O calendário oferece uma visão geral imediata do seu estabelecimento. Poderá ver as reservas confirmadas, as reservas prestes a fazer check-in ou check-out, as reservas com check-in ou check-out feito, encerramentos de quartos que impeçam reservas nalguns dos seus quartos, o número de quartos disponíveis e se as suas reservas foram totalmente pagas.
Para navegar no calendário, criar reservas ou aplicar encerramentos de quartos, clique na página Calendário.
Informações básicas sobre o calendário
Como funciona o calendário?
Na página Calendário, encontrará todas as reservas confirmadas, com check-in e check-out feito. As únicas reservas que não encontrará aqui são as que foram canceladas. Uma vez canceladas, as reservas deixam de ser apresentadas no calendário.
No seu calendário, pode encontrar os seus tipos de quarto e os seus quartos físicos. O número de quartos físicos disponíveis para serem reservados determina a disponibilidade na página Inventário.
➕ Se o seu tipo de quarto duplo incluir quartos 1, 2 e 3 e estes não tiverem reservas ou encerramento de quartos para um dia específico, a disponibilidade na página Inventário desse dia será 3.
Como se altera o nome ou o número de um quarto físico?
Para mudar o nome de quartos físicos ou alterar o seu número:
Clique no quarto físico cujo nome/número pretende alterar.
São apresentadas as configurações do quarto. Aqui, pode editar o nome do quarto físico.
Não se esqueça de Guardar as alterações.
Como posso ocultar e expandir/recolher quartos no calendário?
Para ocultar ou voltar a apresentar os quartos físicos dos tipos de quarto e respetivas linhas não atribuídas, basta clicar no nome do tipo de quarto. Também pode clicar no botão expandir/recolher localizado no canto superior esquerdo da grelha do calendário, mesmo ao lado das datas. Ao clicar neste botão, pode expandir todos os quartos físicos para cada tipo de quarto para mostrar todos ou recolher todos ao mesmo tempo para ocultá-los.
Navegar no calendário
Quantos dias posso ver no meu calendário?
Pode escolher se pretende ver 14 ou 28 dias de cada vez, no menu suspenso no canto superior esquerdo da página Calendário.
Como posso percorrer as datas do calendário?
Há diferentes maneiras de percorrer o calendário. Vamos analisar todas as opções abaixo.
💡O Little Hotelier vai lembrar-se da data que se encontrava aberta na última vez em que esteve na página Calendário e vai apresentá-la quando regressar a esta página. Suponha que foi a 23 de dezembro e que saiu da página Calendário para ir para a página Configuração. Quando regressar ao Calendário, verá a data de 23 de dezembro. Se, em vez disso, quiser ir para a data de hoje, pode clicar em Ver hoje.
Como posso ir para a data de hoje?
Ao clicar no botão Ver hoje, é rapidamente apresentada a data do dia de hoje como a primeira data na grelha do calendário, mesmo que tenha navegado em datas anteriores ou futuras.
Como posso ir rapidamente para uma data anterior ou futura do calendário?
Ao clicar no selecionador de datas, é apresentado um calendário que lhe permite selecionar diretamente a data que pretende ver no calendário.
Para que servem os botões de seta no calendário?
Pode recuar e avançar no calendário por dias ou semanas usando os botões à esquerda e à direita da data:
Se estiver a ver 14 dias de cada vez, o calendário apresenta botões para se deslocar:
< 1 dia para trás
<< 7 dias para trás
<<< 14 dias para trás
> 1 dia para a frente
>> 7 dias para a frente
>>> 14 dias para a frente
Se estiver a ver 28 dias de cada vez no calendário, os botões com três setas permitem-lhe deslocar-se:
<<< 28 dias para trás
>>> 28 dias para a frente
Encerramentos de quartos
O que é um encerramento de quarto?
O encerramento de um quarto é um bloqueio temporário que pode aplicar a um quarto para um determinado intervalo de datas para que não esteja disponível para reserva durante esse período.
Pode criar um encerramento de quarto para uma renovação, manutenção ou quando pretender adicionar uma reserva mais tarde.
