Die automatisierte Compliance-Berichterstattung erleichtert Ihnen die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, indem die Check-in-Daten der Gäste erfasst und an die Regierungsbehörden übermittelt werden, sofern dies nach den örtlichen Gesetzen erforderlich ist.

Diese Funktion ist für Little Hotelier-Kunden mit Gäste-Engagement in Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, der Schweiz, Österreich, Kroatien, der Tschechischen Republik und Kolumbien verfügbar.

Hinweise: Unterkünfte in Spanien sind verpflichtet, zum Zeitpunkt der Buchung und zum Zeitpunkt des Check-ins Polizeiberichte einzureichen. Wenn das Compliance-Check-in-Formular konfiguriert ist, sendet Little Hotelier die Reservierungsdetails direkt bei der Buchung an die Behörden. Unvollständige Buchungsangaben werden für die Behörden aktualisiert, wenn sie dem Buchungsdatensatz hinzugefügt werden.

Einrichten der automatisierten Compliance-Berichterstattung

1. Schritt: Aktivierung

Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen.
Wählen Sie Check-in-Formular für die Compliance-Berichterstattung aus und speichern Sie Ihre Änderungen.
Geben Sie folgende Informationen ein:
1. Land
2. Provinz
3. Ort
4. Steuernummer (optional)
5. Lokale Behörde
6. Zugangsdaten für das Online-Portal der lokalen Behörden
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Kehren Sie zu Check-in > Einstellungen zurück, wählen Sie das Compliance Check-in-Formular aus, und klicken Sie auf Änderungen speichern, um das Formular zu aktivieren.

2. Schritt: Spracheinstellungen

Wählen Sie aus, in welchen Sprachen Sie Ihr Compliance-Check-in-Formular zur Verfügung stellen möchten.
Weitere Sprachen können Sie unter Gäste-Engagement > Einstellungen > Allgemein hinzufügen.
Wenn Ihre gewünschten Sprachen bereits eingestellt sind, ist keine Aktion erforderlich.
Das Compliance-Check-in-Formular unterstützt nur ausgewählte Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Ungarisch, Russisch, Tschechisch, Bulgarisch, Portugiesisch, Rumänisch, Estnisch, Polnisch und Katalanisch.
Das Ändern der Spracheinstellungen wirkt sich auch auf andere Gäste-Engagement-Funktionen aus. Wenn Sie das Formular beispielsweise auf Deutsch aktivieren, wird es auch auf der Angebotsseite zu einer Option. Angebote ohne deutsche Übersetzung werden in Ihrer Standardsprache angezeigt.

Schritt 3: Check-in-E-Mails

Nach dem Speichern wird das Check-in-Formular auf Ihrer Concierge-Seite im Gäste-Engagement-Bereich angezeigt.
Senden Sie Gästen vor der Ankunft eine Check-in-E-Mail, über die sie das Formular ausfüllen können.
Gehen Sie zu Kommunikation > Geplante Nachrichten, um eine neue Check-in-E-Mail zu erstellen.
Über den Link Jetzt einchecken werden Gäste zum Compliance-Check-in-Formular weitergeleitet.

Um alle nötigen Daten zu erfassen, müssen Sie die Gäste auffordern, das Formular auszufüllen. Dafür können Sie ihnen eine E-Mail vor der Anreise senden.

Hinweis:

Die Felder im Compliance-Check-in-Formular sind vordefiniert, um sicherzustellen, dass sie mit den von den lokalen Behörden geforderten Informationen übereinstimmen.
Um das Formular zu testen, können Sie eine Test-Check-in-E-Mail senden und dem Link Jetzt einchecken zur Concierge-Seite folgen.

So sehen Sie die Angaben von Gästen

Alle Angaben von Gästen, die über das Check-in-Formular vor der Anreise übermittelt werden, werden auf der Registerkarte „Check-in“ im Gästeprofil in Gäste-Engagement gespeichert. Dies gilt sowohl für den Hauptgast als auch für alle zusätzlichen Reisenden.

So bestätigen Sie den Versand des Check-in-Formulars

Wenn das Compliance-Check-in-Formular eingegangen ist, wird der Status vor dem Check-in in Little Hotelier auf Erhalten aktualisiert.
Der Compliance-Bericht wird nach dem Check-in automatisch an die zuständige Behörde gesendet.
So können Sie den Status des Compliance-Berichts ansehen:
- Gehen Sie zu Gäste-Engagement und rufen Sie das entsprechende Gästeprofil auf.
- Der Status wird in einem neuen Fenster angezeigt.

Bedeutung der einzelnen Compliance-Check-in-Status

Erstellt: Eingereicht bei der lokalen Behörde.
Aktualisiert: Statusänderung durch die lokale Behörde.
Geplant: Die Bearbeitung beginnt in Kürze.
In Bearbeitung: Wird derzeit bearbeitet.
Fertig: Erfolgreich an die Behörden gesendet.
Fehlgeschlagen: Fehler beim Senden.
Gelöscht: Registrierung gelöscht, keine weitere Aktion.

So aktualisieren Sie ein Check-in-Formular, das nur teilweise ausgefüllt wurde

Aktualisieren Sie den Buchungsdatensatz in Little Hotelier, um teilweise ausgefüllte Check-in-Formulare fertig auszufüllen.
Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Änderungen in Little Hotelier werden auch bei Chekin und der Behörde aktualisiert.

Gäste, die nur einen Teil des Check-in-Formulars ausgefüllt haben, müssen den Buchungsdatensatz in Little Hotelier aktualisieren, um die erforderlichen Details zu vervollständigen.

Um eine Buchung zu aktualisieren, gehen Sie zu Kalender > suchen und öffnen Sie die Buchung > nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor > wählen Sie Speichern aus.

Hinweis: Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Alle Änderungen, die an der Buchung in Little Hotelier vorgenommen werden, werden automatisch an Chekin gesendet und bei der zuständigen Behörde aktualisiert.

So können Sie die Details des Compliance-Berichts ansehen

Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen > Compliance-Check-in-Formular-Berichterstattung.
Klicken Sie auf Dokumente, um alle Datensätze anzuzeigen, die an die Behörden übermittelt wurden.