Bagaimana cara mengubah pemesanan?
⚠️ Penting:
Hanya pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui Pemesanan Langsung yang dapat diubah di Little Hotelier.
Pemesanan melalui OTA (agen perjalanan online), termasuk perubahan tarif atau harga, harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan saat memesan.
Untuk mengubah pemesanan Pemesanan Langsung atau Demand Plus, buka Aplikasi Saya > Pemesanan Langsung (bukan Resepsionis).
Untuk mengubah pemesanan:
Cari pemesanan dan klik untuk membukanya.
Gunakan tab di bagian atas untuk mengubah informasi yang berbeda.
⚠️ Semua perubahan yang Anda buat di tab Detail akan muncul di tagihan pemesanan.
Tab Detail
Tab Detail berisi informasi terpenting pemesanan: detail masa menginap, informasi tamu utama, dan ringkasan pembayaran. Anda dapat mengubah informasi berikut di tab ini:
Bagaimana cara mengubah tanggal check-in atau check-out?
Untuk mengubah tanggal:
Klik kolom tanggal Check-in atau Check-out.
Pilih tanggal baru.
Tentukan apakah Anda ingin mempertahankan harga asli (lihat di bawah).
Klik Simpan.
💡 Kolom Lama menginap diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah tanggal.
Memahami "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada"
Kotak centang ini menentukan apakah pemesanan mempertahankan harga aslinya atau menggunakan harga terkini dari inventaris Anda.
Jika "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" dicentang (default):
Harga pemesanan asli diterapkan ke tanggal baru.
Gunakan opsi ini jika Anda ingin menghormati harga yang awalnya disepakati tamu.
Jika "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" TIDAK dicentang:
Sistem menerapkan harga inventaris Anda saat ini ke pemesanan.
Harga dapat berubah jika Anda telah memperbarui tarif sejak pemesanan dibuat.
⚠️ Peringatan: Menghapus centang opsi ini dapat mengubah harga pemesanan. Selalu konfirmasikan perubahan harga dengan tamu Anda terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
Contoh: Memperpanjang masa menginap
Inventaris Anda menunjukkan Rp100.000/malam untuk 21–22 April.
Seorang tamu memesan satu malam (21 April) seharga Rp100.000.
Anda mengubah harga inventaris untuk 21 April menjadi Rp150.000.
Tamu menelepon untuk menambahkan satu malam lagi (22 April).
Jika dicentang: Tamu membayar Rp100.000 per malam = Rp200.000 total.
Jika TIDAK dicentang: Tamu membayar Rp150.000 untuk malam pertama + Rp100.000 untuk malam kedua = Rp250.000 total.
Contoh: Mengubah semua tanggal
Seorang tamu memesan 21 April seharga Rp100.000.
Tamu meminta untuk mengubah tanggal check-in ke 23 April (harga inventaris: Rp200.000).
Kotak centang "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" tidak berlaku karena tidak ada tanggal asli yang tersisa. Sistem memperlakukannya sebagai pemesanan baru = Rp200.000 total.
💡 Tips: Untuk mempertahankan harga asli saat mengubah semua tanggal, kosongkan kolom Paket harga dan masukkan harga secara manual di kolom Kamar.
Tipe kamar
Untuk mengubah tipe kamar untuk sebuah pemesanan:
Klik menu dropdown Tipe kamar.
Pilih tipe kamar baru.
Pilih Paket harga (wajib saat mengubah tipe kamar).
Klik Simpan.
⚠️ Anda harus memilih paket harga saat mengubah tipe kamar.
Paket harga
Menghapus paket harga – Harga kustom / Mengubah harga hanya untuk pemesanan ini
⚠️ Anda hanya dapat menetapkan harga kustom untuk pemesanan walk-in, pemesanan yang dibuat secara manual, atau pemesanan yang bersumber dari Ekstranet. Untuk perubahan harga pada jenis pemesanan lain: Pemesanan OTA/channel harus diubah langsung melalui channel. Pemesanan Pemesanan Langsung harus diubah di Pemesanan Langsung.
