Little Hotelier ti consente di creare le tue prenotazioni, risparmiare sui costi e gestire direttamente il rapporto con gli ospiti.
Questo articolo spiega come creare una prenotazione, quali dati inserire e cosa contiene ogni scheda delle prenotazioni. Puoi creare prenotazioni dalla pagina Calendario e dalla pagina Prenotazioni nella Reception.
Quando devo creare prenotazioni manuali?
Le prenotazioni provenienti dalle OTA e dal tuo motore di prenotazione vengono aggiunte automaticamente al calendario. Tuttavia, se un ospite prenota per telefono o e-mail oppure si presenta senza prenotazione, dovrai creare manualmente la prenotazione nella tua reception di Little Hotelier.
Crea prenotazioni manuali nei seguenti casi:
Ospiti senza prenotazione che richiedono una prenotazione all’ultimo minuto;
Contatti diretti tramite telefono, e-mail, sito web o social media;
Richieste provenienti da prenotazioni effettuate presso agenzie di viaggio fisiche, non tramite OTA;
Spostamenti da una struttura a un’altra appartenente alla stessa catena o a una struttura partner.
La creazione di una prenotazione ti consente di selezionare e tenere una camera a disposizione dell’ospite. La disponibilità viene inoltre aggiornata automaticamente sui canali collegati. Registrare queste prenotazioni nella reception aiuta a evitare l’overbooking.
Come si crea una prenotazione?
Vai su Le mie app > Reception. In Little Hotelier puoi creare manualmente una prenotazione in tre modi:
Fai clic e trascina direttamente sul Calendario;
Usa il pulsante +Prenotazione, sempre nella pagina Calendario;
Usa la pagina Prenotazioni.
Come si crea una prenotazione dalla pagina Calendario?
Nella reception puoi creare manualmente una prenotazione dalla pagina Calendario in due modi.
Opzione 1: usare il pulsante +Prenotazione
Nella reception, vai alla pagina Calendario.
Fai clic sul pulsante +Prenotazione nell’angolo in alto a destra.
Viene visualizzata la finestra pop-up Nuova prenotazione, in cui puoi inserire i dati della prenotazione nei campi pertinenti. Consulta la sezione Aggiungere i dati di una nuova prenotazione.
Opzione 2: fare clic e trascinare sul Calendario
Nella reception, vai alla pagina Calendario.
Individua la data di arrivo della nuova prenotazione.
Nella cella corrispondente alla camera che vuoi assegnare, fai clic e trascina verso destra sui giorni necessari per la prenotazione.
Nella finestra pop-up Crea nuovo, fai clic sul pulsante +Prenotazione.
Viene visualizzata la finestra pop-up Nuova prenotazione, in cui puoi inserire i dati della prenotazione nei campi pertinenti. Consulta la sezione Aggiungere i dati di una nuova prenotazione.
Come si crea una prenotazione dalla pagina Prenotazioni?
Puoi creare una prenotazione anche dalla pagina Prenotazioni. Segui questi passaggi:
Nella reception, vai alla pagina Prenotazioni.
Fai clic su +Crea prenotazione, sotto i filtri di ricerca.
Viene visualizzata la finestra pop-up Nuova prenotazione, in cui puoi inserire i dati della prenotazione nei campi pertinenti. Consulta la sezione Aggiungere i dati di una nuova prenotazione.
Aggiungere i dati di una nuova prenotazione
Dopo aver creato una prenotazione, devi compilare alcuni campi nella scheda Dettagli. Questa scheda contiene i dati più importanti della prenotazione, tra cui le informazioni generali sul soggiorno, l’ospite principale e il riepilogo dei pagamenti.
Dati generali della prenotazione
Inserisci le date di arrivo e di partenza. La durata del soggiorno e lo stato della prenotazione sono visualizzati a destra di queste date.
Seleziona la tipologia di camera e la tariffa della camera.
Seleziona dal menu a discesa il nome o il numero della camera specifica (Camera) per assegnare una camera fisica alla prenotazione. Se lasci vuoto questo campo, la prenotazione verrà visualizzata come non assegnata nel Calendario, ma la disponibilità diminuirà comunque. Per le prenotazioni create dalla pagina Calendario, i campi Arrivo, Partenza, Tipologia di camera e Camera vengono compilati automaticamente. ⚠️ Se il menu a discesa Camera è vuoto, non ci sono altre camere disponibili per questa tipologia. Prima di creare la prenotazione, verifica se le date sono al completo, se ci sono chiusure delle camere o conflitti tra prenotazioni, per evitare l’overbooking.