💡Um encerramento de quarto é apresentado a vermelho na página Calendário.
➕ Se quiser que um quarto seja totalmente encerrado em todo o calendário, pode querer eliminar o quarto em vez de aplicar um encerramento do quarto.
Como funciona o encerramento de quartos?
Os encerramentos de quartos diminuem a disponibilidade do tipo de quarto apresentado na página Inventário para as datas selecionadas. A abertura de um quarto encerrado faz o contrário: aumenta a disponibilidade.
Como funciona a disponibilidade?
A disponibilidade de tipos de quarto é calculada pelo Little Hotelier com base no número de quartos que tem de um tipo de quarto específico, menos as reservas e os encerramentos de quartos no calendário para este tipo de quarto. Isto significa que, se tivesse 5 quartos duplos para hoje, mas 2 estivessem reservados e 1 tivesse um encerramento de quarto, a disponibilidade na página Inventário seria de 2.
⚠️ O encerramento de um quarto não deve ser confundido com Fechar site ou Fechar canais, que aplicam interrupções de vendas aos seus tarifários.
Qual é a diferença entre encerramento de quartos, fechar site e fechar canais?
A ferramenta de Encerramento do quarto reduz a disponibilidade dos quartos na sua página Inventário ao remover um quarto físico da disponibilidade em todos os seus canais conectados e do seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
A restrição Fechar site impede que um tarifário seja vendido no seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
A restrição Fechar canais permite deixar de vender um tarifário em todos os seus canais conectados de uma só vez, excluindo o seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
💡Se pretender, pode aplicar todas essas opções ao mesmo tempo.
➕ O Encerramento do quarto só pode ser aplicado a quartos físicos na página Calendário, enquanto Fechar site e Fechar canais só podem ser aplicados a tarifários na página Inventário.
Como posso adicionar um encerramento de quarto no calendário?
Há duas maneiras de aplicar um encerramento de quarto:
Clicar, arrastar e largar no calendário e selecionar Encerramento do quarto.
Clicar no botão Encerramento do quarto no canto superior direito.
Em ambos os casos, é apresentada uma janela onde poderá preencher todos os campos aplicáveis:
Criar um encerramento do quarto
Quarto: no menu suspenso, escolha um quarto a ser encerrado.
Data de início: se não for selecionado um dia, a data de hoje será apresentada por predefinição (corrija-a se quiser encerrar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a Data de início também é incluída no encerramento do quarto.
Data de fim: se não for selecionado um dia, a data de amanhã é automaticamente apresentada (corrija-a se quiser encerrar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a Data de fim também é incluída no encerramento do quarto.
Descrição: introduza uma descrição que lhe permita lembrar o motivo de ter encerrado o quarto. Os seus hóspedes não poderão ver esta descrição. Só é apresentada internamente.
Não se esqueça de clicar em Guardar.
Como posso editar o encerramento de um quarto?
Aceda à página Calendário.
Localize e clique no encerramento do quarto que pretende editar.
É apresentada uma janela pop-up. Aqui, pode modificar as configurações de encerramento do quarto.
Não se esqueça de clicar em Guardar.
💡Se quiser modificar rapidamente a duração do encerramento do quarto, também pode fazê-lo mantendo o cursor sobre a extremidade final do encerramento de um quarto e arrastando o marcador para a esquerda (para torná-lo mais curto) ou para a direita (para torná-lo mais longo). Isso modificará a Data de fim do encerramento do quarto.
Como posso reabrir um quarto encerrado?
⚠️ Reabrir um quarto encerrado aumentará automaticamente a disponibilidade do tipo de quarto na sua página Inventário: aumentando a disponibilidade nos seus canais conectados e no seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
Aceda à página Calendário.
Localize e clique no quarto encerrado que pretende reabrir.
É apresentada uma janela pop-up. Clique em Reabrir quarto.
Criar e ver reservas no calendário
Como posso criar uma reserva no calendário?
Há duas maneiras de criar uma reserva na página Calendário:
Clicar, arrastar e soltar no calendário e selecionar Reserva.