Untuk menetapkan harga kustom untuk satu pemesanan tanpa mengubah paket harga Anda:
Kosongkan menu dropdown Paket harga.
Masukkan harga secara manual di kolom Kamar di sebelah kanan.
Klik Simpan.
⚠️ Mengosongkan kolom Paket harga membuat kolom Tamu tambahan tidak dapat diedit. Dalam kasus ini, Anda perlu menambahkan biaya tambahan ke harga Kamar.
Beralih ke paket harga yang berbeda
Gunakan opsi ini jika Anda ingin mengalihkan pemesanan ini ke paket harga yang berbeda (misalnya, dari Standar ke Tidak Dapat Dikembalikan).
Pilih paket harga baru dari menu dropdown.
Untuk menerapkan penetapan harga paket harga baru, hapus centang Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada.
Klik Simpan.
💡 Jika Anda tidak menghapus centang "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada", pemesanan akan mempertahankan harga aslinya meskipun dengan paket harga baru.
Perbarui ke harga inventaris Anda saat ini
Gunakan opsi ini jika Anda telah mengubah harga di halaman Inventaris dan ingin menerapkan harga baru tersebut ke pemesanan yang sudah ada.
Pertahankan paket harga yang sama.
Hapus centang Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada.
Klik Simpan.
⚠️ Ini akan mengubah harga pemesanan agar sesuai dengan inventaris Anda saat ini. Selalu konfirmasikan perubahan harga dengan tamu Anda terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
💡 Lihat contoh "Pertahankan tarif untuk tanggal yang sudah ada" di bawah untuk memahami cara kerjanya.
No. Kamar
Nomor kamar (No. Kamar): Anda dapat mengubah alokasi kamar untuk pemesanan ini.
Jika Anda mengosongkan kolom ini, pemesanan akan dipindahkan ke bagian Tidak Dialokasikan di Kalender.
Jika tidak ada kamar yang tersedia di menu dropdown, ini berarti tidak ada kamar fisik dari tipe kamar tersebut yang tersedia pada tanggal tersebut.
Hunian
Memasukkan jumlah penghuni yang tepat (dewasa, anak-anak, dan bayi) akan menyesuaikan total harga pemesanan.
Kolom Tamu tambahan akan terisi otomatis berdasarkan perubahan Anda dan Hunian yang ditetapkan dalam paket harga yang dipilih.
Diskon
Ubah atau masukkan diskon untuk pemesanan ini berdasarkan per malam atau per kamar.
Tambahkan kamar lain
Untuk menambahkan kamar tambahan:
Klik Tambahkan kamar lain.
Pilih tipe kamar.
Lengkapi detail pemesanan.
Klik Simpan.
💡 Anda dapat memesan beberapa tipe kamar untuk tanggal yang sama selama tersedia.
Untuk menghapus kamar:
Arahkan kursor ke tipe kamar dan klik tanda X merah yang muncul.
Tambahkan tamu
Ini akan mengarahkan Anda ke tab Tamu pada pemesanan.
Detail kontak utama
Anda dapat mengubah detail kontak kapan saja.
Informasi penting tentang nama pada tagihan:
Hanya satu nama tamu yang muncul di tagihan: kontak utama ATAU tamu yang Anda tandai sebagai favorit (☆) di tab Tamu.
Anda dapat menambahkan tamu lain di tab Tamu, tetapi mereka tidak akan muncul di tagihan.
Detail kontak utama (nama dan ID) muncul di tagihan secara default, kecuali jika Anda menambahkan tamu lain di tab Tamu dan menandainya sebagai tamu pertama.
Detail kartu kredit
Hanya pengguna admin yang dapat melihat dan mengubah informasi kartu kredit.
⚠️ Little Hotelier hanya menyimpan informasi kartu kredit hingga 7 hari setelah tanggal check-out.
Komentar tamu
Yang muncul dalam komentar tamu:
Komentar yang Anda tambahkan secara manual.
