Come si modifica una prenotazione?
⚠️ Importante:
È possibile modificare in Little Hotelier solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o tramite prenotazione diretta.
Le prenotazioni effettuate tramite le agenzie di viaggio online (canali), incluse eventuali modifiche a tariffe o prezzi, devono essere modificate o annullate dall'ospite tramite il canale utilizzato per prenotare.
Per modificare una prenotazione tramite prenotazione diretta o Demand Plus, vai su App personali > Prenotazione diretta (non Sistema di reception).
Per modificare una prenotazione:
Individua la prenotazione e fai clic su di essa per aprirla.
Utilizza le schede in alto per modificare le varie informazioni.
⚠️ Tutte le modifiche apportate nella scheda Dettagli verranno riportate sulla fattura della prenotazione.
Scheda Dettagli
La scheda Dettagli contiene le informazioni più importanti della prenotazione: i dettagli del soggiorno, le informazioni sul cliente principale e il riepilogo dei pagamenti. In questa scheda è possibile modificare le seguenti informazioni:
Come si cambiano le date di check-in o check-out?
Per modificare le date:
Fai clic sul campo della data di Check-in o Check-out.
Seleziona la nuova data.
Decidi se mantenere il prezzo originale (vedi di seguito).
Fai clic su Salva.
💡 Il campo Durata del soggiorno si aggiorna automaticamente quando modifichi le date.
Informazioni su "Mantieni le tariffe per le date esistenti"
Questa casella di spunta determina se la prenotazione manterrà il prezzo originale o se verranno applicati i prezzi aggiornati presenti nel tuo inventario.
Quando "Mantieni le tariffe per le date esistenti" è selezionata (impostazione predefinita):
Il prezzo originale della prenotazione viene mantenuto per le nuove date.
Seleziona questa opzione se desideri applicare il prezzo concordato inizialmente con l'ospite.
Quando "Mantieni le tariffe per le date esistenti" NON è selezionata:
Il sistema applica alla prenotazione i prezzi aggiornati presenti nel tuo inventario.
Il prezzo potrebbe cambiare se hai aggiornato le tariffe dopo aver ricevuto la prenotazione.
⚠️ Attenzione: Deselezionando questa opzione il prezzo della prenotazione potrebbe cambiare. Verifica sempre eventuali variazioni di prezzo con il tuo ospite prima di procedere, per evitare contestazioni.
Esempio: estensione del soggiorno
Il tuo inventario mostra €100/notte per il 21-22 aprile.
Un ospite prenota una notte (21 aprile) a €100.
Aggiorni il prezzo nell'inventario per il 21 aprile a €150.
L'ospite ti chiama per aggiungere un'altra notte (22 aprile).
Se selezionata: L'ospite paga €100 per ogni notte = €200 in totale.
Se NON selezionata: L'ospite paga €150 per la prima notte + €100 per la seconda = €250 in totale.
Esempio: modifica di tutte le date
Un ospite prenota il 21 aprile a €100.
L'ospite chiede di spostare il check-in al 23 aprile (prezzo in inventario: €200).
La casella di spunta "Mantieni le tariffe per le date esistenti" non è applicabile in questo caso, poiché non rimane nessuna delle date originali. Il sistema tratta la prenotazione come nuova = €200 in totale.
💡 Suggerimento: Per mantenere il prezzo originale quando si modificano tutte le date, lascia vuoto il campo Piano tariffario e inserisci manualmente il prezzo nel campo Camera.
Tipologia di camera
Per modificare la tipologia di camera di una prenotazione:
Fai clic sul menu a discesa Tipologia di camera.
Seleziona la nuova tipologia di camera.
Seleziona un Piano tariffario (obbligatorio quando si cambia la tipologia di camera).
Fai clic su Salva.
⚠️ È necessario selezionare un piano tariffario quando si cambia la tipologia di camera.
