💡 คุณควรทราบว่า:
หากต้องการแก้ไขใบเรียกเก็บเงิน คุณต้องใช้ Little Hotelier เวอร์ชันเดสก์ท็อป
ในประเทศสเปนมีข้อบังคับที่กำหนดให้โรงแรมต้องใช้ใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข ซึ่งก็คือเวอร์ชันที่อัปเดตแล้วของใบเรียกเก็บเงินในปัจจุบันนั่นเอง โชคดีที่ Little Hotelier สามารถช่วยคุณได้ด้วยการดำเนินภารกิจมากมายที่เกี่ยวกับการสร้างและเก็บใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขเหล่านี้โดยอัตโนมัติ
บทนำด้านใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข
กล่าวโดยย่อแล้วใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขคือเวอร์ชันที่อัปเดตแล้วของใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ในปัจจุบันนั่นเอง จึงสามารถใช้เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในใบเรียกเก็บเงินและยังช่วยให้ผู้เข้าพักได้รับเวอร์ชันล่าสุดอีกด้วย
ในเขตอำนาจศาลของสเปน กฎหมายกำหนดให้โรงแรมต้องสร้างใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเฉพาะในการจอง (จะกล่าวถึงรายละเอียดเหล่านี้ด้านล่าง) นอกจากนี้ หากการจองมีการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง โรงแรมจะต้องออกใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขใบที่สอง เช่นนั้นต่อไปเรื่อยๆ หากมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม
➕ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าลูกค้าจองที่พักสองคืน จากนั้นคุณรับเงินจากลูกค้าและส่งอีเมลใบเรียกเก็บเงินไปให้ แต่วันรุ่งขึ้นลูกค้าโทรมาเปลี่ยนการจองให้เป็นพักสามคืนพร้อมอาหารเช้าแทน เมื่อคุณได้รับการชำระเงินเพิ่มเติมแล้ว คุณจะต้องส่งอีเมลใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขพร้อมรายละเอียดที่อัปเดตแล้วเหล่านี้
รายละเอียดที่จำเป็นต้องแก้ไข
พูดได้ว่าหากรายละเอียดเฉพาะของการจองมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากออกใบเรียกชำระเงินไปแล้ว กฎหมายของสเปนกำหนดให้ต้องสร้างใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขแล้ว
เพื่อช่วยให้คุณดำเนินการอย่างสอดคล้องกับกฎหมายของสเปน Little Hotelier จะ แจ้งโดยอัตโนมัติ ให้คุณแก้ไขใบเรียกเก็บเงินสำหรับการเปลี่ยนแปลง ที่มีผลต่อรายละเอียดต่อไปนี้:
วันที่จองไว้
จำนวนห้องพักและบริการเสริมที่จองไว้
ราคาห้องพักพร้อมบริการเสริม
คำบรรยายเกี่ยวกับห้องพักและบริการเสริม
ชื่อผู้เข้าพัก
ที่อยู่ลูกค้า
ภาษีสำหรับการจอง
เมื่อรายละเอียดอื่นๆ ของใบเรียกเก็บเงินถูกเปลี่ยนแปลง คุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน อย่างไรก็ตามคุณยังคงสามารถแก้ไขใบเรียกเก็บเงินได้ ด้วยตนเอง และตามกฎหมายของสเปนแล้ว คุณจำเป็นต้องแก้ไขใบเรียกเก็บเงินเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดใดๆ ต่อไปนี้:
ชื่อนิติบุคคลของบริษัทคุณ
ชื่อนิติบุคคลของลูกค้า
ที่อยู่บริษัทของคุณ
ที่อยู่ของลูกค้า
หมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัทของคุณ
หมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า
💡 'VAT' หมายถึง 'ภาษีมูลค่าเพิ่ม' ซึ่งก็คือ ภาษีที่เพิ่มลงในสินค้าและบริการในเขตอำนาจศาลบางแห่ง
แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน
มีวิธีการแก้ไขใบเรียกเก็บเงินอยู่หลายวิธี แต่ทุกวิธีให้ผลเดียวกัน ความแตกต่างหลักก็คือคุณจะแก้ไขใบเรียกเก็บเงินหลังจากที่ ได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติ หรือจะทำการแก้ไข ด้วยตนเอง
💡 หากต้องการแก้ไขใบเรียกเก็บเงิน คุณต้องใช้ Little Hotelier เวอร์ชันเดสก์ท็อป ระบบจะไม่ ถามคุณโดยอัตโนมัติ ในแอปมือถือ
แก้ไขเมื่อได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติ
ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดชึ้นกับ รายละเอียดเฉพาะ ในการจอง คุณจะได้รับข้อความแจ้งที่เปิดโอกาสให้คุณสามารถแก้ไขใบเรียกเก็บเงินได้