Komentar dari tamu pada pemesanan melalui channel (OTA).
Catatan:
Komentar tamu muncul di email konfirmasi yang dikirim ke tamu.
Jangan sertakan informasi kartu kredit di Komentar tamu. Sistem secara otomatis mengenkripsi nomor kartu yang terdeteksi.
Untuk catatan internal yang hanya terlihat oleh staf, gunakan tab Catatan.
Tab Tamu
Tambahkan detail relevan tamu utama dan tamu yang menyertainya.
Mengapa saya memerlukan detail tamu?
Tambahkan detail tamu untuk:
Catatan akurat tentang semua orang yang menginap di properti Anda.
Keamanan Anda sendiri.
Kepatuhan hukum (diwajibkan oleh hukum di beberapa negara).
💡 Properti di Spanyol harus menjalankan laporan harian yang mencakup ID tamu dan informasi lainnya.
Bagaimana cara menambahkan tamu baru ke pemesanan?
Untuk menambahkan tamu:
Klik +Tambahkan tamu baru.
Masukkan detail tamu yang diperlukan:
Nama depan (wajib)
Nama belakang (wajib)
Kolom tambahan: Nama belakang kedua, email, nomor telepon, jenis kelamin
Klik Simpan.
💡 Klik +Isi otomatis kontak utama untuk menyalin detail kontak utama ke tamu baru.
Untuk menambahkan informasi tambahan:
Klik ikon panah bawah (⋁) di sebelah setiap tamu untuk menampilkan kolom tambahan:
Jenis dokumen ID, nomor ID, kewarganegaraan, tanggal penerbitan, tanggal kadaluarsa, tanggal lahir.
Alamat, negara, kota, provinsi, kode pos.
Nama mana yang muncul di Kalender?
Secara default:
Pemesanan menampilkan tamu pertama yang ditambahkan di tab Tamu.
Jika tidak ada tamu tambahan yang ditambahkan, pemesanan menampilkan nama kontak utama.
Ini berguna ketika kontak utama bukan tamu yang menginap (misalnya, seorang anak yang memesan untuk orang tuanya).
Untuk mengubah nama yang ditampilkan:
Tambahkan tamu baru di tab Tamu.
Klik ikon bintang (☆) di sebelah kiri kolom nama depan.
Klik Simpan.
Bagaimana cara menghapus tamu dari pemesanan?
Untuk menghapus tamu:
Arahkan kursor ke detail tamu di tab Tamu.
Klik tanda X merah yang muncul di atas ikon panah bawah (⋁).
Tab Inklusi
Tab Inklusi menampilkan inklusi per malam dari paket harga yang dipilih untuk pemesanan ini.
Kapan inklusi ditampilkan:
Pemesanan dari mesin pemesanan langsung Anda.
Pemesanan manual (jika inklusi dikonfigurasi saat memesan).
💡 Inklusi diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah paket harga. Anda tidak dapat mengubahnya secara manual dalam pemesanan.
💡 Mengubah paket harga pemesanan akan mengubah inklusi.
Untuk menambahkan atau mengubah inklusi:
Untuk inklusi di tingkat paket harga: Buat paket harga.
Untuk inklusi per malam dalam inventaris: Kelola inventaris Anda.
Tab Item Tambahan
Tambahkan item tambahan yang dapat dibeli atau dikonsumsi tamu selama menginap.
Bagaimana cara menambahkan item tambahan ke pemesanan?
Untuk menambahkan item tambahan:
Klik + Tambahkan baru.
Pilih item tambahan dari menu dropdown.
Klik Simpan.
💡 Menu dropdown menampilkan item tambahan yang dibuat di tingkat properti. Untuk membuat atau mengubah item tambahan: Buat, ubah, atau hapus item tambahan.
💡 Anda dapat menambahkan beberapa item tambahan dengan mengklik + Tambahkan baru beberapa kali.