Seleziona il numero di adulti, bambini e neonati inclusi nella prenotazione. ⚠️ Il numero di adulti deve essere sempre superiore a zero se nelle impostazioni della tipologia di camera è stato indicato che gli adulti sono obbligatori.
Il campo Prezzo della camera mostra il prezzo totale della camera, escluse le tariffe per gli ospiti aggiuntivi e gli sconti. Se il campo Tariffa della camera è compilato, il campo Prezzo della camera viene disattivato e calcolato automaticamente in base alle tariffe dell’inventario. Per applicare manualmente una tariffa diversa, seleziona l’opzione vuota nel campo Tariffa della camera.
Il campo Ospite extra mostra il prezzo per tutti gli ospiti aggiuntivi non inclusi nel prezzo totale della camera. Questo campo viene calcolato automaticamente in base alle impostazioni di occupazione della tariffa della camera. Se lasci vuoto il campo Tariffa della camera, dovrai includere eventuali costi aggiuntivi nel campo Prezzo della camera.
Aggiungi uno Sconto, se applicabile.
Puoi aggiungere altre camere alla prenotazione facendo clic sul pulsante +Aggiungi un’altra camera.
Contatto principale
La sezione Contatto principale contiene i dati dell’ospite principale, solitamente la persona che ha effettuato la prenotazione o che effettua il pagamento. Se nella prenotazione sono inclusi più ospiti, puoi aggiungere gli altri ospiti nella scheda Ospiti.
Nota: i dati del contatto principale, inclusi il nome e il documento d’identità, vengono visualizzati sulla fattura. Tutti i dati di contatto vengono salvati nella pagina Ospiti.
Campi obbligatori
Campi facoltativi
E-mail e numero di telefono;
Indirizzo (in Germania, città e Paese sono obbligatori);
Dati di pagamento (numero della carta, data di scadenza e nome del titolare);
Orario di arrivo;
Informazioni sulla provenienza;
Tipo e numero del documento d’identità (obbligatori per legge in alcune località, tra cui la Spagna);
Consenso alla ricezione di e-mail di marketing.
Ricorda
Un indirizzo e-mail è essenziale per inviare conferme di prenotazione, riepiloghi e fatture.
I numeri delle carte di credito vengono crittografati dopo il salvataggio. Solo gli utenti amministratori possono visualizzarli.
Verifica i requisiti previsti dalle leggi locali per i documenti d’identità.
La sezione Commenti dell’ospite è dedicata alle richieste speciali degli ospiti, ad esempio «Preferisco una camera con vista» oppure «Assegnatemi una camera accessibile al piano terra». Questi commenti vengono visualizzati nell’e-mail di conferma. Per le note interne del personale, usa la scheda Note.
⚠️ Non inserire dati della carta di credito nei Commenti dell’ospite o nella scheda Note, perché il sistema li crittografa automaticamente quando li rileva.
Fai clic su Salva nell’angolo in basso a destra per creare la prenotazione.
Dopo il salvataggio viene generato un numero di conferma che inizia con «LH» e diventano disponibili nuove schede: Ospiti, Inclusioni, Articoli extra, Pagamenti, Note e Fatture.
⚠️ Le e-mail di conferma della prenotazione non vengono inviate automaticamente agli ospiti per le prenotazioni create manualmente. Per inviare manualmente la conferma, fai clic sul pulsante E-mail nella prenotazione.
Nota: puoi aggiungere un campo personalizzato nella sezione Contatto principale per porre domande aggiuntive, ad esempio su eventuali allergie o sui codici fedeltà degli ospiti.
