Come posso modificare una prenotazione?
⚠️ Importante:
Solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o tramite Prenotazione diretta possono essere modificate in Little Hotelier.
Le prenotazioni effettuate tramite OTA (agenzia di viaggio online), incluse eventuali modifiche a tariffe o prezzi, devono essere modificate o cancellate dall'ospite attraverso il canale utilizzato per la prenotazione.
Per modificare una prenotazione Prenotazione diretta o Demand Plus, vai a Le mie app > Prenotazione diretta (non Ricevimento).
Per modificare una prenotazione:
Trova la prenotazione e fai clic su di essa per aprirla.
Usa le schede in alto per modificare le diverse informazioni.
⚠️ Tutte le modifiche apportate nella scheda Dettagli appariranno sulla fattura della prenotazione.
Scheda Dettagli
La scheda Dettagli contiene le informazioni più importanti della prenotazione: i dettagli del soggiorno, le informazioni del contatto principale e il riepilogo del pagamento. In questa scheda puoi modificare le seguenti informazioni:
Come modifico le date di check-in o check-out?
Per modificare le date:
Fai clic sul campo data di Check-in o Check-out.
Seleziona la nuova data.
Decidi se mantenere la tariffa originale (vedi sotto).
Fai clic su Salva.
💡 Il campo Durata del soggiorno si aggiorna automaticamente quando modifichi le date.
Cosa significa "Mantieni le tariffe per le date esistenti"?
Questa casella di controllo determina se la prenotazione mantiene il prezzo originale o applica i prezzi attuali del tuo inventario.
Quando "Mantieni le tariffe per le date esistenti" è selezionata (impostazione predefinita):
Il prezzo di prenotazione originale viene riportato alle nuove date.
Usa questa opzione quando vuoi rispettare il prezzo originariamente concordato dall'ospite.
Quando "Mantieni le tariffe per le date esistenti" NON è selezionata:
Il sistema applica i prezzi del tuo inventario attuale alla prenotazione.
Il prezzo potrebbe cambiare se hai aggiornato le tariffe dalla data della prenotazione.
⚠️ Attenzione: deselezionare questa opzione potrebbe modificare il prezzo della prenotazione. Conferma sempre le variazioni di prezzo con il tuo ospite prima di procedere, per evitare contestazioni.
Esempio: Prolungamento del soggiorno
Il tuo inventario mostra 100 €/notte per il 21 e 22 aprile.
Un ospite prenota una notte (21 aprile) a 100 €.
Modifichi il prezzo del tuo inventario per il 21 aprile a 150 €.
L'ospite chiama per aggiungere un'altra notte (22 aprile).
Se selezionata: l'ospite paga 100 € per ogni notte = 200 € in totale.
Se NON selezionata: l'ospite paga 150 € per la prima notte + 100 € per la seconda = 250 € in totale.
Esempio: Modifica di tutte le date
Un ospite prenota il 21 aprile a 100 €.
L'ospite chiede di cambiare il check-in al 23 aprile (prezzo inventario: 200 €).
La casella "Mantieni le tariffe per le date esistenti" non si applica perché non rimane nessuna data originale. Il sistema la tratta come una nuova prenotazione = 200 € in totale.
💡 Suggerimento: per mantenere il prezzo originale quando si cambiano tutte le date, lascia vuoto il campo Piano tariffario e inserisci manualmente il prezzo nel campo Camera.
Tipo di camera
Per modificare il tipo di camera di una prenotazione:
Fai clic sul menu a tendina Tipo di camera.
Seleziona il nuovo tipo di camera.
Seleziona un piano tariffario (obbligatorio quando si cambia il tipo di camera).
Fai clic su Salva.
⚠️ Devi selezionare un piano tariffario quando cambi il tipo di camera.
