Questo articolo spiega come creare una prenotazione, quali dettagli inserire e una descrizione di ciascuna scheda inclusa in tutte le prenotazioni. Puoi creare prenotazioni dalla pagina Calendario e dalla pagina Prenotazioni in Reception.
Quando devo creare prenotazioni manuali?
Le prenotazioni dalle OTA e dal tuo motore di prenotazione vengono aggiunte automaticamente al tuo calendario. Tuttavia, se un ospite prenota via telefono o email, o per gli ospiti senza prenotazione, dovrai creare manualmente quella prenotazione nel tuo sistema reception di Little Hotelier.
Crea prenotazioni manuali per:
Ospiti senza prenotazione che richiedono prenotazioni dell'ultimo minuto
Contatto diretto via telefono, email, sito web o social media
Richieste da agenzie di viaggio fisiche (non OTA)
Trasferimenti da catene di strutture o strutture partner
Creare una prenotazione ti permette di selezionare e bloccare una camera per gli ospiti. Anche la tua disponibilità verrà aggiornata automaticamente sui tuoi canali connessi. Assicurarti che queste prenotazioni abbiano una riserva nel tuo sistema reception aiuta a prevenire l'overbooking.
Come si crea una prenotazione?
Vai su Le mie app > Reception. Ci sono tre modi per creare manualmente una prenotazione in Little Hotelier:
Clicca e trascina direttamente sul Calendario nella tua pagina Calendario
Usa il pulsante +Prenotazione (anche nella tua pagina Calendario)
Usa la tua pagina Prenotazioni
Come si crea una prenotazione nella pagina Calendario?
Ci sono due modi semplici per creare manualmente una prenotazione nella tua pagina Calendario in Reception:
Opzione 1: tramite il pulsante +Prenotazione
In Reception, vai alla pagina Calendario.
Clicca sul pulsante +Prenotazione nell'angolo in alto a destra.
Comparirà un pop-up Nuova prenotazione dove puoi inserire le informazioni della prenotazione nei campi applicabili. Vedi la sezione: Aggiungere i dettagli della nuova prenotazione.
Opzione 2: cliccando e trascinando sul Calendario
In Reception, vai alla pagina Calendario.
Individua la data di check-in della nuova prenotazione.
Sulla cella corrispondente alla camera in cui desideri creare questa prenotazione, clicca e trascina verso destra attraverso i giorni per cui è necessaria la prenotazione.
Nella finestra pop-up Crea nuovo, clicca sul pulsante +Prenotazione.
Comparirà un pop-up Nuova prenotazione dove puoi inserire le informazioni della prenotazione nei campi applicabili. Vedi la sezione: Aggiungere i dettagli della nuova prenotazione.
Come si crea una prenotazione nella pagina Prenotazioni?
Puoi anche creare prenotazioni dalla pagina Prenotazioni. Segui questi passaggi:
In Reception, vai a Prenotazioni.
Clicca su +Crea prenotazione, appena sotto i filtri di ricerca.
Comparirà un pop-up Nuova prenotazione dove puoi inserire le informazioni della prenotazione nei campi applicabili. Vedi la sezione: Aggiungere i dettagli della nuova prenotazione.
Aggiungere i dettagli della nuova prenotazione
Una volta creata la prenotazione, dovrai compilare alcuni campi della scheda Dettagli della prenotazione. Questa scheda contiene i dati più importanti della prenotazione, incluse le informazioni generali sul soggiorno, l'ospite principale e il riepilogo del pagamento.
Dettagli generali della prenotazione
Inserisci le date di Check-in e Check-out. La durata del soggiorno e lo stato della prenotazione sono a destra di queste date.
Seleziona la tipologia di camera e la tariffa della camera desiderate.
Seleziona un nome o numero di camera specifico (Camera n.) dal menu a discesa per assegnare una camera fisica alla prenotazione. Se lasci questo campo vuoto, la prenotazione comparirà come non assegnata sul tuo Calendario, ma la tua disponibilità diminuirà comunque. I campi Check-in, Check-out, Tipologia di camera e Camera n. vengono compilati automaticamente per le prenotazioni create dalla pagina Calendario. ⚠️ Se il menu a discesa Camera n. è vuoto, non hai più camere disponibili per questa tipologia di camera. Controlla le date di tutto esaurito, le chiusure di camere o i conflitti di prenotazione prima di creare la prenotazione per evitare l'overbooking.
Seleziona il numero di Adulti, Bambini e Neonati inclusi in questa prenotazione. ⚠️ Il numero di adulti deve essere sempre superiore a 0 se le impostazioni della tipologia di camera hanno l'opzione adulti richiesti selezionata.
Il campo Prezzo camera mostra il prezzo totale della camera, esclusi i supplementi per persone aggiuntive e gli sconti. Se il campo tariffa della camera è compilato, il Prezzo camera è disattivato e calcolato automaticamente in base alle tue tariffe di inventario. Per applicare manualmente una tariffa diversa, seleziona l'opzione vuota nel campo tariffa della camera.
Il campo Persona aggiuntiva mostra il prezzo per tutti gli occupanti aggiuntivi non inclusi nel Prezzo totale camera. Questo campo viene calcolato automaticamente in base alle impostazioni di occupazione della tariffa della camera. Se lasci il campo tariffa della camera
vuoto, dovrai includere eventuali supplementi nel Prezzo camera.
