Perché caricare le prenotazioni future?
Il Calendario di Little Hotelier è il centro principale per gestire le prenotazioni provenienti da tutti i canali di prenotazione. Per mantenere un inventario e una disponibilità accurati, importa tutte le prenotazioni esistenti e future durante l’onboarding, prima di mettere l’account online e collegare eventuali canali di prenotazione online (come Booking.com). Questo evita gli overbooking una volta che i canali sono collegati.
Le prenotazioni effettuate prima della registrazione a Little Hotelier non si sincronizzano automaticamente. Devi importarle manualmente. Una volta online, solo le nuove prenotazioni ricevute tramite i canali collegati appariranno automaticamente nel Calendario.
Aggiungere prenotazioni
Puoi aggiungere le prenotazioni future al Calendario in due modi:
Inserire manualmente le singole prenotazioni.
Importare più prenotazioni tramite un file CSV.
Nota: prima di aggiungere prenotazioni, verifica che il valore inserito nella colonna Totale camera rifletta correttamente la politica fiscale della tua struttura. Se le impostazioni fiscali sono “tasse incluse”, assicurati che il Totale camera includa le tasse; se sono “tasse escluse”, il Totale camera non deve includere le tasse.
Opzione 1: inserire le prenotazioni manualmente
Aggiungi una nuova prenotazione da:
Calendario
Clicca su +Prenotazione.
Clicca e trascina sulle date del soggiorno.
Clicca su +Crea prenotazione.
Prenotazioni
Clicca su Importa prenotazioni.
Setup
Clicca su Importa prenotazioni.
Opzione 2: importare le prenotazioni tramite un file CSV
Assicurati di aver configurato le tipologie di camera e le tariffe della camera prima di importare le prenotazioni.
Vai a Sistema di reception > Setup > Importa prenotazioni.
Clicca su Scarica modello di prenotazione nella sezione Ulteriori informazioni.
Clicca su Continua.
Clicca su Modifica impostazioni tabella per configurare:
Impostazioni di inserimento delle date (formato data per le prenotazioni).
Dettagli facoltativi da includere.
Clicca su Conferma per salvare le impostazioni della tabella.
Apri il file CSV e inserisci tutti i dati obbligatori delle prenotazioni future.
Ogni riga rappresenta una prenotazione.
Assicurati che i campi obbligatori siano compilati correttamente.
Clicca su Importa CSV per caricare il file.
Clicca di nuovo su Importa CSV.
Le prenotazioni del file CSV verranno importate nella tabella Importa prenotazioni.
Controlla le prenotazioni importate nella tabella:
Verifica che tutti i dati obbligatori siano completi.
Controlla che accanto a ogni prenotazione ci sia un segno di spunta verde.
Clicca su Carica prenotazioni.
Clicca su Aggiungi prenotazioni.
Un banner verde indica che l’importazione è avvenuta con successo.
Campi facoltativi consigliati
Pur non essendo obbligatori, consigliamo di inserire i seguenti campi:
Numero di camera: garantisce un’assegnazione corretta delle camere. Se lasci vuoto il campo, verrà assegnata qualsiasi camera disponibile della tipologia selezionata.
Valuta: specifica la valuta se accetti più valute. In caso contrario verrà applicata la valuta predefinita.
ID prenotazione:
Se il campo è vuoto, verrà assegnato un ID che inizia con “LH”.
Per i canali di prenotazione online, l’ID prenotazione deve corrispondere all’ID prenotazione del canale, altrimenti cancellazioni o modifiche non si sincronizzeranno.
Evita ID prenotazione duplicati, a meno che tu non stia aggiungendo più camere all’interno della stessa prenotazione.
Prenotazioni di gruppo
Per aggiungere una prenotazione con più camere:
Inserisci righe separate per ciascuna camera.
Usa lo stesso ID prenotazione in tutte le righe.
Assicurati che i seguenti dettagli coincidano in tutte le righe:
Nome dell’ospite.
Data di check-in.
Data di check-out.
Data di prenotazione (Booked-on).
Domande frequenti
Voglio andare online ma le prenotazioni non compaiono nel Calendario
Se sei pronto per andare online con Little Hotelier ma le prenotazioni non compaiono nel Calendario, è probabile che tu non abbia ancora importato le prenotazioni esistenti dai canali OTA, come Airbnb o Booking.com, effettuate prima della registrazione a Little Hotelier.
Passaggio necessario prima di andare online: devi importare manualmente tutte le prenotazioni esistenti per evitare overbooking una volta collegati i canali.
Posso importare le prenotazioni esistenti dai miei Online Travel Agent/canali?
Sì. Devi importare tutte le prenotazioni esistenti da ciascun canale (come Airbnb e Booking.com) utilizzando lo strumento di importazione Aggiungi più prenotazioni durante l’onboarding, prima di mettere l’account online, per evitare overbooking. Puoi anche aggiungere singole prenotazioni esistenti dal Calendario.
Posso aggiungere prenotazioni passate?
Non è possibile aggiungere prenotazioni passate, ma solo quelle future.
Devo fornire i dati di tutti gli ospiti al momento della prenotazione?
No, durante la procedura di prenotazione devi inserire solo i dati dell’ospite principale. Puoi aggiungere in seguito i dettagli degli altri ospiti, dopo aver creato la prenotazione.
Ho inserito i dettagli della prenotazione ma vedo degli errori. Cosa devo fare?
Gli errori si verificano spesso quando le informazioni inserite nelle colonne con menu a discesa (come Fonte della prenotazione, Tipologia di camera, ecc.) non corrispondono alle opzioni disponibili. Controlla che i valori inseriti coincidano con le voci presenti nei menu a discesa.
Le informazioni sulla prenotazione vengono salvate automaticamente?
Sì, i dati delle prenotazioni vengono salvati automaticamente man mano che li inserisci.
Posso inserire prezzi che includono centesimi o valori decimali?
Sì, puoi inserire prezzi con decimali. Per abilitarli, vai a Setup > Impostazioni di proprietà e camere > Dettagli proprietà > Generale > Consenti decimali.
Come faccio a sapere se le prenotazioni sono state aggiunte correttamente?
Dopo aver cliccato sul pulsante Carica (numero) prenotazioni, comparirà un banner verde se le prenotazioni sono state aggiunte correttamente. Se alcune prenotazioni non vengono caricate, gli errori saranno evidenziati così potrai correggerli e riprovare.
Posso ricaricare su Sistema di reception una prenotazione di canale già presente?
No. Se una prenotazione è già stata aggiunta al Sistema di reception, non puoi caricarla di nuovo utilizzando lo stesso ID prenotazione. Ogni prenotazione importata deve essere nuova e non deve essere già esistita nel Sistema di reception. Se devi modificare una prenotazione esistente, modificala direttamente nel Sistema di reception.
Se aggiorno una prenotazione importata nel mio canale o OTA, tali modifiche compariranno nel Sistema di reception?
No. Quando una prenotazione viene importata direttamente nel Sistema di reception, non è collegata al channel manager. Poiché la prenotazione non è stata ricevuta tramite il channel manager, eventuali aggiornamenti effettuati sul canale/OTA non si sincronizzeranno con il Sistema di reception, anche se l’ID prenotazione è lo stesso. Per mantenere aggiornati i dati, modifica la prenotazione manualmente nel Sistema di reception.
Posso usare caratteri speciali nei nomi degli ospiti?
Sì, puoi usare caratteri speciali sia nel nome che nel cognome dell’ospite.