Wenn Sie eine Ferienwohnung in Portugal verwalten, müssen Sie Gästedaten an die SEF senden.

Diese Integration ermöglicht es Unterkünften in Portugal, Gästedaten über die Webservice-Methode an die SEF zu senden und damit die ältere Methode „página no portal“ zu ersetzen. Beide Integrationen sind in der Produktion verfügbar.

So migrieren Sie von der bestehenden SEF-SIBA-Integration zur neuen Webservice-Methode:

Melden Sie sich bei Ihrem SEF-Konto an.
Ändern Sie die Übermittlungsmethode zu Webservice.
Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen > Compliance-Berichterstattung.
Aktualisieren Sie das Feld Informationen automatisch senden an auf SEF-SIBA-Webservice-Integration.
Klicken Sie auf Validieren.

SEF in Gästeerlebnis verbinden

1. Schritt: Aktivierung

Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen.
Wählen Sie Compliance-Check-in-Formular aus und speichern Sie Ihre Änderungen.

2. Schritt: Spracheinstellungen

Wählen Sie aus, in welchen Sprachen Sie Ihr Compliance-Check-in-Formular zur Verfügung stellen möchten.
Weitere Sprachen können Sie unter Gästeerlebnis > Einstellungen > Allgemein hinzufügen.
Wenn Ihre gewünschten Sprachen bereits eingestellt sind, ist keine Aktion erforderlich.
Das Compliance-Check-in-Formular unterstützt nur ausgewählte Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Ungarisch, Russisch, Tschechisch, Bulgarisch, Portugiesisch, Rumänisch, Estnisch, Polnisch und Katalanisch.
Das Ändern der Spracheinstellungen wirkt sich auch auf andere Gästeerlebnis-Funktionen aus. Wenn Sie das Formular beispielsweise auf Deutsch aktivieren, wird es auch auf der Angebotsseite zu einer Option. Angebote ohne deutsche Übersetzung werden in Ihrer Standardsprache angezeigt.

3. Schritt: Konfigurieren Sie die Einstellungen zum Senden von Gastdaten

Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen und wählen Sie Compliance-Check-in-Formular.
Geben Sie folgende Unterkunftsdetails ein:
1. Name der Unterkunft
2. Handelsname
3. Land
4. Adresse
5. Provinz
6. Ort
7. Steuernummer des Eigentümers
Wählen Sie eine Option für die Gastsignatur aus:
1. Automatische Unterschrift (empfohlen)
2. Manuelle Unterschrift
Aktivieren Sie den Schalter Autoritätsverbindung und wählen Sie SEF- SIBA (unterstützt den alten Ablauf „página no portal“) oder SEF - SIBA Weservice-Integration (die neue Webservicetmethode) aus der Dropdown-Liste im Feld Informationen automatisch senden an aus.
Wenn Sie SEF - SIBA wählen, geben Sie folgende Details ein:
1. Hoteleinheit (NIF)
2. Passwort
3. Hotelbetriebscode
Wenn Sie SEF - SIBA Webservice-Integration wählen, geben Sie folgende Details ein:
1. Hoteleinheit (NIF)
2. Passwort
3. Einrichtung
4. Postleitzahl
5. Postgebiet
6. Kontaktname
7. E-Mail-Kontakt
8. Telefonnummer
Klicken Sie auf Validieren.

Die Gästedaten werden am Check-in-Tag automatisch gegen 19:00 Uhr UTC an die Behörden gesendet. Wenn sich Gäste nach dieser Zeit registrieren, müssen Sie ihre Daten manuell senden, indem Sie die Buchung in Gästeerlebnis öffnen und auf „Manuell senden“ klicken.

So sehen Sie die Angaben von Gästen

Alle Angaben von Gästen, die über das Check-in-Formular vor der Anreise übermittelt werden, werden auf der Registerkarte „Check-in“ im Gästeprofil in Gästeerlebnis gespeichert. Dies gilt sowohl für den Hauptgast als auch für alle zusätzlichen Reisenden.

So bestätigen Sie den Versand des Check-in-Formulars

Wenn das Compliance-Check-in-Formular eingegangen ist, wird der Status vor dem Check-in in Little Hotelier auf „Erhalten“ aktualisiert.
Der Compliance-Bericht wird nach dem Check-in automatisch an die zuständige Behörde gesendet.
So können Sie den Status des Compliance-Berichts ansehen:
- Gehen Sie zu Gästeerlebnis und rufen Sie das entsprechende Profil auf.
- Der Status wird in einem neuen Fenster angezeigt.

Bedeutung der einzelnen Compliance-Check-in-Status

Synchronisiert: Buchungsinformationen werden an die lokale Behörde übermittelt.
Aktualisiert: Statusänderung durch die lokale Behörde.
Geplant: Die Bearbeitung beginnt in Kürze.
In Bearbeitung: Wird derzeit bearbeitet.
Fertig: Check-in-Informationen erfolgreich an die Behörden gesendet.
Fehlgeschlagen: Fehler beim Senden.
Gelöscht: Registrierung gelöscht, keine weitere Aktion.

So aktualisieren Sie ein Check-in-Formular, das nur teilweise ausgefüllt wurde

Aktualisieren Sie den Buchungsdatensatz in Little Hotelier, um teilweise ausgefüllte Check-in-Formulare fertig auszufüllen.
Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Änderungen in Little Hotelier werden auch bei Chekin und der Behörde aktualisiert.

Gäste, die nur einen Teil des Check-in-Formulars ausgefüllt haben, müssen den Buchungsdatensatz in Little Hotelier aktualisieren, um die erforderlichen Details zu vervollständigen.

Um eine Buchung zu aktualisieren, gehen Sie zu Kalender > suchen und öffnen Sie die Buchung > nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor > wählen Sie Speichern aus.

Hinweis: Sobald ein Check-in-Formular eingereicht wurde, kann es nicht erneut eingereicht werden. Alle Änderungen, die an der Buchung in Little Hotelier vorgenommen werden, werden automatisch an Chekin gesendet und bei der zuständigen Behörde aktualisiert.

So können Sie die Details des Compliance-Berichts ansehen

Gehen Sie zu Gästeerlebnis > Check-in > Einstellungen > Compliance-Check-in-Formular.
Klicken Sie auf Dokumente, um alle Datensätze anzuzeigen, die an die Behörden übermittelt wurden.