Halaman Reservations di Little Hotelier memungkinkan Anda mencari dan mengekspor data reservasi menggunakan berbagai filter, termasuk nama tamu, referensi pemesanan, nomor faktur, dan status. Anda juga dapat menggunakan Calendar untuk mencari berdasarkan tanggal check-in atau check-out.
Mencari informasi reservasi
Untuk mencari reservasi, buka My Apps > Front Desk > Reservations dan gunakan filter berikut.
Anda dapat memfilter berdasarkan:
Nama belakang tamu
Referensi pemesanan: Masukkan sebagian atau seluruh referensi pemesanan
Nomor faktur: Semua faktur untuk reservasi yang difilter akan muncul dalam hasil
Jenis tanggal: Pilih Check-in date, Check-out date, atau Booked on date dari menu tarik-turun
Date from / Date to: Tetapkan rentang tanggal untuk jenis tanggal yang dipilih
Status: Pilih All, Cancelled, Checked-in, Checked-out, atau Confirmed dari menu tarik-turun
Setelah menetapkan filter, klik Search.
💡 Tetapkan rentang tanggal sebelum menjalankan pencarian, atau biarkan kolom tanggal kosong untuk menampilkan hasil dari tanggal mana pun.
Mencari reservasi tanpa mengetahui tanggalnya
Jika ingin mencari reservasi tetapi tidak mengetahui tanggal pastinya, Anda dapat:
Memilih rentang tanggal yang luas menggunakan kolom Date from dan Date to, atau
Membiarkan kolom tanggal kosong untuk mencari di semua tanggal
💡 Jika Anda membiarkan kolom tanggal kosong, gunakan kolom Guest last name, Booking reference, atau Invoice number untuk mempersempit hasil. Jika hasil pencarian terlalu banyak, Little Hotelier hanya akan menampilkan 31 hari pertama. Gunakan fungsi Export untuk melihat keseluruhan hasil.
Menggunakan pencarian reservasi untuk pelaporan
Pencarian reservasi berguna untuk menghasilkan laporan berkala. Untuk mendapatkan hasil yang paling berguna bagi pelaporan:
Cari berdasarkan rentang tanggal satu minggu atau satu bulan agar Anda dapat membandingkan periode dengan panjang yang sama
Gunakan filter yang luas, bukan yang spesifik: hindari memasukkan nama tamu, referensi pemesanan, atau nomor faktur karena hal itu membuat pencarian terlalu sempit untuk sebuah laporan
➕ Misalnya, untuk membandingkan pembatalan antara musim panas dan musim dingin, jalankan dua pencarian terpisah untuk reservasi yang dibatalkan dengan tanggal check-in di masing-masing musim. Ekspor kedua hasilnya dan bandingkan dalam spreadsheet untuk mengidentifikasi kapan pembatalan mencapai puncaknya.
Memahami hasil pencarian Anda
Setelah mengklik Search, hasil akan muncul dalam daftar dengan kolom-kolom berikut:
Status: menampilkan apakah reservasi berstatus Confirmed, Checked-in, Checked-out, atau Cancelled
Name: nama depan dan belakang dari bagian Kontak Utama
Reference: nomor identifikasi yang diberikan kepada tamu untuk reservasi unik, yang juga dikenal sebagai nomor konfirmasi pemesanan. Terdiri dari dua bagian:
Kode huruf: huruf pertama dari referensi yang menunjukkan channel asal reservasi. Contoh: LH = dibuat secara manual atau melalui mesin pemesanan langsung Anda; BDC = Booking.com; EXP = Expedia; ABB = Airbnb; AGO = Agoda; HWL = Hostelworld
Nomor urut: angka yang mengikuti kode huruf. Setiap reservasi memiliki urutan angka yang unik.
Source: menampilkan Extranet (dibuat secara manual), Direct (mesin pemesanan langsung), atau nama channel
Occupants: jumlah tamu dewasa, anak-anak, dan bayi
Check-in / Check-out: tanggal kedatangan dan keberangkatan
Booked: tanggal reservasi dibuat
ETA: perkiraan waktu kedatangan yang dipilih oleh tamu. Jika tamu tidak menentukan waktu kedatangan, kolom ini menampilkan tanda hubung (-)
Room: nomor kamar yang ditetapkan untuk reservasi
Total: total harga reservasi, termasuk tambahan, pajak, dan biaya lainnya
Outstanding: jumlah yang masih menunggu pembayaran
Invoice: nomor faktur terbaru untuk reservasi
Mengunduh dan mengekspor daftar reservasi
Anda dapat mengekspor hasil pencarian sebagai file CSV yang dapat dibuka di Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets, atau aplikasi spreadsheet serupa.
