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Prenotazioni – domande frequenti

Come posso gestire una prenotazione con più camere?

Little Hotelier ti consente di creare facilmente prenotazioni che includono più di una camera.

Ecco alcuni aspetti da considerare:

  • Se una prenotazione include più di una camera, non è possibile modificare separatamente le date del soggiorno di ciascuna camera, poiché la modifica avrà effetto su tutte le camere della prenotazione. Se devi modificare le date di ciascuna camera separatamente, dovrai dividere la prenotazione creando prenotazioni distinte.

  • Se ti serve una fattura separata per una camera inclusa in una prenotazione con più camere, dovrai dividere la prenotazione. Se ti serve una fattura separata per una camera inclusa in una prenotazione con più camere, dovrai dividere la prenotazione.

Come posso aggiungere una camera a una prenotazione?

Per aggiungere una camera a una prenotazione, procedi nel seguente modo:

  1. Trova la prenotazione a cui vuoi aggiungere una nuova camera.

  2. Apri la prenotazione e assicurati di trovarti nella scheda Dettagli.

  3. Fai clic sul pulsante +Aggiungi un'altra camera, sopra il Riepilogo della prenotazione.

  4. Compila tutti i campi pertinenti e non dimenticare di fare clic su Salva:

    • Tipologia di camera;

    • Piano tariffario;

    • Numero della camera (#);

    • Adulti;

    • Bambini;

    • Neonati;

    • Sconto.

Nota: puoi aggiungere solo tipologie di camera create prima della prenotazione. Le tipologie di camera create dopo la prenotazione non possono essere aggiunte alle prenotazioni esistenti.

Dopo aver aggiunto una nuova camera alla prenotazione

Nella pagina Calendario, la nuova camera aggiunta potrebbe sembrare occupata da una nuova prenotazione. In realtà, il blocco corrisponde alla prenotazione originale. Aprendolo, noterai che condivide lo stesso ID univoco della prenotazione originale, oltre ad altri dettagli.

💡 Puoi considerarle come prenotazioni “gemelle”: condividono lo stesso ID e qualsiasi modifica apportata a una verrà applicata anche all’altra. Ad esempio:

  • Hai una prenotazione con la Camera 1 e la Camera 2.

  • Fai doppio clic sulla prenotazione della Camera 1 e modifichi lo stato da Confermata a Ospite arrivato.

  • Anche la prenotazione “gemella” assegnata alla Camera 2 verrà visualizzata automaticamente come Ospite arrivato.

Come posso aggiungere ospiti diversi a ciascuna camera di una prenotazione con più camere?

Dopo aver assegnato più di una camera alla stessa prenotazione, puoi aggiungere ogni ospite alla camera corrispondente:

  1. Trova e apri la prenotazione.

  2. Passa dalla scheda Dettagli alla scheda Ospiti.

  3. Vedrai le camere aggiunte nella scheda Dettagli. Fai clic su +Aggiungi nuovo ospite a destra di ciascuna camera.

  4. Inserisci tutti i dati richiesti dell'ospite.

Come posso gestire una partenza anticipata per una prenotazione senza prenotazione o creata manualmente?

Una partenza anticipata si verifica quando un ospite lascia la struttura prima della data di partenza prevista. Puoi aggiornare la prenotazione per ridurre la durata del soggiorno e rendere la camera nuovamente disponibile per la vendita.

⚠️ Questa procedura ricalcola automaticamente la tariffa giornaliera in base alle nuove date e la modifica verrà visualizzata sulla fattura della prenotazione. Puoi eseguire questa procedura solo per le prenotazioni di ospiti senza prenotazione o create manualmente. Per modificare le prenotazioni provenienti da un'agenzia di viaggi online (OTA), contatta direttamente il canale.

Prima di iniziare, conferma l'importo totale finale della camera concordato con l'ospite.

Per gestire una partenza anticipata per una prenotazione senza prenotazione o creata manualmente:

  1. Apri la prenotazione in reception.

  2. Nel campo Partenza, seleziona la nuova data di partenza.

  3. Nel campo Tariffa della camera, fai clic sul nome della tariffa e seleziona l'opzione vuota nella parte superiore dell'elenco a discesa.

  4. Nel campo Camera, inserisci l'importo totale finale concordato per la camera.

  5. Fai clic su Salva.

💡 Lasciando vuoto il campo Tariffa della camera, puoi inserire un prezzo personalizzato senza modificare il piano tariffario.

Dividere una prenotazione

Qual è la differenza tra una prenotazione con più camere e una prenotazione da dividere?

La differenza principale è che una prenotazione divisa funziona come due prenotazioni distinte, con ID diversi e fatture separate. Al contrario, una prenotazione con più camere funziona come un'unica prenotazione, con un solo ID e la possibilità di emettere una sola fattura.

⚠️ Tieni presente quanto segue:

  • Se dividi una prenotazione, dovrai gestire le due prenotazioni separatamente.

  • Se hai una prenotazione con più camere, non puoi gestire ciascuna camera separatamente.

In quali casi devo dividere una prenotazione?