การแก้ไขใบเรียกเก็บเงินเมื่อได้รับแจ้ง:
ไปที่หน้า ปฏิทิน หรือ การจอง > คลิกที่รายการจอง > ในหน้าต่างป๊อปอัป คลิกที่แท็บ ใบเรียกเก็บเงิน
หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับ รายละเอียดเฉพาะในการจอง จะมีข้อความแจ้งให้คุณแก้ไขใบเรียกเก็บเงินได้
ที่คำแจ้ง ให้คลิกแก้ไขใบเรียกเก็บเงิน
กรอก บันทึกการแก้ไขใบเรียกเก็บเงิน ที่บรรยายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับใบเรียกเก็บเงิน จากนั้นคลิกที่ แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน
คุณจะเห็นใบเรียกเก็บเงินที่แก้ไขแล้วปรากฏที่ด้านล่าง ในส่วนของ ใบเรียกเก็บเงินก่อนๆ และ ประวัติของใบเรียกเก็บเงิน
หากต้องการแก้ไขใบเรียกเก็บเงินเมื่อดำเนินการชำระเงินหรือคืนเงิน ให้คลิก ดำเนินการชำระเงิน จากนั้นเลือก ใบเรียกเก็บเงินทางอีเมล แล้วป้อนหมายเหตุของการแก้ไขตามที่ระบบกำหนด
แก้ไขด้วยตนเอง
หากมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดใดๆ ที่ไม่ได้รวมอยู่ใน รายการนี้ คุณจะไม่ได้รับแจ้งให้แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน และคุณจะต้องดำเนินการด้วยตนเองแทน วิธีการ
ไปที่หน้า ปฏิทิน หรือ การจอง > คลิกที่รายการจอง > ในหน้าต่างป๊อปอัป คลิกที่แท็บ ใบเรียกเก็บเงิน
ที่ส่วนของ ใบเรียกเก็บเงิน ให้คลิก แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน
ในหน้าต่างป๊อปอัป แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน ให้บรรยายว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่เกิดขึ้นกับใบเรียกเก็บเงิน จากนั้นคลิก แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน
ส่งอีเมลหรือพิมพ์ใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข
ขั้นแรก ดูให้แน่ใจว่าคุณได้ แก้ไขใบเรียกเก็บเงิน จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลหรือพิมพ์ใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข ในลักษณะเดียวกันกับที่จะส่งใบเรียกเก็บเงินทั่วไป ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนใน สร้าง พิมพ์ หรือส่งอีเมลใบเรียกเก็บเงินของผู้เข้าพัก
คำถามที่พบบ่อย
Little Hotelier ปฏิบัติตามกฎหมายของสเปนเกี่ยวกับการกำหนดหมายเลขใบเรียกเก็บเงินหรือไม่?
ใช่ ใบเรียกเก็บเงินและใบเรียกเก็บเงินที่แก้ไขแล้วจะมีหมายเลขกำหนดตามกฎหมายของสเปน กฎหมายเหล่านี้กำหนดให้ใบเรียกเก็บเงินต้องมี ก) หมายเลขกำกับในรูปแบบเฉพาะ ข) ต้องห้ามขาดหมายเลขใดไปในการเรียงลำดับ และ ค) หมายเลขของใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขต้องมีสัญลักษณ์นำหน้า ที่ระบุว่าใบเรียกเก็บเงินได้รับการแก้ไข (ในกรณีนี้ เราใช้สัญลักษณ์ "R" นำหน้า)
➕ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับใบเรียกเก็บเงินและใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไขตามลำดับ:
2022-01-โรงแรม-001
R-2022-01-โรงแรม-001
Little Hotelier ปฏิบัติตามกฎหมายของสเปนเกี่ยวกับรูปแบบของใบเรียกเก็บเงินที่ได้ัรบการแก้ไขหรือไม่?
เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายของสเปน ใบเรียกเก็บเงินทุกใบที่ได้รับการแก้ไขจะมีรูปแบบดังนี้ เรียงจากบนลงล่าง:
หัวเรื่อง, "ใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข"
หมายเลขใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข
วันที่และเวลาที่ได้สร้างใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข
หมายเลขใบเรียกเก็บเงินต้นฉบับ
วันที่และเวลาที่ได้สร้างใบเรียกเก็บเงินต้นฉบับ
'บันทึกการแก้ไข' ที่คุณเขียนขึ้น
ฉันควรเขียนหมายเหตุการแก้ไขอย่างไร?
ในหมายเหตุหรือบันทึกการแก้ไข คุณต้องแจกแจงทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับการจอง
➕ ตัวอย่างเช่น: "ยืดระยะเวลาเข้าพัก จากสองคืนเป็นสามคืน อัปเกรดเป็นห้องคิงสวีท ลบค่าเซอร์ชาร์จสำหรับการชำระเงิน"