Piano tariffario
Rimozione del piano tariffario – Prezzo personalizzato / Modifica il prezzo solo per questa prenotazione
⚠️ È possibile impostare un prezzo personalizzato solo per le prenotazioni walk-in, create manualmente o provenienti dall'extranet. Per le modifiche di prezzo su altri tipi di prenotazione: le prenotazioni OTA/tramite canali devono essere modificate direttamente nel canale. Le prenotazioni tramite prenotazione diretta devono essere modificate in Prenotazione diretta.
Per impostare un prezzo personalizzato per una singola prenotazione senza modificare il piano tariffario:
Lascia vuoto il menu a discesa Piano tariffario.
Inserisci manualmente il prezzo nel campo Camera a destra.
Fai clic su Salva.
⚠️ Lasciando vuoto il campo Piano tariffario, il campo Ospite extra non sarà modificabile. In questo caso, aggiungi eventuali costi aggiuntivi direttamente al prezzo della camera.
Passaggio a un piano tariffario diverso
Utilizza questa opzione per assegnare a questa prenotazione un piano tariffario diverso (ad es. da Standard a Non rimborsabile).
Seleziona il nuovo piano tariffario dal menu a discesa.
Per applicare il prezzo del nuovo piano tariffario, deseleziona Mantieni le tariffe per le date esistenti.
Fai clic su Salva.
💡 Se non deselezioni "Mantieni le tariffe per le date esistenti", la prenotazione manterrà il prezzo originale anche con il nuovo piano tariffario.
Aggiornamento ai prezzi attuali dell'inventario
Utilizza questa opzione se hai modificato i prezzi nella pagina Inventario e desideri applicare i nuovi prezzi a una prenotazione esistente.
Mantieni selezionato lo stesso piano tariffario.
Deseleziona Mantieni le tariffe per le date esistenti.
Fai clic su Salva.
⚠️ Il prezzo della prenotazione verrà aggiornato in base ai prezzi attuali dell'inventario. Verifica sempre eventuali variazioni di prezzo con il tuo ospite prima di procedere, per evitare contestazioni.
💡 Consulta gli esempi relativi a "Mantieni le tariffe per le date esistenti" riportati in precedenza per maggiori dettagli sul funzionamento.
N. camera
Numero camera (N. camera): è possibile modificare l'assegnazione della camera per questa prenotazione.
Se lasci vuoto questo campo, la prenotazione verrà spostata nella sezione Non assegnate del Calendario.
Se nel menu a discesa non è disponibile alcuna camera, significa che non ci sono camere fisiche di quella tipologia disponibili per quelle date.
Occupazione
Inserendo il numero corretto di occupanti (adulti, bambini e neonati) il prezzo totale della prenotazione verrà aggiornato di conseguenza.
Il campo Ospite extra verrà compilato automaticamente in base alle modifiche apportate e alle Occupazioni impostate nel piano tariffario selezionato.
Sconto
Aggiungi o modifica uno sconto per questa prenotazione, calcolato per notte o per camera.
Aggiungi un'altra camera
Per aggiungere ulteriori camere:
Fai clic su Aggiungi un'altra camera.
Seleziona la tipologia di camera.
Completa i dettagli della prenotazione.
Fai clic su Salva.
💡 È possibile prenotare più tipologie di camera per le stesse date, purché siano disponibili.
Per rimuovere una camera:
Passa il cursore sulla tipologia di camera e fai clic sulla X rossa che appare.
Aggiungi ospiti
Questa opzione ti reindirizzerà alla scheda Ospiti della prenotazione.
Dati del contatto principale
È possibile modificare i dati di contatto in qualsiasi momento.
Informazioni importanti sui nominativi in fattura:
Sulla fattura appare un solo nominativo: il contatto principale OPPURE l'ospite contrassegnato come preferito (☆) nella scheda Ospiti.
È possibile aggiungere altri ospiti nella scheda Ospiti, ma non compariranno in fattura.
I dati del contatto principale (nome e documento d'identità) vengono riportati in fattura per impostazione predefinita, a meno che non si aggiunga un altro ospite nella scheda Ospiti e lo si contrassegni come primo ospite.