Potrebbe essere più pratico dividere una prenotazione nei seguenti casi:

  1. La stessa camera non è disponibile per tutte le notti consecutive.
    Questo accade quando una determinata camera non è disponibile per l'intero soggiorno, ma sono disponibili due camere diverse per le date richieste. In questo caso, l'ospite dovrà cambiare camera a metà soggiorno.
    💡 Ad esempio, la tua camera Individuale è prenotata dal 19 al 20. Un ospite desidera soggiornare nella tua struttura dal 15 al 20 nella camera Singola. La camera Individuale non è disponibile per la notte del 19, ma per quella notte hai disponibile una camera Doppia. Potresti proporre all'ospite di soggiornare nella camera Singola per le prime notti e nella camera Doppia per l'ultima notte, senza costi aggiuntivi, se lo ritieni opportuno.

  2. Su richiesta dell'ospite.
    L'ospite potrebbe voler soggiornare in due tipologie di camera diverse.
    ➕ Ad esempio, potrebbe aver bisogno di lavorare per i primi giorni e desiderare una camera semplice, ma poi essere in vacanza e preferire una camera più spaziosa con vista.

  3. Le date del soggiorno sono diverse per ciascuna camera.
    Se una prenotazione include più di una camera, gli ospiti potrebbero soggiornare in camere diverse. Di conseguenza, alcuni potrebbero voler soggiornare più a lungo di altri, e ogni camera avrebbe una durata del soggiorno diversa.

  4. Se ti serve una fattura per ciascuna camera.
    Non può esserci più di una fattura valida per ogni prenotazione. Se l'ospite ha bisogno di due fatture per la stessa prenotazione, dovrai dividerla, così ogni prenotazione avrà la propria fattura.

Come posso dividere una prenotazione?

Per dividere una prenotazione, devi rimuovere dalla prenotazione originale la camera da separare. Per farlo, procedi nel seguente modo:

  1. Trova e apri la prenotazione.

  2. Vai alla scheda Dettagli.

  3. Passa il cursore sulla barra della tipologia di camera e fai clic sulla X rossa visualizzata a destra.

  4. Dopo aver rimosso la camera, puoi creare una nuova prenotazione solo per quella camera.

⚠️ Se la prenotazione originale includeva diverse camere con date del soggiorno differenti, dovrai eliminare ogni camera aggiuntiva e creare una prenotazione separata per ciascuna.

L'ospite vuole intestare la prenotazione a un'azienda

Se l'ospite è in viaggio di lavoro, potrebbe aver bisogno che la fattura della prenotazione sia intestata alla propria azienda. Little Hotelier non consente di distinguere tra una persona e un'azienda, ma puoi comunque visualizzare il nome dell'azienda sulla fattura. Procedi nel seguente modo:

  1. Trova e apri la prenotazione.

  2. Aggiungi il nome dell'azienda nella sezione Dettagli > Contatto principale. Ad esempio, se l'azienda si chiama Little Hotelier BnB, inseriscila nel seguente modo:

    • Nome: Little Hotelier;

    • Cognome: BnB.
      💡 Sulla fattura non verranno visualizzate le parole “nome” o “cognome”, ma solo: Little Hotelier BnB.

  3. Aggiungi il numero di identificazione fiscale dell'azienda nel campo Numero identificativo della scheda Dettagli.
    💡 Puoi inserire “Partita IVA: 123456” in questo campo. Queste informazioni verranno visualizzate sotto il nome dell'azienda sulla fattura.

  4. Se necessario, aggiungi ulteriori informazioni sull'indirizzo dell'azienda nella sezione Organizzazione.

⚠️ Oltre a inserire i dati dell'azienda nei dettagli del contatto principale, ti consigliamo di aggiungere i dati degli ospiti nella scheda Ospiti della prenotazione.

Perché mancano i dati di contatto dell'ospite nella prenotazione?

Se mancano i dati di contatto dell'ospite, la prenotazione potrebbe provenire da una piattaforma di terze parti che non trasmette tutti i dati di contatto; l'ospite potrebbe non averli forniti oppure potrebbe essersi verificato un problema di trasmissione. Ad esempio, Booking.com, Agoda e Airbnb non inviano i numeri di telefono degli ospiti. Contatta direttamente il canale per verificare se può fornire o correggere i dati. Puoi trovare i recapiti del canale sul relativo sito web.

Se manca l'indirizzo e-mail dell'ospite ma la prenotazione include un numero di cellulare, puoi contattarlo tramite SMS o WhatsApp utilizzando quel numero.

Devi inviare un'e-mail all'ospite, ma manca il suo indirizzo e-mail?

  • Contatta il canale per ottenere l'indirizzo e-mail o un metodo alternativo per contattare l'ospite;

  • Contatta l'ospite tramite SMS o WhatsApp. Se nella prenotazione è presente un numero di cellulare, utilizzalo per contattarlo;

  • Invia un messaggio tramite Interazioni con gli ospiti. Se disponi di questa funzione, puoi inviare messaggi agli ospiti direttamente in Little Hotelier;

  • Invia il riepilogo della prenotazione in formato PDF. Apri la prenotazione, fai clic su Stampa e invia il riepilogo al numero di cellulare dell'ospite.

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