Come posso gestire una prenotazione con più camere?
Little Hotelier ti permette di creare facilmente prenotazioni che includono più di una camera.
Ci sono alcuni aspetti da considerare:
Se una prenotazione comprende più di una camera, non è possibile modificare separatamente le date di soggiorno di ciascuna camera, poiché la modifica delle date interesserà tutte le camere della prenotazione. Se hai bisogno di regolare le date di soggiorno per ogni camera singolarmente, dovrai dividere la prenotazione creando prenotazioni separate.
Se hai bisogno di una fattura separata per una camera in una prenotazione con più camere, dovrai anch'essa dividere la prenotazione. Se hai bisogno di una fattura separata per una camera in una prenotazione con più camere, dovrai anch'essa dividere la prenotazione.
Come posso aggiungere una camera a una prenotazione?
Per aggiungere una camera a una prenotazione, segui questi passaggi:
Trova la prenotazione a cui desideri aggiungere una nuova camera.
Apri la prenotazione e assicurati di trovarti nella scheda Dettagli.
Clicca sul pulsante +Aggiungi un'altra camera, posizionato sopra il Riepilogo della prenotazione.
Compila tutti i campi pertinenti e ricorda di premere Salva:
Tipo di camera
Piano tariffario
N. camera
Adulti
Bambini
Neonati
Sconto
Nota: puoi aggiungere solo i tipi di camera creati prima della prenotazione. I tipi di camera creati dopo la prenotazione non possono essere aggiunti alle prenotazioni esistenti.
Dopo aver aggiunto una nuova camera alla prenotazione
Se consulti la pagina Calendario, vedrai che la nuova camera aggiunta risulta occupata da quella che sembra una nuova prenotazione. Questo blocco non è una nuova prenotazione, bensì quella originale. Puoi aprirlo e verificare che condivide lo stesso identificativo univoco della prenotazione originale, oltre ad altri dettagli.
💡 Puoi considerarle come prenotazioni «gemelle», poiché condividono lo stesso identificativo e qualsiasi modifica apportata a una si rifletterà automaticamente nell'altra. Ad esempio:
Hai una prenotazione con Camera 1 e Camera 2.
Fai doppio clic sulla prenotazione dalla Camera 1 e ne cambi lo stato da Confermata a Check-in effettuato.
La prenotazione «gemella» assegnata alla Camera 2 verrà automaticamente mostrata come Check-in effettuato.
Come posso assegnare ospiti diversi a ciascuna camera di una prenotazione con più camere?
Ora che hai assegnato più di una camera alla stessa prenotazione, potresti voler aggiungere ogni ospite alla propria camera corrispondente:
Trova la prenotazione e aprila.
Passa dalla scheda Dettagli alla scheda Ospiti della tua prenotazione.
Vedrai le camere aggiunte nella scheda Dettagli. Clicca semplicemente su +Aggiungi nuovo ospite a destra di ciascuna camera.
Compila tutti i dati richiesti per l'ospite.
Come gestire un check-out anticipato per una prenotazione walk-in o creata manualmente?
Un check-out anticipato si verifica quando un ospite lascia la struttura prima della data di partenza originale. Puoi aggiornare la prenotazione per ridurre la durata del soggiorno e rendere la camera disponibile per la rivendita.
⚠️ Questo processo ricalcola automaticamente la tariffa giornaliera in base alle nuove date e apparirà sulla fattura della prenotazione. Puoi farlo solo per prenotazioni walk-in o create manualmente. Per le prenotazioni OTA (agenzia di viaggio online), contatta direttamente il canale per apportare qualsiasi modifica.
Prima di procedere, conferma il prezzo totale finale della camera concordato con l'ospite.
Per gestire un check-out anticipato per una prenotazione walk-in o creata manualmente:
Apri la prenotazione in Ricevimento (Front Desk).
Nel campo Check-out, seleziona la nuova data di partenza.
Nel campo Tariffa della camera, clicca sul nome del piano tariffario e seleziona l'opzione vuota in cima all'elenco a discesa.
Nel campo Camera, inserisci il prezzo totale finale concordato per la camera.
Clicca su Salva.
💡 Lasciare vuoto il campo Tariffa della camera ti consente di inserire un prezzo personalizzato senza modificare il tuo piano tariffario.
Suddivisione di una prenotazione
Qual è la differenza tra una prenotazione con più camere e una prenotazione che deve essere suddivisa?
La differenza principale è che una prenotazione suddivisa si comporta come due prenotazioni distinte, con identificativi diversi e fatture separate. Al contrario, una prenotazione con più camere si comporta come una sola prenotazione, con un unico identificativo e un'unica fattura possibile.