Piano tariffario
Rimuovere il piano tariffario – Prezzo personalizzato / Modificare il prezzo solo per questa prenotazione
⚠️ Puoi impostare un prezzo personalizzato solo per le prenotazioni walk-in, create manualmente o provenienti dall'Extranet. Per le modifiche di prezzo su altri tipi di prenotazione: le prenotazioni OTA/canale devono essere modificate direttamente tramite il canale. Le prenotazioni Prenotazione diretta devono essere modificate nella Prenotazione diretta.
Per impostare un prezzo personalizzato per una singola prenotazione senza modificare il piano tariffario:
Lascia vuoto il menu a tendina Piano tariffario.
Inserisci manualmente il prezzo nel campo Camera a destra.
Fai clic su Salva.
⚠️ Lasciare vuoto il campo Piano tariffario rende il campo Persona aggiuntiva non modificabile. In questi casi, dovrai aggiungere eventuali costi extra al prezzo della Camera.
Passare a un piano tariffario diverso
Usa questa opzione per passare questa prenotazione a un piano tariffario diverso (ad esempio, da Standard a Non rimborsabile).
Seleziona il nuovo piano tariffario dal menu a tendina.
Per applicare i prezzi del nuovo piano tariffario, deseleziona Mantieni le tariffe per le date esistenti.
Fai clic su Salva.
💡 Se non deselezioni "Mantieni le tariffe per le date esistenti", la prenotazione manterrà il prezzo originale anche con il nuovo piano tariffario.
Aggiornare ai prezzi del tuo inventario attuale
Usa questa opzione se hai modificato i prezzi nella pagina Inventario e vuoi applicare questi nuovi prezzi alla prenotazione esistente.
Mantieni lo stesso piano tariffario selezionato.
Deseleziona Mantieni le tariffe per le date esistenti.
Fai clic su Salva.
⚠️ In questo modo il prezzo della prenotazione verrà aggiornato per corrispondere al tuo inventario attuale. Conferma sempre le variazioni di prezzo con il tuo ospite prima di procedere, per evitare contestazioni.
💡 Consulta gli esempi "Mantieni le tariffe per le date esistenti" di seguito per capire come funziona.
N. camera
Numero camera (N. camera): puoi modificare l'assegnazione della camera per questa prenotazione.
Se lasci questo campo vuoto, la prenotazione verrà spostata nella sezione Non assegnato del Calendario.
Se non sono disponibili camere nel menu a tendina, significa che non ci sono camere fisiche di quel tipo di camera disponibili per quelle date.
Occupazione
L'inserimento del numero corretto di occupanti (adulti, bambini e neonati) adeguerà il prezzo totale della prenotazione.
Il campo Persona aggiuntiva verrà compilato automaticamente in base alle modifiche apportate e alle occupazioni impostate nel piano tariffario selezionato.
Sconto
Modifica o inserisci uno sconto per questa prenotazione, per notte o per camera.
Aggiungere un'altra camera
Per aggiungere camere aggiuntive:
Fai clic su Aggiungi un'altra camera.
Seleziona il tipo di camera.
Completa i dettagli della prenotazione.
Fai clic su Salva.
💡 Puoi prenotare più tipi di camera per le stesse date, a condizione che siano disponibili.
Per rimuovere una camera:
Passa il cursore sul tipo di camera e fai clic sulla X rossa che appare.
Aggiungere ospiti
Verrai reindirizzato/a alla scheda Ospiti della prenotazione.
Dettagli del contatto principale
Puoi modificare i dati di contatto in qualsiasi momento.
Informazioni importanti sui nomi nelle fatture:
Nelle fatture appare solo un nome ospite: il contatto principale OPPURE l'ospite che hai contrassegnato come preferito (☆) nella scheda Ospiti.
Puoi aggiungere altri ospiti nella scheda Ospiti, ma non appariranno in fattura.
I dati del contatto principale (nome e documento d'identità) appaiono in fattura per impostazione predefinita, a meno che non aggiunga un altro ospite nella scheda Ospiti e lo contrassegni come primo ospite.
Dati della carta di credito
Solo gli utenti amministratori possono visualizzare e modificare le informazioni della carta di credito.