Riepilogo della prenotazione
Il Riepilogo della prenotazione, nella scheda Dettagli, offre una panoramica rapida degli addebiti totali:
Totale camera: prezzo totale della camera, escluse le tariffe per gli ospiti aggiuntivi e gli sconti;
Totale ospiti extra: prezzo per gli ospiti aggiuntivi non inclusi nel totale della camera;
Totale extra: prezzo di tutti gli extra aggiunti nella scheda Articoli extra;
Totale sconti: valore inserito nel campo Sconto;
Maggiorazioni carta di credito: costi aggiuntivi applicati ad alcune carte di credito;
Totale: importo complessivo dovuto, comprensivo di tutti gli addebiti, le tasse e le maggiorazioni, al netto degli sconti;
Totale ricevuto: importo già pagato;
Totale residuo: importo ancora da pagare;
Tasse percentuali: visualizzate come «incluse» o «totali», in base alle impostazioni fiscali disponibili in Configurazione > Configura le tasse > Impostazioni;
Registra pagamento: pulsante per registrare manualmente pagamenti e rimborsi.
Nota:
I diversi stati dei pagamenti vengono visualizzati nel Calendario come indicatori colorati.
Se configurate, potresti visualizzare anche le tasse di importo fisso.
Se usi Pagamenti di Little Hotelier, visualizzerai il pulsante Elabora pagamento.
Se non hai ancora salvato la prenotazione, fai clic su Salva nell’angolo in basso a destra.
Come si applica uno sconto a una prenotazione?
Puoi applicare uno sconto a una prenotazione manuale dalla scheda Dettagli, a livello di camera oppure per notte. Puoi usare un solo metodo alla volta.
Sconto a livello di camera
Fai clic sul simbolo dell’importo o della percentuale per scegliere tra uno sconto basato su un importo o su una percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
Sconto per notte
Fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Sconto per visualizzare i prezzi per notte (non disponibile per le prenotazioni di una sola notte).
Fai clic sul simbolo dell’importo o della percentuale per scegliere tra uno sconto basato su un importo o su una percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
Nota: per notti diverse puoi combinare sconti basati su importi e percentuali. Gli sconti percentuali vengono applicati al Totale camera, non al Totale della prenotazione.
Cosa è disponibile dopo la creazione di una prenotazione?
Dopo aver fatto clic su Salva e aver creato la prenotazione manuale, diventano disponibili:
Il numero di conferma, che inizia con «LH» seguito da un numero;
Le nuove schede Ospiti, Inclusioni, Articoli extra, Pagamenti, Note e Fatture;
Le nuove opzioni nella scheda Dettagli: Mantieni le tariffe per le date esistenti, Durata del soggiorno, Stato della prenotazione, il pulsante Aggiungi ospiti, il pulsante Stampa e il pulsante E-mail.
Come si duplica una prenotazione?
Puoi duplicare una prenotazione precedente, incluse quelle provenienti da un canale OTA, per prenotare nuovamente un ospite abituale senza dover inserire di nuovo i suoi dati. La nuova prenotazione mantiene l’ospite, la camera, la tariffa e le note originali. Prima di salvarla, puoi modificare le date o qualsiasi altro campo.
Per duplicare una prenotazione:
Apri la prenotazione che vuoi duplicare.
Nell’angolo in basso a sinistra dei dettagli della prenotazione, fai clic su Duplica prenotazione.
Seleziona le date di arrivo e di partenza della nuova prenotazione.
Scegli i dati da trasferire: contatto principale, pagamenti, ospiti, inclusioni, extra e note.
Fai clic su Duplica.
Fai clic su Vai alla nuova prenotazione per aprire e modificare la nuova prenotazione.
Alla nuova prenotazione viene assegnato un ID prenotazione distinto. Nella sezione Dati dell’ospite viene inoltre indicato Duplicata da, con un collegamento alla prenotazione originale per facilitare la consultazione.
Nota
I dati della carta di credito non vengono copiati nella prenotazione duplicata per motivi di sicurezza. La disponibilità e i prezzi vengono verificati nuovamente per le nuove date, quindi la camera, la tariffa o gli extra originali potrebbero non essere disponibili. Gli extra vengono trasferiti solo se esistono ancora e sono disponibili per le nuove date, al prezzo corrente.
Le inclusioni sono specifiche per data in Little Hotelier. Nella prenotazione duplicata, le inclusioni vengono prese dalle nuove date della prenotazione e non copiate da quella originale.
Per duplicare una prenotazione devi usare la versione desktop di Little Hotelier.
Se duplichi una prenotazione proveniente da un canale OTA, la nuova prenotazione diventa una prenotazione diretta di Little Hotelier. La prenotazione originale proveniente dal canale rimane invariata e la copia non viene inviata nuovamente al canale.