Qu’est-ce que le paiement automatique et comment fonctionne-t-il ?
Le paiement automatique vous permet de configurer des règles de paiement afin de facturer automatiquement les clients à différents moments de leur parcours de réservation.
Vous pouvez configurer plusieurs règles et les appliquer à différentes réservations.
Exemple :
Créez une règle qui se déclenche lorsqu’une réservation provient du canal suivant :
Canal de réservation directe
Configurez la règle pour effectuer automatiquement le paiement suivant :
Le jour de l’arrivée, pour le montant restant dû
Quelles sources de réservation sont prises en charge par le paiement automatique ?
Le paiement automatique peut être utilisé pour les réservations provenant des sources suivantes :
Réception Little Hotelier, y compris les réservations effectuées depuis l’appli mobile
Réservation directe
Booking.com (cartes standard et cartes de crédit virtuelles)
Agoda (cartes standard et cartes de crédit virtuelles)
Expedia (cartes standard et cartes de crédit virtuelles)
Hotelbeds (cartes standard et cartes de crédit virtuelles)
Quelles régions sont prises en charge par le paiement automatique ?
Toutes les régions et tous les pays où Paiements Little Hotelier est disponible.
Combien de paiements peuvent être programmés avec une règle de paiement automatique ?
Un paiement peut être programmé pour chaque réservation qui répond aux critères de la règle de paiement automatique.
Une règle de paiement peut-elle être appliquée à plusieurs plans tarifaires ?
Une règle de paiement s’applique à un canal spécifique. Vous pouvez ensuite la configurer pour l’appliquer à plusieurs canaux.
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond à une réservation ?
Si une réservation ne répond pas aux critères d’une règle de paiement automatique, aucun paiement ne sera traité. Vous devrez traiter le paiement manuellement.
Remarque :
Le paiement automatique ne prend en charge que certains canaux de réservation en ligne et s’applique uniquement aux cartes de crédit standard, et non aux cartes de crédit virtuelles. Les réservations reçues par d’autres canaux devront être traitées manuellement.
Quels types de paiements peuvent être configurés ?
Les paiements du solde restant dû.
Quand les paiements peuvent-ils être débités ?
Voici les options disponibles pour le débit d’un paiement :
Avant l’arrivée : le paiement est débité un certain nombre de jours avant la date d’arrivée. Vous pouvez configurer le nombre de jours ainsi que l’heure du débit.
Le jour de l’arrivée : le paiement est débité à une heure précise le jour de l’arrivée.
Le jour du départ : le paiement est débité à une heure précise le jour du départ.
Quels types de cartes de crédit sont pris en charge ?
Cartes de crédit standard
Vous pouvez créer des règles indiquant quand traiter le paiement, par exemple un nombre de jours avant l’arrivée, le jour de l’arrivée ou le jour du départ.
Le paiement automatique valide les cartes de crédit standard au moment de la réservation.
Cartes de crédit virtuelles (CCV)
Les cartes de crédit virtuelles sont prises en charge pour les réservations Booking.com, Agoda, Expedia, Hotelbeds et Channels Plus.
Vous devez créer des règles de paiement automatique distinctes pour les cartes de crédit virtuelles. Elles ne sont pas automatiquement incluses dans les règles existantes configurées pour les cartes standard.
Le paiement est automatiquement traité lorsque la carte de crédit virtuelle est activée.
Qu’est-ce que la validation d’une carte ?
La validation d’une carte consiste à vérifier qu’elle n’est pas expirée et que ses informations sont correctes. Lorsqu’un paiement doit être traité par le paiement automatique, la carte de crédit du client est automatiquement validée une fois la réservation effectuée.
Remarques :
Seuls les paiements traités par le paiement automatique font l’objet d’une validation de carte.
Si une authentification est requise pour les cartes de clients de l’Union européenne soumises à l’authentification forte du client (SCA), vous recevrez un e-mail vous informant que le paiement a échoué, car l’authentification SCA/3D Secure était requise.
Que se passe-t-il si une carte échoue à la validation ?