⚠️ Little Hotelier conserva le informazioni della carta di credito solo fino a 7 giorni dopo la data di check-out.
Commenti dell'ospite
Cosa appare nei commenti dell'ospite:
I commenti che aggiungi manualmente.
I commenti degli ospiti per le prenotazioni tramite canale (OTA).
Nota:
I commenti dell'ospite appaiono nelle e-mail di conferma inviate agli ospiti.
Non inserire informazioni sulla carta di credito nei Commenti dell'ospite. Il sistema cripta automaticamente i numeri di carta rilevati.
Per le note interne visibili solo al personale, usa invece la scheda Note.
Scheda Ospiti
Aggiungi i dettagli rilevanti dell'ospite principale e degli ospiti che lo accompagnano.
Perché ho bisogno dei dati degli ospiti?
Aggiungi i dati degli ospiti per:
Registrazioni accurate di tutte le persone che soggiornano nella tua struttura.
La tua sicurezza.
La conformità legale (richiesta dalla legge in alcuni paesi).
💡 Le strutture in Spagna devono generare un report giornaliero che includa il documento d'identità dell'ospite e altre informazioni.
Come aggiungo un nuovo ospite a una prenotazione?
Per aggiungere un ospite:
Fai clic su +Aggiungi nuovo ospite.
Inserisci i dati richiesti dell'ospite:
Nome (obbligatorio)
Cognome (obbligatorio)
Campi aggiuntivi: secondo cognome, e-mail, numero di telefono, genere
Fai clic su Salva.
💡 Fai clic su +Compilazione automatica del contatto principale per copiare i dati del contatto principale in un nuovo ospite.
Per aggiungere ulteriori informazioni:
Fai clic sull'icona freccia giù (⋁) accanto a ogni ospite per visualizzare i campi aggiuntivi:
Tipo di documento d'identità, numero documento, nazionalità, data di rilascio, data di scadenza, data di nascita.
Indirizzo, paese, città, regione, codice postale.
Quale nome appare nel Calendario?
Per impostazione predefinita:
Le prenotazioni mostrano il primo ospite aggiunto nella scheda Ospiti.
Se non vengono aggiunti ospiti aggiuntivi, le prenotazioni mostrano il nome del contatto principale.
Questo è utile quando il contatto principale non è l'ospite che soggiorna (ad esempio, un figlio che prenota per i genitori).
Per cambiare il nome visualizzato:
Aggiungi un nuovo ospite nella scheda Ospiti.
Fai clic sull'icona stella (☆) a sinistra del campo del nome.
Fai clic su Salva.
Come posso eliminare un ospite da una prenotazione?
Per rimuovere un ospite:
Passa il cursore sui dati dell'ospite nella scheda Ospiti.
Fai clic sulla X rossa che appare sopra l'icona freccia giù (⋁).
Scheda Inclusioni
La scheda Inclusioni mostra le inclusioni per notte del piano tariffario selezionato per questa prenotazione.
Quando vengono visualizzate le inclusioni:
Prenotazioni dal tuo motore di prenotazione diretta.
Prenotazioni manuali (se le inclusioni erano configurate al momento della prenotazione).
💡 Le inclusioni si aggiornano automaticamente quando cambi il piano tariffario. Non puoi modificarle manualmente in una prenotazione.
💡 La modifica del piano tariffario di una prenotazione cambia le inclusioni.
Per aggiungere o modificare le inclusioni:
Per le inclusioni a livello di piano tariffario: Crea un piano tariffario.
Per le inclusioni per notte nell'inventario: Gestisci il tuo inventario.
Scheda Articoli extra
Aggiungi articoli extra che i tuoi ospiti possono acquistare o consumare durante il soggiorno.
Come aggiungo un articolo extra a una prenotazione?
Per aggiungere un articolo extra:
Fai clic su + Aggiungi nuovo.
Seleziona l'articolo extra dal menu a tendina.