Dati della carta di credito
Solo gli utenti amministratori possono visualizzare e modificare i dati della carta di credito. ⚠️ Little Hotelier conserva i dati della carta di credito per un massimo di 7 giorni dopo la data di check-out.
Commenti dell'ospite
Cosa viene visualizzato nei commenti dell'ospite:
I commenti aggiunti manualmente.
I commenti degli ospiti per le prenotazioni effettuate tramite canale (OTA).
Nota:
I commenti dell'ospite vengono inclusi nelle e-mail di conferma inviate agli ospiti.
Non inserire dati della carta di credito nei commenti dell'ospite. Il sistema cripta automaticamente i numeri di carta rilevati.
Per le note interne visibili solo allo staff, utilizza la scheda Note.
Scheda Ospiti
Aggiungi le informazioni rilevanti relative all'ospite principale e agli eventuali ospiti aggiuntivi.
Perché devo inserire i dati degli ospiti?
Aggiungi i dati degli ospiti per:
Avere una registrazione accurata di tutte le persone che soggiornano nella struttura;
Tutela e sicurezza della struttura;
Conformità alle normative vigenti (obbligatoria per legge in alcuni paesi).
💡 Le strutture in Spagna devono generare un report giornaliero che include il documento d'identità dell'ospite e altre informazioni.
Come si aggiunge un nuovo ospite a una prenotazione?
Per aggiungere un ospite:
Fai clic su +Aggiungi nuovo ospite.
Inserisci i dati richiesti dell'ospite:
Nome (obbligatorio);
Cognome (obbligatorio);
Campi aggiuntivi: secondo cognome, e-mail, numero di telefono, genere.
Fai clic su Salva.
💡 Fai clic su +Compila automaticamente con il contatto principale per copiare i dati del contatto principale in un nuovo ospite.
Per aggiungere informazioni aggiuntive:
Fai clic sull'icona freccia verso il basso (⋁) accanto a ciascun ospite per visualizzare i campi aggiuntivi:
Tipo di documento d'identità, numero documento, nazionalità, data di rilascio, data di scadenza, data di nascita;
Indirizzo, paese, città, provincia, CAP.
Quale nominativo appare nel Calendario?
Per impostazione predefinita:
Le prenotazioni mostrano il primo ospite aggiunto nella scheda Ospiti.
Se non sono stati aggiunti ospiti aggiuntivi, le prenotazioni mostrano il nome del contatto principale.
Questa funzione è utile quando il contatto principale non è l'ospite che soggiorna (ad es. un figlio che prenota per i genitori).
Per modificare il nominativo visualizzato:
Aggiungi un nuovo ospite nella scheda Ospiti.
Fai clic sull'icona stella (☆) a sinistra del campo nome.
Fai clic su Salva.
Come si elimina un ospite da una prenotazione?
Per rimuovere un ospite:
Passa il cursore sui dati dell'ospite nella scheda Ospiti.
Fai clic sulla X rossa che appare sopra l'icona freccia verso il basso (⋁).
Scheda Inclusioni
La scheda Inclusioni mostra le inclusioni per notte previste dal piano tariffario selezionato per questa prenotazione.
Quando vengono visualizzate le inclusioni:
Per le prenotazioni provenienti dal tuo motore di prenotazione diretta;
Per le prenotazioni manuali (se le inclusioni erano configurate al momento della prenotazione).
💡 Le inclusioni vengono aggiornate automaticamente quando si cambia il piano tariffario. Non è possibile modificarle manualmente nella prenotazione.
💡 La modifica del piano tariffario di una prenotazione comporta la modifica delle inclusioni.
Per aggiungere o modificare le inclusioni:
Per le inclusioni a livello di piano tariffario, consulta: Crea un piano tariffario.
Per le inclusioni notturne nell'inventario, consulta: Gestisci il tuo inventario.
Scheda Articoli extra
Aggiungi gli articoli extra che gli ospiti possono acquistare o che potrebbero consumare durante il soggiorno.
Come si aggiunge un extra a una prenotazione?
Per aggiungere un articolo extra:
Fai clic su + Aggiungi nuovo.
Seleziona l'articolo extra dal menu a discesa.