Si une carte de crédit échoue à la validation :
aucun paiement automatique ne sera programmé ;
vous devrez contacter le client pour lui demander une autre carte, puis traiter le paiement manuellement ou lui envoyer une demande de paiement.
Comment serai-je informé·e si une carte échoue à la validation ?
Vous recevrez un e-mail si une carte échoue à la validation.
Le paiement automatique peut-il préautoriser des débits ?
Non, le paiement automatique ne permet pas de préautoriser des débits.
Lorsque je crée une nouvelle règle, les réservations précédentes sont-elles traitées ?
Non, une nouvelle règle ne s’applique pas aux réservations passées, même si celles-ci répondent à ses critères. Les règles se déclenchent uniquement pour les nouvelles réservations qui répondent à leurs conditions.
Plusieurs règles peuvent-elles s’appliquer à une même réservation ?
Pour le moment, plusieurs règles ne peuvent pas s’appliquer à une même réservation.
Une réservation portant sur plusieurs chambres peut-elle être traitée par le paiement automatique ?
Les réservations portant sur plusieurs chambres peuvent être traitées par le paiement automatique si les dates d’arrivée et de départ sont identiques pour chaque chambre.
Que se passe-t-il si une réservation est modifiée ?
Lorsqu’une réservation est modifiée, son traitement dépend de l’état du paiement :
Aucun paiement n’a été programmé : la réservation modifiée est traitée comme une nouvelle réservation et peut déclencher une règle, comme une réservation normale.
Des paiements ont été programmés : ces paiements sont annulés. La réservation modifiée est ensuite traitée comme une nouvelle réservation.
Si la règle a été archivée, elle ne se déclenchera pas pour la réservation modifiée.
Que se passe-t-il lorsqu’une réservation portant sur plusieurs chambres est modifiée ?
Si aucun paiement n’a encore été traité :
Si le client modifie l’ensemble de la réservation et que les dates d’arrivée et de départ restent identiques pour toutes les chambres :
le montant restant dû du paiement programmé est mis à jour ;
vous recevez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation.
Si le client modifie la réservation et que les dates d’arrivée ou de départ diffèrent pour l’une des chambres :
le paiement programmé est annulé ;
vous recevez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation.
Si le client ajoute ou supprime une chambre de la réservation et que les dates d’arrivée et de départ restent identiques pour toutes les chambres, le montant restant dû du paiement programmé est mis à jour.
Vous recevez un e-mail confirmant les modifications apportées à la réservation.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Si une réservation est annulée, tous les paiements associés sont traités de la même manière que lorsqu’une réservation est modifiée. De plus, la réservation ne pourra plus déclencher de règle. Un e-mail vous sera envoyé afin que vous vérifiiez la réservation et déterminiez si un remboursement est nécessaire lorsqu’un paiement a déjà été effectué.
Le paiement automatique couvre-t-il les extras ou suppléments ajoutés à une réservation ?
Si un extra ou un supplément est ajouté à la réservation avant le traitement du paiement, cette modification est traitée comme une modification de la réservation. Le montant restant dû est mis à jour pour inclure l’extra, qui sera débité dans le cadre du paiement automatique.
Le paiement automatique ne couvre pas les extras consommés sur place qui ne sont pas associés à la réservation. Vous devrez les facturer directement au client.
Que se passe-t-il si une règle est archivée ?
Si une règle est archivée, tous les paiements programmés sont conservés et débités à l’heure prévue. Vous pouvez annuler les paiements programmés s’ils ne sont plus nécessaires. Une règle archivée ne se déclenchera pas pour les nouvelles réservations.
Quelles notifications par e-mail vais-je recevoir concernant le paiement automatique ?
Le paiement automatique traite la plupart des paiements automatiquement. Vous recevrez toutefois des e-mails dans les cas suivants :
Une carte a échoué à la validation
Un paiement a échoué
Une réservation est modifiée avant le traitement du paiement
Une réservation est annulée avant ou après le traitement du paiement
Un paiement a été traité
Les clients reçoivent également un e-mail de confirmation une fois le paiement automatique traité.
