?
Si une carte de crédit ne passe pas la validation de carte :
aucun paiement automatisé ne sera programmé ;
vous devrez contacter le client pour lui demander une autre carte, puis traiter le paiement manuellement ou lui envoyer une demande de paiement
Comment saurai-je si une carte échoue à la validation ?
Si une carte échoue à la validation, vous serez averti par e-mail.
Les paiements automatisés peuvent-ils pré-autoriser des prélèvements ?
Non, les paiements automatisés ne peuvent pas pré-autoriser de prélèvements.
Lorsque je crée une nouvelle règle, les réservations précédentes sont-elles traitées ?
Non, une nouvelle règle ne s'applique pas aux réservations passées, même si elles correspondent à la règle. Les règles ne sont déclenchées que par les nouvelles réservations qui répondent à leurs conditions.
Plusieurs règles peuvent-elles s'appliquer à une seule réservation ?
À ce stade, plusieurs règles ne peuvent pas s'appliquer à une seule réservation.
Une réservation portant sur plusieurs chambres peut-elle être traitée par les paiements automatisés ?
Les réservations portant sur plusieurs chambres peuvent être traitées par les paiements automatisés si les dates d'arrivée/de départ sont identiques pour chaque chambre.
Que se passe-t-il si une réservation est modifiée ?
Lorsqu'une réservation est modifiée, elle est traitée en fonction du statut du paiement :
Si aucun paiement n'a été programmé : la réservation modifiée sera traitée comme une nouvelle réservation. Elle peut déclencher une règle comme une réservation normale.
Si des paiements ont été programmés : ces paiements seront annulés. La réservation modifiée sera traitée comme une nouvelle réservation.
Si la règle a été archivée, elle ne se déclenchera pas pour la réservation modifiée.
Que se passe-t-il lorsqu'une réservation portant sur plusieurs chambres est modifiée ?
Si un paiement n'a pas encore été traité :
Si un client modifie l'intégralité de la réservation et que les dates d'arrivée/de départ restent identiques pour toutes les chambres :
le montant restant dû du paiement programmé sera mis à jour
vous recevrez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation
Si un client modifie la réservation et que les dates d'arrivée/de départ diffèrent pour au moins une des chambres :
le paiement programmé sera annulé
vous recevrez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation
Si un client ajoute ou supprime une chambre de la réservation et que les dates d'arrivée/de départ restent identiques pour toutes les chambres, le montant restant dû du paiement programmé sera mis à jour
Vous recevrez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Si une réservation est annulée, tous les paiements associés seront traités de la même manière que lors d'une modification de réservation. De plus, la réservation ne pourra plus déclencher aucune règle. Un e-mail sera envoyé afin que vous puissiez examiner la réservation et vérifier si un remboursement est nécessaire dans le cas où un paiement a déjà été prélevé.
Les paiements automatisés prélèvent-ils les suppléments ou extensions ajoutés à une réservation ?
Si un supplément ou une extension est ajouté à la réservation avant le traitement du paiement, cela est considéré comme une modification de la réservation. Le montant restant dû sera mis à jour pour inclure le supplément, qui sera prélevé dans le cadre du paiement automatisé.
Les paiements automatisés ne prélèvent pas les suppléments payés sur place qui sont distincts de la réservation. Vous devrez percevoir ces paiements directement auprès du client.
Que se passe-t-il si une règle est archivée ?
Si une règle est archivée, tous les paiements programmés seront conservés et prélevés à la date prévue. Vous pouvez annuler tout paiement programmé qui n'est plus nécessaire. Une règle archivée ne se déclenchera pour aucune nouvelle réservation.
Quelles notifications par e-mail vais-je recevoir de la part des paiements automatisés ?
Les paiements automatisés traitent la plupart des paiements automatiquement. Vous recevrez toutefois des notifications par e-mail concernant :
l'échec de la validation d'une carte
l'échec d'un paiement
la modification d'une réservation avant le traitement du paiement
l'annulation d'une réservation avant ou après le traitement du paiement
le traitement d'un paiement
Les clients recevront également un e-mail de confirmation de paiement une fois le paiement automatisé traité.
Tous les e-mails seront envoyés à l'adresse e-mail professionnelle enregistrée pour votre compte Little Hotelier Pay. Pour mettre à jour cette adresse e-mail (à l'exception des e-mails destinés aux clients), accédez à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés > Paramètres.
Vous pouvez mettre à jour l'adresse e-mail à laquelle les e-mails sont envoyés (à l'exception des e-mails destinés aux clients) en accédant à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés > Paramètres.
Une règle peut-elle être modifiée ?
La configuration d'une règle ne peut pas être modifiée. La règle doit être archivée, puis une nouvelle règle doit être créée.
Une règle peut-elle être supprimée ?
Non, les règles de paiements automatisés ne peuvent pas être supprimées, mais peuvent être archivées.
Que dois-je faire si un paiement échoue ?
Si un paiement échoue, vous devez le retenter.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés
Cliquez sur Échoués > recherchez le paiement à l'aide des filtres > Rechercher
Repérez le paiement et cliquez sur Afficher
Retentez le paiement échoué
Si la nouvelle tentative de paiement échoue, vous devrez traiter ce paiement manuellement ; envisagez d'envoyer une demande de paiement.
Un paiement programmé peut-il être annulé ?
Oui, un paiement programmé peut être annulé avant son traitement.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés
Cliquez sur Programmés > recherchez le paiement à l'aide des filtres > Rechercher
Repérez le paiement et cliquez sur Afficher
Annulez le paiement programmé
Un paiement peut-il être reprogrammé ?
Oui, un paiement peut être reprogrammé à une nouvelle date.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés
Cliquez sur Programmés > recherchez le paiement programmé à l'aide des filtres > Rechercher
Repérez le paiement et cliquez sur Afficher
Cliquez sur Reprogrammer > modifiez la date du paiement programmé
Les montants toutes taxes comprises ou hors taxes sont-ils prioritaires ?
Les paiements automatisés donnent la priorité aux montants toutes taxes comprises (TTC). Cela se produit lorsque les réservations comportent à la fois des montants TTC et des montants hors taxes (HT).
Puis-je appliquer des frais supplémentaires aux paiements automatisés ?
Non, les paiements automatisés ne prennent pas en charge les frais supplémentaires.
Comment vérifier si une réservation a un paiement automatisé programmé ?
Vous pouvez le vérifier en ouvrant une réservation dans le Système de réception : dans l'onglet Détails, un encadré jaune apparaît dans le Récapitulatif de réservation indiquant « Un paiement est programmé pour le montant total restant dû ». En cliquant dessus, vous accéderez aux détails du paiement programmé.
Où puis-je consulter et gérer mes paiements automatisés ?
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiements automatisés pour créer et gérer les règles et paramètres des paiements automatisés, ainsi que pour consulter et gérer l'ensemble des paiements programmés et échoués.
Créer une règle : configurez une nouvelle règle de paiement automatisé
Gérer les règles : archivez des règles
Paramètres : mettez à jour les paramètres de notification par e-mail
Programmés : liste de tous les paiements programmés
Échoués : liste de tous les paiements échoués
Que se passe-t-il lorsqu'un remboursement est effectué sur une réservation et qu'il reste un solde dû ?
Les paiements automatisés ne programmeront pas de nouveau paiement pour traiter le solde restant dû. Si un paiement était déjà programmé pour la réservation, il sera désormais annulé.