Fai clic su Salva.
💡 Il menu a discesa mostra gli extra creati a livello di struttura. Per creare o modificare gli extra, consulta: Crea, modifica o elimina gli extra.
💡 Puoi aggiungere più articoli extra facendo clic più volte su + Aggiungi nuovo.
Come si aggiunge un extra personalizzato non presente nell'elenco?
Per articoli non inclusi nel tuo elenco di extra:
Seleziona Altro dal menu a discesa.
Inserisci il Nome dell'articolo.
Aggiungi il Prezzo totale dell'articolo.
Inserisci la Quantità.
Fai clic su Salva.
Esempio: addebiti minibar
L'ospite ha consumato tre bevande dal minibar a €5 ciascuna:
Seleziona Altro.
Nome: "Bevande minibar"
Prezzo totale: €5
Quantità: 3
Il totale visualizzato sarà: €15
Fai clic su Salva.
⚠️ L'extra "Altro" non include le imposte, a meno che non sia stata creata un'imposta applicata a "Tutto". Per saperne di più, consulta: Crea e gestisci imposte e supplementi di servizio.
Come si rimuove un extra da una prenotazione?
Per rimuovere un extra:
Fai clic sulla X rossa nell'angolo in alto a sinistra dell'articolo extra che desideri rimuovere.
Scheda Pagamenti
Come si gestiscono i pagamenti? / Come si registra o elabora un pagamento?
Ci sono due modi per gestire i pagamenti:
Se NON utilizzi Little Hotelier Payments:
Accetta acconti e pagamenti manualmente con il tuo metodo di pagamento (ad es. terminale di pagamento).
Fai clic su Registra pagamento in Little Hotelier.
Inserisci i dettagli della transazione.
⚠️ La registrazione di un pagamento non elabora il pagamento. Indica solo che il pagamento è stato ricevuto.
Se utilizzi Little Hotelier Payments:
Fai clic su Elabora pagamento nella scheda Pagamenti.
Il sistema addebita automaticamente l'importo dovuto.
💡 Se hai configurato un acconto e disponi di un gateway di pagamento, l'acconto viene elaborato automaticamente al momento della prenotazione.
Per altri gateway di pagamento: se il tuo gateway consente l'elaborazione da Little Hotelier, la procedura è la stessa descritta sopra.
Cos'è un acconto in Little Hotelier?
In Little Hotelier, per "acconto" si intende qualsiasi pagamento effettuato al momento della prenotazione (non solo un pagamento parziale).
💡 È possibile impostare un acconto pari all'importo totale per le tariffe non rimborsabili.
💡 Con gli acconti configurati, le prenotazioni provenienti dal tuo motore di prenotazione diretta e dai canali con pagamento dovuto al momento della prenotazione vengono visualizzate automaticamente nella scheda Pagamenti.
Scheda Note
Come si aggiungono note interne?
Utilizza la scheda Note per le informazioni visibili solo a te e al tuo staff.
Esempi:
"Cliente abituale: lasciare un biglietto di ringraziamento con il codice promozionale LOYAL10"
"L'ospite ha una sorpresa in arrivo: sta per spedire un anello che chiede di posizionare su un bicchiere di champagne con ghiaccio per il giorno del check-in"
"L'ospite di un cliente ha rotto il televisore della camera 4. Ricordare all'ospite che i danni verranno addebitati sulla carta di credito"
💡 Per le note visibili agli ospiti, utilizza la sezione Commenti dell'ospite nella scheda Dettagli. Queste vengono incluse nelle e-mail di conferma.
Scheda Fatture
Come si genera una fattura per una prenotazione?
La scheda Fatture contiene tutte le fatture generate per una prenotazione.
Procedura consigliata: Finalizza tutti i dettagli della prenotazione prima di generare una fattura.
⚠️ Se modifichi i dettagli della prenotazione dopo aver generato una fattura, il sistema ti avviserà e ti proporrà di aggiornarla. L'aggiornamento genera un nuovo numero di fattura e invalida i numeri di fattura precedenti.