ใบเรียกเก็บเงินคืออะไร
ใบเรียกเก็บเงินเป็นเอกสารทางการที่บันทึกรายละเอียดของธุรกรรมระหว่างที่พักของคุณกับผู้เข้าพัก โดยจะรวมรายละเอียดการจอง ค่าใช้จ่าย และข้อมูลการชำระเงินทั้งหมด เพื่อเป็นหลักฐานทางการเงินที่ชัดเจนทั้งสำหรับคุณและผู้เข้าพัก
วิธีสร้างใบเรียกเก็บเงิน
หลังจากสร้างการจองแล้ว คุณสามารถสร้างใบเรียกเก็บเงินสำหรับการจองใหม่นั้นได้
ก่อนเริ่มต้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดการจองทั้งหมดในแท็บรายละเอียดถูกต้อง
โปรดทราบว่าการสร้างใบเรียกเก็บเงินจะสร้างบันทึกถาวร หากมีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง จะต้องสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่
ขั้นตอนการสร้างใบเรียกเก็บเงิน
ค้นหาการจองในปฏิทินหรือหน้าการจอง
คลิกที่การจองเพื่อเปิดหน้าต่างสรุป
ไปที่แท็บใบเรียกเก็บเงิน
สำหรับการจองใหม่ คลิกสร้างใบเรียกเก็บเงินหลังจากตรวจสอบแล้วว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง
การแก้ไขรายละเอียดการจองหลังจากสร้างใบเรียกเก็บเงินแล้วจะต้องมีการอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน ซึ่งจะสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่ที่มีเลขที่ใบเรียกเก็บเงินต่างออกไป
วิธีอัปเดตใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่
หากคุณสร้างใบเรียกเก็บเงินไปแล้ว จะต้องอัปเดตหากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่อไปนี้
วันที่เช็กอินหรือเช็กเอาต์
ห้องพัก (เพิ่มหรือลบ)
ประเภทห้องพักของการเข้าพักในห้องใดห้องหนึ่ง
แผนราคาของการเข้าพักในห้องใดห้องหนึ่ง
จำนวนผู้เข้าพักของการเข้าพักในห้องใดห้องหนึ่ง
รายการเสริม (เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบ)
การชำระเงิน (บันทึก ดำเนินการ หรือคืนเงิน)
ข้อมูลลูกค้า
สถานะการจอง
ควรอัปเดตใบเรียกเก็บเงินเมื่อจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงการมีใบเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้องจำนวนมากอยู่ในระบบ
ขั้นตอนการอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน
ค้นหาการจองในปฏิทินหรือหน้าการจอง
คลิกที่ด้านขวาของแถบแสดงการจองเพื่อเปิดขึ้นมา
แก้ไขรายละเอียดการจอง
ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดในแท็บรายละเอียดอีกครั้ง แล้วคลิกบันทึกเพื่ออัปเดตการเปลี่ยนแปลง
ไปที่แท็บใบเรียกเก็บเงิน
คุณจะเห็น
เลขที่ใบเรียกเก็บเงินปัจจุบัน
ปุ่มใบเรียกเก็บเงินไม่เป็นปัจจุบัน คลิกที่นี่เพื่ออัปเดต
วันที่ออกใบเรียกเก็บเงินปัจจุบัน
คลิกใบเรียกเก็บเงินไม่เป็นปัจจุบัน เพื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่ที่มีรายละเอียดอัปเดตแล้ว
หมายเหตุ
เมื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินแล้ว จะไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ ระบบจะสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่และทำเครื่องหมายฉบับก่อนหน้าว่าไม่ถูกต้อง ซึ่งมักเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายขึ้นอยู่กับพื้นที่ของคุณ
มีเพียงใบเรียกเก็บเงินฉบับล่าสุดเท่านั้นที่ใช้ได้ ฉบับก่อนหน้าทั้งหมดจะแสดงลายน้ำไม่ถูกต้อง
ระบบการกำหนดเลขที่ใบเรียกเก็บเงิน