Fai clic su Salva.
💡 Il menu a tendina mostra gli extra creati a livello di struttura. Per creare o modificare gli extra: Crea, modifica o elimina gli extra.
💡 Puoi aggiungere più extra facendo clic più volte su + Aggiungi nuovo.
Come aggiungo un extra personalizzato non presente nell'elenco?
Per articoli specifici non presenti nel tuo elenco di extra:
Seleziona Altro dal menu a tendina.
Inserisci il Nome di questo articolo.
Aggiungi il Prezzo totale dell'articolo.
Inserisci la Quantità.
Fai clic su Salva.
Esempio: Addebiti del minibar
Il tuo ospite ha consumato tre bevande dal minibar a 5 € ciascuna:
Seleziona Altro.
Nome: "Bevande minibar"
Prezzo totale: 5 €
Quantità: 3
Il totale mostra: 15 €
Fai clic su Salva.
⚠️ L'extra "Altro" non include le tasse, a meno che tu non abbia creato una tassa applicata a "Tutto". Ulteriori informazioni: Crea e gestisci tasse e commissioni di servizio.
Come rimuovo un articolo extra da una prenotazione?
Per rimuovere un articolo extra:
Fai clic sulla X rossa nell'angolo in alto a sinistra di ogni articolo extra che vuoi rimuovere.
Scheda Pagamenti
Come gestisco i pagamenti? / Come registro o elaboro i pagamenti?
Ci sono due modi per gestire i pagamenti:
Se NON utilizzi Little Hotelier Payments:
Accetta acconti e pagamenti manualmente utilizzando il tuo metodo di pagamento (ad esempio, terminale per carte di credito).
Fai clic su Registra pagamento in Little Hotelier.
Inserisci i dettagli della transazione.
⚠️ La registrazione di un pagamento non elabora il pagamento. Registra solo che lo hai ricevuto.
Se utilizzi Little Hotelier Payments:
Fai clic su Elabora pagamento nella scheda Pagamenti.
Il sistema addebita automaticamente l'importo dovuto.
💡 Con acconti configurati e un gateway di pagamento, gli acconti vengono elaborati automaticamente al momento della prenotazione.
Per altri gateway di pagamento: se il tuo gateway consente l'elaborazione da Little Hotelier, la procedura è la stessa descritta sopra.
Cos'è un acconto in Little Hotelier?
In Little Hotelier, un "acconto" è qualsiasi pagamento effettuato al momento della prenotazione (non solo un pagamento parziale).
💡 Puoi impostare un acconto pari all'importo totale per le tariffe non rimborsabili.
💡 Con gli acconti configurati, le prenotazioni dal tuo motore di prenotazione diretta e dai canali con pagamento dovuto alla prenotazione appariranno automaticamente nella scheda Pagamenti.
Scheda Note
Come aggiungo note interne?
Usa la scheda Note per le informazioni visibili solo a te e al tuo staff.
Esempi:
"Cliente abituale: lasciare un biglietto di ringraziamento con il codice promozionale LOYAL10"
"L'ospite farà la proposta di matrimonio: ha spedito l'anello per farla trovare su un calice di champagne accanto a una bottiglia in ghiaccio il giorno del check-in"
"Il visitatore dell'ospite ha rotto la TV della camera 4. Ricordare all'ospite che i danni saranno addebitati sulla carta di credito"
💡 Per le note visibili agli ospiti, usa la sezione Commenti dell'ospite nella scheda Dettagli. Queste appaiono nelle e-mail di conferma.
Scheda Fatture
Come genero una fattura per una prenotazione?
La scheda Fatture contiene tutte le fatture generate per una prenotazione.
Best practice: definisci tutti i dettagli della prenotazione prima di creare una fattura.
⚠️ Se modifichi i dettagli della prenotazione dopo aver generato una fattura, il sistema ti avvisa e propone di aggiornarla. L'aggiornamento crea un nuovo numero di fattura e annulla i numeri di fattura precedenti.