💡 Perlu diketahui:
Hanya invoice yang Sudah Final dan Tidak Sinkron yang dapat di-export.
Invoice yang Tidak Sinkron adalah invoice yang sebelumnya telah ditandai sebagai final, namun kemudian ditandai sebagai belum final.
Untuk export data reservasi yang Sudah Final (dan Tidak Sinkron), pergi ke Front Desk > Laporan > tab Akuntansi > gunakan tombol Lihat untuk lakukan pencarian > klik tombol Export.
Fitur ini tidak tersedia untuk pelanggan Little Hotelier di Italia, Jerman, dan Spanyol.
Export invoice
Untuk export data reservasi yang Sudah Final (dan Tidak Sinkron ), ikuti langkah-langkah berikut:
Pada Front Desk , buka Laporan.
Buka tab Akuntansi .
Gunakan tombol pencarian Lihat (Kemarin, 7 hari terakhir, Pilih tanggal khusus) untuk mencari periode tertentu dari data invoice untuk reservasi yang Sudah Final (reservasi Sudah Final dengan tanggal pembuatan invoice termasuk dalam rentang tanggal pencarian).
Klik tombol Export .
File .csv (atau .zip jika ada beberapa file .csv dikarenakan ukuran data) akan diunduh. Anda kemudian dapat mengimpor file .csv ke perangkat lunak akuntansi Anda.
⚠️ Catatan:
Hanya invoice yang Sudah Final dan Tidak Sinkron yang akan di-export.
Tombol ' Export ' juga akan menampilkan jumlah invoice reservasi yang akan disertakan dalam berkas yang di-export. (Jumlah reservasi di tab yang Sudah Final dan Tidak Sinkron.)
Little Hotelier membatasi kriteria pencarian dengan rentang tanggal khusus hingga interval 30 hari. Anda tidak akan dapat memilih tanggal setelah atau sebelum tanggal rilis fitur ini (Juli 2023) sebagai tanggal mulai dan akhir untuk kriteria pencarian.
Export invoice: tab
Anda dapat lihat daftar invoice di tab berikut (berdasarkan periode "Lihat" yang Anda pilih di tombol pencarian):
Sudah Final — invoice yang telah ditandai sebagai final, dengan tanggal pembuatan invoice termasuk dalam rentang tanggal pencarian. Invoice yang sudah selesai akan disertakan datanya dalam file .csv yang di-export.
Belum Final — reservasi yang invoicenya telah dibuat, tetapi belum ditandai sebagai final, dan tanggal pembuatan invoice termasuk dalam rentang tanggal pencarian.
Tidak dimasukkan ke dalam invoice — reservasi yang tidak dibuatkan invoice, namun tanggal check-out reservasi telah lewat, dan tanggal check-out berada dalam rentang tanggal pencarian.
Tidak sinkron — invoice yang sebelumnya telah ditandai sebagai final, namun kemudian ditandai sebagai belum final, dan tanggal ditandai sebagai belum final termasuk dalam rentang tanggal pencarian. Data dari invoice yang ditandai final akan tetap disertakan dalam export Anda dari Little Hotelier.
Semua — semua invoice reservasi dari semua tab.
💡 Jika perubahan reservasi dilakukan setelah invoicenya ditandai sebagai final, simbol (!) akan ditampilkan di samping status Sudah Final.
Memahami berbagai kolom di file .csv
File .csv yang diunduh akan berisi data invoice yang ditandai sebagai final. Little Hotelier mengisi data dalam bentuk baris ke dalam file .csv (Item baris akan sama dengan yang ada di invoice yang telah ditandai sebagai final).
💡 Item baris invoice yang sama (yaitu jenis, deskripsi, dan jumlah yang sama, dimana dalam invoice akan diulang untuk setiap malam tamu menginap) akan digabungkan dalam file .csv. Jumlah yang ditampilkan di file .csv akan mencerminkan jumlah item baris yang digabungkan.
Berikut adalah kolom yang diisi oleh Little Hotelier dalam file .csv:
Nama kolom file .csv | Data yang dimasukkan ke dalam kolom |
ContactName | Nama depan dan belakang tamu utama |
EmailAddress | Alamat email tamu utama |
POAddressLine1 | Alamat tamu utama |
POCity | Kota tamu utama |
PORegion | Negara tamu utama |
POPostalCode | Kode pos tamu utama |
POCountry | Negara tamu utama |
InvoiceNumber | Nomor invoice dari invoice ditandai final |
InvoiceDate | Tanggal invoice dari invoice ditandai final |
DueDate | Seperti di atas, tanggal invoice dari invoice ditandai final |
Description | Deskripsi item baris dalam invoice |
Quantity | Jumlah item baris dalam invoice |
UnitAmount | Harga per item baris dalam invoice (termasuk pajak dan diskon) |
ItemAmount | Harga per unit item baris dalam invoice (termasuk pajak dan diskon) dikalikan dengan jumlahnya |
AccountCode | Kode akun yang dipetakan oleh Anda untuk item baris dalam invoice serupa di Setup Little Hotelier |
TaxType | Kode pajak yang dipetakan oleh Anda untuk item invoice serupa di Setup Little Hotelier. Kolom ini dapat dihilangkan dari export sesuai konfigurasi Anda di Pengaturan Little Hotelier. |
Kena Pajak | Kode pajak yang dipetakan oleh Anda untuk item invoice serupa di Pengaturan Little Hotelier. Kolom ini dapat dihilangkan dari export sesuai konfigurasi Anda di Pengaturan Little Hotelier. |
Currency | Mata uang item baris dalam invoice |
💡 Perlu diketahui bahwa nilai UnitAmount dan ItemAmount sudah termasuk pajak penjualan. Untuk dapat berhasil import, pengaturan import paket akuntansi juga sudah harus termasuk pajak.