Perché caricare le prenotazioni future?
Il Calendario di Little Hotelier è il punto centrale per la gestione delle prenotazioni provenienti da tutte le fonti di prenotazione. Per mantenere l'inventario e la disponibilità accurati, aggiungere tutte le prenotazioni future a Little Hotelier prima di attivare l'account e collegare eventuali canali di prenotazione online (come Booking.com), in modo da evitare overbooking.
È possibile aggiungere le prenotazioni future al Calendario in due modi:
Inserire manualmente le singole prenotazioni
Importare più prenotazioni tramite un file CSV
Nota: prima di aggiungere le prenotazioni, verificare che il valore inserito nella colonna Totale camera rispecchi correttamente le norme fiscali della struttura. Se le impostazioni fiscali sono inclusive, il Totale camera deve includere le tasse. Se sono esclusive, il Totale camera non deve includerle.
Opzione 1: inserire le prenotazioni manualmente
Aggiungere una nuova prenotazione tramite:
Calendario
Fare clic su +Prenotazione
Fare clic e trascinare lungo le date di prenotazione
Fare clic su +Crea prenotazione
Prenotazioni
Fare clic su Importa prenotazioni
Impostazioni
Fare clic su Importa prenotazioni
Opzione 2: importare le prenotazioni tramite un file CSV
Prima di importare le prenotazioni, assicurarsi di aver impostato le tipologie di camera e le tariffe delle camere.
Andare su Reception > Impostazioni > Importa prenotazioni
Fare clic su Scarica modello prenotazione in Ulteriori informazioni
Fare clic su Continua
Fare clic su Modifica impostazioni tabella per configurare:
Le impostazioni di inserimento data (formato data per le prenotazioni)
La selezione dei dettagli facoltativi
Fare clic su Conferma per salvare le impostazioni della tabella
Aprire il file CSV e aggiungere tutti i dettagli obbligatori delle prenotazioni future
Ogni riga rappresenta una prenotazione
Assicurarsi che i campi obbligatori siano compilati correttamente
Fare clic su Importa CSV per caricare il file
Fare clic su Importa CSV
Le prenotazioni del file CSV verranno importate nella tabella Importa prenotazioni
Rivedere le prenotazioni importate nella tabella
Assicurarsi che tutti i dettagli obbligatori siano completi
Verificare la presenza di un segno di spunta verde accanto a ogni prenotazione
Fare clic su Carica prenotazioni
Fare clic su Aggiungi prenotazioni
Un banner verde indica che l'importazione è andata a buon fine
Campi facoltativi consigliati
Sebbene non siano obbligatori, si consiglia di inserire i seguenti campi:
Numero di camera: garantisce l'assegnazione corretta della camera. Se lasciato vuoto, verrà assegnata una camera disponibile qualsiasi della tipologia selezionata.
Valuta: da specificare se vengono accettate più valute. Se lasciato vuoto, si applica la valuta predefinita.
ID prenotazione:
Se lasciato vuoto, verrà assegnato un ID che inizia con "LH"
Per i canali di prenotazione online, l'ID prenotazione deve corrispondere all'ID prenotazione del canale, altrimenti le cancellazioni o le modifiche non verranno sincronizzate
Evitare ID prenotazione duplicati, a meno che non si stiano aggiungendo più camere nell'ambito di un'unica prenotazione
Prenotazioni di gruppo
Per aggiungere una prenotazione con più camere:
Inserire una riga separata per ciascuna camera
Utilizzare lo stesso ID prenotazione per tutte le righe
Assicurarsi che i seguenti dettagli corrispondano in tutte le righe:
Nome ospite
Data di check-in
Data di check-out
Data di prenotazione
Domande frequenti
È necessario fornire i dettagli di tutti gli ospiti al momento della prenotazione?
No, è necessario fornire solo le informazioni dell'ospite principale durante il processo di prenotazione. I dettagli di eventuali ospiti aggiuntivi possono essere aggiunti dopo aver inserito la prenotazione.
È possibile importare prenotazioni già esistenti dalle agenzie di viaggio online/dai canali?
Sì, è necessario importare tutte le prenotazioni esistenti utilizzando lo strumento di importazione Aggiungi più prenotazioni prima di attivare l'account, per evitare overbooking. È inoltre possibile aggiungere singole prenotazioni esistenti dal Calendario.
È possibile aggiungere prenotazioni passate?
Le prenotazioni passate non possono essere aggiunte: è possibile inserire solo le prenotazioni future.
Sono stati inseriti i dettagli della prenotazione, ma compaiono degli errori. Cosa fare?
Gli errori si verificano spesso quando le informazioni inserite nelle colonne con menu a tendina (come Fonte della prenotazione, Tipologia di camera, ecc.) non corrispondono alle opzioni disponibili. Verificare che i valori inseriti corrispondano alle scelte disponibili negli elenchi a discesa.
I dati della prenotazione vengono salvati automaticamente?
Sì, i dati della prenotazione vengono salvati automaticamente durante l'inserimento.
È possibile inserire prezzi con centesimi o decimali?
Sì, è possibile inserire prezzi con i decimali. Per abilitare questa opzione, andare su Impostazioni > Impostazioni struttura e camere > Dettagli struttura > Generale > Consenti decimali.
Come si può verificare che le prenotazioni siano state aggiunte correttamente?
Dopo aver fatto clic sul pulsante "Carica (numero) prenotazioni", comparirà un banner verde se le prenotazioni sono state aggiunte correttamente. Se alcune prenotazioni non sono state caricate, gli errori verranno evidenziati per poterli correggere e ritentare il caricamento.
È possibile ricaricare in Reception una prenotazione di canale già esistente?
No. Se una prenotazione è già stata aggiunta in Reception, non è possibile ricaricarla utilizzando lo stesso ID prenotazione. Ogni prenotazione importata deve essere una nuova prenotazione non presente in precedenza in Reception. Per apportare modifiche a una prenotazione esistente, modificarla direttamente in Reception.
Se una prenotazione importata viene aggiornata nel canale o nell'OTA, le modifiche vengono visualizzate in Reception?
No. Quando una prenotazione viene importata direttamente in Reception, non è collegata al channel manager. Poiché la prenotazione non è mai stata ricevuta tramite il channel manager, eventuali aggiornamenti effettuati tramite il canale/l'OTA non verranno sincronizzati con Reception, anche se l'ID prenotazione è lo stesso. Per mantenere i dettagli della prenotazione accurati, aggiornare la prenotazione manualmente in Reception.
È possibile utilizzare caratteri speciali nei nomi degli ospiti?
Sì, è possibile utilizzare caratteri speciali sia nel nome che nel cognome.