เมื่อคุณอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน ฉบับใหม่จะยังคงใช้เลขที่ใบเรียกเก็บเงินเดิม โดยมีการเพิ่มลำดับเลขต่อท้าย เพื่อแสดงจำนวนครั้งที่ได้รับการอัปเดต
ตัวอย่าง
ใบเรียกเก็บเงินต้นฉบับ: INV-100-XYZ
หลังการอัปเดตครั้งแรก: INV-100-XYZ-1
หลังการอัปเดตครั้งที่สิบ: INV-100-XYZ-10
ลำดับเลขจะติดตามจำนวนการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่จำนวนฉบับ กล่าวคือ "INV-100-XYZ-1" ในทางเทคนิคแล้วคือฉบับที่สองของใบเรียกเก็บเงิน และ INV-100-XYZ-10 คือฉบับที่สิบเอ็ด
ข้อยกเว้นสำหรับที่พักในประเทศสเปน
สำหรับที่พักที่ตั้งอยู่ในประเทศสเปน ใบเรียกเก็บเงินและใบเรียกเก็บเงินที่แก้ไขจะใช้รูปแบบเลขที่ต่างออกไป เพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบด้านภาษีของสเปน ตัวอย่างเช่น
ใบเรียกเก็บเงิน: 2022-01-property-001
ใบเรียกเก็บเงินที่แก้ไข: R-2022-01-property-001
ดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขใบเรียกเก็บเงินในสเปนและรูปแบบเลขที่ที่กำหนดได้ที่ การแก้ไขใบเรียกเก็บเงิน (สเปน)
ข้อมูลที่รวมอยู่ในใบเรียกเก็บเงิน
หมวดหมู่ | ข้อมูล |
| เลขที่ใบเรียกเก็บเงิน |
| วันที่ออกใบเรียกเก็บเงิน |
ข้อมูลที่พัก | ส่วนหัว |
| โลโก้ |
| ชื่อและที่อยู่ของที่พัก |
| ข้อมูลติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล) |
| เลขประจำตัวผู้เสียภาษี |
| นโยบายการชำระเงิน |
ข้อมูลผู้เข้าพัก | ชื่อ (ชื่อจริงและนามสกุล) |
| ที่อยู่แบบเต็ม (ถนน เมือง รัฐ/จังหวัด รหัสไปรษณีย์ ประเทศ) |
รายละเอียดการจอง | สถานะการชำระเงิน (ชำระแล้วหรือยังไม่ชำระ) |
| หมายเลขการจอง |
| สถานะการจอง |
| วันที่เดินทางมาถึงและวันที่เดินทางออก |
| จำนวนคืนที่เข้าพัก |
| จำนวนผู้เข้าพัก (ผู้ใหญ่ เด็ก ทารก) |
รายละเอียดการชำระเงิน | ค่าใช้จ่ายรายคืนพร้อมวันที่ |
| รายละเอียดแผนราคา |
| หมายเลขห้อง |
| รายการเสริมพร้อมจำนวน |
| ค่าใช้จ่ายรายรายการและยอดรวม |
| บันทึกการชำระเงิน |
| ยอดรวมย่อย ยอดรวม และยอดคงค้าง |
ปรับแต่งรูปลักษณ์ (แบรนด์ เค้าโครง และเนื้อหา) สำหรับใบเรียกเก็บเงินของผู้เข้าพักได้ที่ ตั้งค่า > การปรับแต่งใบเรียกเก็บเงิน
วิธีพิมพ์ใบเรียกเก็บเงิน
ค้นหาการจองในปฏิทินหรือหน้าการจอง
คลิกที่การจองเพื่อเปิดหน้าต่างสรุป
คลิก พิมพ์
เลือกใบเรียกเก็บเงินจากเมนูแบบเลื่อนลง
หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมตัวอย่างก่อนพิมพ์
คลิก พิมพ์
คุณสามารถบันทึกใบเรียกเก็บเงินเป็นไฟล์ PDF ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ โดยเลือก บันทึกเป็น PDF ในหน้าต่างการพิมพ์
วิธีส่งใบเรียกเก็บเงินทางอีเมล
ค้นหาการจองในปฏิทินหรือหน้าการจอง
คลิกที่การจองเพื่อเปิดหน้าต่างสรุป
คลิก อีเมล
เลือก ใบเรียกเก็บเงิน จากเมนูแบบเลื่อนลง
ระบบจะส่งใบเรียกเก็บเงินไปยังอีเมลของผู้ติดต่อหลักในการจองโดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ
หากคุณไม่ได้ใช้การชำระเงิน Little Hotelier คุณสามารถใช้ใบเรียกเก็บเงินเป็นใบเสร็จให้ผู้เข้าพักได้ โดยให้บันทึกการชำระเงินของผู้เข้าพักก่อน เพื่อแสดงยอดคงค้างเป็น 0.00
รายการเสริม: ใบเรียกเก็บเงินจะสร้างขึ้นตามการจองห้องพักที่เกี่ยวข้อง และไม่สามารถสร้างสำหรับรายการเสริมเพียงอย่างเดียวได้