Die automatisierte Compliance-Berichterstattung hilft Ihnen, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, indem die Check-in-Daten der Gäste automatisch erfasst und an die Polizei oder Regierungsbehörden übermittelt werden, wenn dies nach den örtlichen Gesetzen erforderlich ist. Diese Funktion ist für Little Hotelier-Kunden mit Gäste-Engagement in Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, der Schweiz, Österreich, Kroatien, der Tschechischen Republik und Kolumbien verfügbar.
Bevor Sie beginnen
Verbinden Sie Ihr AVS-Konto mit dem lokalen Integrationspartner von Little Hotelier, Chekin, um die automatisierte Compliance-Berichterstattung verwenden zu können.
Schritte zum Verbinden von AVS mit Chekin
Anfordern der Aktivierung des Webdiensts
Bevor Sie Chekin mit Ihrem AVS-Konto verbinden, müssen Sie sich mit Ihrer Kurverwaltung oder Gemeinde in Verbindung setzen und diese bitten, die Webdienst-Verbindung mit Chekin zu aktivieren.
Abrufen Ihrer Zugangsdaten
Sobald die Gemeinde die Verbindung aktiviert hat, erhalten Sie ein PDF-Dokument mit den erforderlichen Zugangsdaten (Objekt-ID, Firmen-ID und Kurverwaltungs-ID). Diese Zugangsdaten sind erforderlich, wenn Sie die automatisierte Compliance im Gäste-Engagement konfigurieren.
Einrichten der automatisierten Compliance-Berichterstattung
Schritt 1: Einstellungen konfigurieren
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen.
Wählen Sie das Compliance-Check-in-Formular aus und klicken Sie auf den Rechtspfeil.
Geben Sie die folgenden Informationen ein, um die Verbindung abzuschließen:
Land
Provinz
Ort
Steuernummer (optional)
Lokale Behörde
Objekt-ID
Firmen-ID
Kurverwaltungs-ID
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um sicherzustellen, dass das Compliance-Check-in-Formular aktiv ist, kehren Sie zu Check-in > Einstellungen zurück, wählen Sie das Compliance Check-in-Formular aus, und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
2. Schritt: Spracheinstellungen
Um auszuwählen, in welchen Sprachen Sie Ihr Compliance-Check-in-Formular zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie im Menü „Allgemeine Einstellungen“ zusätzliche Sprachen hinzufügen. Wenn Sie bereits alle gewünschten Sprachen abdecken, sind keine Änderungen erforderlich.
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Einstellungen > Allgemein.
Wählen Sie die Sprachen aus, um sie als weitere Sprachen zu konfigurieren.
Anmerkungen:
Die Spracheinstellungen haben auch Auswirkungen auf andere Bereiche im Gäste-Engagement. Wenn sie z. B. das Formular auf Deutsch zur Verfügung stellen, wird Deutsch auch zu einer Option auf der Angebotsseite.
Wenn Sie keine Übersetzungen für Angebote konfigurieren, werden diese in Ihrer Standardsprache angezeigt.
Das Compliance-Check-in-Formular unterstützt nur ausgewählte Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Ungarisch, Russisch, Tschechisch, Bulgarisch, Portugiesisch, Rumänisch, Estnisch, Polnisch und Katalanisch.
Schritt 3: Check-in-E-Mails
Nach dem Speichern wird das neue Check-in-Formular auf Ihrer Concierge-Seite im Gäste-Engagement Bereich angezeigt.
Um alle nötigen Daten zu erfassen, müssen Sie die Gäste auffordern, das Formular auszufüllen. Dafür können Sie ihnen eine E-Mail vor der Anreise senden.
Gehen Sie zu Kommunikation > Geplante Nachrichten.
Erstellen Sie eine neue Check-In-E-Mail.
Über den Link Jetzt einchecken in diesen E-Mails werden Gäste automatisch zum Compliance-Check-in-Formular weitergeleitet.
Anmerkungen:
Die Felder im Compliance-Check-in-Formular sind vordefiniert, um sicherzustellen, dass sie mit den von den lokalen Behörden geforderten Informationen übereinstimmen.
Um das Formular zu testen, können Sie eine Test-Check-in-E-Mail senden und dem Link #Jetzt einchecken# zur Concierge-Seite folgen.
So sehen Sie die Angaben von Gästen
Alle Angaben von Gästen, die über das Check-in-Formular vor der Anreise übermittelt werden, werden auf der Registerkarte „Check-in“ im Gästeprofil in Gästeerlebnis gespeichert. Dies gilt sowohl für den Hauptgast als auch für alle zusätzlichen Reisenden.
So bestätigen Sie den Versand des Check-in-Formulars
Sobald das Compliance-Check-in-Formular eingegangen ist, wird der Status vor dem Check-in im Buchungsdatensatz in Little Hotelier auf "Erhalten" aktualisiert. Sobald die Buchung eingecheckt wurde, wird der Compliance-Bericht automatisch an Ihre lokale Behörde gesendet.
So können Sie sehen, ob der Compliance-Bericht gesendet wurde:
Gehen Sie zu Gäste-Engagement und dann auf Gästeprofil.
Wenn das Compliance-Check-in-Formular aktiv ist, wird ein neuer Bereich angezeigt, in dem Sie den Status des Check-in-Formulars sehen können.
So können Sie eine Aufzeichnung der Details des Compliance-Berichts ansehen:
Gehen Sie zu Gäste-Engagement > Check-in > Einstellungen > Compliance-Check-in-Formular-Berichterstattung..
Klicken Sie auf Dokumente, um alle Aufzeichnungen anzuzeigen, die an die Behörden übermittelt wurden.
So aktualisieren Sie ein Check-in-Formular, das nur teilweise ausgefüllt wurde
Gäste, die nur einen Teil des Check-in-Formulars ausgefüllt haben, müssen den Buchungsdatensatz in Little Hotelier aktualisieren, um die erforderlichen Details zu vervollständigen.
Um eine Buchung zu aktualisieren, gehen Sie zu Kalender > suchen und öffnen Sie die Buchung > nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor > wählen Sie Speichern aus.
Hinweis: Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Alle Änderungen, die an der Buchung in Little Hotelier vorgenommen werden, werden automatisch an Chekin gesendet und bei der zuständigen Behörde aktualisiert.
So können Sie Walk-Ins einchecken
Erstellen Sie eine Buchung in Little Hotelier.
Gehen Sie zum Gästeeintrag in „Gäste-Engagement“.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben „Gästeinformationen“.
Wählen Sie Check-in-Formular aus.
Füllen Sie das Formular manuell aus, um das Check-in-Formular für den Gast einzureichen.