Untuk mengekspor laporan reservasi:
Buka My Apps > Front Desk > Reservations.
Tetapkan filter dan klik Search.
Klik Export di kanan atas atau kanan bawah halaman.
File akan diunduh sebagai spreadsheet .CSV.
💡 Anda juga dapat menggunakan Housekeeping report di bawah Reservations > Housekeeping untuk memberikan tampilan harian kedatangan dan status kamar kepada staf.
Isi file CSV yang diekspor
File yang diekspor berisi kolom tambahan yang tidak ditampilkan dalam hasil pencarian di layar. Kolom yang kosong berarti tidak ada informasi yang dimasukkan atau kolom tersebut tidak berlaku untuk reservasi tersebut.
Kolom yang ditandai dengan (*) hanya berisi data jika reservasi berasal dari mesin pemesanan langsung atau dibuat secara manual di front desk Anda.
Informasi dasar
Referensi pemesanan
Tanggal pemesanan
Nama properti
Nama channel (atau Extranet untuk entri manual, atau Direct untuk pemesanan langsung)
Informasi tamu
Nama depan tamu
Nama belakang tamu
Email tamu
Organisasi tamu
Alamat tamu, baris alamat 2, kota, provinsi, negara, dan kode pos
⚠️ Nomor telepon tamu tidak disertakan dalam file yang diekspor karena alasan keamanan.
Detail menginap
Tanggal check-in
Tanggal check-out
Lama menginap (malam)
(*) Waktu kedatangan
Komentar tamu
Status
Status (Confirmed, Checked-in, Checked-out, atau Cancelled)
Dibatalkan pada (tanggal pembatalan, jika berlaku)
Kamar dan tarif
Tipe kamar
Jumlah kamar
Kamar (nama atau nomor kamar yang ditetapkan)
Paket harga
Harga dan pembayaran
Jumlah subtotal (harga kamar saja, tidak termasuk tambahan dan biaya lainnya)
(*) Jumlah biaya tamu dewasa tambahan
(*) Jumlah biaya anak-anak tambahan
(*) Jumlah biaya bayi tambahan
Jumlah total tambahan (tidak termasuk biaya tamu tambahan)
Jumlah surcharge kartu kredit yang diproses
Persentase surcharge
Total pembayaran
Pembayaran diterima
Total deposit pembayaran yang diproses
Sisa pembayaran
Jumlah tamu
Jumlah tamu dewasa
Jumlah anak-anak
Jumlah bayi
Kolom tambahan
(*) Data khusus properti (jawaban atas kolom pemesanan khusus)
(*) Referral (jawaban atas "Di mana Anda mendengar tentang kami?", jika diaktifkan)
(*) Pemesanan via mobile?: TRUE jika dipesan melalui perangkat mobile, FALSE jika melalui desktop
Masukkan tarif termasuk biaya: TRUE jika tarif kamar ditetapkan sudah termasuk pajak
Total pajak tetap
Total pajak persentase
(*) Permintaan newsletter: TRUE jika tamu memilih untuk berlangganan saat pemesanan
Mengekspor total jumlah tamu untuk periode tertentu
Untuk mengekspor total jumlah tamu yang menginap selama periode tertentu, buka My Apps > Front Desk > Reservations, lalu gunakan ekspor Reservations.
Buka My Apps > Front Desk > Reservations.
Pada Date type, pilih Check-in atau Checked-out.
Pada Status, pilih Checked-in atau Checked-out, sesuai dengan pilihan Date type Anda. Hanya reservasi dengan status ini yang disertakan dalam total.
Tetapkan Date from dan Date to (rentang maksimum adalah 365 hari per ekspor).
Klik Search, lalu klik Export untuk mengunduh file CSV.
Buka file di Excel atau Google Sheets dan gunakan fungsi
SUMpada kolom Number of adults, Number of children, dan Number of infants untuk menghitung total.
⚠️ Jika tamu telah menginap di properti Anda tetapi reservasinya masih berstatus Confirmed atau Pending, mereka tidak akan dihitung.