Buat invoice
Sebelum membuat invoice, pastikan semua detail reservasi pada tab Detail sudah benar.
Untuk membuat invoice:
Buka halaman Kalender atau halaman Reservasi, lalu temukan reservasi yang dimaksud.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Buka tab Invoice.
Klik Buat invoice.
⚠️ Mengedit detail reservasi setelah invoice dibuat mungkin memerlukan pembaruan invoice. Memperbarui invoice akan membuat invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Perbarui invoice yang sudah ada
Pembaruan invoice diperlukan jika salah satu hal berikut berubah setelah invoice dibuat:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar, paket harga, atau jumlah tamu untuk masa inap di kamar
Ekstra (ditambahkan, diubah, atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
⚠️ Perbarui invoice hanya jika diperlukan. Setiap pembaruan akan membuat invoice baru — hindari penumpukan sejumlah besar invoice yang tidak valid di sistem Anda.
Untuk memperbarui invoice:
Buka halaman Kalender atau halaman Reservasi, lalu temukan reservasi yang dimaksud.
Klik sisi kanan penanda pemesanan reservasi untuk membukanya.
Edit detail reservasi, lalu klik Simpan.
Buka tab Invoice.
Klik Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk memperbarui.
⚠️ Mengklik Invoice sudah kedaluwarsa akan membuat invoice baru dan menandai invoice saat ini sebagai Tidak Valid.
💡 Setelah invoice dibuat, invoice tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem menyimpan semua versi sebelumnya jika Anda memerlukannya. Hanya invoice terbaru yang valid — semua versi sebelumnya menampilkan tanda air "Tidak Valid".
Cara penomoran invoice setelah pembaruan
Setiap kali Anda memperbarui invoice, versi baru tetap menggunakan nomor invoice asli dengan angka bertambah yang ditambahkan di akhir.
➕ Misalnya, jika nomor invoice asli Anda adalah "abc-100-xyz":
Setelah pembaruan pertama: "abc-100-xyz-1"
Setelah 10 pembaruan: "abc-100-xyz-10"
Angka ini menunjukkan berapa kali invoice telah diperbarui, bukan jumlah versi yang ada.
Isi invoice
Bagian | Detail |
Header | Header khusus (jika diatur di Sesuaikan invoice) |
Detail invoice | Nomor invoice, tanggal invoice |
Detail properti | Logo, nama, alamat, nomor telepon, nomor telepon kontak utama, email pertanyaan, nomor pajak, kebijakan pembayaran |
Detail tamu | Nama depan, nama belakang, alamat, kota, negara bagian, kode pos, negara |
Detail reservasi | Nomor reservasi, status reservasi, kedatangan, keberangkatan, jumlah malam, dewasa, anak-anak, bayi |
Rincian biaya | Tanggal, deskripsi (paket harga), nomor kamar, jumlah (untuk ekstra), total item, total |
Ringkasan pembayaran | Pembayaran, subtotal, total, saldo terutang, status pembayaran (Lunas atau Belum Lunas) |
💡 Invoice Anda dapat disesuaikan. Buka Sesuaikan invoice untuk menambahkan logo, header, dan detail properti lainnya.
⚠️ Untuk reservasi yang dibatalkan, invoice mungkin menampilkan saldo terutang jika pengembalian dana dicatat sebelum pembayaran awal. Untuk menampilkan saldo 0,00, catat pembayaran awal terlebih dahulu, kemudian catat pengembalian dana.
Cetak invoice
Untuk mencetak invoice untuk reservasi tertentu:
Buka halaman Kalender atau halaman Reservasi, lalu temukan reservasi yang dimaksud.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Klik Cetak dan pilih Invoice dari menu tarik-turun.
Klik Cetak untuk mengonfirmasi.
💡 Anda juga dapat menyimpan invoice sebagai PDF dengan memilih Simpan sebagai PDF.
Kirim invoice melalui email
⚠️ Sebelum mengirim invoice, pastikan invoice sudah diperbarui di tab Invoice reservasi. Email invoice tidak dapat disesuaikan.
Untuk mengirim invoice melalui email untuk reservasi tertentu:
Buka halaman Kalender atau halaman Reservasi, lalu temukan reservasi yang dimaksud.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Klik Email dan pilih Invoice dari menu tarik-turun.
Invoice dikirim ke alamat email kontak utama pada reservasi.
Mengapa mencetak atau mengirim invoice melalui email?
⚠️ Periksa peraturan setempat Anda — beberapa wilayah mengharuskan Anda memberikan invoice kepada tamu, dan menyimpan salinannya untuk catatan Anda.
Mencetak dan mengirim invoice melalui email membantu Anda untuk:
Memberikan ringkasan biaya dan pembayaran yang jelas kepada tamu / Memberikan kuitansi masa inap kepada tamu
Mendukung tim akuntansi Anda dengan catatan pendapatan untuk keperluan akuntansi dan audit pendapatan
💡 Jika Anda tidak memiliki Little Hotelier Pay, Anda dapat menggunakan invoice sebagai kuitansi untuk tamu. Catat pembayaran tamu terlebih dahulu untuk menampilkan saldo terutang sebesar 0,00.