Bagaimana cara menambahkan item tambahan kustom yang tidak ada dalam daftar?
Untuk item unik yang tidak ada dalam daftar item tambahan Anda:
Pilih Lainnya dari menu dropdown.
Isi Nama item ini.
Tambahkan Total harga item.
Masukkan Jumlah.
Klik Simpan.
Contoh: Tagihan minibar
Tamu Anda mengonsumsi tiga minuman dari minibar dengan harga Rp50.000 masing-masing:
Pilih Lainnya.
Nama: "Minuman minibar"
Total harga item: Rp50.000
Jumlah: 3
Total yang ditampilkan: Rp150.000
Klik Simpan.
⚠️ Item tambahan "Lainnya" tidak termasuk pajak kecuali Anda telah membuat pajak yang berlaku untuk "Semua". Pelajari selengkapnya: Buat dan kelola pajak, dan biaya layanan.
Bagaimana cara menghapus item tambahan dari pemesanan?
Untuk menghapus item tambahan:
Klik tanda X merah di sudut kiri atas setiap item tambahan yang ingin Anda hapus.
Tab Pembayaran
Bagaimana cara mengelola pembayaran? / Bagaimana cara mencatat atau memproses pembayaran?
Ada dua cara untuk mengelola pembayaran:
Jika Anda TIDAK menggunakan Little Hotelier Payments:
Terima uang muka dan pembayaran secara manual menggunakan metode pembayaran Anda sendiri (misalnya, mesin EDC kartu kredit).
Klik Catat pembayaran di Little Hotelier.
Masukkan detail transaksi.
⚠️ Mencatat pembayaran tidak memproses pembayaran. Ini hanya mencatat bahwa Anda telah menerimanya.
Jika Anda menggunakan Little Hotelier Payments:
Klik Proses pembayaran di tab Pembayaran.
Sistem secara otomatis membebankan jumlah yang belum dibayar.
💡 Dengan uang muka yang dikonfigurasi dan gateway pembayaran, uang muka diproses secara otomatis pada saat pemesanan.
Untuk gateway pembayaran lain: Jika gateway Anda memungkinkan pemrosesan dari Little Hotelier, prosesnya sama seperti di atas.
Apa itu uang muka di Little Hotelier?
Di Little Hotelier, "uang muka" adalah pembayaran apa pun yang dilakukan pada saat pemesanan (bukan hanya pembayaran sebagian).
💡 Anda dapat menyiapkan uang muka sejumlah total harga untuk tarif yang tidak dapat dikembalikan.
💡 Dengan uang muka yang dikonfigurasi, pemesanan dari mesin pemesanan langsung Anda dan channel dengan pembayaran jatuh tempo saat pemesanan akan otomatis muncul di tab Pembayaran.
Tab Catatan
Bagaimana cara menambahkan catatan internal?
Gunakan tab Catatan untuk informasi yang hanya terlihat oleh Anda dan staf Anda.
Contoh:
"Pelanggan setia: tinggalkan catatan terima kasih dengan kode promo LOYAL10"
"Tamu akan melamar: ia mengirimkan cincin agar kami letakkan di atas gelas champagne di sebelah champagne berselang pada hari check-in"
"Pengunjung tamu merusak TV di kamar 4. Ingatkan tamu bahwa kerusakan akan dibebankan ke kartu kredit mereka"
💡 Untuk catatan yang terlihat oleh tamu, gunakan bagian Komentar tamu di tab Detail. Catatan ini muncul di email konfirmasi.
Tab Tagihan
Bagaimana cara membuat tagihan untuk pemesanan?
Tab Tagihan berisi semua tagihan yang dibuat untuk pemesanan.
Praktik terbaik: selesaikan semua detail pemesanan sebelum membuat tagihan.
⚠️ Jika Anda mengubah detail pemesanan setelah membuat tagihan, sistem akan memberi tahu Anda dan menawarkan untuk memperbaruinya. Pembaruan membuat nomor tagihan baru dan membatalkan nomor tagihan sebelumnya.