Através do botão Reserva.
Ver e editar reservas no calendário
O que significam os blocos de cor?
As reservas e os encerramentos de quartos são apresentados como marcadores coloridos desde a data de início até à data de fim sob o tipo de quarto e o quarto físico onde foram criados.
Laranja: reserva confirmada sem check-in.
Verde: reserva com check-in feito e sem check-out.
Cinzento: reserva com check-out feito.
Azul: reserva confirmada em Não atribuída, o que significa que não tem quarto físico atribuído.
Vermelho: encerramento do quarto a bloquear a reserva do quarto físico.
Cinzento claro: reserva que está a ser feita e cujo pagamento está incompleto. É vulgarmente chamada “reserva fantasma” pelos nossos clientes.
➕ Algumas reservas também podem apresentar um pequeno triângulo vermelho no canto superior direito da barra colorida. Significa que a reserva ainda tem um valor por pagar.
Como posso ver um instantâneo de uma reserva no calendário?
Ao passar o cursor ou clicar na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva, são apresentadas informações básicas sobre a reserva:
ID de reserva (referência de reserva)
Nome e sobrenome do contacto principal
Dados do contacto principal
Endereço de e-mail do hóspede
Número de telefone
Hóspedes adultos, crianças, bebés
Notas
Comentários do hóspede
Dados da reserva
Estadia
Hora de chegada
Fonte da reserva
Quartos em reserva
Resumo do pagamento da reserva
💡Se tiver sido paga, é apresentada a palavra Paga em verde por cima e o fundo em verde claro; se estiver por pagar, é apresentada a palavra Não paga em vermelho por cima e o fundo em rosa.Total da Reserva
Total em dívida
Botão Adicionar pagamento
Botão Cancelar reserva
Botão Imprimir
Botão E-mail
Botão Editar
Botão Estado da reserva
O que posso fazer com uma reserva do calendário?
Editar uma reserva
Clique no lado direito do marcador de reserva para abrir a reserva.
Edite os detalhes da reserva e selecione Guardar.
Alterar a duração da estadia da reserva
Pode modificar rapidamente a chegada ou partida dos seus hóspedes, mantendo o cursor sobre uma reserva no calendário e arrastando-a.
Para alterar a data de check-out: mantenha o cursor sobre a extremidade final de um marcador de reserva e arraste-o para a esquerda.
Para alterar a data de check-in: clique na reserva, mantenha o cursor sobre a mesma e arraste-a para a direita.
Mover uma reserva
Pode arrastar e soltar uma reserva a partir de qualquer ponto do retângulo da reserva. Deste modo, pode alterar o seguinte:
O quarto físico ao qual a reserva foi atribuída.
O tipo de quarto ao qual a reserva foi atribuída.
A data de check-in da reserva.
A data de check-out da reserva.
Alterar o estado de uma reserva
⚠️ Não é possível fazer check-in de uma reserva antes da data de check-in. Não é possível fazer check-out de uma reserva antes da data de check-out.
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Dependendo do estado atual da reserva, o botão de estado mostrará uma palavra diferente:
Se o texto do botão for Confirmada, passar o cursor sobre o mesmo mudá-lo-á rapidamente para Check-in.
Se o texto do botão for Check-in, passar o cursor sobre o mesmo mudá-lo-á rapidamente para Check-out.
Clique no botão Confirmada/Check-in.
💡Também pode clicar na seta para baixo à direita do botão de estado para escolher qualquer um dos estados: Confirmada, Check-in ou Check-out. Esta ferramenta é especialmente útil se tiver alterado o estado por engano.
Cancelar uma reserva
⚠️ Só pode cancelar reservas confirmadas. Se já tiver sido feito check-in ou check-out de uma reserva, terá de alterá-la para Confirmada para poder cancelá-la.
Pode cancelar rapidamente uma reserva seguindo estes passos:
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em Cancelar reserva.
Confirme, selecionando Sim, tenho a certeza.
💡 É enviada uma notificação para o endereço de e-mail do Contacto principal da reserva.