Aggiungi uno Sconto, se applicabile.
Puoi aggiungere altre camere a una prenotazione cliccando sul pulsante +Aggiungi un'altra camera.
Contatto principale
La sezione Contatto principale contiene i dettagli dell'ospite principale (solitamente la persona che ha effettuato la prenotazione o che paga). Se sono inclusi più ospiti, puoi aggiungere ospiti aggiuntivi nella scheda Ospiti.
Nota: i dettagli del contatto principale (nome e documento d'identità) compaiono sulla fattura. Tutti i dettagli di contatto sono archiviati nella pagina Ospiti.
Campi obbligatori:
Nome e Cognome
Campi facoltativi:
Email e Numero di telefono
Indirizzo (città e paese sono obbligatori in Germania)
Dettagli di pagamento (numero carta, data di scadenza, nome del titolare della carta)
Orario di arrivo
Informazioni di referenza
Tipo di documento d'identità e numero ID (richiesto per legge in alcune località, inclusa la Spagna)
Consenso per email di marketing
Da ricordare:
Un indirizzo email è essenziale per inviare conferme di prenotazione, riepiloghi e fatture.
I numeri di carta di credito vengono criptati una volta salvati. Solo gli utenti amministratori possono visualizzarli.
Verifica le leggi locali per i requisiti dei documenti d'identità.
La sezione Commenti ospite è per richieste speciali degli ospiti, come "Preferisco una camera con vista" o "Per favore assegnatemi una camera accessibile al piano terra". Questi commenti compaiono nell'email di conferma. Per note interne dello staff, usa la scheda Note.
⚠️ Evita di includere informazioni sulla carta di credito nei Commenti ospite o nella scheda Note, poiché il sistema le cripterà automaticamente se rilevate.
Clicca su Salva nell'angolo in basso a destra per creare la prenotazione.
Una volta salvata, viene generato un numero di riferimento della prenotazione (che inizia con "LH") e diventano disponibili nuove schede: Ospiti, Inclusioni, Articoli extra, Pagamenti, Note e Fatture.
⚠️ Le email di conferma della prenotazione non vengono inviate automaticamente all'ospite per le prenotazioni create manualmente. Dovrai cliccare sul pulsante Email nella prenotazione per inviare manualmente la conferma all'ospite.
Nota: puoi aggiungere un campo personalizzato nella sezione Contatto principale per domande aggiuntive, come allergie o codici fedeltà degli ospiti.
Riepilogo della prenotazione
Il Riepilogo della prenotazione nella scheda Dettagli fornisce una panoramica rapida dei costi totali:
Totale camera: prezzo totale della camera, esclusi supplementi per persone aggiuntive e sconti
Totale persona aggiuntiva: prezzo per gli occupanti aggiuntivi non inclusi nel Totale camera
Totale extra: prezzo per tutti gli extra aggiunti nella scheda Articoli extra
Totale sconto: valore inserito nel campo Sconto
Maggiorazioni carta di credito: commissioni aggiuntive per determinate carte di credito
Totale: importo totale dovuto, inclusi tutti i costi, le tasse e le maggiorazioni, meno gli sconti
Totale ricevuto: importo già pagato
Totale in sospeso: importo rimanente da pagare
Tasse percentuali: visualizzate come "incluse" o "totale" a seconda delle impostazioni fiscali (Impostazioni > Configura tasse > Impostazioni)
Registra pagamento: pulsante per registrare manualmente pagamenti e rimborsi
Nota:
I diversi stati di pagamento vengono visualizzati come indicatori colorati sul tuo Calendario.
Potresti vedere Tasse ad importo fisso se configurate.
Se usi Pagamenti di Little Hotelier, vedrai un pulsante Elabora pagamento.
Se non hai ancora salvato la prenotazione, clicca su Salva nell'angolo in basso a destra.
Come si applica uno sconto a una prenotazione?
Puoi applicare sconti alla prenotazione manuale nella scheda Dettagli a livello di camera o per notte. Puoi usare solo un metodo alla volta.
Sconto a livello di camera:
Clicca sul simbolo importo/percentuale per scegliere tra uno sconto in importo o in percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
Sconto per notte:
Clicca sulla freccia a discesa accanto a Sconto per visualizzare il prezzo per notte (non visibile per le prenotazioni di una notte).
Clicca sul simbolo importo/percentuale per scegliere tra importo o percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
Nota: notti diverse possono avere una combinazione di sconti in importo e in percentuale. Gli sconti percentuali si applicano al Totale camera, non al Totale della prenotazione.
Cosa è disponibile dopo aver creato una prenotazione?
Una volta cliccato su Salva e creata la prenotazione manuale, diventano disponibili i seguenti elementi:
Numero di riferimento della prenotazione: inizia con 'LH' seguito da un numero
Nuove schede: Ospiti, Inclusioni, Articoli extra, Pagamenti, Note, Fatture
Nuove opzioni nella scheda Dettagli: Mantieni tariffe per date esistenti, Durata del soggiorno, Stato della prenotazione, pulsante Aggiungi ospiti, pulsante Stampa, pulsante Email