Die automatisierte Compliance-Berichterstattung vereinfacht die Erfüllung gesetzlicher Pflichten: Sie erfasst die Check-in-Daten der Gäste und übermittelt sie – wie gesetzlich vorgeschrieben – an die zuständigen Behörden.
Diese Funktion steht Nutzern von Little Hotelier mit Gästeerlebnis in Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, der Schweiz, Österreich, Kroatien, Tschechien und Kolumbien zur Verfügung.
Hinweise: Unterkünfte in Spanien müssen bei Buchung und Check-in eine Meldung bei der Polizei einreichen. Ist das Compliance-Check-in-Formular eingerichtet, übermittelt Little Hotelier die Reservierungsdetails bereits bei der Buchung an die Behörden. Unvollständige Buchungsdaten werden aktualisiert, sobald sie dem Reservierungsdatensatz hinzugefügt werden.
Automatisierte Compliance-Berichterstattung einrichten
Schritt 1: Aktivierung
Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen.
Wählen Sie Compliance-Check-in-Formular aus, und speichern Sie.
Geben Sie folgende Angaben ein:
Land
Provinz
Stadt
Steuernummer (optional)
Zuständige Behörde
Anmeldedaten für das Online-Portal der zuständigen Behörde
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Kehren Sie zu Check-in > Einstellungen zurück, wählen Sie Compliance-Check-in-Formular aus, und klicken Sie auf Änderungen speichern, um das Formular zu aktivieren.
Schritt 2: Spracheinstellungen
Wählen Sie die Sprachen aus, in denen Ihr Compliance-Check-in-Formular verfügbar sein soll.
Weitere Sprachen können Sie unter Gästeerlebnis > Einstellungen > Allgemein hinzufügen.
Sind die gewünschten Sprachen bereits eingestellt, ist keine weitere Aktion erforderlich.
Das Compliance-Check-in-Formular unterstützt nur folgende Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Ungarisch, Russisch, Tschechisch, Bulgarisch, Portugiesisch, Rumänisch, Estnisch, Polnisch und Katalanisch.
Änderungen an den Spracheinstellungen wirken sich auf andere Funktionen von Gästeerlebnis aus. Aktivieren Sie das Formular beispielsweise auf Deutsch, steht Deutsch auch auf der Seite Angebote zur Auswahl. Angebote ohne deutsche Übersetzung werden dann in Ihrer Standardsprache angezeigt.
Schritt 3: Check-in-E-Mails
Nach dem Speichern erscheint das Check-in-Formular auf der Concierge-Seite von Gästeerlebnis.
Senden Sie Gästen vor der Anreise eine Check-in-E-Mail, damit sie das Formular ausfüllen.
Gehen Sie zu Kommunikation > Geplante Nachrichten, um eine neue Check-in-E-Mail zu erstellen.
Der Link Jetzt einchecken führt Gäste zum Compliance-Check-in-Formular.
Um die Gästedaten über dieses Formular zu erfassen, müssen Sie Ihre Gäste auffordern, es auszufüllen – indem Sie ihnen vor der Anreise eine Check-in-E-Mail senden.
Hinweise:
Die Felder im Compliance-Check-in-Formular sind vordefiniert, damit sie den Anforderungen der zuständigen Behörden entsprechen.
Um das Formular zu testen, senden Sie eine Test-Check-in-E-Mail und folgen Sie dem Link Jetzt einchecken zur Concierge-Seite.
Gästedaten einsehen
Alle über das Check-in-Formular vor der Anreise übermittelten Gästedaten werden im Bereich Check-in im Gastprofil in Gästeerlebnis gespeichert. Dazu zählen sowohl die Daten der Hauptperson als auch die aller weiteren Mitreisenden.
Bestätigung, dass das Check-in-Formular gesendet wurde
Sobald das Compliance-Check-in-Formular eingegangen ist, ändert sich der Vor-Check-in-Status in Little Hotelier auf Empfangen.
Die Compliance-Meldung wird nach dem Check-in an die Behörde übermittelt.
So sehen Sie den Status der Compliance-Meldung:
Gehen Sie zu Gästeerlebnis, und suchen Sie das Gastprofil.
Ein neuer Bereich zeigt den Status an.
Wann werden Compliance-Formulare an die Behörden gesendet?
Für die meisten Länder und Behörden werden die Daten einmal täglich übermittelt. Manche Behörden erhalten die Daten häufiger. Schlägt eine Übermittlung fehl, versucht Little Hotelier automatisch, sie erneut zu senden.
Um den Status zu prüfen, gehen Sie zu Gästeerlebnis, und suchen Sie das Gastprofil. Ein neuer Bereich zeigt den Status an.
Compliance-Check-in-Status verstehen
Synchronisiert: Reservierungsdaten wurden an die zuständige Behörde übermittelt.
Aktualisiert: Statusänderung durch die zuständige Behörde.
Geplant: Die Verarbeitung beginnt in Kürze.
In Bearbeitung: Wird gerade verarbeitet.
Abgeschlossen: Check-in-Daten wurden erfolgreich an die Behörden gesendet.
Fehlgeschlagen: Fehler bei der Übermittlung.
Gelöscht: Registrierung wurde gelöscht, keine weitere Aktion erforderlich.
Teilweise ausgefüllte Formulare aktualisieren
Aktualisieren Sie den Reservierungsdatensatz in Little Hotelier, um teilweise ausgefüllte Check-in-Formulare zu vervollständigen.
Bereits übermittelte Check-in-Formulare können nicht erneut gesendet werden. Änderungen in Little Hotelier werden automatisch an Chekin und die Behörde weitergegeben.
Haben Gäste das Check-in-Formular nur teilweise ausgefüllt, müssen Sie den Reservierungsdatensatz in Little Hotelier aktualisieren, um die erforderlichen Angaben zu vervollständigen.
Um eine Reservierung zu aktualisieren, gehen Sie zu Kalender, suchen und öffnen Sie die Reservierung, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Ein bereits übermitteltes Check-in-Formular kann nicht erneut gesendet werden. Änderungen an der Reservierung in Little Hotelier werden jedoch automatisch an Chekin gesendet und bei der zuständigen Behörde aktualisiert.
Details der Compliance-Meldung einsehen
Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen > Compliance-Check-in-Formular.
Klicken Sie auf Dokumente, um alle an die Behörden gesendeten Datensätze anzuzeigen.
Check-in für Walk-in-Gäste
Erstellen Sie eine Reservierung in Little Hotelier.
Gehen Sie zum Gästedatensatz in Gästeerlebnis.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben Gastinformationen.
Wählen Sie Check-in-Formular aus.
Füllen Sie das Formular manuell aus, und senden Sie es ab.