Adicionar um pagamento a uma reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique no botão Adicionar pagamento.
A reserva será aberta.
Dependendo de se tiver um portal de pagamento configurado, é apresentada uma das seguintes opções:
Se não tiver um portal de pagamento configurado no seu Little Hotelier, é apresentada a ferramenta Registar pagamento.
Se Pagamentos Little Hotelier estiver configurado no seu Little Hotelier, será apresentada a ferramenta Processar pagamento.
💡 Se estiver a utilizar outro portal de pagamento e for apresentada a opção Processar pagamento, significa que o seu portal de pagamento lhe permite efetuar a cobrança aos seus hóspedes a partir do Little Hotelier.
Imprimir dados da reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em Imprimir.
Escolha uma das seguintes opções:
Formulário de reserva
Fatura
Resumo
Dados do e-mail da reserva
Passe o cursor ou clique na lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em E-mail.
Escolha uma das seguintes opções:
Fatura
Resumo
Confirmação
Reservas não atribuídas
Para que serve a linha Não atribuída?
A linha Não atribuída na página Calendário contém reservas que ainda não foram atribuídas a um quarto físico. Estas reservas não atribuídas são reservas válidas e confirmadas.
⚠️ As reservas não atribuídas contam o mesmo que as reservas atribuídas e diminuem a disponibilidade na sua página Inventário.
Como posso usar a linha Não atribuída?
Pode usar a linha Não atribuída para reatribuir reservas se um tipo de quarto estiver totalmente reservado.
Por exemplo, suponha que tem três quartos duplos totalmente reservados, mas quer alterar os hóspedes que ficam em cada número de quarto. Para reatribuir as reservas, mova uma das reservas para Não atribuída e, em seguida, atribua as outras reservas como pretender. Por fim, mova a reserva novamente para um quarto físico.
Como posso atribuir as minhas reservas não atribuídas a um quarto?
Pode movê-las da linha Não atribuída seguindo um destes procedimentos:
Arraste e solte a reserva num quarto disponível nas datas aplicáveis.
Abra a reserva e edite o campo Número do quarto e/ou Tipo de quarto.
Porque é que uma reserva seria abrangida pela linha Não atribuída?
Encontre abaixo a razão mais comum pela qual uma reserva pode encontrar-se sob a linha Não atribuída:
Não existem diárias consecutivas sob o mesmo tipo de quarto
Vamos explicar com um exemplo: o seu estabelecimento está totalmente reservado, mas recebeu dois cancelamentos e agora tem:
Uma diária livre no quarto 4 para hoje.
Uma diária livre no quarto 5 para amanhã.
Ambos os quartos pertencem ao tipo de quarto duplo.
O restante estabelecimento está totalmente reservado.
Suponha que recebe uma reserva para o seu quarto duplo para duas diárias, com check-in hoje e check-out depois de amanhã. A reserva deixará de estar sob Não atribuída, pois não pode ser totalmente atribuída a qualquer um dos seus quartos.
Na maior parte das vezes, poderá reorganizar as suas reservas e criar disponibilidade para a nova, para que fique sob o mesmo quarto físico durante toda a estadia.
⚠️ Em raras ocasiões, pode não ser possível reorganizar as suas reservas. Para evitar que isso aconteça, aconselhamos que considere aplicar um encerramento de quarto a um dos quartos para que os seus hóspedes não tenham de trocar de quarto a meio da estadia.
Reservas duplicadas manuais criadas por um utilizador do Little Hotelier
Ao criar uma reserva manualmente, ser-lhe-á pedido que introduza o número do quarto para atribuir à reserva. Se deixar esse campo em branco, independentemente da disponibilidade do quarto, a reserva irá para a linha Não atribuída do calendário.
Uma reserva duplicada de um canal conectado
Quando é feita uma reserva a partir do seu sistema de reservas diretas Little Hotelier ou canais conectados, o Little Hotelier atribui automaticamente um quarto à reserva. A reserva muda para Não atribuída se o sistema não conseguir encontrar um quarto disponível para o tipo de quarto para aceitar a reserva.