⚠️ Tieni presente che:
Se suddividi una prenotazione, dovrai gestire due prenotazioni in modo indipendente.
Se hai una prenotazione con più camere, non è possibile gestire ogni camera separatamente.
In quali situazioni devo suddividere una prenotazione?
Potrebbe essere più conveniente suddividere una prenotazione nelle seguenti circostanze:
Nessuna disponibilità per la stessa camera in notti consecutive. Ciò si verifica quando non c'è disponibilità per una camera specifica per l'intero soggiorno, ma sono disponibili due camere diverse per le date scelte. Una prenotazione di questo tipo richiede che l'ospite cambi camera a metà soggiorno. 💡 Ad esempio: la tua camera Singola è prenotata dal 19 al 20. Hai un ospite interessato a soggiornare dal 15 al 20 nella tua camera Singola. La camera Singola non è disponibile la notte del 19, ma hai una camera Doppia disponibile per quella notte. Puoi suggerire all'ospite di soggiornare nella camera Singola le prime notti e nella camera Doppia l'ultima notte (senza costi aggiuntivi, se lo ritieni opportuno).
Su richiesta dell'ospite. L'ospite potrebbe voler soggiornare in due tipi di camera diversi. ➕ Il tuo ospite potrebbe dover lavorare nei primi giorni e aver bisogno solo di una camera basilare, ma verso la fine del soggiorno potrebbe essere in vacanza e preferire una camera più spaziosa con vista.
Le date di soggiorno di ogni camera sono diverse. Se una prenotazione comprende più di una camera, i tuoi ospiti potrebbero voler soggiornare in camere diverse. Pertanto, alcuni potrebbero voler rimanere più giorni di altri, il che significa che ogni camera ha una durata di soggiorno diversa.
Se hai bisogno di una fattura per ogni camera. Non può esserci più di una fattura valida per ogni prenotazione. Se il tuo ospite richiede due fatture per la stessa prenotazione, dovrai suddividerla affinché ogni prenotazione abbia la propria fattura.
Come suddivido una prenotazione?
Per suddividere una prenotazione, dovrai rimuovere la camera che deve essere separata dalla prenotazione originale. Per rimuovere una camera da una prenotazione, segui questi passaggi:
Trova e apri la prenotazione.
Vai alla scheda Dettagli.
Clicca sulla X rossa che appare sul lato destro del tipo di camera quando passi il cursore sulla barra del tipo di camera.
Una volta rimossa, puoi creare una nuova prenotazione solo per quella camera.
⚠️ Se la prenotazione originale conteneva più camere con date di soggiorno diverse, dovrai eliminare ciascuna delle camere aggiuntive e creare prenotazioni singole per tutte.
Il mio ospite desidera che la prenotazione sia intestata a un'azienda
Se un ospite è in viaggio di lavoro, potrebbe richiedere che la fattura della prenotazione sia emessa a nome della sua azienda. Little Hotelier non dispone di un'opzione per distinguere tra una persona fisica e un'azienda, ma può comunque generare il nome dell'azienda sulla fattura dell'ospite. Segui questi semplici passaggi:
Trova e apri la prenotazione.
Aggiungi il nome dell'azienda nella scheda Dettagli > sezione Contatto principale. Ad esempio, se l'azienda si chiama Little Hotelier BnB, puoi inserirla come segue:
Nome: Little Hotelier
Cognome: BnB 💡 La fattura non mostrerà le parole «nome» o «cognome»; mostrerà semplicemente: Little Hotelier BnB.
Aggiungi il codice fiscale o la partita IVA dell'azienda nel campo Numero identificativo nella scheda Dettagli della prenotazione. 💡 Puoi aggiungere «P.IVA: 123456» in questo campo, e queste informazioni appariranno subito sotto il nome dell'azienda sulla fattura.
Se necessario, puoi aggiungere informazioni aggiuntive sull'indirizzo dell'azienda sotto Organizzazione.
⚠️ Oltre a compilare i dati del contatto principale con le informazioni dell'azienda, ti consigliamo di aggiungere i dati dei tuoi ospiti nella scheda Ospiti della prenotazione.
Perché mancano i dati di contatto dell'ospite dalla prenotazione?
I dati di contatto potrebbero essere assenti da una prenotazione se la prenotazione è stata effettuata tramite una piattaforma di terze parti che non trasmette i dati di contatto completi, se l'ospite non ha fornito informazioni di contatto durante la prenotazione, o se si è verificato un problema tecnico nella trasmissione della prenotazione dal canale.
Se mancano i dati di contatto dell'ospite, contatta direttamente il canale per ottenerli.