Die automatisierte Compliance-Berichterstattung hilft Ihnen, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, indem die Check-in-Daten der Gäste automatisch erfasst und an die Polizei oder Regierungsbehörden übermittelt werden, wenn dies nach den örtlichen Gesetzen erforderlich ist. Diese Funktion ist für Little Hotelier-Kunden mit Gäste-Engagement in Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, der Schweiz, Österreich, Kroatien, der Tschechischen Republik und Kolumbien verfügbar.
So richten Sie automatisierte Compliance-Berichterstattung ein
1. Schritt: Aktivierung
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen.
Wählen Sie Check-in-Formular für die Compliance-Berichterstattung aus, und anschließend Änderungen speichern
2. Schritt: Spracheinstellungen
Um auszuwählen, in welchen Sprachen Sie Ihr Compliance-Check-in-Formular zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie im Menü „Allgemeine Einstellungen“ zusätzliche Sprachen hinzufügen. Wenn Sie bereits alle gewünschten Sprachen abdecken, sind keine Änderungen erforderlich.
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Einstellungen > Allgemein.
Wählen Sie die Sprachen aus, um sie als weitere Sprachen zu konfigurieren.
Hinweis:
Die Spracheinstellungen haben auch Auswirkungen auf andere Bereiche im Gäste-Engagement. Wenn sie z. B. das Formular auf Deutsch zur Verfügung stellen, wird Deutsch auch zu einer Option auf der Angebotsseite.
Wenn Sie keine Übersetzungen für Angebote konfigurieren, werden diese in Ihrer Standardsprache angezeigt.
Das Check-in-Formular für die Compliance-Berichterstattung unterstützt nur ausgewählte Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Ungarisch, Russisch, Tschechisch, Bulgarisch, Portugiesisch, Rumänisch, Estnisch, Polnisch und Katalanisch.
3. Schritt: Einstellungen konfigurieren
1. Klicken Sie auf Personalisieren, nachdem Sie das Check-in-Formular für die Compliance-Berichterstattung ausgewählt haben (Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen).
2. Geben Sie die folgenden Informationen ein, um die Verbindung abzuschließen:
Land
Provinz
Ort
Steuernummer
Lokale Behörde
Zugangsdaten für das Online-Portal der lokalen Behörden
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
4. Um sicherzustellen, dass das Compliance-Check-in-Formular aktiv ist, kehren Sie zu Check-in > Einstellungen zurück, wählen Sie das Compliance Check-in-Formular aus, und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
4. Schritt: Check-in-E-Mails
Nach dem Speichern wird das neue Check-in-Formular auf Ihrer Concierge-Seite im Gäste-Engagement Bereich angezeigt. Um alle nötigen Daten zu erfassen, müssen Sie die Gäste auffordern, das Formular auszufüllen. Dafür können Sie ihnen eine E-Mail vor der Anreise senden.
1. Gehen Sie zu Kommunikation > Geplante Nachrichten.
2. Erstellen Sie eine neue Check-In-E-Mail.
3. Über den Link "Jetzt einchecken in diesen E-Mails werden Gäste automatisch zum Formular für Ihre Compliance-Berichterstattung weitergeleitet.
Hinweis:
Die Felder im Compliance-Check-in-Formular sind vordefiniert, um sicherzustellen, dass sie mit den von den lokalen Behörden geforderten Informationen übereinstimmen.
Um das Formular zu testen, können Sie eine Test-Check-in-E-Mail senden und dem Link Jetzt einchecken zur Concierge-Seite folgen.
So sehen Sie die Angaben von Gästen
Alle Angaben von Gästen, die über das Check-in-Formular vor der Anreise übermittelt werden, werden auf der Registerkarte „Check-in“ im Gästeprofil in Gäste-Engagement gespeichert. Dies gilt sowohl für den Hauptgast als auch für alle zusätzlichen Reisenden.
So bestätigen Sie den Versand des Check-in-Formulars
Sobald das Compliance-Check-in-Formular eingegangen ist, wird der Status vor dem Check-in im Buchungsdatensatz im Front Desk von Little Hotelier auf „Erhalten“ aktualisiert. Sobald die Buchung eingecheckt wurde, wird der Compliance-Bericht automatisch gesendet.
So können Sie sehen, ob der Compliance-Bericht gesendet wurde:
Gehen Sie zu Gäste-Engagement und dann auf Gästeprofil.
Wenn die Compliance-Berichterstattung aktiv ist, wird ein neuer Bereich angezeigt, in dem Sie den Status des Check-in-Formulars sehen können.
So können Sie eine Aufzeichnung der Details des Compliance-Berichts ansehen:
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Compliance-Berichterstattung.
Klicken Sie auf Dokumente, um alle Aufzeichnungen anzuzeigen, die an die Behörden übermittelt wurden.
So aktualisieren Sie ein Check-in-Formular, das nur teilweise ausgefüllt wurde
Für Gäste, die nur einen Teil des Check-in-Formulars ausgefüllt haben, muss den Buchungsdatensatz im Front Desk von Little Hotelier aktualisiert werden, um die erforderlichen Angaben zu vervollständigen.
Um eine Buchung zu aktualisieren, gehen Sie zu Front Desk > Kalender > suchen und öffnen Sie die Buchung > nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Alle Änderungen, die an der Buchung in Little Hotelier vorgenommen werden, werden automatisch an Chekin gesendet und bei der zuständigen Behörde aktualisiert.
So können Sie Walk-Ins einchecken
1. Erstellen Sie eine Buchung im Little Hotelier Front Desk.
2. Gehen Sie zum Gästeeintrag in Gäste-Engagement.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben Gästeinformationen.
4. Wählen Sie Check-in-Formular aus.
5. Füllen Sie das Formular manuell aus, um das Check-in-Formular für den Gast einzureichen.
Für Unterkünfte in Spanien
Unterkünfte in Spanien sind verpflichtet, sowohl zum Zeitpunkt der Buchung als auch zum Zeitpunkt des Check-ins Polizeiberichte einzureichen.
Wenn Sie das Check-in-Formular für den Compliance-Berichte im Bereich Gäste-Engagement konfiguriert haben, werden die erforderlichen Angaben zum Zeitpunkt der Buchung direkt von Little Hotelier an die Polizeibehörden gesendet.
Nicht alle erforderlichen Buchungsangaben sind Pflichtfelder zum Zeitpunkt der Buchung. Unvollständige Angaben werden für die Behörden aktualisiert, wenn sie dem Buchungsdatensatz hinzugefügt werden.