Tous les e-mails sont envoyés à l’adresse e-mail professionnelle enregistrée pour votre compte Paiements Little Hotelier. Pour mettre à jour cette adresse, à l’exception des e-mails destinés aux clients, accédez à Mes applications > Paiements > Paiement automatique > Paramètres.
Vous pouvez modifier l’adresse e-mail utilisée pour l’envoi des notifications, à l’exception des e-mails destinés aux clients, en accédant à Mes applications > Paiements > Paiement automatique > Paramètres.
Une règle peut-elle être modifiée ?
La configuration d’une règle ne peut pas être modifiée. Vous devez plutôt archiver la règle, puis en créer une nouvelle.
Une règle peut-elle être supprimée ?
Non, les règles de paiement automatique ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être archivées.
Que dois-je faire si un paiement échoue ?
Si un paiement échoue, vous devez réessayer de le traiter.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiement automatique.
Cliquez sur Échecs > recherchez le paiement à l’aide des filtres > Rechercher.
Localisez le paiement et cliquez sur Afficher.
Réessayez de traiter le paiement échoué.
Si le paiement échoue à nouveau, vous devrez le traiter manuellement. Vous pouvez également envisager d’envoyer une demande de paiement.
Un paiement programmé peut-il être annulé ?
Oui, vous pouvez annuler un paiement programmé avant qu’il ne soit traité.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiement automatique.
Cliquez sur Programmés > recherchez le paiement à l’aide des filtres > Rechercher.
Localisez le paiement et cliquez sur Afficher.
Annulez le paiement programmé.
Un paiement peut-il être reprogrammé ?
Oui, vous pouvez reprogrammer un paiement à une nouvelle date.
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiement automatique.
Cliquez sur Programmés > recherchez le paiement programmé à l’aide des filtres > Rechercher.
Localisez le paiement et cliquez sur Afficher.
Cliquez sur Reprogrammer, puis modifiez la date du paiement programmé.
Les montants avec ou sans taxes sont-ils prioritaires ?
Le paiement automatique donne la priorité aux montants taxes comprises. Cela s’applique lorsque les réservations comportent à la fois des montants taxes comprises et des montants hors taxes.
Puis-je appliquer des suppléments au paiement automatique ?
Oui, vous pouvez appliquer des suppléments au paiement automatique. Pour facturer un supplément pour carte de crédit avec le paiement automatique, configurez d’abord le supplément dans vos paramètres des moyens de paiement acceptés, puis activez-le dans votre règle de paiement automatique.
Pour ajouter un supplément au paiement automatique :
Configurez le supplément pour carte de crédit dans les paramètres des moyens de paiement acceptés.
Créez ou modifiez votre règle de paiement automatique.
À l’étape 2, sous Suppléments, pour Appliquer un supplément pour carte de crédit, sélectionnez Oui, appliquer les suppléments.
Remarque : les suppléments doivent respecter les lois et réglementations locales. Ils ne sont pas autorisés dans certains pays.
Comment vérifier si un paiement automatique est programmé pour une réservation ?
Ouvrez la réservation dans la réception. Dans l’onglet Détails, une boîte jaune apparaît dans le Récapitulatif de réservation et indique : « Un paiement est programmé pour le montant total restant dû ». Cliquez dessus pour afficher les informations détaillées du paiement programmé.
Où puis-je consulter et gérer mes paiements automatiques ?
Accédez à Mes applications > Paiements > Paiement automatique pour créer et gérer les règles et les paramètres de paiement automatique, ainsi que pour consulter et gérer tous les paiements programmés et échoués.
Créer une règle : configurez une nouvelle règle de paiement automatique.
Gérer les règles : archivez les règles.
Paramètres : mettez à jour les paramètres des notifications par e-mail.
Programmés : consultez la liste de tous les paiements programmés.
Échecs : consultez la liste de tous les paiements échoués.
Que se passe-t-il lorsqu’un remboursement est effectué pour une réservation et qu’un solde restant dû est désormais affiché ?
Le paiement automatique ne programmera pas de nouveau paiement pour régler le solde restant dû. Si un paiement avait déjà été programmé pour la réservation, il sera alors annulé.